ผู้ใช้ภายนอกและการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams: คู่มือฉบับสมบูรณ์

Microsoft Teams คือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์แบบครบวงจรที่ไม่เชื่อเรื่องอุปกรณ์สำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 ด้วยนโยบายสิทธิ์แบบเปิดและยืดหยุ่น Teams ช่วยให้คุณสื่อสารและแบ่งปันเนื้อหากับผู้ใช้รายอื่นทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

อย่างไรก็ตาม การทำงานร่วมกันภายนอกทำให้เกิดข้อกังวลด้านความปลอดภัย รวมถึงความเสี่ยงของการแชร์ไฟล์ที่ไม่มีการควบคุมและการรั่วไหลของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โชคดีที่ Microsoft มีตัวเลือกการกำหนดค่ามากมายที่ให้วิธีการที่ปลอดภัยแก่คุณในการทำให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึงสภาพแวดล้อม Teams บางส่วนได้

ในสถานที่ทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปซึ่งต้องอาศัยการสื่อสารระยะไกล คุณสามารถใช้ Teams เพื่อใช้ประโยชน์จากพลังของระบบคลาวด์ได้โดยไม่กระทบต่อความปลอดภัย บทความนี้จะแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยสำหรับการกำหนดค่าความสามารถในการแชร์ภายนอกของทีม

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมและการเข้าถึงภายนอกใน Microsoft Teams แตกต่างกันอย่างไร

Microsoft มีวิธีที่แตกต่างกันสองวิธีในการสื่อสารและทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอก Microsoft Teams คุณสามารถใช้วิธีการเข้าถึงทั้งสองอย่างหรือทั้งสองอย่างก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการการทำงานร่วมกันภายนอกของคุณ

• การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม — อนุญาตให้ผู้ใช้จากภายนอกองค์กรกลายเป็นสมาชิกในทีมที่เกือบเต็มความสามารถ ซึ่งสามารถโทรออก เข้าร่วมการแชท จัดการประชุม และเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ เจ้าของทีมสามารถเพิ่มแขกได้เป็นรายบุคคล ใช้การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมเมื่อคุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกในการเข้าถึงกิจกรรม Teams ช่องทาง และทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันในฐานะสมาชิกทีมดั้งเดิม
• การเข้าถึงจากภายนอก (fการแก้ไข): อนุญาตให้ผู้ใช้ Teams ในโดเมนภายนอกที่ระบุสามารถค้นหา แชท โทร และส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมไปยังผู้คนในโดเมนของคุณ องค์กร. ผู้ใช้ที่เชื่อมโยงจากภายนอกไม่สามารถเข้าถึงกิจกรรมหรือทรัพยากร Teams ภายในของคุณได้ ใช้การเข้าถึงจากภายนอกเมื่อคุณต้องการเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันกับผู้ใช้ภายนอกบน Skype for Business หรือเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเนื้อหาของ Teams

หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงเหล่านี้ โปรดดูแผนภูมิเปรียบเทียบนี้

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในทีม Microsoft

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมคือความสามารถทั่วทั้งผู้เช่าใน Teams ที่ถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น

เมื่อเปิดใช้งานการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม ทุกคนภายนอกองค์กรของคุณที่มีบัญชีอีเมลธุรกิจหรือผู้บริโภคสามารถกลายเป็นผู้เยี่ยมชมได้ แขกที่มีสิทธิ์จะได้รับคำเชิญทางอีเมลจากเจ้าของทีม เมื่อพวกเขาแลกคำเชิญโดยคลิก เปิด Microsoft Teams พวกเขาจะถูกเพิ่มเข้าไปในทีมโดยมีสิทธิ์ผู้ใช้ที่เป็นแขก

ความสามารถในการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams

แขกสามารถแชท โทรออก และมีส่วนร่วมในการสนทนาทางช่อง พวกเขายังสามารถสร้างช่องและแชร์ไฟล์ได้ อย่างไรก็ตาม แขกไม่สามารถเข้าถึงฟังก์ชันอื่นๆ ที่สมาชิกในทีมขององค์กรใช้งานได้ เช่น OneDrive for Business และปฏิทิน Teams

หากต้องการทราบรายการความสามารถและข้อจำกัดของผู้ใช้ทั่วไปทั้งหมดใน Teams โปรดดูตารางความสามารถนี้

เจ้าของทีมสามารถเพิ่มแขกได้มากเท่าที่ต้องการ จนถึงขีดจำกัดที่กำหนดโดยสิทธิ์การใช้งาน Azure Active Directory (Azure AD) ของคุณ การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมอยู่ภายใต้ขีดจำกัดบริการใน Azure AD และ Microsoft 365 (เดิมชื่อ Office 365)

เพื่อความปลอดภัย Microsoft จะครอบคลุมบัญชีผู้เยี่ยมชมของ Teams ด้วยการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการป้องกันการตรวจสอบแบบเดียวกับที่ใช้ในที่อื่นใน Microsoft 365

การจัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams

หากต้องการเปิดใช้งานและจัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Teams คุณต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือผู้ดูแลระบบของทีม เมื่อเปิดการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมแล้ว จะใช้เวลา 2-24 ชั่วโมงก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับผู้เช่า Microsoft 365 ของคุณโดยสมบูรณ์

มีพอร์ทัลการกำหนดค่าแยกกันสี่พอร์ทัลที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมใน Teams แต่ละพอร์ทัลจะควบคุมระดับการอนุญาตที่แตกต่างกันของประสบการณ์แขก:

• Azure AD — ให้สิทธิ์การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในระดับไดเร็กทอรี ผู้เช่า และแอปพลิเคชัน
• กลุ่ม Microsoft 365 — ให้สิทธิ์ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงกลุ่มและทีม Microsoft 365 (แต่ละทีมใน Teams สร้างขึ้นจากกลุ่ม Microsoft 365 พื้นฐาน)
• Microsoft Teams — อนุญาตการเข้าถึง Teams ของผู้เยี่ยมชมเท่านั้น
• SharePoint Online และ OneDrive for Business: ให้สิทธิ์ผู้เยี่ยมชมเข้าถึง SharePoint, OneDrive, กลุ่ม Microsoft 365 และ Teams (การกำหนดค่า SharePoint ควบคุมประสบการณ์การแชร์ไฟล์สำหรับผู้เยี่ยมชมใน Teams)

การกำหนดค่าการเข้าถึงของแขกในแต่ละพอร์ทัลมีการขึ้นต่อกันและผลกระทบต่อการกำหนดค่าในพอร์ทัลอื่น ตามระดับการอนุญาต ตัวอย่างเช่น หากคุณปิดใช้งานการแชร์ภายนอกในระดับ Azure AD การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมจะถูกปิดใช้งานใน Teams หากคุณเปิดใช้งานการแชร์ใน Azure AD และการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในศูนย์การจัดการ Teams แต่ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint ผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าร่วมทีมได้ แต่จะมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของทีมที่แชร์อย่างจำกัด

วิธีกำหนดค่าการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในศูนย์การจัดการทีม

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานและตั้งค่าสิทธิ์ของผู้เยี่ยมชมในศูนย์การจัดการ Teams:

1. เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ Teams โดยใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Teams
2. ไปที่ การตั้งค่าทั่วทั้งองค์กร > การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม
3. สลับ อนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงใน Microsoft Teams เป็น เปิด การตั้งค่านี้ช่วยให้สามารถเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมได้
4. ใช้การควบคุมภายใต้ส่วนการโทร การประชุม และ การรับส่งข้อความ เพื่อปรับแต่งความสามารถเฉพาะที่มอบให้แก่แขก ความสามารถที่กำหนดค่าได้ ได้แก่ :

• การโทรแบบเพียร์ทูเพียร์ส่วนตัว
• การใช้วิดีโอ IP ในการโทรและการประชุม
• การแชร์หน้าจอ
• ประชุมทันที (ให้ผู้ใช้เริ่มการประชุมได้ทันทีจากบริบทของการสนทนา)
• การแก้ไขข้อความที่ส่ง
• แชท
• Giphy (ให้ผู้ใช้แชร์ GIF แบบเคลื่อนไหวของการจัดระดับเนื้อหาที่ระบุ)
• การใช้ Meme ในการสนทนา
• การใช้สติกเกอร์ในการสนทนา

5. คลิก บันทึก เพื่อใช้การกำหนดค่า

การเข้าถึงภายนอกใน Microsoft Teams

ตามค่าเริ่มต้น การเข้าถึงจากภายนอกจะถูกเปิดใช้งานโดยสมบูรณ์ใน Teams ทั่วทั้งผู้เช่า การตั้งค่าเริ่มต้นของ "สหพันธรัฐแบบเปิด" ช่วยให้ผู้ใช้ Teams ในโดเมนภายนอกสามารถค้นหาและติดต่อสมาชิกทีมในองค์กรของคุณโดยใช้ที่อยู่อีเมล

การกำหนดค่าการเข้าถึงภายนอกสามแบบคือ:

• เปิดสหพันธรัฐ (การตั้งค่าเริ่มต้น) — อนุญาตการเข้าถึงจากภายนอกจากโดเมนใดก็ได้
• อนุญาตเฉพาะโดเมน — อนุญาตการเข้าถึงภายนอกจากโดเมนที่ระบุเท่านั้น
• บล็อกโดเมนที่ระบุ — บล็อกการเข้าถึงภายนอกจากโดเมนที่ระบุและอนุญาตการเข้าถึงจากโดเมนอื่นทั้งหมด

หากต้องการเปลี่ยนการกำหนดค่าการเข้าถึงภายนอกจากการตั้งค่าเริ่มต้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ในศูนย์การจัดการ Microsoft Teams ให้ไปที่ การตั้งค่าทั่วทั้งองค์กร > การเข้าถึงภายนอก
2. สลับ ผู้ใช้สามารถสื่อสารกับผู้ใช้ Skype for Business และ Teams คนอื่นๆ สลับเป็น เปิด
3. หากต้องการอนุญาตหรือบล็อกโดเมนใดโดเมนหนึ่ง ให้คลิก เพิ่มโดเมน ระบุชื่อโดเมนและเพิ่มลงในรายการอนุญาตหรือบล็อก
4. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณเพิ่งกำหนดค่าสหพันธรัฐขาออก
5. ทำงานร่วมกับผู้ดูแลระบบ Teams ในองค์กรอื่นเพื่อกำหนดค่าสหพันธรัฐขาเข้า ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเพิ่มโดเมนธุรกิจของคุณลงในรายการอนุญาต
6. ทดสอบการกำหนดค่าโดยใช้แอป Teams เพื่อค้นหาและส่งคำขอแชทไปยังผู้ใช้ Teams ภายนอกที่ติดต่อกับภายนอก และให้ผู้ใช้ภายนอกส่งคำขอแชท Teams ถึงคุณ หากคุณแต่ละคนได้รับคำขอ คุณจะรู้ว่าการกำหนดค่าสหพันธรัฐสำเร็จแล้ว

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยสำหรับผู้เยี่ยมชมและการเข้าถึงภายนอกใน Microsoft Teams

ปฏิบัติตามเคล็ดลับพื้นฐานเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการรักษาความปลอดภัยและการจัดการการเข้าถึงของแขกและการเข้าถึงทีมขององค์กรของคุณจากภายนอก:

• บังคับใช้หลักการของสิทธิ์ขั้นต่ำ: ให้สิทธิ์อนุญาตแขกขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับสมาชิกในทีมเนทิฟและแขกเพื่อทำงานให้เสร็จ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการแชร์ของคุณในกลุ่ม Microsoft 365, SharePoint Online และศูนย์การจัดการ Microsoft 365 รองรับระดับสิทธิ์ของผู้เยี่ยมชมที่ต้องการ
• กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เชิญแขกเข้าสู่ Teams ไม่ว่าจะเป็นผู้ดูแลระบบ ผู้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ หรือแม้แต่แขก โดยกำหนดการตั้งค่าการทำงานร่วมกันภายนอกใน Azure AD
• อีกวิธีในการจำกัดจำนวนผู้ใช้ที่สามารถเชิญแขกได้คือการกำหนดกลุ่ม Microsoft 365 ที่ประกอบด้วยเฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการสร้างกลุ่ม เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถสร้างทีมและเพิ่มสมาชิกหรือแขกได้

• กำหนดค่าการอนุญาตแขกสำหรับแต่ละทีม:

  1. ในแอป Teams คลิก ทีม ใน Ribbon ด้านซ้าย
  2. เลือกทีมและไปที่ตัวเลือกเพิ่มเติม (...) > จัดการทีม
  3. ไปที่ การตั้งค่า > การอนุญาตของแขก และใช้การตั้งค่าเพื่อกำหนดจำนวนการควบคุมของแขกในช่องทางของทีม
• ปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลโดยการจัดประเภทเนื้อหาของคุณโดยใช้โซลูชันเช่น Netwrix Data Classification ซึ่งช่วยให้คุณสร้างขั้นตอนการทำงานที่ควบคุมว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสามารถและไม่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ที่ไหน
• ปิดการใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่ควรเก็บไว้ในบ้าน
• หากต้องการเพิ่มหรือลบผู้เยี่ยมชมออกจากทีม ให้ใช้ไคลเอ็นต์ Teams แทนพอร์ทัลการกำหนดค่าอื่นเสมอ เช่น ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 การใช้ไคลเอ็นต์ Teams ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนแปลงในการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมจะเรียงซ้อนกับแอปอื่นๆ ที่ขึ้นต่อกันอย่างถูกต้อง

คำถามที่พบบ่อย

การเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชมใน Microsoft Teams คืออะไร

การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมเป็นช่องทางให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณเข้าร่วม Teams เพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกับผู้ใช้ Teams ดั้งเดิมของคุณ

Microsoft Teams อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกหรือไม่

ใช่. แขกคือผู้ใช้ภายนอกที่สามารถเข้าร่วมกิจกรรม Teams ได้

แขกสามารถทำอะไรได้บ้างใน Microsoft Teams

ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ดูแลระบบ Teams กำหนดค่าความสามารถของผู้เยี่ยมชม ผู้เยี่ยมชมสามารถแชท โทรออก และโพสต์ข้อความในการสนทนาทางแชนเนล พวกเขายังสามารถสร้างและลบช่องและแชร์ไฟล์กับสมาชิกในทีมได้