การรับสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ดูแลระบบไปยัง OneDrive for Business ของผู้ใช้

OneDrive for Business เป็นโซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยสำหรับการสื่อสารระยะไกล การเข้าถึงระยะไกล และการแชร์ไฟล์ส่วนตัวที่สะดวกสบาย แท้จริงแล้ว ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน OneDrive จะเป็นส่วนตัวตามค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้จะควบคุมการเข้าถึงไฟล์ที่พวกเขาอัปโหลด เพื่อให้พนักงานคนอื่นมองเห็นได้เฉพาะในกรณีที่เจ้าของ OneDrive แชร์เท่านั้น แม้แต่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ดูแลระบบส่วนกลางก็ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ เว้นแต่เจ้าของบัญชี OneDrive จะให้สิทธิ์ที่เหมาะสมแก่พวกเขา

การขาดการเข้าถึงที่เก็บข้อมูล OneDrive ของพนักงานทำให้เกิดปัญหาสำหรับผู้ดูแลระบบที่พยายามรับรองความปลอดภัยของข้อมูล เอกสารนี้จะอธิบายวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็น ตลอดจนวิธีที่การจัดประเภทข้อมูลจะช่วยให้คุณปรับปรุงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วทั้งสภาพแวดล้อมด้าน IT รวมถึง OneDrive

การเข้าถึง OneDrive for Business

มีเหตุผลหลายประการที่ทีมบริหาร OneDrive for Business ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย และผู้จัดการจำเป็นต้องเข้าถึง OneDrive ของพนักงานเป็นครั้งคราว:

การควบคุมการตั้งค่าการเข้าถึงเอกสารและไฟล์ที่ละเอียดอ่อน
อนุญาตให้เรียกค้นไฟล์เมื่อพนักงานออกจากองค์กร
ปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR และ CCPA
ดำเนินการคำขอ eDiscovery ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินคดีทางกฎหมายให้เสร็จสิ้น
ดูแลให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการใช้ข้อมูล

เนื้อหาที่เกี่ยวข้องที่ได้รับการคัดเลือก: OneDrive for Business Auditing and Reporting

ข่าวดีก็คือมีสามวิธีที่ทีมไอทีสามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive ของผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่เมื่อจำเป็น:

ผ่านทางศูนย์การจัดการ Microsoft 365
ผ่านทางศูนย์การจัดการ SharePoint Online
การใช้ PowerShell

การกำหนดค่าการเข้าถึงไฟล์ One Drive ผ่านทางศูนย์การจัดการ Microsoft 365

ตราบใดที่คุณเป็นผู้ดูแลระบบส่วนกลางของ Microsoft 365 ที่ ได้รับใบอนุญาต คุณสามารถเป็นเจ้าของ OneDrive ของผู้ใช้ได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ Microsoft 365 สำหรับผู้เช่าของคุณ
เลือกผู้ใช้ OneDrive ที่คุณต้องการไฟล์
เลื่อนลงไปที่การตั้งค่า OneDrive
คลิก เข้าถึงไฟล์ และให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่ตัวคุณเองในการตั้งค่า OneDrive
คลิกไฮเปอร์ลิงก์เพื่อเปิด OneDrive ในเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อเข้าถึง OneDrive ของผู้ใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบรอง

การกำหนดค่าการเข้าถึงไฟล์ผ่าน SharePoint Online Admin Center

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ศูนย์การจัดการ SharePoint Online เพื่อโอนความเป็นเจ้าของ OneDrive หรือควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยัง OneDrive ได้ดังต่อไปนี้:

เปิดหน้า “ฟีเจอร์เพิ่มเติม” ในศูนย์การจัดการ SharePoint และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ
ใต้โปรไฟล์ผู้ใช้ ให้เลือก เปิด
ใต้ผู้คน ให้เลือกจัดการโปรไฟล์ผู้ใช้
ป้อนชื่อผู้ใช้แล้วคลิก ค้นหา
คลิกขวาที่ชื่อผู้ใช้และเลือก จัดการเจ้าของไซต์คอลเลกชัน

เพิ่มผู้ดูแลระบบรองในผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

การกำหนดค่าการเข้าถึงไฟล์ของผู้ดูแลระบบคอลเลกชันไซต์ผ่าน PowerShell Cmdlets

ผู้ใช้แต่ละรายเป็นผู้ดูแลระบบคอลเลกชันไซต์ SharePoint สำหรับตำแหน่งที่ตั้ง OneDrive for Business ของตนเอง อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าเจ้าของไซต์คอลเลกชันผ่าน PowerShell โดยใช้สคริปต์ต่อไปนี้:

$ssODFBSite="<ODFB_Site_Url>"

$sSecondaryODFBAdmin ="<O365_User_To_Add>"

Set-SPOUser -Site $sODFBSite -LoginName $sSecondaryODFBAdmin -IsSiteCollectionAdmin $true

การจัดประเภทข้อมูลเพิ่มการป้องกันไปยังที่เก็บข้อมูล OneDrive for Business

แน่นอนว่าการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูล OneDrive ของผู้ใช้เมื่อจำเป็นนั้นไม่เพียงพอสำหรับการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด ที่เก็บข้อมูล OneDrive for Business ของพนักงานคนใดก็ตามอาจมีข้อมูลที่ได้รับการควบคุมหรือข้อมูลสำคัญทางธุรกิจซึ่งองค์กรจะต้องได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสมตลอดเวลา หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการได้รับการควบคุมคือการใช้การจัดประเภทข้อมูล

การจำแนกประเภทข้อมูลเป็นกระบวนการจัดหมวดหมู่และแท็กข้อมูลเพื่อให้สามารถเข้าถึงและป้องกันได้ง่าย การจัดประเภทข้อมูลที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณทราบได้อย่างชัดเจนว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน ดังนั้นคุณจึงใช้การควบคุมความปลอดภัยที่เหมาะสมกับข้อมูลนั้นได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเห็นว่าข้อมูลที่ควบคุมโดย GDPR ถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ OneDrive ของผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง คุณสามารถเพิ่มธงสีแดงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกย้ายไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลที่ได้รับอนุมัติ ยิ่งไปกว่านั้นคือโซลูชันการจำแนกข้อมูลที่คอยติดตามการละเมิดดังกล่าวอย่างต่อเนื่อง และทำให้กระบวนการแก้ไขเป็นแบบอัตโนมัติ

กระบวนการจำแนกข้อมูลดั้งเดิม

องค์กรต่างๆ มีตัวเลือกพื้นฐานหลายประการสำหรับการจัดประเภทข้อมูลในเครือข่ายของตน:

กระบวนการอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการค้นหาตามคำหลักและการใช้ประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
ตัวเลือกแบบแมนนวล ซึ่งรวมถึงการใช้ป้ายกำกับตามการกำหนดค่าการดูแลระบบ

ตัวเลือกทั้งสองนี้เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนที่พนักงานต้องทำซ้ำกับไฟล์และแหล่งข้อมูลหลายสิบหรือหลายร้อยประเภท กล่าวโดยย่อคือ กระบวนการเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ซ้ำซาก และซับซ้อนซึ่งมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยที่มีงานยุ่งก็มีภาระหน้าที่จำกัด ดังนั้นงานที่สำคัญเหล่านี้จึงไม่สำเร็จเลย

ปัญหาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือเนทีฟมีดังต่อไปนี้:

ฟังก์ชั่นนี้ไม่สามารถใช้ได้ในทุกแผนการสมัครสมาชิก
รองรับเฉพาะไฟล์ Office เท่านั้น
ป้ายกำกับไม่ใช่เรื่องง่ายในการปรับแต่ง
ไม่รองรับข้อมูลที่มีโครงสร้าง
การสนับสนุนแอปพลิเคชันและระบบของบุคคลที่สามมีจำกัดมาก

Netwrix นำเสนอโซลูชันการจำแนกข้อมูลอัจฉริยะ

การจัดประเภทข้อมูลของ Netwrix นำเสนอแนวทางที่ดีกว่า ทุกอย่างเริ่มต้นด้วยการจัดอนุกรมวิธานในตัวสำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนประเภททั่วไป เช่น GDPR และข้อมูลทางการเงิน พร้อมด้วยผู้จัดการการจัดอนุกรมวิธานที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนการจัดอนุกรมวิธานเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย หรือสร้างการจัดหมวดหมู่ของคุณเองเพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณ การจัดหมวดหมู่เหล่านี้ใช้เพื่อจัดประเภทข้อมูลโดยอัตโนมัติทั่วทั้งสภาพแวดล้อม IT ทั้งหมด — ข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างที่จัดเก็บไว้ในองค์กรหรือในระบบคลาวด์ รวมถึงเนื้อหาในที่เก็บข้อมูล OneDrive for Business ของผู้ใช้ การค้นหาคำแบบผสมและคุณลักษณะขั้นสูงอื่นๆ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงผลลัพธ์การจำแนกประเภทที่แม่นยำและเชื่อถือได้

นอกจากนี้ การจัดประเภทข้อมูลของ Netwrix ยังรายงานตำแหน่งของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่ปลอดภัยเท่านั้น และมีเพียงบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ แพลตฟอร์มดังกล่าวยังมีขั้นตอนการแก้ไขอัตโนมัติที่จะย้ายข้อมูลที่มีความเสี่ยงไปยังพื้นที่กักกันที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในข้อมูลของคุณ