วิธีเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกของ Sharepoint

ข้อดีอย่างหนึ่งที่ยอดเยี่ยมของ SharePoint Online และ OneDrive คือคุณสามารถแชร์เนื้อหาของคุณภายในและกับผู้ใช้ภายนอกและผู้เยี่ยมชมได้อย่างง่ายดาย การแชร์ภายนอกใน SharePoint Online จะถูกปิดตามค่าเริ่มต้นสำหรับไซต์ SharePoint ทั้งหมดของคุณ

ตอนนี้คุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณ ไม่สามารถแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากไซต์ SharePoint ได้ แม้ว่าคุณจะตั้งค่า (หรือซ้าย) การแชร์ภายนอกใน SharePoint Admin Center บน ทุกคน

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้ใช้ของคุณได้รับเมื่อพยายามแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์คือ:

นโยบายองค์กรของคุณไม่อนุญาตให้คุณแชร์กับผู้ใช้เหล่านี้

เหตุผลก็คือไซต์ Microsoft 365 Teams ใหม่ได้รับการตั้งค่าเป็น “ผู้เยี่ยมชมใหม่และที่มีอยู่” ตามค่าเริ่มต้น ไซต์การสื่อสารของ SharePoint ได้รับการตั้งค่าเป็น “เฉพาะบุคคลในองค์กรของคุณ”

ในบทความนี้ เราจะอธิบายระดับการแชร์ภายนอกของ SharePoint ต่างๆ และวิธีการเปิดใช้งาน ไม่เพียงแต่ทั่วโลกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแต่ละไซต์ด้วย และวิธีที่เราสามารถใช้ PowerShell สำหรับสิ่งนี้

สิทธิ์การแชร์ภายนอกของ SharePoint

ใน SharePoint เรามีระดับการแชร์ที่แตกต่างกัน 4 ระดับที่เราสามารถตั้งค่าสำหรับการแชร์ภายนอกได้ เราสามารถกำหนดระดับเหล่านั้นได้ทั่วโลกและต่อไซต์ด้วย PowerShell นอกจาก 4 ระดับดังกล่าวแล้ว เรายังสามารถตั้งค่าการอนุญาตที่สำคัญอื่นๆ ได้อีกด้วย

ดังนั้นสิทธิ์การแชร์ภายนอกของ SharePoint ที่แตกต่างกันคืออะไร:

ใครก็ได้

ผู้ใช้ภายนอกและผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์โดยใช้ลิงก์ที่ไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ ตัวเลือกนี้เรียกอีกอย่างว่า การแบ่งปันโดยไม่ระบุชื่อ เพราะโดยพื้นฐานแล้วใครก็ตามที่มีลิงก์จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้

แขกใหม่และแขกปัจจุบัน

นี่คือสิทธิ์เริ่มต้นสำหรับไซต์ที่เชื่อมต่อ Microsoft 365 ใหม่ ผู้ใช้ภายนอกและแขกจะต้องลงชื่อเข้าใช้เพื่อเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ พวกเขาสามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft หรือต้องป้อนรหัสยืนยัน

ผู้ใช้ภายนอกจะถูกเพิ่มใน Azure-AD ของคุณในฐานะผู้ใช้ทั่วไป คุณสามารถดูผู้ใช้ผู้เยี่ยมชมของคุณได้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 > ผู้ใช้ > ผู้ใช้ทั่วไป

แขกที่มีอยู่

ด้วยตัวเลือกนี้ คุณสามารถแชร์รายการกับผู้ใช้ภายนอกที่อยู่ใน Azure AD ของคุณในฐานะผู้ใช้ทั่วไปเท่านั้น

เฉพาะคนในองค์กรของคุณเท่านั้น

โดยพื้นฐานแล้วปิดการใช้งานการแชร์ภายนอกเลย คุณสามารถแชร์รายการได้ภายในเท่านั้น นี่เป็นตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับไซต์การติดต่อสื่อสารของ SharePoint

การตั้งค่าสิทธิ์ของศูนย์การจัดการ SharePoint

ในศูนย์การจัดการ SharePoint คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ส่วนกลางที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ได้ คุณจะพบนโยบายการแชร์ใน ศูนย์การจัดการ SharePoint ใต้ นโยบาย > การแชร์

นโยบายที่สำคัญที่สุดคือการแบ่งปันภายนอก ระดับที่คุณตั้งไว้ที่นี่เป็นระดับสูงสุดสำหรับทุกไซต์ ดังนั้น หากคุณตั้งค่าเป็น แขกใหม่และที่มีอยู่ คุณจะ ไม่สามารถตั้งค่าไซต์ทีมแต่ละไซต์เป็นทุกคน (ExternalUserAndGuestSharing) ด้วย PowerShell เนื่องจากมีข้อ จำกัด น้อยกว่านโยบายองค์กรของคุณ

การตั้งค่าการแชร์ภายนอกเพิ่มเติม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณขยายการตั้งค่าการแบ่งปันภายนอกเพิ่มเติม ตรวจสอบแขกจะต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีเดียวกัน .. มิฉะนั้นใครก็ตามที่มีเมลสามารถเปิดสิ่งประดิษฐ์ที่แชร์ได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยกเลิกการเลือก อนุญาตให้แขกแบ่งปันรายการที่พวกเขาไม่ได้เป็นเจ้าของ นี่คือตัวเลือกที่ในกรณีส่วนใหญ่ควรปิด

ลิงก์ไฟล์และโฟลเดอร์

ในส่วนไฟล์และโฟลเดอร์ คุณสามารถตั้งค่าประเภทลิงก์เริ่มต้นได้ หากคุณอนุญาตให้แชร์กับใครก็ได้ (ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ) ฉันขอแนะนำให้ตั้งค่านี้กับเฉพาะบุคคล

แน่นอนว่าผู้ใช้ของคุณต้องการสร้างลิงก์ง่ายๆ และแบ่งปัน แต่โปรดจำไว้ว่าคุณไม่สามารถควบคุมลิงก์เหล่านั้นได้มากนัก คุณไม่สามารถดูว่าใครเปิดหรือแชร์ลิงก์กับใคร ดังนั้นฉันจึงพยายามลดการใช้มันให้น้อยที่สุด

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งอีกประการหนึ่งหากคุณใช้การแชร์กับใครก็ตาม ให้กำหนดวันหมดอายุบนลิงก์ เช่น 14 วัน และตั้งค่าระดับการอนุญาตเป็นดูอย่างเดียว

เปิดใช้งานการแชร์ภายนอกด้วย PowerShell

ด้วย PowerShell คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ที่ถูกต้องสำหรับไซต์ SharePoint ได้อย่างง่ายดาย เราจะใช้โมดูล PnP-PowerShell สำหรับสิ่งนี้ หากคุณยังไม่ได้ติดตั้ง คุณสามารถติดตั้งได้ใน PowerShell ด้วย cmd ต่อไปนี้:

Install-Module -Name PnP.PowerShell

หากคุณติดตั้ง PnP PowerShell แล้ว เราสามารถดำเนินการตั้งค่าสิทธิ์การแชร์สำหรับไซต์ทีมของเราต่อไปได้ ขั้นแรก เราจะเชื่อมต่อกับไซต์ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของเรา

คุณสามารถค้นหา URL ที่จะเชื่อมต่อได้โดยเปิด ศูนย์การจัดการ SharePoint ในเบราว์เซอร์ของคุณ และรับ URL จากแถบที่อยู่

# Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

# Set the sharing permission for the SharePoint site
# Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Set-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

# Check the settings
# Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Get-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 | select SharingCapability 

ฉันชอบใช้สวิตช์ -Interactive เนื่องจากวิธีนี้ทำให้เราสามารถเชื่อมต่อกับ SharePoint ด้วยบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA ได้ (ดังนั้นเราจึงไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านสำหรับแอป)

ตัวเลือกสำหรับสวิตช์ -Sharing คือ:

• ปิดใช้งาน - ไม่มีการแชร์ภายนอก

• ExternalUserSharingOnly ที่มีอยู่เท่านั้น - เฉพาะผู้ใช้ภายนอกที่อยู่ใน Azure AD ของคุณแล้ว

• ExternalUserAndGuestSharing - การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ

• ExternalUserSharingOnly - ผู้ใช้ภายนอกจำเป็นต้องเข้าสู่ระบบหรือป้อนรหัสยืนยัน

ตั้งค่าระดับการแชร์บนหลายไซต์

ด้วย PowerShell เราสามารถตั้งค่าหรือเปลี่ยนระดับการแบ่งปันบนไซต์ SharePoint หลายแห่งได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณมีไซต์ที่ทำงานอยู่สองสามไซต์อยู่แล้วและต้องการเปลี่ยนการอนุญาตสำหรับไซต์เหล่านั้น

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะดูภาพรวมของการตั้งค่าปัจจุบันก่อน ด้วย cmd ต่อไปนี้ คุณสามารถสร้างรายการไซต์ SharePoint ทั้งหมดและสิทธิ์การแชร์ปัจจุบันได้

# List all permissions of the SharePoint sites
Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

หากต้องการเปลี่ยนการอนุญาตคุณสามารถใช้สคริปต์ต่อไปนี้

# Get all sites that are not set to ExternalUserAndGuestSharingOnly
$sites = Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

# Loop through each site
ForEach ($site in $sites)
{
    # Ask confirmation before changing the permissions
    Write-host $site.title " is set to " $site.SharingCapability
    $r = Read-Host 'Change to External and Guest user? y/n'
    if($r -eq 'y')
    {
        Set-PnPTenantSite -Url $site.Url -Sharing ExternalUserAndGuestSharing
    }
}

เปิดใช้งานการแชร์ภายนอกของ Sharepoint ในระดับผู้เช่า

คุณยังสามารถเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน Sharepoint Online ในระดับผู้เช่าด้วย PowerShell สิ่งนี้จะเปลี่ยนความสามารถในการแชร์เริ่มต้นเท่านั้น และจะไม่เปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับไซต์ SharePoint ที่มีอยู่

# Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

# Enable External Sharing
Set-PnPTenant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

เพื่อตรวจสอบการตั้งค่าคุณสามารถใช้:

Get-PnPTenant | Select SharingCapability

การแชร์ไซต์การสื่อสารของ SharePoint

ตามค่าเริ่มต้น ไซต์การสื่อสารของ SharePoint สามารถแชร์ได้ภายในเท่านั้น นอกจากนี้ยังไม่มีตัวเลือกให้เปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ในศูนย์การจัดการ SharePoint หรือบนไซต์การติดต่อสื่อสาร

แต่ด้วย PowerShell เราสามารถเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ได้เช่นเดียวกับไซต์ SharePoint อื่นๆ คุณสามารถใช้สคริปต์ด้านบนได้ที่นี่ สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้ URL ที่ถูกต้องของไซต์การติดต่อสื่อสาร

การแชร์ทำได้โดยการคลิกที่แชร์ที่ด้านขวาบน จากนั้นคุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ทั่วไปที่คุณต้องการแชร์ไซต์ได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแบ่งปันภายนอก

การอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลถือเป็นความคิดที่ดีเสมอไป หากคุณปิดใช้งานการแชร์ใน SharePoint ผู้ใช้ของคุณอาจจะส่งอีเมลไฟล์หรือใช้ WeTransfer เป็นการดีกว่าที่จะมอบเครื่องมือที่เหมาะสมให้พวกเขาและให้ความรู้เกี่ยวกับวิธีใช้ตัวเลือกการแชร์อย่างถูกต้อง

หากเป็นไปได้ ให้ตั้งค่าระดับการอนุญาตสำหรับแขกใหม่และแขกที่มีอยู่ วิธีนี้ผู้ใช้ภายนอกจะต้องเข้าสู่ระบบ ช่วยให้คุณสามารถติดตามว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงอะไรบ้าง แต่ยังให้เครื่องมือในการเพิกถอนการอนุญาตหากจำเป็น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์ของไซต์ SharePoint ที่มีอยู่ของคุณตรงกับนโยบายของคุณ ใช้สคริปต์ PowerShell เพื่อตรวจสอบการตั้งค่าปัจจุบัน

หากคุณใช้ลิงก์ที่ไม่ระบุชื่อ (แชร์กับใครก็ได้) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดวันหมดอายุของลิงก์และจำกัดสิทธิ์

โปรดทราบว่าคุณไม่เพียงแต่จะต้องให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของคุณเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความรู้แก่ผู้ใช้ภายนอกด้วยในช่วงเริ่มต้น ใช่ ลิงก์ที่ไม่เปิดเผยตัวตนนั้นใช้งานได้ง่าย แต่จัดทำคำแนะนำสั้นๆ สำหรับผู้ใช้ภายนอกของคุณ เพื่อให้พวกเขาทราบวิธีการเข้าสู่ระบบหรือวิธีสร้างบัญชี Microsoft การฝึกอบรมผู้ใช้ของคุณเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดเมื่อใช้ความสามารถในการแชร์ของ SharePoint

คุณอาจชอบบทความต่อไปนี้:

• ย้ายไดรฟ์ที่บ้านไปยัง OneDrive ด้วย PowerShell

• เหตุใดคุณจึงควรสำรองข้อมูล Microsoft 365

• คืนค่าถังรีไซเคิลของ SharePoint ด้วย PowerShell