การแชร์ผู้เยี่ยมชมอย่างปลอดภัยใน Microsoft 365: คู่มือที่ครอบคลุม

ดังที่เราทราบกันดีว่าการทำงานร่วมกันภายนอกเป็นส่วนหนึ่งของปริมาณงานต่างๆ ของ Microsoft เช่น Microsoft 365 Groups, SharePoint, OneDrive, Teams ฯลฯ โดยแต่ละงานให้บริการโหมดการสื่อสารที่แตกต่างกับผู้ใช้ภายนอก อย่างไรก็ตาม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาสมดุลระหว่างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การแบ่งปันข้อมูล และการทำงานร่วมกัน โดยไม่ทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด การแบ่งปันมากเกินไป หรือการใช้ข้อมูลในทางที่ผิดโดยผู้ใช้ภายนอก ดังนั้นการมีการตั้งค่าที่ถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ หากกำหนดค่าไม่ถูกต้อง สิทธิ์เหล่านี้อาจนำไปสู่การแสวงหาประโยชน์จากข้อมูลที่สำคัญ Microsoft มีการตั้งค่าจำนวนหนึ่งที่คุณอาจมองข้ามเพื่อความปลอดภัยในการแชร์ของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft 365

เราได้รวบรวมการตั้งค่าการแชร์ของผู้เยี่ยมชมที่แนะนำมากที่สุดซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าเพื่อการทำงานร่วมกันภายนอกที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นใน Microsoft 365

การแชร์ของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft 365

การกำหนดค่าบางอย่างกำหนดให้ผู้เยี่ยมชมต้องมีบัญชีใน Microsoft 365 เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เยี่ยมชมจะรวมอยู่ในไดเร็กทอรีของคุณ คุณสามารถพึ่งพารายงานผู้ใช้ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ได้ เมื่อคุณแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความปลอดภัยโดยใช้การตั้งค่าการแชร์ต่างๆ ที่มีอยู่ใน Microsoft 365 เช่น การรวม SharePoint และ OneDrive กับ Microsoft Entra B2B Preview

จะรักษาความปลอดภัยการแบ่งปันของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft 365 ได้อย่างไร

แม้ว่าคุณรู้จักคุณสมบัติเหล่านี้ส่วนใหญ่แล้ว แต่หลายคนก็ไม่แน่ใจว่าควรใช้การตั้งค่าใดเมื่อใด เราจะให้คำแนะนำแก่คุณเกี่ยวกับการใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ในสถานการณ์ต่างๆ ใน Microsoft 365 เพื่อรักษาความปลอดภัยการแบ่งปันของผู้เยี่ยมชมอย่างมีประสิทธิภาพ

การตั้งค่าการแชร์เพื่อความปลอดภัยในการแชร์ของผู้เยี่ยมชมจะกระจายอยู่ในศูนย์การจัดการต่างๆ ทั่วทั้ง Microsoft 365 มารวมเข้าด้วยกัน! เราได้จัดหมวดหมู่ตามตำแหน่งที่ตั้ง เช่น Microsoft Entra, Microsoft 365, Teams และศูนย์การจัดการ SharePoint

การตั้งค่าการแชร์ Microsoft 365 Guest - เมื่อใดควรใช้อะไร

สำรวจสถานการณ์ต่างๆ และการตั้งค่าการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมที่เกี่ยวข้องเพื่อใช้ใน Microsoft 365

• รหัส Entra ของ Microsoft
• พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview
• ศูนย์การจัดการ SharePoint
• ศูนย์การจัดการทีม

รหัส Entra ของ Microsoft

1. เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้โจมตีเข้าถึงบัญชีแขกโดยใช้ประโยชน์จากข้อมูลประจำตัวของพวกเขา:
ใช้: MFA สำหรับผู้ใช้ทั่วไปที่มีการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข

MFA ทำหน้าที่เป็นชั้นการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม โดยกำหนดให้แขกต้องยืนยันตัวตนโดยใช้การตรวจสอบสิทธิ์ปัจจัยที่สอง เช่น รหัสที่ส่งไปยังโทรศัพท์ของพวกเขา หรือการอนุมัติจากแอปการตรวจสอบความถูกต้อง หากไม่มีการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย (MFA) ใครก็ตามที่มีข้อมูลรับรองบัญชีจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณได้อย่างง่ายดาย

หากต้องการตั้งค่า MFA สำหรับผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Entra ID ให้เลือก “ผู้ใช้ทั่วไปหรือผู้ใช้ภายนอก” ในการเลือกผู้ใช้ และตั้งค่านโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขสำหรับผู้เยี่ยมชมการทำงานร่วมกัน B2B และผู้ใช้ที่เป็นสมาชิก จากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ต้องการ MFA" และเปิดใช้งานนโยบาย ขณะนี้ ผู้เยี่ยมชมต้องทำการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัยก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงเนื้อหา ไซต์ หรือทีมที่แชร์ได้

<ข>2. หากต้องการกำหนดให้แขกยอมรับข้อกำหนดในการให้บริการก่อนเข้าใช้งาน:
ใช้: นโยบายการใช้งาน Microsoft Entra สำหรับผู้เยี่ยมชม

เพื่อให้มั่นใจถึงการรักษาความลับของข้อมูลองค์กรของคุณเมื่อทำงานร่วมกับแขกภายนอก คุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อตกลงข้อกำหนดการใช้งานใน Microsoft Entra ID เอกสารนี้สามารถเข้าถึงได้ในรูปแบบไฟล์ PDF โดยสรุปเงื่อนไขและข้อจำกัดเฉพาะสำหรับผู้เยี่ยมชมในการเข้าถึงไฟล์และทรัพยากรที่แชร์ เมื่อมีคนพยายามเข้าถึงไฟล์หรือเว็บไซต์ที่แชร์เป็นครั้งแรก พวกเขาจะเห็นข้อกำหนดการใช้งานแสดงอยู่ หากต้องการตั้งค่านี้ ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารโดยใช้ Word หรือโปรแกรมที่คล้ายกัน บันทึกเอกสารเป็นไฟล์ .pdf และอัปโหลดไปยัง Microsoft Entra ID หลังจากนี้ แขกที่พยายามเข้าถึงเนื้อหา เช่น ทีมหรือไซต์ภายในองค์กรของคุณจะต้องยอมรับข้อกำหนดการใช้งานเหล่านี้ก่อนดำเนินการต่อ

<แข็งแกร่ง>3. สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ปกติและเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้:
ใช้: บทวิจารณ์การเข้าถึง Microsoft Entra

ด้วยการใช้การตรวจสอบการเข้าถึงของ Microsoft Entra ID คุณสามารถตรวจสอบการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังทีมและกลุ่มต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ การมุ่งเน้นที่การตรวจสอบการเข้าถึงทำให้มั่นใจได้ว่าแขกจะไม่เข้าถึงข้อมูลบริษัทที่ละเอียดอ่อนได้นานเกินความจำเป็น ด้วยการตรวจสอบการเข้าถึง คุณยังสามารถระบุบัญชีผู้เยี่ยมชมที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งยังไม่ได้ใช้ในการลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Entra ID

<ข>4. สำหรับการออกจากระบบผู้ใช้ทั่วไปโดยอัตโนมัติหลังจากไม่มีการใช้งานตามระยะเวลาที่กำหนด:
ใช้: การจัดการเซสชันด้วยนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข

การตรวจสอบสิทธิ์ผู้เยี่ยมชมเป็นประจำสามารถช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลขององค์กรของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอุปกรณ์ของผู้เยี่ยมชมขาดมาตรการรักษาความปลอดภัย Microsoft Entra ID ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่านโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข เช่น การหมดเวลาเซสชันที่ไม่ได้ใช้งาน ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้เยี่ยมชม ปรับปรุงมาตรการรักษาความปลอดภัยโดยรวม

<ข>5. เพื่อให้พันธมิตรจัดการการเข้าถึงของผู้ใช้ของตนเองและลดภาระด้านไอที:
ใช้: เอ็กซ์ทราเน็ต B2B พร้อมแขกที่ได้รับการจัดการ

การเปิดใช้งานการจัดการการให้สิทธิ์ Entra ID ช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างเอ็กซ์ทราเน็ต B2B อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัยกับองค์กรพันธมิตรที่ใช้ Entra ID ระบบนี้ให้อำนาจแก่ผู้ใช้ในการลงทะเบียนด้วยตนเองสำหรับไซต์และทีมเอกซ์ทราเน็ต ในขณะที่เข้าถึงสิทธิ์ผ่านกระบวนการอนุมัติ

พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview

1. หากต้องการให้สิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนที่มีการควบคุมและจำกัดเวลาสำหรับแขก:
ใช้: ป้ายกำกับที่ละเอียดอ่อนใน Microsoft 365

เมื่อทำงานร่วมกันในโครงการที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับคู่ค้าหรือผู้รับเหมาภายนอก ป้ายความลับของ Microsoft 365 ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่แชร์จะรักษาความปลอดภัยและการป้องกัน ป้ายความลับทำหน้าที่เป็นลายน้ำสำหรับเอกสารละเอียดอ่อน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าป้ายเหล่านี้จะรักษาการป้องกันไม่ว่าจะภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ ป้ายเหล่านี้จัดหมวดหมู่เอกสารตามนโยบายความปลอดภัยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การใช้การเข้ารหัส และการระบุเนื้อหา เมื่อใช้ป้ายกำกับความลับแล้ว ผู้ดูแลระบบสามารถรับประกันการป้องกันอย่างต่อเนื่อง โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของเอกสาร

<ข>2. เพื่อระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างแม่นยำเมื่อทำงานร่วมกับแขก:
ใช้: ประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่กำหนดเอง

Microsoft Purview นำเสนอ "ประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อน" (SIT) ที่สร้างไว้ล่วงหน้ามากกว่า 100 รายการ เช่น หมายเลขประกันสังคม และอื่นๆ คุณยังสามารถสร้าง SIT แบบกำหนดเองตามความต้องการเฉพาะของคุณได้ เช่น ข้อมูลโครงการที่เป็นความลับขั้นสูง ประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่กำหนดเองคือการจำแนกข้อมูลที่ผู้ใช้กำหนด SIT เหล่านี้ระบุและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งไม่ครอบคลุมโดย SIT ที่สร้างไว้ล่วงหน้า และจากนั้นสามารถใช้เพื่อติดป้ายกำกับความลับได้โดยอัตโนมัติ

<ข>3. หากต้องการป้องกันการแชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนแก่แขกโดยไม่ได้รับอนุญาต:
การใช้งาน: การป้องกันข้อมูลสูญหาย

คุณลักษณะการป้องกันข้อมูลสูญหาย (DLP) ของ Microsoft Purview ช่วยให้สามารถป้องกันการแชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนแก่แขกโดยไม่ได้รับอนุญาต ช่วยให้สามารถดำเนินการตามความละเอียดอ่อนของไฟล์ได้ เช่น การมีอยู่ของหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขบัตรเครดิต เป็นต้น DLP เป็นหนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยต่างๆ สำหรับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่ผ่านการรับรองความถูกต้อง

SharePoint ศูนย์การจัดการ

1. หากต้องการจำกัดไม่ให้แขกเข้าถึงข้อมูลผ่านอุปกรณ์ที่ไม่มีการจัดการ ให้ทำดังนี้
ใช้: การควบคุมการเข้าถึงเพื่อจำกัด การเข้าถึงอุปกรณ์ที่ไม่มีการจัดการ

อุปกรณ์ที่ไม่ใช่ AD แบบไฮบริดที่เข้าร่วมหรือสอดคล้องกับ Intune จะถูกจัดประเภทว่าไม่มีการจัดการ เพื่อสร้างสมดุลระหว่างประสิทธิภาพการทำงานและความปลอดภัย การจำกัดการเข้าถึงทำให้ผู้ใช้อุปกรณ์เหล่านี้ใช้เบราว์เซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะไม่สามารถดาวน์โหลด พิมพ์ ซิงค์ไฟล์ หรือเข้าถึงเนื้อหาผ่านแอปต่างๆ รวมถึงแอป Microsoft Office บนเดสก์ท็อป คุณสามารถบล็อกการเข้าถึงอุปกรณ์ที่ไม่มีการจัดการได้ในศูนย์การจัดการ SharePoint และปรับแต่งโดยใช้นโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข

<ข>2. หากคุณต้องการจำกัดผู้เยี่ยมชมที่แชร์ข้อมูลเฉพาะโดเมนที่ไม่น่าเชื่อถือ:
ใช้: ข้อจำกัดการใช้โดเมนร่วมกันใน SharePoint

คุณสามารถใช้ข้อจำกัดโดเมนใน SharePoint Online เพื่อระบุโดเมนที่คุณเชื่อถือและเพิ่มลงในรายการโดเมนที่อนุญาตของ SharePoint โดเมนที่ไม่อยู่ในไวท์ลิสต์จะถูกจำกัดไม่ให้แชร์กับภายนอก ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่ม gmail.com ลงในรายการโดเมนที่ถูกบล็อก ความพยายามใดๆ ที่จะแชร์กับภายนอกด้วยบัญชี gmail.com จะส่งผลให้เกิดข้อความแสดงข้อผิดพลาด

<ข>3. หากคุณต้องการปิดการใช้งานผู้เยี่ยมชมในการเข้าถึงทรัพยากรโดยใช้ลิงก์ทุกคน:
ใช้: ปิดลิงก์ของใครก็ตาม

คุณมีตัวเลือกปิดการใช้งานลิงก์ทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์ภายในองค์กรของคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและแบ่งปันเนื้อหาได้ การตั้งค่านี้สามารถปรับได้ทั้งในระดับทั่วทั้งองค์กรและระดับเฉพาะไซต์

<ข>4. หากคุณต้องการอนุญาตให้แชร์กับแขกบางคนแต่บล็อกคนอื่น:
ใช้: อนุญาต/บล็อกนโยบายรายการสำหรับผู้ใช้ B2B

Microsoft Entra ID ช่วยให้คุณควบคุมคำเชิญไปยังองค์กรเฉพาะเพื่อการทำงานร่วมกันแบบ B2B ที่ปลอดภัยผ่านรายการที่อนุญาต ซึ่งจะช่วยจัดการการเข้าถึงจากภายนอกและปรับปรุงความปลอดภัยภายในองค์กรของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีการทำงานของนโยบายอนุญาต/บล็อกใน Microsoft Entra ID:

รายการที่อนุญาต:

• จำกัดคำเชิญสำหรับผู้ใช้จากองค์กรที่ระบุ
• เสนอการควบคุมการทำงานร่วมกันแบบ B2B ระดับสูงสุด
• มีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ที่คุณทำงานร่วมกับพันธมิตรที่เชื่อถือได้จำนวนน้อยเท่านั้น

รายการที่บล็อก:

• ป้องกันการเชิญผู้ใช้จากบางองค์กร
• มีประโยชน์สำหรับการบล็อกความร่วมมือกับองค์กรที่ไม่ต้องการหรืออาจมีความเสี่ยง
• ให้การควบคุมที่เข้มงวดน้อยกว่ารายการที่อนุญาต

<แข็งแกร่ง>5. หากคุณlจำกัดเฉพาะบางคนในองค์กรของคุณที่จะทำงานร่วมกับแขก:
ใช้: จำกัดการแบ่งปันเฉพาะกลุ่มความปลอดภัยที่ระบุ

หากคุณต้องการเฉพาะผู้ใช้ที่เชื่อถือได้บางราย ในขณะที่ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทั้งหมดทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอก คุณควรจำกัดการเข้าถึงโดยกลุ่มความปลอดภัย เมื่อเปิดใช้งาน เฉพาะสมาชิกกลุ่มความปลอดภัยที่กำหนดเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงบัญชี OneDrive ของตนได้ ผู้ใช้ที่อยู่นอกกลุ่มความปลอดภัยนี้จะไม่สามารถเข้าถึง OneDrive ของตนเองหรือสิ่งที่แชร์ภายในกลุ่มได้ แม้ว่าจะได้รับอนุญาตสำหรับ OneDrive ก็ตาม

ทีม ศูนย์การจัดการ

วิธีควบคุมการแบ่งปันของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams:
ใช้: จัดการการเข้าถึง Microsoft 365 ของผู้เยี่ยมชม การโทร และการส่งข้อความใน Teams

การควบคุมการทำงานร่วมกันภายนอกใน Microsoft Teams เกี่ยวข้องกับชุดการตั้งค่าที่จัดการภายในศูนย์การจัดการ Teams โดยเฉพาะภายใต้ส่วน "การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม"

• ตัวเลือกการโทรของแขก: ควบคุมว่าแขกสามารถโทรแบบเพียร์ทูเพียร์ภายใน Teams ได้หรือไม่
• การตั้งค่าการประชุมแขก: กำหนดว่าแขกสามารถใช้วิดีโอระหว่างการโทรและการประชุมได้หรือไม่ รวมถึงตัวเลือกการแชร์หน้าจอ
• การตั้งค่าการส่งข้อความของผู้เยี่ยมชม: การตั้งค่าเหล่านี้ควบคุมความสามารถในการส่งข้อความของผู้เยี่ยมชมใน Teams

เพื่อจัดการการตั้งค่าข้างต้นอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้รายงานการเป็นสมาชิกกลุ่มใน Microsoft 365 และแสดงรายการผู้ใช้ผู้เยี่ยมชมในองค์กรของคุณได้

คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ภายนอกได้ด้วยการบล็อกการตั้งค่าที่สำคัญบางอย่างใน Microsoft 365 ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยการแบ่งปันของผู้เยี่ยมชม ขอบคุณที่อ่าน. โปรดติดต่อเราในส่วนความคิดเห็นเพื่อขอความช่วยเหลือใด ๆ