การแชร์ไฟล์ที่ง่ายและปลอดภัยสำหรับธุรกิจ

การแชร์ไฟล์ — การถ่ายโอนรายการดิจิทัลจากอุปกรณ์หนึ่งไปยังอีกอุปกรณ์หนึ่ง — เป็นหลักปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐานในเกือบทุกอุตสาหกรรม ลองนึกถึงจำนวนไฟล์ที่ถูกอัปโหลดไปยัง Google Drive หรือช่องทาง Slack ของบริษัทของคุณในแต่ละวัน แม้ว่าธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากการแบ่งปันไฟล์แบบร่วมสมัยที่ง่ายดาย แต่ก็มาพร้อมกับราคาที่ต้องจ่าย บทความนี้สำรวจประโยชน์และความเสี่ยงของการแบ่งปันที่ไม่สามารถควบคุมได้ จากนั้นจึงทบทวนโซลูชันชั้นนำสำหรับการลดความเสี่ยงเหล่านั้น

ประโยชน์และความเสี่ยงของการแชร์ไฟล์ที่ไม่สามารถควบคุมได้

ปัจจุบัน พนักงานสามารถอัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่มากไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ได้ และเพื่อนร่วมงานทั่วโลกสามารถดูเนื้อหา แก้ไข หรือเพิ่มความคิดเห็น และส่งต่อโดยไม่ต้องดาวน์โหลดเลย

การแชร์ไฟล์ผ่านระบบคลาวด์ช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก เนื่องจากบริษัทต่างๆ ไม่จำเป็นต้องซื้อและบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ของตนเองเพื่อโฮสต์ข้อมูลอีกต่อไป นอกจากนี้ยังมอบความยืดหยุ่น: สมาชิกในทีมสามารถแชร์ไฟล์ได้ทุกที่เพื่อทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายกับบุคลากรทั้งภายในและภายนอก โดยไม่ต้องกังวลว่าไฟล์จะใหญ่เกินไปสำหรับอีเมลหรือไม่

น่าเสียดายที่การแชร์ไฟล์ยังมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยหลายประการ ซึ่งรวมถึง:

• ข้อมูลรั่วไหล — แพลตฟอร์มการแชร์ส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งไฟล์ไปยังบุคคลภายนอกเครือข่ายบริษัท นั่นอาจเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่ก็อาจเป็นฝันร้ายด้านความปลอดภัยได้เช่นกัน เป็นเรื่องง่ายเกินไปสำหรับพนักงานที่จะส่งเอกสารที่มีทรัพย์สินทางปัญญาหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ได้รับการควบคุมไปยังบุคคลที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะโดยบังเอิญหรือโดยการออกแบบก็ตาม นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ใช้หลายแพลตฟอร์มในการตั้งค่าการอนุญาตการแชร์ของตนเอง คุณสามารถแนะนำให้คนของคุณจำกัดการเข้าถึงได้ แต่คุณอาจไม่สามารถล็อคการตั้งค่าของพวกเขาได้
• การละเมิดบัญชี — ด้วยแพลตฟอร์มแชร์ไฟล์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมาย ผู้ใช้จึงตั้งรหัสผ่านของตนเอง หากผู้ใช้เลือกรหัสผ่านที่ไม่รัดกุมหรือใช้รหัสผ่านซ้ำจากไซต์อื่น ผู้ประสงค์ร้ายอาจเจาะเข้าไปในบัญชีผู้ใช้นั้นเพื่อแบ่งปันหรือดาวน์โหลดเนื้อหาที่เป็นกรรมสิทธิ์ได้อย่างง่ายดาย
• ขาดความรับผิดชอบ — เมื่อพนักงานแบ่งปันไฟล์ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามว่าใครส่งไฟล์ไหนไปให้บุคคลที่สาม การขาดความรับผิดชอบอาจทำให้บริษัทประสบปัญหาหากข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกบุกรุก
• ไฟล์ที่ติดไวรัส — แพลตฟอร์มการแชร์ข้อมูลและการทำงานร่วมกันบางแพลตฟอร์มไม่ได้มีการเข้ารหัสในระดับเดียวกัน และหลายแพลตฟอร์มก็อนุญาตให้ผู้ใช้ยอมรับไฟล์จากบุคคลที่สาม หากทีมของคุณรับและดาวน์โหลดไฟล์ ระบบของคุณอาจตกอยู่ในความเสี่ยง
• Shadow IT — เมื่อบริษัทไม่มีระบบแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยอย่างเป็นทางการซึ่งได้รับการอนุมัติและจัดการโดยทีมไอที พนักงานจะพบโซลูชันของตนเอง นั่นคือวิธีที่บริษัทลงเอยด้วย Shadow IT ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ทำงานนอกเหนือความตระหนักรู้ของแผนกไอที เมื่อทีมใช้โซลูชันการแบ่งปันไฟล์ไอทีเงา ระบบข้อมูลองค์กรทั้งหมดจะตกอยู่ในความเสี่ยง

วิธีการแบ่งปันข้อมูล

มีหลายวิธีในการแบ่งปันข้อมูล:

• โปรโตคอลการถ่ายโอนไฟล์ (FTP) — FTP ถ่ายโอนไฟล์คอมพิวเตอร์ผ่านเครือข่าย โดยปกติแล้วจากคอมพิวเตอร์ไปยังเซิร์ฟเวอร์
• เครือข่ายเพียร์ทูเพียร์ — สามารถแชร์ไฟล์ได้โดยตรงระหว่างเครื่องที่เชื่อมต่อผ่านเทคโนโลยีเพียร์ทูเพียร์เดียวกัน
• สื่อจัดเก็บข้อมูลแบบถอดได้ — สื่อแบบถอดได้ เช่น ไดรฟ์ USB ที่ใช้ในการถ่ายโอนไฟล์ระหว่างเครื่องต่างๆ
• บริการแชร์ไฟล์ออนไลน์ — แพลตฟอร์มออนไลน์ เช่น Box และ Dropbox ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เฉพาะใดๆ เพื่อเชื่อมต่ออุปกรณ์ ส่วนต่อไปนี้จะสำรวจข้อดีและข้อเสียของบริการแชร์ไฟล์ออนไลน์ชั้นนำ

แพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ออนไลน์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจ

ต่อไปนี้คือโซลูชันการแบ่งปันไฟล์ที่ปลอดภัยอันดับต้นๆ เพื่อการแบ่งปันข้อมูลธุรกิจที่ง่ายดาย พร้อมด้วยการวิเคราะห์คุณสมบัติด้านความปลอดภัยและการเข้าถึง

กล่อง

Box เป็นหนึ่งในบริษัทแบ่งปันไฟล์ที่ได้รับการยอมรับมากที่สุด โดยให้บริการแก่องค์กรต่างๆ ถึง 97,000 แห่ง ซึ่งรวมถึง 68% ของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 โดยมุ่งเน้นที่การตอบสนองความต้องการขององค์กรขนาดใหญ่เป็นหลัก ตัวเลือกการรักษาความปลอดภัยและการอนุญาตที่มีอยู่เป็นขั้นสูง ทำให้เหมาะสำหรับบริษัทและบริษัทที่มีทรัพย์สินทางปัญญาอันมีค่า

ข้อดี

• การรักษาความปลอดภัยเป็นไปตาม HIPAA, FINRA และระบบกำกับดูแลอื่นๆ
• คีย์การเข้ารหัสช่วยให้คุณสามารถติดตามว่าใครกำลังเข้าถึงไฟล์ใดบ้าง
• การควบคุมระดับองค์กรช่วยให้สามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันได้
• การตั้งค่า "ความลับ" โดยเฉพาะสามารถใช้สำหรับการสื่อสารภายในเท่านั้น
• รวมการตั้งค่าการอนุญาตแบบละเอียดไว้ด้วย

ข้อเสีย

• การแสดงตัวอย่างเอกสารที่จำกัดอาจส่งผลให้พนักงานเปิดเอกสารที่ไม่รู้จักได้
• มีเพียงการติดตามและการจัดการเนื้อหาที่จำกัดเท่านั้นที่รวมอยู่ในจุดราคาที่ต่ำกว่า

ดรอปบ็อกซ์

Dropbox ได้รับการออกแบบมาเพื่อการใช้งานแบบไม่เป็นทางการมากกว่า Box มีฟีเจอร์ขั้นสูงน้อยกว่า และผู้ใช้สามารถแชร์และเลือกสิทธิ์ได้ง่ายขึ้น ดังนั้นแผนกไอทีจึงควบคุมความปลอดภัยของไฟล์ได้น้อยลง Dropbox เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทขนาดเล็กที่มีระบบสนับสนุนด้านเทคนิคที่มีประสิทธิภาพน้อยกว่า

ข้อดี

• ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์กับผู้รับที่ไม่ได้ใช้ Dropbox
• การกู้คืนไฟล์และเวอร์ชันนั้นใช้งานง่าย
• ผู้ใช้มืออาชีพสามารถป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านและปิดการดาวน์โหลดได้

ข้อเสีย

• การอนุญาตแบบรวมศูนย์และการควบคุมการแบ่งปันนั้นมีจำกัด
• คุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงมีจำกัด

Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์ขับเคลื่อน Google เอกสาร ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารบนคลาวด์ตัวแรกและได้รับความนิยมมากที่สุด พร้อมให้บริการแก่สาธารณะในรูปแบบมาตรฐาน โดยนำเสนอฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติมให้กับธุรกิจในสองวิธี:

• ทางเลือกหนึ่งคือ Drive for G Suite ซึ่งมีฟังก์ชันการจัดการสิทธิ์ข้อมูลขั้นสูงและการควบคุมการแชร์เริ่มต้นของผู้ดูแลระบบ รุ่น Business และ Enterprise มีบันทึกการตรวจสอบสำหรับการวิเคราะห์การใช้งาน
• ธุรกิจต่างๆ ยังมีตัวเลือกในการสมัคร Drive Enterprise ในรูปแบบบริการแบบสแตนด์อโลน ประกอบด้วยการจัดการการเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบขั้นสูงและศูนย์ความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเพื่อรักษาทรัพย์สินทางปัญญาให้ปลอดภัย

ข้อดี

• มันใช้งานง่ายและคุ้นเคย
• ไฟล์สามารถแชร์กับที่อยู่อีเมลใดก็ได้
• ผู้ใช้สามารถจำกัดการแชร์ ดาวน์โหลด และคัดลอกไฟล์ได้
• มีการควบคุมการดูแลระบบที่แข็งแกร่งสำหรับการแชร์ไฟล์
• การติดตามและเรียกข้อมูลขั้นสูงสามารถทำได้ด้วย Google ห้องนิรภัย

ข้อเสีย

• การทำงานร่วมกันต้องมีบัญชี Google
• คุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงมีจำกัด

วันไดรฟ์สำหรับธุรกิจ

OneDrive คือ Google Drive เวอร์ชันของ Microsoft ได้รับการออกแบบมาเพื่อเปิดใช้งานการแชร์ไฟล์ Office 365 เป็นหลัก ซึ่งทำให้มีประโยชน์สำหรับทีมที่ใช้ซอฟต์แวร์นั้น แต่ไม่ค่อยยินดีต้อนรับสำหรับทีมที่ไม่ใช่ Windows ในด้านบวก มันมีการตั้งค่าการอนุญาตเชิงลึกและการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้ทีมไอทีสามารถควบคุมการเคลื่อนไหวของข้อมูลได้

ข้อดี

• มีการตั้งค่าการอนุญาตแบบละเอียด
• การเข้ารหัสสำหรับอุปกรณ์มือถือเป็นทางเลือกหนึ่ง
• ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบกิจกรรมได้
• มีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจ

ข้อเสีย

• การบูรณาการถูกจำกัดสำหรับทีมที่ไม่ได้ใช้ Office 365

ทีมไมโครซอฟต์

หาก OneDrive เป็นคำตอบของ Microsoft ต่อ Google Drive Teams ก็คือคำตอบของ Slack เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีคุณสมบัติครบถ้วนซึ่งออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ Office 365 และได้รับการสนับสนุนในระดับองค์กร ตราบใดที่บริษัทของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft

ข้อดี

• มีฟังก์ชันมากกว่าแพลตฟอร์มแชร์ไฟล์แบบมีวัตถุประสงค์เดียว
• รวมถึงความสามารถในการแก้ไขไฟล์
• รองรับโมเดลข้อมูลประจำตัวที่หลากหลายและการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้แบบหลายปัจจัย

ข้อเสีย

• ต้องมีใบอนุญาต Office 365
• การแชร์กับผู้ใช้ภายนอกอาจเป็นเรื่องท้าทายในการควบคุม

แชร์พอร์ตออนไลน์

ต่างจาก Microsoft Teams บริษัทต่างๆ สามารถซื้อและใช้ SharePoint Online เป็นโซลูชันแบบสแตนด์อโลนได้ ตอบสนองความต้องการด้านความปลอดภัยและการทำงานร่วมกันที่ซับซ้อนด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การควบคุมการเข้าถึงขั้นสูงของแขกและป้ายกำกับการรักษาความลับสำหรับเอกสาร SharePoint ยังอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบจัดการการตั้งค่าการแชร์ในระดับผู้ดูแลระบบ

ข้อดี

• การควบคุมการเข้าถึงมีให้สำหรับผู้ดูแลระบบ
• สามารถควบคุมการแชร์ภายนอกได้
• มีฟังก์ชันการกำกับดูแลเนื้อหาที่ครอบคลุม

ข้อเสีย

• มันมีราคาแพงกว่าตัวเลือกที่เทียบเคียงได้
• พนักงานจะต้องได้รับการฝึกอบรมเพื่อใช้แพลตฟอร์มอย่างมีประสิทธิภาพ

องค์กรจะทำให้การแชร์ไฟล์มีความปลอดภัยมากขึ้นได้อย่างไร

โซลูชันการแชร์ไฟล์ยอดนิยมนำเสนอความสามารถด้านความปลอดภัยมากมาย แต่หากต้องการใช้คุณสมบัติเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าข้อมูลใดที่ต้องมีการป้องกัน โซลูชันการค้นพบและจำแนกข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากจะจัดกลุ่มข้อมูลตามระดับความลับ ช่วยให้คุณสามารถรักษาความปลอดภัยได้อย่างเหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าและพนักงานของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในสถานที่ที่ได้รับอนุญาตและได้รับการป้องกันเท่านั้น

Netwrix Data Classification ค้นหา จำแนก และแท็กข้อมูลในที่เก็บข้อมูลหลายแห่งโดยอัตโนมัติ รวมถึงโซลูชันระบบคลาวด์ที่หลากหลาย เช่น Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive for Business, Microsoft Teams และ SharePoint Online คุณสามารถใช้อนุกรมวิธานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ทันทีที่แกะกล่องหรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย เทคโนโลยีการจำแนกประเภทที่มีความแม่นยำสูงจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดจะได้รับแท็กที่ถูกต้อง ทำให้การควบคุมและนโยบายการปกป้องข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดประเภทข้อมูลของ Netwrix ยังรวมถึงเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น สามารถตรวจจับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในตำแหน่งที่ไม่ปลอดภัยได้โดยอัตโนมัติ ย้ายไปยังพื้นที่กักกันที่กำหนด และแจ้งบุคคลหรือทีมที่รับผิดชอบ

คำถามที่พบบ่อย

ธุรกิจใช้เทคนิคและเครื่องมือใดบ้างในการแบ่งปันไฟล์อย่างราบรื่น

โดยทั่วไปแล้ว บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นที่สุด ธุรกิจบางแห่งเลือกบริการแชร์ไฟล์โดยเฉพาะ เช่น Dropbox หรือ Box ในขณะที่ธุรกิจอื่นๆ ชอบเครื่องมือการทำงานร่วมกันข้ามสายงานที่ช่วยให้แก้ไขและแสดงความคิดเห็นในแพลตฟอร์มได้

บริการแชร์ไฟล์ใดที่ปลอดภัยที่สุด

เครื่องมือแชร์ไฟล์ส่วนใหญ่มีการป้องกันความปลอดภัยสำหรับผู้ใช้ทุกคน หากคุณกำลังมองหาบางอย่างที่มีสิทธิ์แบบละเอียดและการควบคุมระดับองค์กร ให้มองหาบางอย่างเช่น Box หรือ SharePoint

คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าการแบ่งปันไฟล์สำหรับธุรกิจมีความปลอดภัย

• เลือกบริการที่มีการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทางและการตั้งค่าสิทธิ์แบบละเอียด
• ใช้การควบคุมความปลอดภัยในระดับองค์กร
• สร้างกฎการเข้าถึงให้เป็นมาตรฐานเพื่อกำหนดว่าใครสามารถดู แก้ไข และดาวน์โหลดไฟล์ได้
• ตรวจสอบกิจกรรมการแชร์ไฟล์อย่างสม่ำเสมอ
• ต้องใช้รหัสผ่านที่ปลอดภัย
• จำกัดความสามารถในการดาวน์โหลดและกำหนดวันหมดอายุสำหรับการแชร์