วิธีปิดการใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online

ความต้องการ: ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

จะปิดการใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online ได้อย่างไร

การแชร์ภายนอกใน SharePoint Online เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์เอกสารและเนื้อหาภายนอกองค์กรกับบุคคลที่ไม่ใช่สมาชิกขององค์กรของคุณ เช่น ผู้จัดจำหน่าย ลูกค้า ที่ปรึกษา ฯลฯ อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรไม่ต้องการเปิดการแชร์ เพราะเหตุผลด้านความปลอดภัย! การตั้งค่าการแชร์ภายนอกสามารถควบคุมได้สองระดับ: ระดับทั่วทั้งผู้เช่าและระดับไซต์คอลเลกชัน

เมื่อต้องการปิดการใช้ร่วมกันภายนอกใน SharePoint Online ในระดับผู้เช่า ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ SharePoint Online ในฐานะผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือผู้ดูแลระบบ SharePoint Online
2. ขยาย “นโยบาย” จากการนำทางด้านซ้าย และคลิก “การแชร์”

3. เปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์สำหรับ SharePoint Online เป็น "เฉพาะบุคคลในองค์กรของคุณ" เพื่อปิดใช้งานการแชร์ภายนอก

   

4. คลิกที่ปุ่ม "บันทึก" ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ซึ่งจะตั้งค่าเฉพาะสมาชิกของผู้เช่าเท่านั้นที่สามารถรับคำเชิญการแชร์ได้

การตั้งค่าการแชร์ภายนอกของไซต์ OneDrive for Business ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์ของ SharePoint! คุณไม่สามารถตั้งค่าการตั้งค่า OneDrive ที่ได้รับอนุญาตมากกว่าการตั้งค่าผู้เช่า SharePoint Online (กล่าวอีกนัยหนึ่ง การตั้งค่าการแชร์ของ OneDrive for Business อาจมีข้อจำกัดมากกว่าการตั้งค่าการแชร์ของ SharePoint Online)

หากคุณใช้ศูนย์การจัดการแบบคลาสสิก หากต้องการปิดการแชร์ภายนอก ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ในส่วน "การแชร์ภายนอกองค์กร" ให้ตั้งค่าตัวเลือกการแชร์เป็น "ไม่อนุญาตให้แชร์ภายนอกองค์กร"

2. คลิกที่ปุ่ม "ตกลง" ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

   

วิธีนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ทุกคนในทุกไซต์แชร์ไซต์หรือแชร์เนื้อหาบนไซต์กับผู้ใช้ภายนอก

ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell:

เราต้องการปิดการใช้งานการแบ่งปันภายนอกทั้งหมดสำหรับองค์กร

#Set Admin Center URL
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com/"
 
#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL -Credential (Get-Credential)
 
#Disable external sharing for the tenant
Set-SPOTenant -SharingCapability Disabled 

สามารถทำได้ด้วย PnP PowerShell เช่น:

#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
 
#Connect to Tenant Admin Site
Connect-PnPOnline -url $TenantAdminURL -Interactive
 
#Disable External Sharing for the tenant
Set-PnPTenant -SharingCapability Disabled

ปิดใช้งานการแบ่งปันภายนอกในระดับไซต์คอลเลกชัน:

คุณยังสามารถปิดใช้งานการแชร์ภายนอกในแต่ละไซต์คอลเลกชัน SharePoint Online ได้อีกด้วย เมื่อต้องการปิดใช้งานการแชร์ภายนอกในระดับไซต์คอลเลกชันโดยใช้ศูนย์การจัดการ SharePoint Online ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ศูนย์การจัดการ SharePoint Online >> เลือกไซต์คอลเลกชันที่ต้องการจากรายการ

2. คลิกที่ปุ่ม “การแชร์” >> ตั้งค่าการแชร์เป็น “เฉพาะบุคคลในองค์กรปัจจุบัน” คลิกที่ "บันทึก" เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงของคุณ

   

ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกในคอลเลกชันไซต์ SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

คุณสามารถใช้ PowerShell เพื่อจำกัดการตั้งค่าการแชร์บนไซต์ SharePoint แต่ละไซต์เพิ่มเติมได้

#Set Admin Center URL
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com/"
$SiteURL="https://crescent.sharepoint.com/sites/operations"

#Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url $AdminCenterURL -Credential (Get-Credential)

#Disable external sharing
Set-SPOSite $SiteURL -SharingCapability "Disabled"

ในทำนองเดียวกัน หากต้องการปิดใช้งานการแชร์ภายนอกโดยใช้ PnP PowerShell ให้ใช้:

#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/Purchase"
 
#Connect to Tenant Admin Site
Connect-PnPOnline -url $TenantAdminURL -Interactive

#Disable External Sharing for a site
Set-PnPTenantSite -Url $SiteURL -SharingCapability Disabled

PowerShell เพื่อปิดใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับไซต์ OneDrive

ต้องการปิดการแชร์ภายนอกสำหรับ OneDrive ของผู้ใช้รายใดรายหนึ่งหรือไม่ แน่นอน! นี่คือสคริปต์:

#Parameter
$AdminCenterURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
$OneDriveSiteURL = "https://crescent-my.sharepoint.com/personal/Salaudeen_crescent_com"
$SharingSettings = "Disabled" # Disabled, ExistingExternalUserSharingOnly, ExternalUserSharingOnly, ExternalUserAndGuestSharing
 
#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url $AdminCenterURL
 
#Set External Sharing settings for an OneDrive site
Set-SPOSite -Identity $OneDriveSiteURL -SharingCapability $SharingSettings

ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับไซต์ทั้งหมดในผู้เช่า

การแชร์ภายนอกเป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมใน Sharepoint Online ที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้ อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งที่คุณอาจต้องการปิดการใช้งานคุณสมบัตินี้ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด นี่คือสคริปต์ PowerShell เพื่อปิดใช้งานการแชร์ภายนอกบนคอลเลกชันไซต์ SharePoint Online ทั้งหมด:

#Parameters
$AdminCenterURL="https://crescent-admin.sharepoint.com"
$ExternalSharingSetting = "Disabled"

Try {
    #Connect to Admin center
    Connect-PnPOnline -URL $AdminCenterURL -Interactive

    #Get all sites where the setting is different from the given parameter - Exclude Seach Center, Redirect sites, Mysite Host, App Catalog, Content Type Hub, eDiscovery and Bots
    $SiteCollections = Get-PnPTenantSite | Where { $_.URL -like '*/sites*' -and $_.SharingCapability -ne $ExternalSharingSetting -and $_.Template -NotIn ` 
                            ("SRCHCEN#0", "REDIRECTSITE#0", "SPSMSITEHOST#0", "APPCATALOG#0", "POINTPUBLISHINGHUB#0", "EDISC#0", "STS#-1")}

    #Loop through each site and enable external sharing
    ForEach ($Site in $SiteCollections)
    {
        #Apply External sharing setting for the site
        Set-PnPTenantSite -Url $Site.Url -SharingCapability $ExternalSharingSetting
        Write-host "External sharing Setting updated for:" $Site.URL -f Green
    }
}
Catch {
    Write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

คุณสามารถตรวจสอบสิ่งนี้ได้ในศูนย์การจัดการ SharePoint Online ดังที่แสดงในรูปภาพด้านบน หากต้องการรับรายชื่อไซต์ที่ปิดใช้งานความสามารถในการแชร์:

Get-SPOSite | Where {$_. SharingCapability -eq "Disabled"}

หากต้องการเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online โปรดดูวิธีการเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

บทสรุป

โดยสรุป การปิดใช้งานการแบ่งปันภายนอกใน SharePoint Online เป็นกระบวนการง่ายๆ ที่สามารถทำได้ผ่านศูนย์การจัดการ SharePoint โดยการนำทางไปยังการตั้งค่าการแบ่งปัน คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงไซต์ SharePoint ของคุณจากภายนอกได้อย่างง่ายดายโดยใช้ PowerShell สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการปิดใช้งานการแบ่งปันภายนอกอาจส่งผลต่อการทำงานร่วมกันกับพันธมิตรภายนอก ดังนั้นจึงควรใช้อย่างรอบคอบและเฉพาะในสถานการณ์ที่จำเป็นในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อย:

ฉันจะให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกใน SharePoint Online ได้อย่างไร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกแล้ว เรียกดูไซต์ SharePoint Online ของคุณ >> คลิกที่การตั้งค่าไซต์ >> สิทธิ์ของไซต์ >> แชร์ไซต์ ป้อนรหัสอีเมลของผู้ใช้ภายนอก เลือกระดับสิทธิ์ เช่น “อ่าน ” จากนั้นคลิกที่ “แชร์” เพื่อเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงใน SharePoint Online
ข้อมูลเพิ่มเติม: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกใน แชร์พอร์ตออนไลน์

จะทำให้ไซต์ SharePoint Online อ่านอย่างเดียวได้อย่างไร

คุณสามารถล็อกไซต์ SharePoint Online ให้เป็นโหมดอ่านอย่างเดียวได้ด้วยนโยบายไซต์หรือ PowerShell
ข้อมูลเพิ่มเติม: ตั้งค่าไซต์ SharePoint Online เป็นแบบอ่านอย่างเดียว