ตรวจสอบการลบไฟล์ใน SharePoint Online: ค้นหาว่าใครลบไฟล์ออกจาก Office 365

บ่อยครั้งที่ฉันถูกถามถึงวิธีตรวจสอบไฟล์ที่ถูกลบใน SharePoint Online และ OneDrive เป็นเรื่องง่ายด้วยบันทึกการตรวจสอบของ Office 365 หากคุณยังไม่แน่ใจว่าจะติดตามการลบไฟล์อย่างไรและใครลบไฟล์ แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว

จะตรวจสอบไฟล์ที่ถูกลบใน Office 365 ได้อย่างไร

ไฟล์สามารถถูกลบโดยเจตนาหรือโดยไม่ตั้งใจ ดังนั้นการตรวจสอบการลบไฟล์จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความปลอดภัยของข้อมูล คุณสามารถใช้การค้นหาบันทึกการตรวจสอบ Office 365 หรือ PowerShell เพื่อค้นหาไฟล์ที่ถูกลบได้

การค้นหาบันทึกการตรวจสอบ: ด้วยการกรองการดำเนินการ "ไฟล์ที่ถูกลบ" คุณจะสามารถดูไฟล์ที่ถูกลบพร้อมกับเวลาในการลบและผู้ใช้ที่ลบไฟล์ได้ แต่ผลลัพธ์จะรวมทั้ง SharePoint Online และ OneDrive คุณไม่สามารถกรองและดูการดำเนินการที่ถูกลบที่ดำเนินการกับปริมาณงานที่ระบุได้

PowerShell: เนื่องจาก PowerShell มีข้อได้เปรียบมากกว่า เช่น การดึงข้อมูลที่รวดเร็ว UI ที่เรียบง่าย ฯลฯ ผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่จึงชอบสิ่งนี้ cmdlet Search-UnifiedAuditLog ช่วยให้คุณตรวจจับไฟล์ที่ถูกลบในสภาพแวดล้อม Office 365 ของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณต้องใช้ตัวกรองและ cmdlets หลายตัวเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

เพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น เราได้เขียนสคริปต์ PowerShell เพื่อตรวจสอบการลบอีเมล ด้วยพารามิเตอร์การกรองในตัว คุณสามารถสร้างรายงานการตรวจสอบที่ละเอียดยิ่งขึ้นได้

ดาวน์โหลดสคริปต์: AuditFileDeletion.ps1

จุดเด่นของสคริปต์:

• สคริปต์ใช้การตรวจสอบสิทธิ์ที่ทันสมัย เพื่อเชื่อมต่อกับ Exchange Online
• สคริปต์สามารถดำเนินการได้ด้วยบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA เช่นกัน
• ส่งออกผลลัพธ์รายงานเป็นไฟล์ CSV
• ช่วยสร้างรายงานการตรวจสอบสำหรับช่วงเวลาที่กำหนดเอง
• ติดตั้ง EXO V2 โดยอัตโนมัติ(หากยังไม่ได้ติดตั้ง) เมื่อคุณยืนยัน
• สคริปต์นี้เป็นมิตรกับตัวกำหนดเวลา กล่าวคือ สามารถส่งผ่านข้อมูลประจำตัวเป็นพารามิเตอร์ แทนที่จะบันทึกภายในสคริปต์

รายงานการตรวจสอบการลบไฟล์ - ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

รายงานที่ส่งออกประกอบด้วยแอตทริบิวต์ต่อไปนี้: เวลาการลบ, ประเภทการลบ, ชื่อไฟล์ที่ถูกลบ, ลบโดย, นามสกุลไฟล์ที่ถูกลบ, URL ของไฟล์, URL ของไซต์, ปริมาณงาน

การลบไฟล์ตรวจสอบ สคริปต์ PowerShell - วิธีการดำเนินการ:

คุณสามารถเลือกวิธีใดวิธีหนึ่งด้านล่างได้ตามความต้องการของคุณ

วิธีที่ 1: รันสคริปต์ด้วยบัญชี MFA หรือที่ไม่ใช่ MFA

.\AuditFileDeletion.ps1

วิธีที่ 2: รันสคริปต์โดยระบุข้อมูลรับรองอย่างชัดเจน (เป็นมิตรกับผู้จัดกำหนดการ)

.\AuditFileDeletion.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password XX

หากบัญชีผู้ดูแลระบบมี MFA คุณจะต้องปิดใช้ MFA โดยใช้นโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้วิธีนี้ใช้งานได้

ปลดล็อกศักยภาพทั้งหมดของ 'สคริปต์การลบไฟล์ตรวจสอบ':

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สคริปต์ของเรารองรับพารามิเตอร์การกรองขั้นสูงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างรวดเร็ว พารามิเตอร์ที่รองรับแสดงอยู่ด้านล่าง

• FilesDeletedBy- ระบุไฟล์ที่ถูกลบโดยผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง
• StartDateและ EndDate - ช่วยในการสร้างรายงานการตรวจสอบ สำหรับช่วงเวลาที่กำหนดเอง
• SharePointOnline - ตรวจสอบการลบไฟล์ใน SharePoint Online
• OneDrive - เพื่อตรวจสอบไฟล์ที่ถูกลบใน OneDrive for Business
• ชื่อผู้ใช้และ รหัสผ่าน - กำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบแบบโต้ตอบ

ระบุไฟล์ที่ถูกลบโดยผู้ใช้เฉพาะ:

หากต้องการค้นหาไฟล์ที่ถูกลบโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้เรียกใช้สคริปต์โดยใช้พารามิเตอร์ -FilesDeletedBy พร้อมกับ UPN

.\AuditFileDeletion.ps1 -FilesDeletedBy John@contoso.com

รายงานที่ส่งออกจะแสดงไฟล์ทั้งหมดที่ John ลบในช่วง 90 วันที่ผ่านมา

ตรวจสอบว่าใครลบไฟล์จาก SharePoint Online:

หากต้องการติดตามว่าใครลบไฟล์ออกจาก SharePoint คุณสามารถใช้ -SharePointOnlineดังที่แสดงด้านล่าง

.\AuditFileDeletion.ps1 -SharePointOnline

จากการอ้างอิงรายงานนี้ ผู้ดูแลระบบสามารถกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบได้หากจำเป็น

ค้นหาว่าใครลบไฟล์ Microsoft OneDrive:

หากต้องการตรวจสอบการลบไฟล์ใน OneDrive for Business คุณสามารถเรียกใช้สคริปต์ด้วยพารามิเตอร์สวิตช์ -OneDrive ตัวอย่างเช่น,

.\AuditFileDeletion.ps1 -OneDrive

รายงานที่ส่งออกจะช่วยให้ทราบว่าใครลบไฟล์จาก OneDrive และเมื่อใด คุณสามารถกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบจากถังรีไซเคิลได้ตามความต้องการของคุณ

ติดตามไฟล์ที่ถูกลบในช่วงเวลาที่กำหนดเอง:

โดยค่าเริ่มต้น สคริปต์จะดึงข้อมูลไฟล์ที่ถูกลบในช่วง 90 วันที่ผ่านมา หากคุณต้องการตรวจสอบการลบไฟล์ในช่วงวันที่ที่ระบุ ให้เรียกใช้สคริปต์ด้วย -StartDate และ -EndDate พารามิเตอร์

.\AuditFileDeletion.ps1 -StartDate 11/25/21 -EndDate 12/01/21

ตัวอย่างด้านบนแสดงรายการไฟล์ที่ถูกลบตั้งแต่วันที่ 25 พฤศจิกายน 2021 ถึง 01 ธันวาคม 2021

กำหนดเวลา 'รายงานการลบไฟล์การตรวจสอบ':

เนื่องจาก Search-UnifiedAuditLog สามารถดึงข้อมูลกิจกรรมการลบไฟล์ที่ดำเนินการในช่วง 90 วันที่ผ่านมา คุณจึงอาจต้องใช้ข้อมูลเก่าสำหรับการวิเคราะห์ การดำเนินการสคริปต์โดยอัตโนมัติทำให้คุณสามารถเก็บบันทึกการตรวจสอบในช่วงเวลาที่ต้องการได้

หากต้องการกำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell ใน Task Scheduler คุณสามารถทำตามรูปแบบด้านล่าง

.\AuditFileDeletion.ps1 -Username Admin@constoso.com -Password XXX

คุณยังใช้พารามิเตอร์ที่รองรับเพื่อรับรายงานแบบละเอียดได้ด้วย หากบัญชีผู้ดูแลระบบมี MFA คุณจะใช้เพื่อกำหนดเวลาโดยตรงไม่ได้ คุณต้องปิดใช้ MFA ผ่านนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้ใช้งานได้

รับรายงานรายเดือนเกี่ยวกับการลบไฟล์:

บางครั้งไฟล์สำคัญๆ จะถูกลบไปโดยไม่รู้ตัว ในกรณีเช่นนี้ การตรวจสอบการลบไฟล์เป็นระยะจะช่วยให้คุณกู้คืนไฟล์ได้ก่อนที่จะถูกลบออกจากถังรีไซเคิลอย่างถาวร

หากต้องการรับรายงานรายเดือน ให้รันสคริปต์ดังนี้

.\AuditFileDeletion.ps1 -StartDate ((Get-Date).AddDays(-30)) -EndDate (Get-Date)

รายงานที่ส่งออกประกอบด้วยบันทึกการตรวจสอบไฟล์ที่ถูกลบในช่วง 30 วันที่ผ่านมา

รับรายงานการตรวจสอบที่ละเอียดยิ่งขึ้น:

คุณสามารถรวมพารามิเตอร์อย่างน้อย 1 รายการเพื่อให้ได้รายงานการตรวจสอบที่ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น,

• หากต้องการค้นหาไฟล์ที่ถูกลบใน SharePoint Online ในช่วง 30 วันที่ผ่านมา ให้รันสคริปต์ดังนี้

.\AuditFileDeletion.ps1 -StartDate ((Get-Date).AddDays(-30)) -EndDate (Get-Date) -SharePointOnline

• หากต้องการรับรายการไฟล์ OneDrive ที่ถูกลบโดยบุคคลที่ระบุในช่วง 90 วันที่ผ่านมา ให้เรียกใช้สคริปต์ตามที่แสดงด้านล่าง

.\AuditFileDeletion.ps1 -FilesDeletedBy John@contoso.com -OneDrive

ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะช่วยคุณในการตรวจสอบการลบไฟล์ในสภาพแวดล้อม Microsoft 365 ของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยหรือข้อกำหนดใดๆ คุณสามารถติดต่อเราได้ผ่านทางส่วนความคิดเห็น

ติดตามการลบไฟล์ SharePoint Online อย่างมีประสิทธิภาพด้วยรายงาน AdminDroid

ทั้งบันทึกการตรวจสอบและสคริปต์ PowerShell ให้ข้อมูลดิบซึ่งอาจต้องมีการประมวลผลหรือการวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อสร้างข้อมูลเชิงลึกที่ดำเนินการได้ รายงานการลบไฟล์ SharePoint Online ของ AdminDroid ให้ข้อมูลที่ครอบคลุมและเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้นเกี่ยวกับการลบไฟล์ เช่น นามสกุลไฟล์ สถานะผลลัพธ์ ฯลฯ ภาพรวมที่ครอบคลุมนี้สามารถช่วยให้ผู้ดูแลระบบเข้าใจและจัดการการลบไฟล์ได้ดีขึ้น รับประกันความปลอดภัย และความสมบูรณ์ของสภาพแวดล้อม SharePoint Online

AdminDroid นำเสนอคุณสมบัติพิเศษดังต่อไปนี้ที่ช่วยให้สามารถจัดทำรายงานที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการลบไฟล์

• การแสดงภาพโดยใช้แผนภูมิ - แผนภูมิ AI แบบกราฟิกของ AdminDroid นำเสนอการแสดงภาพรูปแบบและแนวโน้มของกิจกรรม รวมถึงแผนที่ภูมิศาสตร์และแผนที่ความร้อน เพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล
• การตั้งเวลารายงานอัตโนมัติ - ติดตามรายงานรายวันโดยอัตโนมัติและรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ทางอีเมล
• มอบสิทธิ์การเข้าถึงรายงาน - มอบสิทธิ์การเข้าถึงรายงาน แดชบอร์ด และผู้เช่าให้กับสมาชิกในทีม
• ส่งออกในรูปแบบใดก็ได้ - ส่งออกรายงานในรูปแบบต่างๆ เช่น CSV, HTML และ PDF เป็นต้น

เครื่องมือตรวจสอบ SharePoint Online จาก AdminDroid นำเสนอข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการดำเนินงาน SPO รวมถึงการตรวจสอบการเป็นสมาชิกกลุ่ม การแบ่งปันภายนอก การเป็นสมาชิกไซต์คอลเลกชัน และกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึง เครื่องมือการจัดการ SharePoint Online ของ AdminDroid มอบรายงานมากกว่า 180+ เกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน ไซต์ SPO ที่ไม่ได้ใช้งาน รายการ ไลบรารี และการใช้งานไซต์ SPO ในองค์กร ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการสภาพแวดล้อม SPO ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทำไมต้อง AdminDroid

• สำรวจคุณลักษณะและฟังก์ชันทั้งหมดของ AdminDroid ด้วยรุ่น พรีเมียมฟรี 15 วัน
• รับสิทธิ์เข้าถึงความสามารถในการรายงานขั้นสูงที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ครอบคลุม
• ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นด้วยการแจ้งเตือนของ AdminDroid และดำเนินการแก้ไขได้อย่างง่ายดาย
• ตัดสินใจอย่างมีข้อมูลโดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและการวิเคราะห์

เริ่มทดลองใช้ AdminDroid ฟรี 15 วันวันนี้และสัมผัสกับความแตกต่าง!