จะกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาใน OneDrive for Business ได้อย่างไร
ความต้องการ: เพิ่มระยะเวลาการเก็บรักษาของ OneDrive for Business
วิธีกำหนดค่าการเก็บรักษาผู้ใช้ที่ถูกลบของ OneDrive for Business
ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การใช้งาน SharePoint Online จะได้รับไซต์ OneDrive for Business เพื่อจัดเก็บเนื้อหาใน Office 365 เมื่อผู้ใช้ออกจากบริษัท บัญชีผู้ใช้จะถูกลบออกจาก Active Directory และจะได้รับการซิงโครไนซ์กับสภาพแวดล้อม Microsoft 365 จากนั้นงานล้างข้อมูล OneDrive จะรัน และไซต์ OneDrive จะถูกทำเครื่องหมายเพื่อลบ เมื่อมีการกำหนดเวลาการลบไซต์คอลเลกชัน OneDrive for the Business ความเป็นเจ้าของของไซต์จะถูกโอนไปยังผู้จัดการของผู้ใช้ ในกรณีที่คุณสมบัติผู้จัดการหายไปสำหรับโปรไฟล์บัญชีผู้ใช้ที่กำลังถูกลบ งานล้างข้อมูล OneDrive จะพยายามส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยัง "เจ้าของรอง" หากมีการเติมข้อมูลไว้
ผู้จัดการหรือเจ้าของรองจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับไซต์ OneDrive และ OneDrive จะถูกลบเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บรักษา พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลครั้งที่สองเจ็ดวันก่อนที่ระยะเวลาเก็บรักษาจะหมดอายุ หลังจาก 7 วัน OneDrive สำหรับผู้ใช้ที่ถูกลบจะถูกย้ายไปยังถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชันและเก็บไว้อีก 93 วัน ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับไซต์ OneDrive ที่ทำเครื่องหมายเพื่อลบคือ 30 วัน คุณสามารถขยายระยะเวลาการเก็บรักษาได้ในศูนย์การจัดการ OneDrive หรือโดยใช้ PowerShell
กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาใน OneDrive for Business
หากต้องการกำหนดจำนวนวันที่จะคงไซต์ OneDrive ไว้หลังจากที่บัญชีผู้ใช้ถูกทำเครื่องหมายเพื่อลบ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ SharePoint ที่ https://โดเมนของคุณ-Admin.SharePoint.com
- คลิกที่ลิงค์ "การตั้งค่า" ใต้การนำทางด้านซ้าย
ในหน้าการตั้งค่า คลิก "การเก็บรักษา" ถัดจากแอป "OneDrive" การตั้งค่าการเก็บรักษามีจำนวนวันที่จะรักษา OneDrive หลังจากบัญชีผู้ใช้ถูกลบ
- ป้อนจำนวนวันที่คุณต้องการเก็บรักษาไซต์ OneDrive หลังจากที่บัญชีผู้ใช้ถูกทำเครื่องหมายเพื่อลบใน "วันที่จะเก็บไฟล์ใน OneDrive หลังจากที่บัญชีผู้ใช้ถูกทำเครื่องหมายเพื่อลบ" ค่าต่ำสุดสำหรับการตั้งค่านี้คือ 30 วัน และค่าสูงสุดคือ 3650 วัน (10 ปี)
PowerShell เพื่อตั้งค่าระยะเวลาการเก็บรักษาของ OneDrive for Business
คุณสามารถกำหนดค่าระยะเวลาที่จะเก็บไฟล์ไว้ได้หลังจากที่ผู้ใช้ถูกทำเครื่องหมายเพื่อลบโดยใช้ Set-SPOtenant PowerShell cmdlet การตั้งค่าจะมีผลจริงๆ สำหรับผู้ใช้รายถัดไปที่ถูกลบ และการนับจะถูกนับทันทีที่บัญชีผู้ใช้ถูกลบในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 มากำหนดค่านโยบายการเก็บรักษาสำหรับ OneDrive for Business สำหรับผู้ใช้ที่ถูกลบเป็น 90 วัน
#Parameters
$TenantAdminURL = "https://crescent-admin.sharepoint.com"
#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url $TenantAdminURL -Credential (Get-Credential)
#Set onedrive for business retention period
Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod 90
เมื่อถึงระยะเวลาการเก็บรักษา ไซต์ OneDrive จะถูกย้ายไปยังถังรีไซเคิลและอยู่ที่นั่นเป็นเวลา 93 วัน จากนั้นจะถูกลบออกอย่างถาวร (หากไม่ได้รับการกู้คืนโดยผู้ดูแลระบบ!) เอกสารประกอบของ Microsoft: https://docs.microsoft.com/en-us/onedrive/set-retention
โดยสรุป การตั้งค่าระยะเวลาการเก็บรักษาใน OneDrive for Business สามารถช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบและปลอดภัยได้ กระบวนการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาใน OneDrive for Business นั้นค่อนข้างง่ายและสามารถทำได้ผ่านศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือ PowerShell ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น