เปิดใช้งานการแก้ไขแบบสแตนด์อโลนโดยใช้ 'ชำระเงิน' ใน SharePoint Online

ลองจินตนาการดูว่าจะเป็นอย่างไรหากคุณแก้ไขไฟล์โดยที่ผู้อื่นไม่ขัดจังหวะ คุณอยู่ในโลกของคุณเองในการปั้นเอกสารโดยไม่มีการแทรกแซงใดๆ ใช่ไหม คุณจะตอบสนองอย่างไรถ้าฉันบอกว่าสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ในความเป็นจริง? ใช่ 'ชำระเงิน' ใน SharePoint Online ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขไฟล์ได้โดยไม่ถูกรบกวน เมื่อตรวจสอบไฟล์จากไลบรารีเอกสาร คุณจะจัดลำดับความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงและจำกัดผู้อื่นไม่ให้แก้ไขไฟล์ได้

มาเจาะลึกบล็อกนี้และค้นพบว่า "เช็คเอาท์" ใน SharePoint Online ช่วยให้เราหลีกเลี่ยงข้อขัดแย้งในการแก้ไขไฟล์ได้อย่างไร!

วิธีตรวจสอบไฟล์ใน Microsoft 365 SharePoint Online

การเช็คเอาท์ใน Microsoft SharePoint Online จะสร้างรั้วเสมือนจริง ซึ่งอนุญาตให้บุคคลเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขไฟล์ได้ในแต่ละครั้ง

การตรวจสอบไฟล์ในไลบรารีเอกสาร SharePoint เป็นเพียงการจองไฟล์ให้ตัวคุณเองเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงโดยจำกัดผู้อื่นไม่ให้แก้ไขไฟล์นั้น ช่วยให้บุคคลสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการในสภาพแวดล้อมแบบสแตนด์อโลน นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบไฟล์จำนวนเท่าใดก็ได้ในแต่ละครั้งในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของคุณ

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตรวจสอบไฟล์จากไซต์ SharePoint

• ขั้นแรก เปิด Microsoft 365 SharePoint Online แล้วเลือกไซต์ที่มีไฟล์ที่จะเช็คเอาท์
• ตอนนี้ ให้เปิดไลบรารีเอกสารแล้วเลือกจุดไข่ปลา (…) ถัดจากไฟล์ที่ต้องการ
• คลิกตัวเลือก เพิ่มเติม ที่ด้านล่าง สุดท้าย ตรวจสอบไฟล์โดยคลิกตัวเลือก "ชำระเงิน" ด้านล่าง

เมื่อไฟล์ได้รับการตรวจสอบแล้ว คุณจะเห็นว่าไฟล์ที่เกี่ยวข้องถูกทำเครื่องหมายไว้ด้านล่างเพื่อแสดงว่าไฟล์นั้นไม่สามารถแก้ไขได้โดยสมาชิกคนอื่น ๆ ของไซต์

สำคัญ: การเช็คเอาท์ไฟล์จะคงอยู่เป็นเวลา 24 ชั่วโมง หลังจากสิ้นสุดระยะเวลานี้ การเช็คเอาท์จะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ

จัดการการแก้ไขไฟล์ในโหมดออฟไลน์

หลังจากตรวจสอบไฟล์แล้ว คุณยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์และแก้ไขในโหมดออฟไลน์ได้ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณสามารถแทนที่ไฟล์เก่าด้วยไฟล์ที่แก้ไขใหม่ได้ในไลบรารีไซต์ที่เกี่ยวข้องโดยใช้ตัวเลือก อัปโหลด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ควรลบไฟล์ก่อนแทนที่ และจำไว้ว่าทั้งสองไฟล์ต้องมีชื่อเหมือนกัน

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนแทนที่ไฟล์ที่เช็คเอาท์

ทุกคนที่เป็นสมาชิกของไซต์สามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ได้ เมื่อมีคนบนไซต์แทนที่ไฟล์ที่คุณได้เช็คเอาท์ พวกเขาจะถูกจำกัดและได้รับอนุญาตให้เข้าถึงไฟล์ในโหมดอ่านอย่างเดียว

ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนเหมือนด้านล่างนี้ในขณะที่พยายามเปิดไฟล์ที่เช็คเอาท์

และโหมดอ่านอย่างเดียวนี้จะช่วยลดความขัดแย้งระหว่างสมาชิกในการแก้ไข และช่วยให้แต่ละคนทำการเปลี่ยนแปลงต่อไปได้โดยไม่ถูกรบกวน

หมายเหตุ: วางเมาส์เหนือไอคอนเช็คเอาต์ขนาดเล็กเพื่อดูว่าใครเช็คเอาท์ไฟล์ แทนที่จะทำเช่นนี้ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เริ่มต้น “เช็คเอาท์โดย ” ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ได้

ตรวจสอบในเอกสารเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้อื่นบนไซต์ SharePoint

เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว อย่าลืมตรวจสอบและบันทึกไฟล์ของคุณ มิฉะนั้น การอัพเดตจะไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไปในไฟล์ จากนั้นเปิดใช้งานตัวเลือก เช็คอิน และอนุญาตให้ผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงในไฟล์

หากต้องการเช็คอินไฟล์ ให้คลิกจุดไข่ปลา (…) และใต้ตัวเลือกเพิ่มเติม คลิกเช็คอิน.

หลังจากคลิกตัวเลือกเช็คอิน คุณจะได้รับแจ้งให้กรอกกล่องโต้ตอบซึ่งคุณสามารถพิมพ์คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงในไฟล์ที่เช็คเอาท์ ความคิดเห็นเหล่านี้จะช่วยให้ผู้อื่นระบุการเปลี่ยนแปลงของคุณได้อย่างง่ายดาย

เคล็ดลับมือโปร: คุณสามารถใช้ตัวเลือกแจ้งเตือนฉันจากจุดไข่ปลา (…) เพื่อเป็นการเตือนใจ ใช่ มันจะแจ้งให้คุณทราบทุกครั้งที่สมาชิกไซต์อื่นเข้าถึงไฟล์ SharePoint คุณยังสามารถระบุความถี่ที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือนเหล่านี้ได้ด้วย

นอกจากนี้ เมื่อใดก็ตามที่ไฟล์ถูกแก้ไข ไฟล์ที่เกี่ยวข้องเวอร์ชันใหม่จะถูกสร้างขึ้น เวอร์ชันเหล่านี้ช่วยให้คุณตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในไฟล์ทุกครั้งที่เช็กเอาต์/เช็กอิน

ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์โดยใช้การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน

ในตอนแรก การเปิดใช้งานการกำหนดเวอร์ชันจะช่วยให้คุณสามารถติดตามและกู้คืนไฟล์ที่ถูกแก้ไขได้ นอกจากนั้นยังช่วยในการดึงเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าอีกด้วย

มาดูวิธีกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันให้กับไฟล์ใน Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online → ไซต์ SPO ที่เกี่ยวข้อง → การตั้งค่า i> → Lการตั้งค่าไลบรารี → ไลบรารีเพิ่มเติม การตั้งค่า → การตั้งค่าเวอร์ชัน.

หลังจากเลือกการตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันแล้ว คุณสามารถกำหนดค่าตัวเลือกด้านล่างตามความต้องการของคุณในไซต์ SharePoint ได้

1. ต้องมีการอนุมัติเนื้อหา
2. สร้างเวอร์ชันสำหรับแต่ละครั้งที่มีการแก้ไขไฟล์
3. จำกัดจำนวนเวอร์ชัน
4. ระบุผู้ที่สามารถดูรายการแบบร่างได้
5. ตรวจสอบไฟล์ก่อนที่จะแก้ไข

ปิดใช้งานการชำระเงินใน SharePoint Online

ผู้ดูแลไซต์และเจ้าของไซต์มีสิทธิ์ตัดสินใจเกี่ยวกับการตั้งค่าเช็คเอาท์สำหรับไลบรารีเอกสาร SharePoint พวกเขาสามารถเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกการเช็คเอาท์สำหรับสมาชิกของไซต์ได้อย่างถาวร

หากต้องการปิดใช้งานการเช็คเอาต์ ให้ตั้งค่าตัวเลือก ต้องเช็คเอาต์ เป็น 'ไม่' ในการตั้งค่าเวอร์ชันที่แสดงในภาพด้านบน ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขไฟล์ได้โดยไม่ต้องตรวจสอบ

นอกจากนี้ หากต้องการเปิดใช้งานการชำระเงินอย่างถาวร ให้ตั้งค่า 'ใช่' เป็นตัวเลือกนี้ ดังนั้น ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้หากไม่ตรวจสอบจากไลบรารีเอกสาร

ดู กู้คืน และลบเวอร์ชันในประวัติเวอร์ชัน

ประวัติเวอร์ชันจะให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแก่คุณ รวมถึงการระบุผู้ใช้ที่แก้ไข และคุณสามารถดูไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่างนี้

Microsoft SharePoint Online → ไซต์ SPO ที่เกี่ยวข้อง → ไลบรารีเอกสาร → ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง → จุดไข่ปลา (…) < i> → ประวัติเวอร์ชัน.

ตอนนี้คุณสามารถดูเวอร์ชันของไฟล์พร้อมวันที่และเวลาที่แก้ไขได้ เมื่อคุณคลิกลูกศรลงถัดจากวันที่และเวลา คุณจะได้รับตัวเลือกสามตัวเลือก

• ดู- คุณสามารถดูเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์ที่เลือกได้

• กู้คืน- กู้คืนเวอร์ชันเพื่อพิจารณาว่าเป็นเวอร์ชันล่าสุด

• ลบ- ลบเวอร์ชันเมื่อไม่ต้องการ

คุณสามารถใช้ตัวเลือกใดก็ได้จากสามตัวเลือกข้างต้นตามความต้องการของคุณ

ละทิ้งตัวเลือกการชำระเงินใน SharePoint Online

นอกจากนี้ หากคุณเช็คเอาท์ไฟล์แล้วลืมกลับมาตรวจสอบอีกครั้ง ไฟล์นั้นจะจำกัดผู้ใช้รายอื่นไม่ให้แก้ไขไฟล์ต่อไป อย่างไรก็ตาม อนุญาตให้เข้าถึงไฟล์ในโหมดอ่านอย่างเดียว

ผู้ดูแลไซต์และเจ้าของไซต์สามารถแทนที่การเช็คเอาท์ได้โดยใช้ตัวเลือก ยกเลิกการเช็คเอาต์ เพื่อให้ไฟล์พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์ทันที

พวกเขาสามารถละทิ้งการเช็คเอาท์ได้โดยไปที่จุดไข่ปลา (…) ถัดจากไฟล์ และภายใต้ตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิก ละทิ้งการเช็คเอาท์

หลังจากคลิกตัวเลือกละทิ้งการเช็คเอาท์ คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบคำเตือนเพื่อยืนยันการตัดสินใจของคุณ ดังนั้น คุณสามารถคลิก "ใช่" ได้ หากคุณแน่ใจว่าจะยกเลิกการเช็คเอาท์

ชี้ให้จำ:

สมาชิกของไซต์ที่ได้รับสิทธิ์ 'การควบคุมทั้งหมด' โดยผู้ดูแลไซต์หรือเจ้าของไซต์ สามารถเป็นเจ้าของไฟล์ที่เช็คเอาท์ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ได้

พวกเขาสามารถทำได้โดยไปที่เส้นทางด้านล่าง

Microsoft SharePoint Online → ไซต์ SPO ที่เกี่ยวข้อง → การตั้งค่า → L การตั้งค่าไลบรารี → ไลบรารีเพิ่มเติมการตั้งค่า → 'จัดการไฟล์ที่ไม่ได้ตรวจสอบเวอร์ชัน' →ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง → เป็นเจ้าของการเลือก

พวกเขาสามารถเช็คอินไฟล์ทั้งหมดที่ยังไม่ได้เช็คอินในไลบรารีเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเช็คเอาท์ได้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับไฟล์ก่อนที่จะเช็คอิน

รับรายงานไฟล์ที่เช็คเอาท์แบบออนไลน์ของ SharePoint แบบละเอียดด้วย AdminDroid

เนื่องจากการตรวจสอบไฟล์การชำระเงินเป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจรีบดึงข้อมูลสถิติและรายงานในเครื่องมือการรายงานของ Microsoft 365 ดั้งเดิม อย่างไรก็ตาม คุณจะได้รับเฉพาะภาพรวมของไฟล์ Check Out ในเครื่องมือการรายงานแบบเนทีฟเท่านั้น มันขาดตัวชี้วัดโดยละเอียด เช่น เมื่อไฟล์ถูกเช็คเอาท์หรือเช็คอิน ดำเนินการสถิติเชิงลึกของผู้ใช้ ฯลฯ

คุณคิดว่าจะไม่มีวิธีรับข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับไฟล์การชำระเงินหรือไม่ เพราะเหตุใด จริงๆแล้วไม่ ด้วยจุดมุ่งหมายที่จะผูกมัดข้อเสียเปรียบนี้ AdminDroid จึงเข้ามาช่วยเหลือ! โดยให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับไฟล์ที่เช็คเอาท์ เช่นจำนวนไฟล์ที่เช็คเอาท์เป็นรายชั่วโมง/รายวัน ผู้ใช้ ที่ทำการเช็คเอาท์ ตรวจสอบสถานะไฟล์ และอื่นๆ

นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น คุณยังสามารถตรวจสอบการแก้ไขไฟล์กิจกรรมไฟล์ SharePoint การเช็คอินไฟล์ การกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ ฯลฯ ด้วย AdminDroid

นี่คือรายการรายงานกิจกรรมไฟล์ SharePoint ที่จัดทำโดย AdminDroid

1. รายงานการชำระเงินของไฟล์- รายการไฟล์ที่เช็คเอาท์ทั้งหมดพร้อมกับผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องที่ทำการชำระเงิน
2. รายงานการเช็คอินไฟล์- แสดงไฟล์ที่เช็คอินทั้งหมดพร้อมกับ URL ของไซต์ที่เกี่ยวข้อง เวลาที่เช็คอิน และอื่นๆ
3. รายงานการเช็คเอาต์ของไฟล์ที่ถูกทิ้ง- รายการของไฟล์ที่ถูกปิดใช้งานของเช็คเอาต์ทั้งหมดใน SharePoint พร้อมด้วยข้อมูลระบุตัวตนของผู้ใช้ที่ละทิ้งการเช็คเอาต์ เช็คเอาต์เวลาที่ทิ้ง ฯลฯ

รายงานการจัดการเวอร์ชันไฟล์:

1. ไฟล์ SharePoint ที่ถูกลบเวอร์ชัน
2. เวอร์ชันรองถูกลบไฟล์ SharePoint
3. ไฟล์ SharePoint ที่ถูกลบทุกเวอร์ชัน

นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น คุณสามารถรับรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมโฟลเดอร์/เพจ SharePoint สิทธิ์ของไซต์ และอื่นๆ อีกมากมาย เพื่อการตรวจสอบ SharePoint Online ที่มีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ โปรแกรมรายงาน SharePoint Online ของ AdminDroid ยังช่วยให้คุณจัดการกิจกรรมไฟล์โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเข้าถึงไฟล์ SharePoint ของผู้ใช้ในแต่ละวัน สรุปการแชร์ไฟล์ภายนอกโดยผู้ใช้ จำนวนไฟล์ที่ใช้งานอยู่ และอื่นๆ ซึ่งปูทางสำหรับการจัดการ SharePoint Online ที่ดีขึ้น

นอกจากนี้ AdminDroid ยังช่วยให้วิเคราะห์คอลเลกชันไซต์ ไซต์ รายการ และไลบรารีเอกสารของ SharePoint ได้อย่างง่ายดายโดยการนำเสนอแดชบอร์ด SharePoint Online ที่น่าดึงดูดใจ

Admindroid - โซลูชันครบวงจรสำหรับ การจัดการ SharePoint Online ที่มีประสิทธิภาพ!

แล้วทำไมคุณถึงยังรออยู่? ไปดาวน์โหลด AdminDroid เพื่อการจัดการไฟล์การชำระเงินใน SharePoint Online ได้อย่างง่ายดาย

มาลองดูกัน!

โดยสรุป ให้กำหนดค่าการเช็คเอาท์และจัดการการแก้ไขที่ปราศจากการชนกันโดยใช้ขั้นตอนที่ให้ไว้ในบล็อกนี้ ทำตามขั้นตอนข้างต้นและจัดลำดับความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงโดยปล่อยให้ผู้อื่นแก้ไขไม่ได้ นอกจากนี้ ให้ใช้การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชันเพื่อจัดเก็บและติดตามเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าของคุณ และจัดการการชำระเงินและเช็คอินบน SharePoint Online

ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะให้ข้อมูลเพียงพอแก่คุณเกี่ยวกับวิธีกำหนดค่าและจัดการการชำระเงินใน Microsoft 365 SharePoint Online สำหรับข้อเสนอแนะและข้อสงสัยเพิ่มเติม โปรดติดต่อเราในส่วนความเห็น