OneDrive สำหรับการรักษาความปลอดภัยทางธุรกิจ: ความลึกลับได้รับการแก้ไขแล้ว

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา องค์กรต่างๆ ได้ค่อยๆ นำเทคโนโลยีคลาวด์ไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่หลากหลาย โดยปกติแล้วบริการคลาวด์ที่ใช้เป็นอันดับแรกคือการจัดเก็บไฟล์ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจทั้งหมดตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่สามารถควบคุมต้นทุนพร้อมทั้งรับประกันความพร้อมใช้งานสูงของข้อมูล สองตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์มาจาก Microsoft: Microsoft OneDrive มีไว้สำหรับลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจและมาเป็นส่วนหนึ่งของบริการอีเมล OneDrive for Business ได้รับการออกแบบมาสำหรับบริษัทต่างๆ ตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ของ Microsoft โดยปกติจะเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Office 365

เมื่อเลือกบริการไฟล์บนคลาวด์ องค์กรจะพิจารณาปัจจัยหลายประการ เช่น ต้นทุน ที่ตั้งศูนย์ข้อมูล ประสิทธิภาพ ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล และการบูรณาการกับแพลตฟอร์มอื่นๆ หัวข้อสำคัญประการหนึ่งที่มักถูกมองข้ามคือความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม บ่อยครั้งที่ธุรกิจต่างๆ ไว้วางใจบริการเหล่านี้เพียงเพราะผู้ขายอ้างว่าพวกเขาปลอดภัย เมื่อพวกเขาควรตรวจสอบการควบคุมความปลอดภัยบนคลาวด์ที่มีอยู่ด้วยตนเอง การรู้ว่าข้อมูลที่ธุรกิจของคุณเป็นเจ้าของมีความปลอดภัยเพียงใดควรเป็นเกณฑ์อันดับหนึ่งในการเลือกบริการจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์

ที่นี่ ฉันจะตรวจสอบฟีเจอร์ความปลอดภัยที่สำคัญของ OneDrive for Business และเสนอแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดห้าประการที่สำคัญสำหรับการรักษาข้อมูลขององค์กรของคุณให้ปลอดภัย

OneDrive for Business ปลอดภัยแค่ไหน?

ตั้งแต่วันแรก Microsoft รับประกันว่า OneDrive for Business มีฟีเจอร์ความปลอดภัยที่จำเป็น ตั้งแต่การรับรองความถูกต้องและการควบคุมไปจนถึงที่เก็บข้อมูลที่เข้ารหัส และนับตั้งแต่นั้นมา Microsoft ได้ทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงการควบคุมความปลอดภัยใน OneDrive for Business เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่เข้มงวดที่สุด

คุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่สำคัญ

การเข้ารหัสข้อมูล

การสื่อสารทั้งหมดกับบริการ OneDrive for Business ได้รับการป้องกันโดยใช้ SSL/TLS:

• การเชื่อมต่อ SSL ทั้งหมดที่ใช้สำหรับการสื่อสารไปยัง OneDrive for Business ผ่านอินเทอร์เน็ตนั้นสร้างขึ้นโดยใช้คีย์ 2048 บิต
• การเคลื่อนย้ายข้อมูลระหว่างศูนย์ข้อมูลจะถูกส่งผ่านเครือข่ายส่วนตัวและได้รับการป้องกันเพิ่มเติมด้วยการเข้ารหัส

คุณสมบัติทั้งสองนี้ช่วยให้แน่ใจว่าเมื่อคุณเข้าถึงทรัพยากรเนื้อหาของคุณ หรือเมื่อข้อมูลของคุณถูกจำลองไปยังศูนย์ข้อมูลอื่น ๆ การป้องกันจะยังคงมีอยู่

ประการที่สอง ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเข้ารหัสเมื่อไม่ได้ใช้งานโดยใช้การเข้ารหัสระดับดิสก์ด้วย BitLocker รวมกับการเข้ารหัสต่อไฟล์ของเนื้อหาจริง การเข้ารหัสต่อไฟล์มีประสิทธิภาพเป็นพิเศษ เนื่องจากไฟล์ที่เข้ารหัสแต่ละไฟล์มีคีย์การเข้ารหัสที่ไม่ซ้ำกัน และการอัปเดตไฟล์ในภายหลังทุกครั้งจะถูกเข้ารหัสโดยใช้คีย์นั้น คีย์การเข้ารหัสอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างจากเนื้อหา การเข้ารหัสใช้ Advanced Encryption Standard (AES) พร้อมคีย์ 256 บิต และมีข้อร้องเรียนกับ Federal Information Processing Standard (FIPS) 140-2

ส่วนสุดท้ายของการเข้ารหัสจะอยู่ภายในฐานข้อมูลเนื้อหา SQL ที่เก็บแผนที่ที่จำเป็นในการค้นหาและประกอบเนื้อหาทั้งหมดอีกครั้ง รวมถึงคีย์ที่จำเป็นในการถอดรหัสข้อมูลทั้งหมด

สิทธิ์ของผู้ใช้และการแบ่งปัน

ผู้ดูแลระบบส่วนกลางและผู้ดูแลระบบ SharePoint สามารถจัดการ OneDrive for Business ผ่านทาง OneDrive Admin Center ซึ่งสามารถกำหนดการกำหนดค่าและการตั้งค่าการแชร์ขององค์กรและสิทธิ์พื้นฐานได้ ภายในชุดโปรแกรม Microsoft Office 365 มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งระหว่าง OneDrive for Business และ SharePoint Online; ตำแหน่งที่ตั้ง OneDrive แต่ละแห่งนั้นเป็นไซต์คอลเลกชันภายใน SharePoint Online ด้วยเหตุนี้ การจัดการความปลอดภัยและสิทธิ์ของ OneDrive for Business จึงเหมือนกับการจัดการ SharePoint

ศูนย์การจัดการ OneDrive มีการตั้งค่าการแชร์ที่ควบคุมลิงก์การแชร์ทั้งหมด ภายในหมวดหมู่ลิงก์เริ่มต้น ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดประเภทของลิงก์ที่ใช้เป็นค่าเริ่มต้นเมื่อผู้ใช้แชร์รายการ:

• แชร์ได้ — ถ้าทุกคนอนุญาตให้แชร์ภายนอกใน SharePoint Online ได้ การตั้งค่านี้จะพร้อมใช้งาน การตั้งค่านี้ทำให้ทุกคนที่มีลิงก์เข้าถึงลิงก์ได้
• ภายใน — การตั้งค่านี้ทำให้เฉพาะผู้ใช้ภายในองค์กรเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงลิงก์ได้ หากอนุญาตให้แชร์กับภายนอก ผู้ใช้จะต้องเลือกประเภทลิงก์ทุกครั้งที่แชร์ไฟล์
• โดยตรง — ลิงก์เหล่านี้สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ระบุเมื่อผู้ใช้สร้างลิงก์เท่านั้น ใช้ประเภทนี้เพื่อแชร์กับแขกที่จะต้องตรวจสอบสิทธิ์หรือกับบุคคลกลุ่มเล็กๆ ในองค์กรของคุณ

สิทธิ์การแบ่งปันภายนอกมีให้ในระดับสากล ไซต์คอลเลกชัน และระดับผู้ใช้ OneDrive for Business มีการควบคุมแบบละเอียดที่ช่วยให้คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แต่ละรายแชร์เนื้อหาได้ การใช้แถบเลื่อนใน OneDrive Admin Center คุณสามารถปรับระดับสิทธิ์สำหรับ SharePoint Online และ OneDrive for Business การแชร์ไฟล์ภายนอกได้อย่างละเอียดเพื่อให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ

การซิงโครไนซ์เนื้อหา

หนึ่งในคุณสมบัติที่น่าสนใจที่สุดของ OneDrive for Business คือความสามารถในการซิงค์เนื้อหากับอุปกรณ์หลายเครื่อง OneDrive for Business ให้บริการไฟล์ตามความต้องการซึ่งมีสถานะไฟล์ที่แตกต่างกันสามสถานะ ดังนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าควรเก็บเนื้อหาที่กำหนดไว้แบบออนไลน์เท่านั้น พร้อมใช้งานภายในเครื่อง หรือพร้อมใช้งานตลอดเวลา

ศูนย์การจัดการ OneDrive ช่วยให้คุณสามารถควบคุมไคลเอ็นต์การซิงค์ OneDrive เพิ่มเติมได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถจำกัดการซิงค์กับอุปกรณ์ที่เข้าร่วมโดเมนเท่านั้น หรือบล็อกการซิงค์ไฟล์บางประเภทได้

ข้อจำกัดที่เข้มงวดยิ่งขึ้นก็สามารถนำมาใช้ได้โดยใช้นโยบายที่นำเสนอโดย Microsoft Intune หากคุณใช้ OneDrive for Business บนอุปกรณ์ขององค์กร เช่น แล็ปท็อป Windows 10 คุณยังสามารถใช้นโยบายกลุ่ม Active Directory เพื่อจำกัดการซิงโครไนซ์เพิ่มเติมได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแจ้งให้ผู้ใช้ Windows 10 ย้ายไฟล์ในเครื่องไปยัง OneDrive for Business

นโยบายการปกป้องข้อมูลและการป้องกันข้อมูลสูญหาย

หากคุณจัดเก็บไฟล์ในบริการจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ รวมถึง OneDrive for Business คุณจะต้องสร้างนโยบายที่ควบคุมประเภทของเนื้อหาที่สามารถจัดเก็บและแชร์ได้ OneDrive for Business มีฟังก์ชันการป้องกันหลักห้าฟังก์ชัน:

• ดำเนินการค้นหาบันทึกการตรวจสอบของกิจกรรม
• ใช้นโยบายการป้องกันข้อมูลสูญหาย
• ใช้นโยบายการเก็บรักษา
• สร้างและจัดการกรณี eDiscovery
• สร้างการแจ้งเตือนสำหรับกิจกรรมเฉพาะ

นโยบายการป้องกันข้อมูลสูญหายเป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมการไหลของข้อมูลภายในระบบจัดเก็บไฟล์ โดยเฉพาะข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลพนักงานส่วนบุคคลหรือลูกค้า นโยบายเหล่านี้ใช้กฎเพื่อระบุหมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคม หมายเลขใบขับขี่ และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนประเภทอื่นๆ แต่ละนโยบายสามารถแก้ไขได้ตามวิธีการแชร์เนื้อหา ตัวอย่างเช่น มีกฎที่สามารถบล็อกการเข้าถึงเนื้อหาที่มีหมายเลขประกันสังคมหากมีการแชร์กับภายนอก หรือบล็อกการเข้าถึงเนื้อหาที่มีข้อมูลธนาคารและที่แบ่งปันภายในองค์กร

เคล็ดลับในการปรับปรุง OneDrive for Business Security

แม้ว่า Microsoft จะให้การป้องกันที่ดีเยี่ยม แต่หลายองค์กรก็ไม่ทราบว่ามีอะไรบ้างหรือไม่ทราบแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะนำไปปฏิบัติ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับสำคัญห้าประการในการปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลใน OneDrive for Business:

• กำหนดและใช้นโยบายการป้องกันข้อมูลสูญหายเพื่อควบคุมการไหลของข้อมูล
• ตั้งค่าทั้งไซต์คอลเลกชันและข้อจำกัดผู้ใช้สำหรับการแชร์เนื้อหา
• กำหนดและใช้นโยบายด้านอุปกรณ์เพื่อจำกัดการเข้าถึงและการซิงโครไนซ์
• ใช้ฟีเจอร์ที่มีให้โดยบริการ Azure ที่มีขนาดใหญ่กว่าเพื่อปกป้อง OneDrive for Business เช่น นโยบายการปกป้องข้อมูลขั้นสูงและการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข
• เพิ่มการบันทึกและการตรวจสอบ OneDrive for Business แบบเนทีฟด้วยซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่นเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของผู้ใช้ได้ดียิ่งขึ้น

บทสรุป

ด้วยการทำความเข้าใจฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยของ OneDrive for Business และการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดห้าประการนี้ คุณจะสามารถเข้าใจพฤติกรรมของผู้ใช้และผู้ดูแลระบบในองค์กรของคุณได้ดีขึ้น จัดการปัญหาด้านความปลอดภัยได้ทันท่วงที และผ่านการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อบังคับ