เปิดใช้งานแท็กคำเตือนอีเมลภายนอกใน Exchange Online

คำเตือนอีเมลภายนอกช่วยแจ้งเตือนผู้ใช้ไม่ให้คลิกลิงก์ที่เป็นอันตราย หรืออีเมลฟิชชิงที่ส่งโดยผู้ส่งภายนอก มีบทบาทสำคัญในการป้องกันสแปมและภัยคุกคามฟิชชิง ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ผู้ดูแลระบบใช้กฎการขนส่งเพื่อเติม [ภายนอก] ในบรรทัดเรื่อง วิธีการนี้มีข้อจำกัดบางประการ เช่น

• หัวเรื่องใช้พื้นที่มาก ทำให้ดูตัวอย่างหัวเรื่องได้ยาก
• เนื่องจากกฎการขนส่งอาจไม่ทราบภาษาของผู้ใช้ปลายทาง จึงทำให้เกิดปัญหาการแปล
• แท็กภายนอกหลายแท็ก: หากผู้ใช้ภายนอกตอบชุดข้อความต่อไป ระบบจะเพิ่มแท็ก [ภายนอก] หลายแท็กในหัวเรื่อง

เพื่อเอาชนะข้อจำกัดเหล่านี้ Microsoft ได้แนะนำคำบรรยายภาพของผู้ส่งภายนอกใน Outlook

การระบุผู้ส่งภายนอกดั้งเดิม - แท็กภายนอก:

เพื่อมอบประสบการณ์ดั้งเดิมในการระบุอีเมลภายนอก Microsoft ได้เปิดตัวแท็ก "ภายนอก" ใหม่ โดยจะแสดงแท็กภายนอกในอีเมลจากผู้ส่งภายนอกเพื่อดูและยืนยันที่อยู่อีเมลของผู้ส่งจริง

หลังจากเปิดใช้งานการแท็กภายนอก การแจ้งเตือนทางอีเมลภายนอกจะมีลักษณะคล้ายกับภาพหน้าจอด้านล่าง:

Outlook บนเว็บมุมมองของผู้ส่งภายนอก:

มุมมอง Outlook สำหรับ iOS ของผู้ส่งภายนอก:

เปิดใช้งานการแท็กภายนอกใน Exchange Online:

การติดแท็กภายนอกถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปิดใช้งานได้ผ่าน Exchange Online PowerShell

หมายเหตุ: หากคุณใช้กฎการขนส่งเพื่อเพิ่มแท็ก [ภายนอก] ในบรรทัดเรื่อง เราขอแนะนำให้คุณปิดใช้ก่อนที่จะเปิดใช้การแท็กภายนอกแบบเนทีฟ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้อีเมลถูกทำเครื่องหมาย "ภายนอก" สองครั้ง

หากต้องการเปิดใช้แท็กภายนอก โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 1: หากต้องการใช้ cmdlets การแท็กภายนอก คุณต้องเชื่อมต่อกับ Exchange Online PowerShell

ขั้นตอนที่ 2: เรียกใช้ Set-ExternalInOutlook cmdlet ดังต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานการแท็กภายนอก

Set-ExternalInOutlook -Enabled $true

หากต้องการดูการตั้งค่าการแท็กภายนอก คุณสามารถใช้ Get-ExternalInOutlook cmdlet

หลังจากเปิดใช้ฟีเจอร์นี้ อีเมลภายนอกใหม่ที่มาถึงจะถูกแท็กด้วย 'ภายนอก' โดยอัตโนมัติ จะไม่ส่งผลกระทบต่ออีเมลที่มีอยู่

วิธียกเว้นที่อยู่อีเมลหรือโดเมนบางส่วนจากการแท็กภายนอก:

ในบางสถานการณ์ คุณไม่ต้องการเพิ่มแท็ก "ภายนอก" สำหรับผู้ส่งภายนอกหรือโดเมนภายนอกบางราย ในกรณีดังกล่าว คุณจะยกเว้นได้โดยเพิ่มพารามิเตอร์ 'AllowList'

วิธีที่ 1: หากต้องการป้อนหลายรายการและเขียนทับรายการที่มีอยู่

Set-ExternalInOutlook -AllowList "John@microsoft.com","fabrikam.com"

cmdlet ข้างต้นไม่รวมแท็กภายนอก หากผู้ส่งคือ John@microsoft.com หรือจากโดเมน fabrikam.com

จำนวนรายการสูงสุดคือ 30 รายการ และขนาดรวมของรายการทั้งหมดต้องไม่เกิน 1 กิโลไบต์ มิฉะนั้นคุณจะพบข้อผิดพลาดดังต่อไปนี้

• เกินจำนวน AllowsList สูงสุดแล้ว

เกินจำนวน AllowList สูงสุดแล้ว สูงสุด 30 ปัจจุบัน: 31.
+ CategoryInfo : WriteError: (SetExternalInOutlook:String) [Set-ExternalInOutlook], ข้อยกเว้น
+ FullyQualifiedErrorId : [เซิร์ฟเวอร์=MAXPR01MB2431, RequestId=7b2ab330-0de4-43cf-8cfa-8647307773b8, TimeStamp=27-04-2021 08:25:14] [FailureCategory=Cmdlet-ข้อยกเว้น] D8D55C02, Micr
osoft.Exchange.Management.SystemConfigurationTasks.SetExternalInOutlook
+ PSComputerName : outlook.office365.com

• เกินความยาวสูงสุดของ AllowList

เกินความยาวสูงสุด AllowList แล้ว สูงสุด 1024 ปัจจุบัน: 1129
+ CategoryInfo : WriteError: (SetExternalInOutlook:String) [Set-ExternalInOutlook], ข้อยกเว้น
+ FullyQualifiedErrorId : [เซิร์ฟเวอร์=MAXPR01MB2431, RequestId=7b2ab330-0de4-43cf-8cfa-8647307773b8, TimeStamp=27-04-2021 08:25:14] [FailureCategory=Cmdlet-ข้อยกเว้น] D8D55C02, Micr
osoft.Exchange.Management.SystemConfigurationTasks.SetExternalInOutlook
+ PSComputerName : outlook.office365.com

วิธีที่ 2: หากต้องการเพิ่มค่าใหม่โดยไม่กระทบต่อค่าที่มีอยู่

Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Add="contoso.com","Emma@fourthcoffee.com"}

คำสั่งข้างต้นไม่รวมการแท็กภายนอกสำหรับ Contoso.com และ Emma@fourthcoffee.com พร้อมกับโดเมนที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

หากต้องการลบโดเมนหรือผู้ใช้ภายนอกออกจาก AllowList คุณสามารถใช้ cmdlet ด้านล่าง

Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Remove="contoso.com","Anne@Fabrikam.com"}

แท็กภายนอกของ Exchange Online ไม่ทำงาน:

หลังจากเปิดใช้การแท็กภายนอกแล้ว หากคุณไม่เห็นแท็กภายนอกสำหรับอีเมลภายนอก คุณอาจตกอยู่ในกรณีใดกรณีหนึ่งด้านล่างนี้

• เนื่องจากการติดแท็กภายนอกเป็นการตั้งค่าทั่วทั้งองค์กร จึงต้องใช้เวลาสักระยะก่อนที่ Exchange Online จะเปิดใช้การติดแท็ก Microsoft บอกว่าหลังจากเปิดใช้การแท็กภายนอกแล้ว อาจใช้เวลา 24-48 ชั่วโมง ดังนั้น ผู้ใช้ควรรอดูแท็กภายนอกในอีเมลจากผู้ส่งภายนอกใน Outlook เวอร์ชันที่รองรับ
• การแท็กอีเมลภายนอกได้รับการรองรับใน Outlook เวอร์ชันต่อไปนี้

- Outlook บนเว็บ

- Outlook มือถือ (IOS และ Android)- เวอร์ชัน 4.2111.0 และสูงกว่า

- Outlook สำหรับ Mac - เวอร์ชัน 16.47 ขึ้นไป

- Outlook สำหรับ Windows - พร้อมใช้งานตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2021

หากคุณใช้เวอร์ชันเก่า คุณจะต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชันล่าสุด

• เนื่องจากการแท็กภายนอกเป็นฟีเจอร์ใหม่ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณเปิดใช้งานในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สำหรับการเผยแพร่ที่เป็นเป้าหมาย ผู้ใช้ที่กำหนดเป้าหมายสามารถเห็นการอัปเดตใหม่ได้เร็วกว่าผู้ใช้รายอื่น

เมื่อใดที่ควรเลือกกฎการขนส่งเหนือแท็กภายนอกดั้งเดิม:

การติดแท็กภายนอกแบบเนทีฟเป็นการตั้งค่าส่วนกลางและมีการปรับแต่งที่จำกัดเมื่อเทียบกับกฎการขนส่ง หากองค์กรต้องการข้อกำหนดที่ละเอียดยิ่งขึ้นในการเพิ่ม/ยกเว้นการติดแท็กภายนอก คุณควรใช้กฎการขนส่ง

ตัวอย่างเช่น,

• หากองค์กรเป็นที่ปรึกษา ส่วนใหญ่จะได้รับอีเมลจากผู้ใช้ภายนอก ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องยกเว้นแท็กภายนอกสำหรับกล่องจดหมายภายนอก เช่น กล่องจดหมายฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายขาย เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้อีเมลทั้งหมดที่แท็กเป็นภายนอก
• หากคุณต้องการเพิ่มคำเตือนตามผู้ส่ง คำเตือนสำหรับโดเมนทั่วไป เช่น gmail, outlook, yahoo ฯลฯ และคำเตือนอื่นๆ สำหรับอีเมลธุรกิจที่เหลือ
• การปรับแต่ง - หากคุณต้องการปรับแต่งรูปลักษณ์ของข้อความเตือนภายนอก ดังนั้น cmdlet ดั้งเดิมไม่เหมาะกับคุณ

ในกรณีดังกล่าว คุณจะกำหนดค่าคำเตือนอีเมลภายนอกผ่านกฎการรับส่งได้

บทสรุป:

cmdlet การแท็กภายนอกแบบเนทีฟเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่รอคอยมากที่สุด และไม่ต้องสงสัยเลยว่ามันจะเพิ่มความปลอดภัยเพิ่มเติมให้กับอีเมล ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณต้องการที่จะอยู่ในกฎการขนส่งหรือเปลี่ยนไปใช้ PowerShell cmdlet ดั้งเดิมหรือไม่ คุณสามารถแบ่งปันความคิดของคุณผ่านส่วนความคิดเห็น