ส่งออกสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมาย Exchange Online โดยใช้ PowerShell

ในฐานะผู้ดูแลระบบ การตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกของโฟลเดอร์กล่องจดหมาย Exchange Online ถือเป็นสิ่งสำคัญในการค้นหาจำนวนรายการและขนาดโฟลเดอร์ของกล่องจดหมายทั้งหมด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล เนื่องจากศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ไม่ได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ผู้ดูแลระบบจึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมือของบริษัทอื่นหรือ PowerShell มาดูวิธีรับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายโดยใช้ Exchange PowerShell กัน

ค้นหาข้อมูลเชิงลึกโฟลเดอร์กล่องจดหมายโดยใช้ PowerShell

ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหารายงานสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายโดยใช้ Get-MailboxFolderStatistics cmdlet ในโมดูล Exchange Online PowerShell cmdlet นี้ดึงข้อมูลขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายและจำนวนรายการสำหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมายทั้งหมด รวมถึงไฟล์เก็บถาวร กล่องจดหมาย ปฏิทิน ผู้ติดต่อ และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลระบบต้องใช้เวลามากขึ้นในการปรับแต่งและรับรายละเอียดที่ต้องการโดยใช้ cmdlet นี้ หมดความกังวลใจ! เราได้สร้างสคริปต์ PowerShell ซึ่งนำเสนอโซลูชันที่ปรับให้เหมาะกับกรณีการใช้งานทั้งหมดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ไฮไลท์สคริปต์

1. สคริปต์จะตรวจสอบและติดตั้งโมดูล Exchange PowerShell (หากยังไม่ได้ติดตั้ง) เมื่อคุณยืนยัน
2. ดึงสถิติโฟลเดอร์สำหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมายทั้งหมด
3. ดึงข้อมูลสถิติสำหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมายเฉพาะ
4. จัดทำสถิติโฟลเดอร์สำหรับผู้ใช้รายเดียวและผู้ใช้จำนวนมาก
5. อนุญาตให้ใช้ตัวกรองเพื่อรับสถิติโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมด
6. อนุญาตให้ใช้ตัวกรองเพื่อรับสถิติโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมด
7. สคริปต์สามารถดำเนินการได้ด้วยบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA เช่นกัน
8. ส่งออกผลลัพธ์ของรายงานเป็น CSV
9. สคริปต์นี้เป็นมิตรกับตัวกำหนดเวลา
10. สามารถดำเนินการด้วยการตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง (CBA) ได้เช่นกัน

ดาวน์โหลดสคริปต์: GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

สคริปต์ส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 ทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กรด้วยแอตทริบิวต์ต่อไปนี้:

• ชื่อที่แสดง
• ยูพีเอ็น
• ชื่อโฟลเดอร์
• เส้นทางโฟลเดอร์
• รายการในโฟลเดอร์
• ขนาดโฟลเดอร์
• รายการในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย
• ขนาดโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย
• รายการที่ถูกลบในโฟลเดอร์
• รายการที่ถูกลบในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย
• รายการที่มองเห็นได้ในโฟลเดอร์
• รายการที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์
• ประเภทกล่องจดหมาย
• เวลาแห่งการสร้างสรรค์
• เวลาที่แก้ไขล่าสุด

รายงานสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมาย Exchange Online - วิธีการดำเนินการสคริปต์

1. ดาวน์โหลดสคริปต์
2. เริ่ม Windows PowerShell
3. เลือกวิธีการใด ๆ ที่มีให้เพื่อรันสคริปต์

วิธีที่ 1: คุณสามารถเรียกใช้สคริปต์ด้วยบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1

ตัวอย่างนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งออกกล่องจดหมาย Exchange Online ทั้งหมดและสถิติโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโฟลเดอร์เป็นไฟล์ CSV

วิธีที่ 2: คุณยังสามารถเรียกใช้สคริปต์โดยใช้การตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง ซึ่งเป็นมิตรกับตัวกำหนดเวลา เมื่อคุณต้องการเรียกใช้สคริปต์โดยไม่ต้องดูแล คุณสามารถเลือกวิธีนี้ได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องลงทะเบียนแอปใน Azure AD

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -Organization <Domain> -ClientId <AppId> -CertificateThumbprint <CertThumbprint>

คุณสามารถใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ออกใบรับรอง (CA) ที่ได้รับการยอมรับ หรือสร้างใบรับรอง SSL ที่ลงนามด้วยตนเอง

วิธีที่ 3: คุณสามารถส่งข้อมูลรับรอง (ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ได้อย่างชัดเจนและเรียกใช้สคริปต์

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -UserName <UPN> -Password <Password>

คุณสามารถกำหนดเวลาสคริปต์โดยใช้ตัวกำหนดเวลางานสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบที่ไม่ใช่ MFA

ส่งออกสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายโดยใช้สคริปต์ PowerShell

เมื่อใช้สคริปต์ คุณจะได้รับโซลูชันสำหรับกรณีการใช้งานต่อไปนี้:

1. รับขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมาย Exchange ทั้งหมด
2. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับผู้ใช้คนเดียว
3. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับผู้ใช้จำนวนมาก
4. ค้นหาขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมด
5. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Microsoft 365 ทั้งหมด
6. ส่งออกขนาดโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับกล่องจดหมายทั้งหมด

1. รับขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมาย Exchange ทั้งหมด

การตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกของโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมาย Exchange Online ทั้งหมดจะช่วยให้ได้รับภาพรวมของโฟลเดอร์ทั้งหมดและขนาด ดังนั้นผู้ดูแลระบบจึงสามารถตรวจสอบการใช้งานกล่องจดหมายและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บกล่องจดหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากต้องการรับและส่งออกสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมาย Exchange Online ทั้งหมดเป็นไฟล์ CSV ให้เรียกใช้สคริปต์ดังต่อไปนี้

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1

ผู้ดูแลระบบจะได้รับจำนวนรายการของโฟลเดอร์และขนาดโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายแต่ละกล่องแยกกัน

2. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับผู้ใช้คนเดียว

หากผู้ดูแลระบบต้องการตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกของโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายที่สำคัญ ให้เรียกใช้สคริปต์นี้โดยระบุ UPN ของผู้ใช้ที่ต้องการในพารามิเตอร์ '-MailboxUPN'

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -MailboxUPN <UserPrincipalName>

รายงานที่ส่งออกจะแสดงขนาดของแต่ละโฟลเดอร์ของผู้ใช้ที่ระบุ โดยเน้นไปที่กล่องจดหมายที่สำคัญ และหลีกเลี่ยงผู้อื่น

3. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับผู้ใช้จำนวนมาก

การดึงข้อมูลสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายหลายกล่องช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบรายละเอียดโฟลเดอร์สำหรับผู้ใช้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่งในองค์กร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้เรียกใช้สคริปต์ด้วยพารามิเตอร์ '-MailboxCSV' เพื่อระบุเส้นทางของไฟล์

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -MailboxCSV <FilePath>

แทนที่ ด้วยเส้นทางของไฟล์ CSV ที่คุณบันทึกไว้

หมายเหตุ: โปรดจำไว้ว่าคุณต้องเพิ่ม UPN ของผู้ใช้ที่ต้องการด้วยชื่อคอลัมน์ "กล่องจดหมาย" ในไฟล์ CSV

ตัวอย่างไฟล์ CSV อินพุต:

4. ค้นหาขนาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมด

ผู้ดูแลระบบสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้เพียงอย่างเดียวเพื่อมุ่งเน้นที่ผู้ใช้เท่านั้น และกำจัดกล่องจดหมายประเภทอื่นๆ เพื่อการตรวจสอบที่ได้รับการปรับปรุง เรียกใช้สคริปต์ด้วยพารามิเตอร์ '-UserMailboxOnly' เพื่อรับรายละเอียดโฟลเดอร์ของกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมด

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -UserMailboxOnly

โดยจะส่งออกจำนวนและขนาดของรายการโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมดแยกกัน

5. รับสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365 ทั้งหมด

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากกว่ากล่องจดหมายของผู้ใช้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ดูแลระบบในการติดตามสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่สำคัญเป็นระยะ และระบุขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -SharedMailboxOnly

ผู้ดูแลระบบสามารถเรียกใช้สคริปต์ด้วยพารามิเตอร์ '-SharedMailboxOnly' ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เพื่อดึงรายละเอียดแต่ละโฟลเดอร์สำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดในสภาพแวดล้อม Microsoft 365

6. ส่งออกขนาดโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับกล่องจดหมายทั้งหมด

โฟลเดอร์ทั้งหมดในเมลบ็อกซ์อาจไม่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ ผู้ดูแลระบบสามารถมุ่งเน้นไปที่โฟลเดอร์กล่องจดหมายที่สำคัญหรือสามารถรับสถิติโฟลเดอร์สำหรับโฟลเดอร์เริ่มต้นโดยการระบุเส้นทางโฟลเดอร์ที่ต้องการโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคโดยใช้พารามิเตอร์ '-FolderPaths' ในขณะที่เรียกใช้สคริปต์

./GetMailboxFolderStatisticsReport.ps1 -FolderPaths “/Inbox”

การเรียกใช้สคริปต์ด้านบนจะส่งออกรายละเอียดโฟลเดอร์กล่องจดหมาย เช่น จำนวนรายการ ขนาด รายการที่ซ่อน รายการที่มองเห็น รายการที่ถูกลบ รายละเอียดโฟลเดอร์ย่อยสำหรับกล่องจดหมาย Exchange Online ทั้งหมด

หวังว่าบล็อกนี้จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหาและส่งออกรายงานสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ซึ่งแก้ไขกรณีการใช้งานทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ วางคำถามของคุณในส่วนความคิดเห็น ขอให้มีความสุขในการเขียนสคริปต์!