วิธีจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน OneDrive และ SharePoint
ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น OneDrive ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ OneDrive นำเสนอการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นโดยอนุญาตให้คุณแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้อื่น แม้ว่าการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์จะช่วยเพิ่มการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก แต่การตรวจสอบผู้ที่สามารถเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ของคุณถือเป็นสิ่งสำคัญ การแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตอาจส่งผลร้ายแรง รวมถึงการละเมิดข้อมูลและการละเมิดความเป็นส่วนตัว มาดูกันว่ามีวิธีใดบ้างในการจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน OneDrive และ SharePoint
นอกจากนี้ ฉันอยากจะแจ้งให้ทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับการเลิกใช้คอลัมน์ SharedWith และ SharedWithDetails ของ Microsoft ทั่วทั้ง OneDrive และ SharePoint โดยจะเริ่มตั้งแต่ต้นเดือนมิถุนายน (MC545906) มาเริ่มกันเลย!
จัดการไฟล์ที่แชร์ใน OneDrive และ SharePoint
เพื่อจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน SharePoint และ OneDrive อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้ว่าจะหาข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์เหล่านั้นได้ที่ไหน ต่อไปนี้คือตำแหน่งต่างๆ ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลการแบ่งปันได้
- ดูไฟล์ 'แชร์กับคุณ'
- ตรวจสอบไฟล์ที่แชร์โดยใช้ 'จัดการการเข้าถึง'
- ติดตามการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์โดยใช้บันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365
- สร้างรายงานเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
1. ดูไฟล์ 'แชร์กับคุณ'
หากต้องการค้นหาไฟล์/โฟลเดอร์ OneDrive ที่ แชร์กับคุณและคุณแชร์ เปิด OneDrive แล้วไปที่แท็บ 'แชร์' ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
ไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive ที่แชร์กับคุณ:
ส่วนนี้จะแสดงไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive ที่แชร์กับคุณ โดยจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่แบ่งปันไฟล์กับคุณ วันที่แบ่งปัน และข้อมูลสรุปกิจกรรมล่าสุดของไฟล์เหล่านั้น
ไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive ที่คุณแชร์:
ในส่วนนี้ คุณสามารถตรวจสอบไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณแชร์กับผู้อื่นได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณตรวจสอบว่าใครเป็นผู้แก้ไขไฟล์
เมื่อไปที่ส่วนเหล่านี้ภายในแท็บ "แชร์" คุณสามารถจัดการและตรวจสอบกิจกรรมการแชร์ของไฟล์และโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณได้
ไฟล์และโฟลเดอร์ SharePoint 'แชร์กับไซต์':
เมื่อพูดถึง SharePoint Online การจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์บนไซต์จำเป็นต้องนำทางไปยังเอกสารของไซต์ที่เกี่ยวข้องและค้นหาแผง 'แชร์กับเรา' ซึ่งจะทำให้คุณสามารถติดตามไฟล์และโฟลเดอร์ SharePoint ที่แชร์กับคุณบนไซต์นั้นได้อย่างง่ายดาย
2. ตรวจสอบไฟล์ที่แชร์โดยใช้ Manage Access
ใช้หน้าการตั้งค่าการแชร์เพื่อจัดการค่าเริ่มต้นการแชร์ กฎการแชร์ และการตั้งค่าการแชร์อื่นๆ ทั่วทั้งองค์กร
- เปิด OneDrive/SharePoint แล้วไปที่ส่วน “ไฟล์/เอกสารของฉัน” ซึ่งเป็นที่ตั้งของไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณ
- ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะที่คุณต้องการจัดการการเข้าถึง
- คลิกตัวเลือก “เพิ่มเติม” (จุดสามจุด)
- จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก "จัดการการเข้าถึง"
- ในหน้า "จัดการการเข้าถึง" คุณจะเห็น รายชื่อผู้ใช้และกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึง ไฟล์หรือโฟลเดอร์ รายการนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระดับการเข้าถึง เช่น พวกเขาสามารถแก้ไขหรือดูไฟล์ได้หรือไม่
เป็นไปได้หรือไม่ที่จะลบผู้ใช้หลังจากแชร์ไฟล์ใน OneDrive/SharePoint
ใช่! จากหน้านี้ คุณสามารถดำเนินการต่างๆ เพื่อจัดการการเข้าถึง เช่น การเพิ่มหรือลบผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ของผู้ใช้ หรือสร้างลิงก์เพื่อแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้อื่น ด้วยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแชร์ลิงก์ใน SharePoint Online และ OneDrive คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการจัดการทั้งหมดและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. ติดตามการแชร์ไฟล์/โฟลเดอร์โดยใช้บันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365
หากต้องการติดตามไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Microsoft 365 คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การค้นหาบันทึกการตรวจสอบที่มีอยู่แล้วภายในได้ ด้วยการใช้บันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365 คุณสามารถระบุผู้ที่เข้าถึงหรือแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน SharePoint/OneDrive ได้อย่างง่ายดาย
- ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365
- ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของพอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนด ให้ค้นหาและเลือกตัวเลือก “การตรวจสอบ”
- ในส่วน "กิจกรรม" ให้ค้นหากิจกรรมคำขอการแชร์และการเข้าถึง" เพื่อเน้นที่กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการแชร์
- เลือก “ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือไซต์ที่แชร์ ” จากกิจกรรม คุณสามารถเลือกกิจกรรมอื่น ๆ ได้ตามความต้องการของคุณ
- ระบุช่วงวันที่และเวลาที่ต้องการเพื่อจำกัดการค้นหากิจกรรมการแบ่งปันภายในช่วงเวลานั้นให้แคบลง
- คลิกที่ปุ่ม “ค้นหา” เพื่อเริ่มกระบวนการค้นหา
- เมื่อการค้นหาเสร็จสิ้น ผลลัพธ์จะปรากฏขึ้น
4. สร้างรายงานเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์
คุณสามารถสร้างรายงานเพื่อรับรายละเอียดการแชร์ได้ ด้วยรายงานนี้ คุณจะได้ทราบว่ามีการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใดๆ กับผู้เยี่ยมชมใน OneDrive และ SharePoint หรือไม่
หากต้องการสร้างรายงานเกี่ยวกับไฟล์ OneDrive และการแชร์โฟลเดอร์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด OneDrive
- เปิดเมนูการตั้งค่าและคลิกที่ “การตั้งค่า”
- ในตัวเลือกการตั้งค่า ให้ค้นหาและคลิกที่ “การตั้งค่าเพิ่มเติม”
- จากนั้นเลือก “เรียกใช้รายงานการแชร์“
- เลือกตำแหน่ง บน OneDrive ของคุณที่คุณต้องการบันทึกรายงาน
- หลังจากเลือกสถานที่แล้ว คลิก "บันทึก" เพื่อเริ่มกระบวนการสร้างรายงาน
- รายงานอาจใช้เวลาสักครู่จึงจะเสร็จสมบูรณ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ของคุณ
คุณต้องเป็น ผู้ดูแลไซต์ จึงจะสร้างรายงานเกี่ยวกับ การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ SharePoint ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- เปิด SharePoint
- ไปที่ ไซต์ที่ต้องการ ที่คุณต้องการเรียกใช้รายงาน
- เข้าถึงเมนู การตั้งค่า
- ค้นหาและเลือกตัวเลือก “การใช้งานไซต์”
- เลื่อนลงและมาที่ส่วน “แชร์กับผู้ใช้ภายนอก” เพื่อเริ่มต้นการสร้างรายงาน
- เลือกปุ่ม “เรียกใช้รายงาน”
- ตัดสินใจเลือกสถานที่ที่จะจัดเก็บรายงานและคลิก “บันทึก” เพื่อยืนยันการเลือก
- รายงานอาจใช้เวลาพอสมควรในการดำเนินการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของไซต์ของคุณ
เมื่อรายงานเสร็จสิ้น คุณจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์สำหรับเข้าถึงรายงานที่สร้างขึ้น
คุณสามารถรับรายละเอียดอะไรบ้างจากรายงานเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน OneDrive และ SharePoint
CSV ที่ส่งออกมีแอตทริบิวต์ต่อไปนี้ซึ่งประกอบด้วย:
- Column
คำอธิบาย
- Resource Path
URL ที่เกี่ยวข้องของรายการ
- Item Type
ระบุประเภทของรายการ เช่น เว็บ โฟลเดอร์ ไฟล์ ฯลฯ
- Permission
ระบุระดับการเข้าถึงที่มอบให้กับผู้ใช้สำหรับรายการนี้
- User Name
ระบุชื่อที่จำง่ายของผู้ใช้หรือกลุ่มที่สามารถเข้าถึงรายการนี้ หากเป็นลิงก์การแชร์ ชื่อผู้ใช้จะเป็น "SharingLink"
- User E-mail
แสดงที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงรายการนี้ ฟิลด์นี้เว้นว่างไว้สำหรับกลุ่ม SharePoint
- User or Group Type
ระบุการจัดประเภทผู้ใช้หรือกลุ่ม โดยระบุว่าเป็นสมาชิก (ภายใน) ผู้เยี่ยมชม (ภายนอก) กลุ่ม SharePoint กลุ่มความปลอดภัย หรือกลุ่ม Microsoft 365 โปรดทราบว่า “สมาชิก” หมายถึงสมาชิกในไดเรกทอรี ไม่จำเป็นต้องเป็นสมาชิกของเว็บไซต์
- Link ID
แสดงตัวระบุเฉพาะ (GUID) ที่เกี่ยวข้องกับลิงก์การแชร์หากชื่อผู้ใช้คือ "SharingLink"
- Link Type
ระบุประเภทของลิงก์การแชร์ที่ใช้ เช่น ผู้ไม่เปิดเผยชื่อ บริษัท หรือบุคคลเฉพาะ ซึ่งใช้ได้เมื่อชื่อผู้ใช้คือ “SharingLink”
- AccessViaLinkID
ระบุรหัสลิงก์ที่ใช้ในการเข้าถึงรายการหากการอนุญาตของผู้ใช้ในรายการนั้นผ่านลิงก์ที่แชร์
นี่คือวิธีที่เกี่ยวข้องในการจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน OneDrive รวมถึง SharePoint Online
Microsoft เลิกใช้ SharedWith และ SharedWithDetails จาก OneDrive และ SharePoint
ตั้งแต่ต้นเดือนมิถุนายน Microsoft ประกาศว่าคอลัมน์ 'SharedWith' และ 'SharedWithDetails' จะไม่ได้รับการอัปเดตทั้งใน OneDrive และ SharePoint อีกต่อไป การเปลี่ยนแปลงนี้จะดำเนินการอย่างเต็มรูปแบบภายในสิ้นเดือนกรกฎาคม
เหตุใดจึงมีการเปลี่ยนแปลงนี้คุณถาม? Microsoft ตระหนักดีว่าคอลัมน์เหล่านี้ไม่ได้สะท้อนถึงสิทธิ์และผู้ที่สามารถเข้าถึงรายการได้อย่างถูกต้อง อันที่จริงแล้ว คอลัมน์ 'SharedWith' ถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้นมานานกว่าสามปีแล้ว ซึ่งบ่งชี้ถึงความเกี่ยวข้องที่ลดลง แม้ว่าหลังจากลบสิทธิ์ของผู้ใช้หรือกลุ่มในการเข้าถึงเอกสารที่แชร์แล้ว ชื่อหรือกลุ่มของพวกเขายังคงปรากฏในคอลัมน์ “แชร์กับ”
ด้วยเหตุนี้ Microsoft จึงตัดสินใจพิจารณาข้อมูลภายในคอลัมน์เหล่านี้เป็นเนื้อหาของลูกค้า ซึ่งหมายความว่าคอลัมน์เหล่านี้จะถูกลบออกทั้งหมดในอนาคตอันใกล้นี้ ทั้งหมดนี้เป็นส่วนหนึ่งของความมุ่งมั่นของ Microsoft ในการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพบริการเพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ให้กับคุณ
คุณสามารถดูข้อมูล SharedWith และ SharedWithDetails ได้ที่ไหนหลังจากนี้
ง่าย ๆ คุณสามารถใช้บันทึกการตรวจสอบของ Microsoft ดั้งเดิมและแผง 'ที่ใช้ร่วมกัน' และรายงานการแชร์เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับคอลัมน์ SharedWith และ SharedWithDetails ใน OneDrive และ SharePoint
หากต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับคอลัมน์ SharedWith คุณสามารถใช้วิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้นเพื่อทราบว่าไฟล์/โฟลเดอร์ OneDrive และ SharePoint ของคุณถูกแชร์กับใคร
หากต้องการรับข้อมูลเกี่ยวกับคอลัมน์ SharedWithDetails คุณสามารถไปที่ OneDrive/SharePoint -> ไฟล์ของฉัน -> เลือกไฟล์ใดก็ได้ -> เลือกตัวเลือกเพิ่มเติม -> รายละเอียด
นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูบันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365 ได้ ในบันทึกการตรวจสอบ คุณมีคอลัมน์เฉพาะที่คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดของรายการที่แชร์ได้
ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะช่วยให้คุณมีความเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับการจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์ใน OneDrive และ SharePoint Online หากคุณมีข้อสงสัยเพิ่มเติม โปรดติดต่อเราในส่วนความคิดเห็น