การแชร์ไฟล์ Office 365

Office 365 เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทรงพลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันที่มีผู้คนจำนวนมากทำงานแบบเสมือนจริง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บุคคลและทีมสามารถแชร์เอกสารใน Office 365 ได้อย่างง่ายดาย

การแชร์ไฟล์ Office 365 ประกอบด้วยสามระบบ:

• SharePoint Online เครื่องมือการทำงานร่วมกันขั้นสูงที่สร้างขึ้นสำหรับการทำงานกับไฟล์ร่วมกับผู้อื่นและการเผยแพร่ไฟล์เพื่อให้ทุกคนได้เห็น
• OneDrive ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีไว้สำหรับไฟล์ส่วนบุคคลเป็นหลัก ไฟล์ OneDrive ของแต่ละบุคคลเป็นแบบส่วนตัว เว้นแต่จะมีการแชร์กับผู้อื่นอย่างชัดเจน ภายใต้หน้าปกนั้น แท้จริงแล้ว OneDrive เป็นเพียงไลบรารีเอกสารในไซต์ SharePoint
• Microsoft (MS) Teams ฮับที่ให้บริการทีมด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนทนาแบบตัวต่อตัวและการประชุมทางวิดีโอ แต่ยังแชร์ทรัพยากร รวมถึงไซต์ SharePoint Online และไลบรารีเอกสาร

อย่างไรก็ตาม การแบ่งปันทำให้เกิดความท้าทายที่สำคัญสำหรับผู้ดูแลระบบที่ต้องดูแลข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ในที่นี้ เราจะกล่าวถึงพื้นฐานของวิธีแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งภายในและภายนอก รวมถึงวิธีที่ผู้ดูแลระบบสามารถใช้เพื่อรับประกันว่าการแชร์จะเกิดขึ้นอย่างปลอดภัย

วิธีแชร์ไฟล์ใน Office 365

Office 365 อนุญาตให้แชร์ทั้งไฟล์และโฟลเดอร์

• การแชร์ไฟล์ — เมื่อคุณแชร์ไฟล์ คุณจะให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เพียงไฟล์เดียวเท่านั้น ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์อื่นได้ แม้แต่ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์เดียวกัน เว้นแต่คุณจะแชร์ไฟล์เหล่านั้นด้วย
• การแชร์โฟลเดอร์ —เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ คุณจะให้สิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์และทุกไฟล์และโฟลเดอร์ย่อยภายในนั้น รวมถึงไฟล์ใหม่ที่คุณสร้างในภายหลังในการแชร์

การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยของ OneDrive, MS Teams และ SharePoint อาจเป็นได้ทั้งภายในหรือภายนอก

การแชร์ไฟล์ Office 365 กับผู้ใช้ภายใน

ผู้ใช้ Office 365 สามารถแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่นในโดเมน Azure Active Directory (AD) เดียวกันด้วยสิทธิ์ที่ไม่ใช่แขก ตัวอย่างเช่น ใน MS Teams สมาชิกในทีมสามารถแชร์ไฟล์ในการแชทส่วนตัวหรือในช่องทาง และผู้ใช้ OneDrive สามารถแชร์ไฟล์กับเพื่อนร่วมงานในบริษัทได้ ภายใต้หน้าปก ไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้ใน SharePoint

เคล็ดลับสองสามข้อเกี่ยวกับการแชร์ภายในใน Teams:

• Teams มีบทบาทที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้ภายใน: เจ้าของและสมาชิก
• ทั้งเจ้าของและสมาชิกจะเห็นแท็บ ไฟล์ ภายในแต่ละทีมที่พวกเขาเป็นสมาชิก
• ไฟล์ใดๆ ที่จัดเก็บหรือแชร์ภายในทีมจะเป็นไปตามกฎการแชร์และการอนุญาตของ SharePoint
• ทั้งเจ้าของและสมาชิกสามารถแชร์ไฟล์หรือหน้าใดๆ หรือแม้แต่ไซต์คอลเลกชันทั้งหมดให้กับทุกคนในองค์กรได้

การแชร์ไฟล์ Office 365 กับผู้ใช้ภายนอก

แอปพลิเคชัน Office 365 ยังอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์เอกสารและไฟล์อื่นๆ กับผู้ใช้ภายนอก เช่น ผู้จำหน่าย คู่ค้าทางธุรกิจ ลูกค้า และบุคคลภายนอกองค์กร

แน่นอนว่าการแบ่งปันกับภายนอกจำเป็นต้องมีการดูแลเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเหมาะสม ตามค่าเริ่มต้น ฟีเจอร์การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมจะถูกเปิดใช้งานสำหรับผู้เช่า Microsoft 365 ซึ่งหมายความว่าเจ้าของกลุ่ม Microsoft 365 สามารถเชิญใครก็ตามที่มีบัญชีอีเมลธุรกิจหรือผู้บริโภคให้มาเป็นสมาชิกของผู้เยี่ยมชมของกลุ่มได้ ผู้ใช้ที่เป็นแขกเหล่านี้จะกลายเป็นผู้ใช้จริงใน Azure AD ของคุณ และผู้ดูแลระบบสามารถให้สิทธิ์พวกเขาในการเข้าถึงการสนทนาของ Microsoft Teams, ไซต์ SharePoint Online หรือข้อมูลบน OneDrive ในความเป็นจริง ผู้ใช้ทั่วไปมีสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เช่นเดียวกับสมาชิกในทีม เว้นแต่จะมีการตั้งค่าพารามิเตอร์เฉพาะที่ส่วนหน้า

ในฐานะผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 คุณสามารถตั้งค่าระดับการเข้าถึงภายนอกสำหรับผู้เช่าได้โดยไปที่หน้า กลุ่ม Microsoft 365 ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ในส่วน บริการและ Add-in คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะปิดการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมทั้งหมดหรือไม่ และจะอนุญาตให้เจ้าของกลุ่มเชิญผู้ใช้ที่เป็นแขกได้หรือไม่

เมื่อพูดถึงการแชร์ภายนอก มีความแตกต่างบางประการที่ควรคำนึงถึงระหว่าง OneDrive และ SharePoint ในด้านหนึ่งและ Teams อีกด้านหนึ่ง

การแชร์ภายนอกใน OneDrive และ SharePoint

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ไซต์ OneDrive อยู่ใน SharePoint จริงๆ การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยของ SharePoint Online และ OneDrive กับผู้ใช้ภายนอกสามารถจัดการได้สองระดับ:

• ผู้เช่า Microsoft 365 ทั้งหมด — ผ่านศูนย์การจัดการ SharePoint, ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือ Azure AD
• ที่ระดับไซต์

มีสองสามวิธีที่คุณสามารถแชร์เอกสารภายนอกใน OneDrive และ SharePoint:

• สร้างลิงก์เพื่อการแชร์อย่างปลอดภัย — หากคุณต้องการจำกัดผู้ที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาของคุณ ให้เลือก เฉพาะบุคคล ใน การตั้งค่าลิงก์ เมื่อสร้าง ลิงก์การแชร์ ผู้รับจะต้องผ่านกระบวนการยืนยันตัวตนก่อนจึงจะสามารถดูเนื้อหาได้ หากผู้รับไม่มีบัญชี Microsoft พวกเขาจะได้รับรหัสผ่านทางอีเมลเพื่อยืนยันตัวตน เมื่อข้อมูลระบุตัวตนของบุคคลได้รับการยืนยันแล้ว พวกเขาจะสามารถดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ของคุณได้ หากลิงก์ถูกส่งต่อไปยังบุคคลภายนอกรายชื่อบุคคลที่คุณระบุ ลิงก์นั้นจะใช้งานไม่ได้
• สร้างลิงก์ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ — ซึ่งจะทำให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณ โดยไม่ต้องตรวจสอบสิทธิ์ นอกจากนี้ ผู้รับสามารถส่งต่อลิงก์ไปยังบุคคลอื่นที่จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ หากคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อเข้าถึงเนื้อหาของคุณ อย่าใช้วิธีนี้ในการแชร์ไฟล์ภายนอก

การแชร์ภายนอกในทีม MS

คุณยังสามารถใช้ MS Teams เพื่อแชร์ไฟล์กับภายนอกได้ มีสองตัวเลือก:

• การเข้าถึงภายนอก (สหพันธรัฐ) — การรวมกลุ่มทำให้ผู้ใช้ Teams ในโดเมนภายนอกที่ระบุสามารถค้นหา แชท โทร และส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมไปยังบุคคลในองค์กรของคุณ ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงจากภายนอกไม่สามารถเข้าถึงกิจกรรมหรือทรัพยากร Teams ภายในของคุณได้
• การเข้าถึงของแขก — ใช้การเข้าถึงของแขกเพื่อเพิ่มบุคคลเฉพาะจากภายนอกบริษัทของคุณไปยังช่องและทีมของคุณโดยใช้ที่อยู่อีเมลของพวกเขา พวกเขาจะสามารถดูบันทึกการแชท ไฟล์ และการประชุมของคุณได้

หากคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงจากภายนอก คุณสามารถเลือกอนุญาตเฉพาะโดเมนที่ระบุหรือบล็อกโดเมนเฉพาะได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับโดเมนภายนอกทั้งหมดได้ ยกเว้นโดเมนที่อยู่ในรายการบล็อก

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการเข้าถึงภายนอก โปรดอ่านบล็อกโพสต์ ผู้ใช้ภายนอกของ Microsoft Teams และการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะช่วยคุณลดความเสี่ยงที่มาพร้อมกับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์:

• ปิดใช้งานบริการจัดเก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม คุณสามารถป้องกันการแชร์ไฟล์ผ่าน Dropbox หรือบริการอื่น ๆ ที่อยู่นอกขอบเขตของคุณได้ เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ Office 365 และไปที่การตั้งค่า จากนั้นเลือก "Office บนเว็บ" จากแท็บบริการ ยกเลิกการเลือก "ที่เก็บข้อมูลของบุคคลที่สาม" และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
• ต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) คุณมีระเบียบปฏิบัติสำหรับสมาชิกในทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีของพวกเขาจะไม่ถูกบุกรุก แต่ผู้ใช้ทั่วไปอาจไม่ปฏิบัติตามมาตรฐานของคุณ การกำหนดให้มี MFA สำหรับบัญชีผู้เยี่ยมชมจะช่วยเพิ่มความปลอดภัย
• จัดประเภทข้อมูลของคุณ การจัดประเภทข้อมูลช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการควบคุมความปลอดภัยและนโยบายโดยพิจารณาจากความละเอียดอ่อนของข้อมูลของคุณ ศูนย์ปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Microsoft ยังมีตัวเลือกที่หลากหลายสำหรับการปรับแต่งการควบคุมสำหรับการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมตามป้ายชื่อข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้ตั้งค่านโยบายเพื่อควบคุมประเภทเนื้อหาที่สามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกได้
• สร้างไซต์ SharePoint แยกต่างหากสำหรับไฟล์ที่ต้องการแชร์ภายนอก คุณสามารถสร้างไซต์สำหรับลูกค้าหรือคู่ค้าแต่ละรายได้ เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าและคู่ค้าจะสามารถเข้าถึงเฉพาะเอกสารที่ใช้ร่วมกันของ SharePoint ที่มีไว้สำหรับพวกเขาโดยเฉพาะ
• ป้องกันการอัปโหลดไฟล์ที่เป็นอันตราย เมื่อผู้ใช้ทั่วไปได้รับสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันของ Office 365 พวกเขาจะได้รับอนุญาตให้อัปโหลดไฟล์ได้เช่นกัน ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 Security คุณสามารถตั้งค่า Advanced Threat Protection (ATP) สำหรับ SharePoint, OneDrive และ Microsoft Teams ได้ ATP สแกนเอกสารที่อัปโหลดเพื่อหาเนื้อหาที่เป็นอันตราย
• กำหนดวันหมดอายุ บนลิงก์ การแชร์ไฟล์ควรจำกัดไว้ตามระยะเวลาของการทำงานร่วมกัน ตัวเลือกนี้มีอยู่ในการตั้งค่าขั้นสูงเมื่อคุณตั้งค่าการแชร์ไฟล์
• ปฏิบัติตามหลักการของสิทธิ์ขั้นต่ำที่สุด การให้สิทธิ์ผู้ใช้แต่ละรายเฉพาะสิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นจะช่วยลดความเสี่ยงในการแชร์ไฟล์ OneDrive และ SharePoint ได้อย่างมาก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบ

ไม่ว่าคุณจะออกแบบสภาพแวดล้อม ขั้นตอน และนโยบายอย่างระมัดระวังเพียงใด เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสม คุณยังต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ต้องแน่ใจว่าได้ตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• ความพยายามในการเข้าถึงข้อมูล — สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้ได้รับอนุญาตให้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับแขกภายนอก
• การเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกกลุ่ม — เพื่อให้เป็นไปตามหลักการที่มีสิทธิ์น้อยที่สุด คุณจำเป็นต้องทราบเมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้เข้าในกลุ่ม โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลุ่มใดๆ ที่อนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติมหรือให้สิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ
• กิจกรรม เกี่ยวกับแอปพลิเคชัน Office 365 — คุณยังต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรมของแอปพลิเคชันด้วย Microsoft เสนอตัวเลือกการตรวจสอบดั้งเดิมหลายตัว แต่มีข้อจำกัดที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รายงานจะต้องดำเนินการแยกกันและมีตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพียงไม่กี่ตัวเลือก

การขอความช่วยเหลือ

โซลูชัน Netwrix มอบการมองเห็นเชิงลึกที่คุณต้องการในสภาพแวดล้อม SharePoint, OneDrive for Business และ MS Teams Netwrix Auditor ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการอนุญาต การเปลี่ยนแปลง และกิจกรรมการเข้าถึง เพื่อให้คุณทราบว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ขององค์กรของคุณ และสิ่งที่พวกเขาทำกับการเข้าถึงของพวกเขา นอกจากนี้ยังส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการก่อนที่จะสายเกินไป

ในขณะเดียวกัน Netwrix Data Classification จะจัดประเภทและแท็กข้อมูลในที่เก็บข้อมูลต่างๆ ของคุณโดยอัตโนมัติ ทำให้ง่ายต่อการใช้การควบคุมและนโยบายที่เหมาะสม และปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องมือพื้นฐานทั้งสองอย่าง Microsoft Information Protection (MIP) และโซลูชันการรักษาความปลอดภัยของบริษัทอื่น

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน OneDrive for Business ได้อย่างไร

คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้โดยการคัดลอกและวางเนื้อหาลงในข้อความหรือแนบไฟล์ไปกับอีเมล หรือคุณสามารถส่งลิงก์ไปยังโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่แชร์ของ OneDrive for Business ได้

ฉันจะแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน SharePoint Online ได้อย่างไร

SharePoint ทำให้การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์เป็นเรื่องง่าย เพียงเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วคลิก “แชร์” คุณจะสามารถระบุตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับผู้ใช้ที่จะแชร์ด้วยและจำนวนสิทธิ์ในการเข้าถึง

คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์ OneDrive for Business กับผู้ใช้ภายนอกได้หรือไม่

ได้ คุณสามารถแชร์โฟลเดอร์ OneDrive กับผู้ใช้ภายนอกได้ โดยที่ผู้ดูแลระบบของคุณได้ตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมใน OneDrive

คุณสามารถแชร์ไฟล์ SharePoint กับผู้ใช้ภายนอกได้หรือไม่

ใช่ โดยมีเงื่อนไขว่าผู้ดูแลระบบได้ตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมใน SharePoint

ฉันจะมั่นใจในการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยใน Office 365 ได้อย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟีเจอร์การทำงานร่วมกันของ Office 365 โดยไม่กระทบต่อความสมบูรณ์ของข้อมูลของบริษัทของคุณ:

• จำกัดสิทธิ์ของผู้ใช้ให้เหลือน้อยที่สุด โดยให้สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะไฟล์ที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น
• จัดประเภทข้อมูลของคุณและใช้ป้ายกำกับเพื่อกำหนดนโยบายว่าข้อมูลใดบ้างที่สามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกได้
• ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่อยู่ในบริษัทอย่างเคร่งครัด
• เก็บโฟลเดอร์ SharePoint แยกไว้สำหรับลูกค้าแต่ละราย
• เพื่อการตรวจสอบและตรวจจับภัยคุกคามที่ละเอียดถี่ถ้วนและรัดกุมที่สุด ให้ลงทุนในโซลูชันเช่น Netwrix Auditor และ Netwrix Data Classification