OneDrive for Business คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร

OneDrive และ OneDrive for Business อาจใช้ชื่อเดียวกัน แต่จะแตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน OneDrive for Business ไม่ใช่เพียง OneDrive เวอร์ชันมืออาชีพเท่านั้น มีสิ่งสำคัญที่แยกพวกเขาออกจากกัน ไม่ว่าคุณจะต้องปรับใช้ OneDrive หรือ OneDrive for Business ก็ตามนั้นจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณตั้งใจจะจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และวิธีที่คุณจะเข้าถึงมัน

OneDrive คืออะไร?

OneDrive พูดง่ายๆ ก็คือที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีอยู่ใน Windows File Explorer ของคุณ คุณเกือบจะคุ้นเคยกับมันอย่างแน่นอน หากคุณใช้ File Server เนื่องจากเป็นตัวเลือกการบันทึกเริ่มต้น

OneDrive ช่วยให้คุณสามารถซิงค์และจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของคุณไว้ในที่เดียวและแชร์กับผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ส่วนบุคคลของคุณจากอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อผ่าน OneDrive

หากคุณสมัครบัญชี Microsoft ฟรี คุณจะสามารถเข้าถึง OneDrive โดยอัตโนมัติพร้อมพื้นที่เก็บข้อมูล 5GB นี่คือสิ่งที่ดูเหมือน:

OneDrive for Business (ODFB) คืออะไร

ก่อนอื่น ให้แยก OneDrive ออกจาก ODFB ในใจของคุณ พวกเขาไม่มีอะไรเหมือนกัน OneDrive for Business มุ่งเน้นไปที่ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันและทำงานร่วมกันในเอกสารกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ และได้รับการจัดการโดยองค์กร สิ่งที่ผู้ใช้แต่ละรายสามารถทำได้ในไลบรารีจะถูกควบคุมโดยผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันโดยสมบูรณ์

ผู้ใช้แต่ละคนมีที่เก็บข้อมูลส่วนตัว อย่างไรก็ตาม ODFB ขับเคลื่อนโดย SharePoint ต่างจาก OneDrive หากต้องการเข้าสู่ระบบ หากองค์กรใช้ AD หรือ Office 365 เพื่อสร้างไซต์ SharePoint ผู้ใช้จะต้องใช้รหัสผ่าน AD หรือ Office 365

เนื่องจากเป็น SharePoint จึงสามารถปรับใช้ภายในองค์กรได้หากจำเป็น และมีตัวเลือกเพิ่มเติมมากมายสำหรับผู้ดูแลระบบในการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

ODFB ยังแตกต่างจาก OneDrive สำหรับผู้ใช้ส่วนบุคคลในหลายๆ วิธี ซึ่งบางส่วนรวมถึงการตรวจสอบและการรายงานที่ดีขึ้น พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นอย่างมาก การบูรณาการที่ดีขึ้นกับ Office 365 for Business และผลิตภัณฑ์ Microsoft บนคลาวด์อื่นๆ

ด้านล่างนี้เป็นคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณประโยชน์ของมัน

ประโยชน์ของ OneDrive สำหรับธุรกิจ

การแชร์ไฟล์และการอนุญาต

ODFB ให้การควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้นว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารใดบ้าง และการดำเนินการที่สามารถทำได้กับเอกสารเหล่านั้น คุณสามารถกำหนดวันหมดอายุของลิงก์ที่แชร์ จัดการโดเมนการแชร์ภายนอก และจำกัดการแชร์ภายนอกสำหรับผู้ใช้บางรายได้ ธุรกิจยังสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการตรวจสอบคำเชิญการแชร์ภายนอก

การจัดเก็บข้อมูล

OneDrive for Business มอบพื้นที่ให้กับผู้ใช้ทางธุรกิจสูงสุด 1 เทราไบต์ (TB) ในแต่ละพื้นที่ ซึ่งมากกว่าพื้นที่ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่เคยใช้มาก อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่าตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลที่คุณซิงค์จาก OneDrive จะถูกจัดเก็บไว้ในไดรฟ์ในเครื่องของคุณ

โดยปกติแล้ว หากคุณกำลังซิงค์ข้อมูลจำนวนมาก และหากคุณมีพื้นที่บนฮาร์ดดิสก์จำกัด คุณอาจประสบปัญหาได้ โชคดีที่ ODFB มีตัวเลือกให้คุณควบคุมข้อมูลที่จะซิงค์กับโฟลเดอร์ OneDrive ส่วนตัวของคุณ

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดจำนวนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่พนักงานของตนใช้ได้อย่างง่ายดายโดยไปที่หน้าตัวชี้วัดการจัดเก็บข้อมูล แน่นอนว่าสิ่งนี้ไม่ได้ให้ข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับจำนวนพื้นที่จัดเก็บข้อมูลตามคำแนะนำของพนักงาน

การค้นหาและการป้องกันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ด้วยใบอนุญาตบางประเภท ธุรกิจสามารถค้นหาเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนใน SharePoint Online และ OneDrive for Business ได้ ODFB รับรู้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน 51 ประเภท ซึ่งรวมถึงหมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขหนังสือเดินทาง และหมายเลขประกันสังคม

ภายใน ODFB ธุรกิจสามารถตั้งค่านโยบายความปลอดภัยขั้นพื้นฐานและสร้างรายงานสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ ธุรกิจยังสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าอุปกรณ์ใดบ้างที่สามารถเข้าถึงข้อมูลของตน และที่อยู่ IP และโดเมนที่ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับ OneDrive ได้

ODFB สำหรับมือถือ

แอปพลิเคชันโทรศัพท์มือถือ OneDrive for Business มอบประสบการณ์การใช้งานที่ยอดเยี่ยมและพร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์ Android และ iOS แอปพลิเคชันมือถือช่วยให้ผู้ใช้สามารถแชร์ ย้าย ลบ และดูเอกสารได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะออฟไลน์ก็ตาม

คุณสมบัติที่น่าสนใจอย่างหนึ่งของแอปมือถือ ODFB คือความสามารถในการสร้างคำอธิบายประกอบแบบอินไลน์ให้กับเอกสาร PDF ซึ่งรวมถึงการวาด การไฮไลต์ และการแสดงความคิดเห็น

การควบคุมเวอร์ชัน

ODFB มีการควบคุมเวอร์ชันซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมง่ายขึ้นมาก ประโยชน์ของการกำหนดเวอร์ชันคือช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบหรือกู้คืนเอกสารหรือไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าได้ และช่วยให้มองเห็นได้ว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงอะไร และเมื่อใด

ตามค่าเริ่มต้น ODFB จะเก็บเอกสาร 25 เวอร์ชันล่าสุดไว้ อย่างไรก็ตาม หมายเลขนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในการตั้งค่า หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ ผู้ดูแลระบบจะต้องเปิดการกำหนดเวอร์ชันเอกสารในแผงควบคุม

หากคุณต้องการดูว่า Lepide ช่วยตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับ OneDrive for Business และรับประกันความปลอดภัยได้อย่างไร ให้กำหนดเวลาการสาธิตกับวิศวกรของเราวันนี้เลย