รับการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติของกล่องจดหมายโดยใช้ PowerShell

ข้อความตอบกลับอัตโนมัติช่วยให้ผู้ดูแลระบบ Exchange เข้าใจการไม่อยู่ของผู้ใช้ ผู้ใช้จะต้องตั้งค่าลางานเพื่อแจ้งความไม่ว่าง เนื่องจากทุกคนจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อป้องกันปัญหาการสื่อสารระหว่างผู้ใช้ที่ไม่พร้อมใช้งานและไคลเอ็นต์

ผู้ดูแลระบบ Exchange จะต้องตรวจสอบการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นประจำเมื่อผู้ใช้เปิดและปิดตามความจำเป็น พวกเขาควรรักษาวิธีอัตโนมัติในการระบุการกำหนดค่าข้อความอัตโนมัติของผู้ใช้ Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีตรวจสอบสถานะลางานใน Exchange:

การใช้ UI: คุณสามารถดูการตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) ได้ในศูนย์การจัดการ Office 365 คลิกที่โปรไฟล์ผู้ใช้และไปที่ตัวเลือก 'เมล' คุณสามารถดูสถานะการเปิดใช้งานเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานของผู้ใช้ได้ในส่วน "การตอบกลับอัตโนมัติ" แต่ไม่สามารถดูรายการลางานของผู้ใช้ทั้งหมดที่ตั้งค่าเป็นรายงานใน UI ได้

การใช้ PowerShell: PowerShell cmdlet 'Get-MailboxAutoReplyConfiguration' สามารถให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่า 'การตอบกลับอัตโนมัติ' หากต้องการดูผู้ใช้ Office 365 ทั้งหมดที่เปิดใช้งานการกำหนดค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณต้องมี 'Get-Mailbox' cmdlet เพื่อระบุข้อมูลระบุตัวตนของผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องมีการจัดรูปแบบหลายรูปแบบเพื่อให้ได้รูปแบบรายงานต่างๆ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลานาน

เพื่อเอาชนะข้อจำกัดของ UI และ PowerShell เราได้สร้างสคริปต์ 'GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1' เพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณ ให้เราหารือเกี่ยวกับการทำงานของสคริปต์โดยละเอียด

จุดเด่นของสคริปต์:

• สร้างรายงานสถานะการตั้งค่าการลางาน 5 ประเภทต่างๆ
• ติดตั้งโมดูล Exchange Online โดยอัตโนมัติเมื่อคุณยืนยันเมื่อไม่มีในเครื่องของคุณ
• แสดงรายการผลลัพธ์แบบรวมของผู้ใช้ที่ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเปิดใช้งานและ ตั้งเวลาไว้
• ดึงข้อมูลผู้ใช้ที่เปิดใช้การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ
• สร้างผู้ใช้ที่กำหนดค่า กำหนดเวลา ไม่อยู่ที่สำนักงานให้ตั้งค่าแยกกัน
• แสดงรายการการกำหนดค่าการลางานของผู้ใช้ที่ไม่พร้อมใช้งานในขณะนี้
• คุณมีตัวเลือกในการรับกล่องจดหมายที่ปิดใช้งาน พร้อมการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ใช้งานอยู่
• มอบรายละเอียดแผนที่กำลังจะมีขึ้นไม่อยู่ที่สำนักงานของผู้ใช้ Office 365
• รองรับทั้งบัญชี MFA และบัญชีที่ไม่ใช่ MFA
• ส่งออกรายงานในรูปแบบ CSV
• สคริปต์นี้ใช้งานง่ายตามกำหนดการ คุณสามารถทำให้การสร้างรายงานเป็นแบบอัตโนมัติได้เมื่อส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบเป็นพารามิเตอร์

ดาวน์โหลดสคริปต์: GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1

รับการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติของกล่องจดหมาย - ภาพรวมสคริปต์:

สคริปต์มีกรณีการใช้งานที่สำคัญทั้งหมดและมีรูปแบบการดำเนินการที่ง่ายดาย รายงานนี้มีข้อมูลโดยละเอียดที่จะช่วยให้คุณนำผู้ใช้ออกจากการตั้งค่าสำนักงานได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถรับรายงานการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติต่างๆ ได้ดังนี้

• ผู้ใช้ Exchange พร้อมรายงานการตั้งค่าการเปิดใช้งานเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
• ผู้ใช้ที่มีรายงานการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติตามกำหนดเวลา
• รายงานผู้ใช้ Office 365 ไม่พร้อมใช้งานในขณะนี้
• ผู้ใช้ที่มีรายงานการกำหนดค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่วางแผนไว้ล่วงหน้า
• กล่องจดหมายที่ปิดใช้งานพร้อมรายงานการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

รับรายชื่อผู้ใช้ที่มีการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ:

ผู้ใช้ Office 365 ส่วนใหญ่ตั้งค่าการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อป้องกันการสื่อสารผิดพลาด ผู้ดูแลระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของผู้ใช้ถูกต้องทั้งในการกำหนดค่าที่เปิดใช้งานและตามกำหนดเวลา การใช้รูปแบบการดำเนินการอย่างง่ายด้านล่างนี้ทำให้ผู้ใช้ตั้งค่าการไม่อยู่ที่สำนักงานโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ข้อมูลรายงานเพื่อค้นหาผู้ใช้ที่มีการตั้งค่าทั้งเปิดใช้งานและกำหนดเวลาไม่อยู่ที่สำนักงาน พวกเขาสามารถระบุได้ว่าการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องหรือไม่โดยพิจารณาจากรายละเอียดที่สำคัญของรายงาน

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

รับผู้ใช้ Office 365 โดยเปิดใช้งานเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน:

ผู้ใช้ Office 365 สามารถแจ้งเตือนการไม่อยู่ได้อย่างง่ายดายโดยเปิดใช้งานการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ จะช่วยให้ผู้ส่งอีเมลภายในและภายนอกเข้าใจสถานะความพร้อมใช้งานถัดไปได้อย่างชัดเจน ผู้ใช้ทุกคนจะต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าการไม่อยู่ที่สำนักงานในช่วงวันหยุด และเป็นความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจ คุณสามารถใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'Enabled' เพื่อดูรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมดที่เปิดใช้งานการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -Enabled

เมื่อใช้รูปแบบข้างต้น คุณจะสามารถรับผู้ใช้ทั้งหมดที่เปิดการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้ ข้อมูลรายงานจะให้ผู้ชมภายนอก ข้อความตอบกลับอัตโนมัติภายในและภายนอกของผู้ใช้ เพื่อทำความเข้าใจสาเหตุของการขาดหายไปโดยละเอียด

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

รับผู้ใช้ที่กำหนดเวลาการตอบกลับอัตโนมัติ:

ผู้ดูแลระบบจะต้องตระหนักถึงความพร้อมของผู้เข้าร่วมที่จำเป็นในการจัดกำหนดการประชุมและการอภิปรายลูกค้าที่สำคัญ ผู้ดูแลระบบต้องการรายการความไม่พร้อมใช้งานชั่วคราวและไม่ได้วางแผนของผู้ใช้ Office 365 เพื่อจัดกิจกรรมที่สำคัญ คุณสามารถใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'Scheduled' เพื่อค้นหาผู้ใช้ที่กำหนดเวลาลางานใน office 365

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -Scheduled

ข้อมูลรายงานมีค่า "OOF Duration (Days:Hours:Mins)" ซึ่งช่วยให้ทราบระยะเวลาที่ไม่พร้อมใช้งานของผู้ใช้ได้อย่างแม่นยำ ผู้ดูแลระบบสามารถวางแผนกิจกรรมอย่างชาญฉลาดตามการตั้งค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่วางแผนไว้ล่วงหน้าโดยใช้รายงาน

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

รับผู้ใช้ทั้งหมดที่ไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้:

ผู้ดูแลระบบทำการตรวจสอบเพื่อพิจารณาว่าผู้ใช้ Office 365 รายใดไม่พร้อมใช้งานในการเข้าร่วมกิจกรรมขององค์กร ผู้ดูแลระบบจะต้องได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานในปัจจุบันของผู้ใช้เป็นประจำ คุณสามารถใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'วันนี้' เพื่อตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของผู้ใช้ที่ไม่พร้อมใช้งานในปัจจุบัน

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -Today

ข้อมูลเอาต์พุตมีผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานทั้งหมดพร้อมกับวันที่สิ้นสุดการขาดงาน ค่า "ผู้ชมภายนอก" ในรายงานช่วยให้ผู้ดูแลระบบยืนยันการมองเห็นการตอบกลับอัตโนมัติแก่ลูกค้า นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเป็นเครื่องมือติดตามการลาได้

รายชื่อผู้ใช้ที่มีการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่วางแผนไว้ล่วงหน้า:

ผู้ใช้ Office 365 วางแผนแผนการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุดล่วงหน้าและกำหนดเวลาการทำงานตามลำดับ ผู้ดูแลระบบตรวจสอบการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันหยุดยาวของผู้ใช้เพื่อกำหนดเวลากิจกรรมขององค์กรที่สำคัญ โดยขึ้นอยู่กับจำนวนประชากรของผู้เข้าร่วม หากต้องการระบุวันที่คุณเลือกเป็นอินพุต ให้ใช้พารามิเตอร์ 'ActiveOOFAfterDays' และตั้งค่าผู้ใช้ทั้งหมดลางาน

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -ActiveOOFAfterDays 14

ตัวอย่างข้างต้นทำให้ผู้ใช้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติช่วงพักร้อนในและหลังจาก 14 วัน ไฟล์เอาต์พุตให้ข้อมูลที่ครบถ้วนพร้อมการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติทั้งที่เปิดใช้งานและตามกำหนดเวลา การใช้ข้อมูลนี้ทำให้คุณสามารถวางแผนกิจกรรมในอนาคตทั้งหมดได้อย่างเหมาะสม

รับการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติของบัญชีที่ถูกปิดใช้งาน:

แม้ว่าบัญชีผู้ใช้จะถูกปิดใช้งาน การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ Office 365 จะยังคงทำงานอยู่ ดังนั้น ลูกค้าของคุณอาจรอการตอบกลับจากผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งานเหล่านั้นอย่างไม่มีกำหนด คุณสามารถใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'DisabledMailboxes' เพื่อระบุผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งานด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานนี้เพื่อเปลี่ยนเส้นทางลูกค้าได้ตรงเวลาและลดความเสี่ยงในการยกระดับธุรกิจ

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -DisabledMailboxes

เมื่อใช้รูปแบบการดำเนินการนี้ คุณจะได้รับบัญชีที่ถูกปิดใช้งานทั้งหมดที่มีการกำหนดค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่ใช้งานอยู่ (ทั้งที่เปิดใช้งานและกำหนดเวลาไว้) ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ข้อมูลรายงานนี้เพื่อเปลี่ยนเส้นทางผู้ส่งไปยังผู้ตอบกลับอีเมลที่ใช้งานอยู่

กำหนดเวลารายงานสถานะลางาน:

ผู้ใช้ Office 365 เปลี่ยนการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นครั้งคราวตามความต้องการ คุณสามารถกำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell เพื่อตรวจสอบการตั้งค่าแบบไดนามิกได้ หากต้องการกำหนดเวลาการดำเนินการ คุณสามารถใช้ทั้งบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA

หากต้องการใช้บัญชีผู้ดูแลระบบที่ไม่ใช่ MFA ให้ลองใช้รูปแบบด้านล่าง

.\GetMailboxAutoReplyConfiguration.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password password -Enabled

หากบัญชีผู้ดูแลระบบมี MFA พวกเขาจะไม่สามารถใช้บัญชีดังกล่าวเพื่อกำหนดเวลาได้โดยตรง แต่คุณต้องปิดใช้งาน MFA ตามนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้ทำงานได้

AdminDroid: เครื่องมือสำคัญสำหรับการดูแลระบบ Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่า EAC จะไม่สามารถจัดทำรายงานการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่ครอบคลุมได้ แต่ PowerShell ก็กลายเป็นเครื่องช่วยชีวิต แต่รู้สึกอย่างไรที่ต้องวนซ้ำตัวกรองหลายตัวทุกครั้งที่คุณตรวจสอบกิจกรรมกล่องจดหมายและจัดการ Exchange Online เหนื่อยและกินเวลาใช่ไหม?

อย่ากลัวเลย เพราะมีวิธีที่ดีกว่า! ขอแนะนำเครื่องมือการรายงาน AdminDroid Exchange Online - โซลูชั่นขั้นสูงสุดสำหรับทุกความต้องการในการรายงาน Exchange Online ของคุณ ด้วย AdminDroid คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมกล่องจดหมาย การตั้งค่ากล่องจดหมาย การตั้งค่าข้อความอีเมล ฯลฯ ได้อย่างง่ายดาย เพื่อปรับปรุงการจัดการ Exchange Online ของคุณ ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องยุ่งยากกับการเขียนสคริปต์ที่ซับซ้อน ต่อไปนี้เป็นรายงานการตั้งค่าข้อความอีเมลโดยละเอียดโดย AdminDroid

การตั้งค่าข้อความอีเมล

• การตั้งค่าลายเซ็นอีเมล
• การตั้งค่าอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
• การตั้งค่าการใช้งานเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
• การตั้งค่ากิจกรรมเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
• การกำหนดค่ารูปแบบข้อความ
• ข้อจำกัดในการส่งข้อความ
• ข้อจำกัดขนาดข้อความ

การตั้งค่ากล่องจดหมาย

• โควต้ากล่องจดหมาย
• การตั้งค่าการเก็บรักษา
• การตั้งค่า MailTip
• กล่องจดหมายที่มีการตรวจสอบ
• กล่องจดหมายที่ซ่อนอยู่
• กล่องจดหมายที่ถูกกักกัน

เครื่องมือการจัดการ AdminDroid Exchange Online ช่วยให้คุณตรวจสอบการตั้งค่ากล่องจดหมาย การอนุญาตกล่องจดหมาย การเข้าถึงกล่องจดหมาย การใช้กล่องจดหมาย และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย! ด้วยส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายและคุณลักษณะขั้นสูง เช่น การแจ้งเตือน การตั้งเวลา และการรวมรายงานหลายฉบับ คุณสามารถยกระดับการจัดการกล่องจดหมายของคุณไปอีกระดับ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดที่ต้องการปรับปรุงงานการจัดการ Exchange Online

ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายของ AdminDroid คุณจะสามารถเข้าถึง รายงานที่รวมทุกอย่างไว้มากกว่า 1,800 รายการ และ แดชบอร์ดมากกว่า 30 รายการ สำหรับ Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business และบริการ Office 365 อื่นๆ ทั้งหมด

และส่วนที่ดีที่สุดคือ AdminDroid ให้ชุดรายงาน Azure AD มากมายแก่ผู้ดูแลระบบฟรี! เครื่องมือการรายงาน Microsoft 365 ฟรีโดย AdminDroid มาพร้อมกับ

รายงานการตรวจสอบมากกว่า 75 รายการ รายงานทางสถิติมากกว่า 45 รายการ แดชบอร์ดข้อมูลเชิงลึกมากกว่า 10 รายการ

โดยจัดทำรายงานเกี่ยวกับกลุ่มขององค์กร การเป็นสมาชิกกลุ่ม การเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกกลุ่ม ผู้ใช้ ใบอนุญาต การเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน ฯลฯ คุณจะสามารถเข้าถึงรายงาน Azure AD ทุกรายงานได้ฟรี หากต้องการทราบว่ามีอะไรรออยู่ข้างหน้า ให้ลองใช้การสาธิตสดของ AdminDroid และค้นพบความเป็นไปได้ที่ไม่มีที่สิ้นสุดของ AdminDroid เลือก AdminDroid และรับคุณสมบัติการรายงานขั้นสูงเพื่อติดตามการสื่อสารทางอีเมลขององค์กรของคุณ

เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในการทำให้ผู้ใช้ตอบกลับอัตโนมัติและวางแผนกิจกรรมขององค์กรได้อย่างแม่นยำ แจ้งให้เราทราบคำถามของคุณ