ค้นหาเว็บไซต์

รับรายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยใช้ PowerShell

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันให้การเข้าถึงกล่องจดหมายทั่วไปที่ได้รับมอบหมายจากส่วนกลาง และปรับปรุงการประสานงานทั่วทั้งองค์กรโดยไม่ต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติม อย่างไรก็ตาม การรับรายงานขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ใน Microsoft 365 ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อแก้ไขปัญหาพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น

การติดตามการใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน รวมถึงขนาดโดยรวมช่วยในการวางแผนความจุ และช่วยให้องค์กรสามารถรักษาสภาพแวดล้อมอีเมลที่ตอบสนองได้ บล็อกนี้เน้นวิธีการรับขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเพื่อการจัดการกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ในที่นี้ เรายังแนะนำสคริปต์ PowerShell ที่สร้างขึ้นเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการส่งออกรายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

จะตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ใน Microsoft 365 ได้อย่างไร

ขนาดของกล่องจดหมายที่แชร์ของ Microsoft 365 สามารถแสดงรายการได้ด้วยสองวิธีหลัก ได้แก่ ศูนย์การจัดการ Exchange และ PowerShell ต่อไปนี้เป็นการวิเคราะห์โดยละเอียดของทั้งสองแนวทาง:

ค้นหาขนาดกล่องจดหมายที่แชร์โดยใช้ Exchange Admin Center

หากต้องการรับข้อมูลเชิงลึกที่เก็บข้อมูลของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยใช้ศูนย์การจัดการ Exchange ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เข้าสู่ระบบศูนย์การจัดการ Exchange ด้วยข้อมูลประจำตัวของผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือผู้ดูแลระบบ Exchange
  2. ในแดชบอร์ด Exchange ให้ไปที่แท็บ "ผู้รับ" และเลือกตัวเลือก กล่องจดหมาย
  3. เลือกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจากรายการ เมื่อเลือกแล้ว รายละเอียดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะปรากฏขึ้น
  4. ในแท็บ "ทั่วไป" คุณจะพบการใช้กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน พร้อมด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดและเปอร์เซ็นต์ที่ใช้ในปัจจุบัน

เนื่องจากจำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันเพื่อตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกที่เก็บข้อมูลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันมากกว่าหนึ่งกล่อง วิธีการนี้ไม่เหมาะสำหรับกล่องจดหมายหลายกล่อง

รับขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยใช้ PowerShell

cmdlet ของ PowerShell ของ Exchange Online เช่น “Get-MailboxStatistics” และ “Get-mailbox” ช่วยในการแสดงรายการกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดพร้อมกับรายละเอียดพื้นที่เก็บข้อมูล อย่างไรก็ตาม การเรียกข้อมูลคุณลักษณะที่จำเป็นที่สุดอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจาก cmdlet เหล่านี้ให้รายละเอียดมากมาย ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ดูแลระบบที่เพิ่งเริ่มใช้ PowerShell

เพื่อเป็นแนวทางแก้ไขข้อกังวลนี้ เราได้สร้างสคริปต์ PowerShell ที่ส่งออกขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและเป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้น

ดาวน์โหลดสคริปต์: GetSharedMailboxSizeReport.ps1

ไฮไลท์สคริปต์

  1. สคริปต์สามารถดำเนินการกับบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA ได้เช่นกัน
  2. โดยส่งออกผลลัพธ์รายงานเป็น รูปแบบไฟล์ CSV ในไดเร็กทอรีการทำงาน
  3. คุณสามารถส่งออกขนาดกล่องจดหมายของกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดได้
  4. คุณสามารถส่งไฟล์อินพุตเพื่อรับสถิติการใช้งานของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเฉพาะเพียงอย่างเดียว
  5. สคริปต์จะติดตั้งโมดูล EXO PowerShell โดยอัตโนมัติ (หากยังไม่ได้ติดตั้ง) เมื่อคุณยืนยัน
  6. สคริปต์นี้เป็นมิตรกับกำหนดการ ทำให้สามารถส่งข้อมูลรับรองเป็นพารามิเตอร์ แทนที่จะบันทึกไว้ในสคริปต์
  7. นอกจากนี้ยังรองรับการตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง (CBA) เพื่อเพิ่มความปลอดภัยในระหว่างกระบวนการตรวจสอบสิทธิ์

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

วิธีดำเนินการสคริปต์รายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ขั้นแรก ดาวน์โหลดสคริปต์ PowerShell ที่ให้มา จากนั้นเปิด Windows PowerShell แล้วไปที่ไดเร็กทอรีที่มีสคริปต์อยู่ หลังจากนั้น ให้รันสคริปต์โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

วิธีที่ 1: คุณสามารถรันสคริปต์ด้วยบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA

.\GetSharedMailboxSizeReport.ps1

วิธีที่ 2: รันสคริปต์ด้วยข้อมูลประจำตัวที่ชัดเจน (เป็นมิตรกับกำหนดการ) สำหรับแนวทางที่ไม่ต้องดูแล

.\GetSharedMailboxSizeReport.ps1 -UserName <UPN> -Password <Password>

คุณสามารถกำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell ได้โดยใช้ตัวกำหนดเวลางานด้วยรหัสที่กำหนดสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบที่ไม่ใช่ MFA หากบัญชีผู้ดูแลระบบใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย คุณสามารถปิดการใช้งาน MFA ผ่านนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้การดำเนินการสคริปต์ตามกำหนดเวลาสำเร็จ

วิธีที่ 3: สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง ให้รันสคริปต์โดยใช้พารามิเตอร์ที่จำเป็นต่อไปนี้

.\GetSharedMailboxSizeReport.ps1 -Organization <Domain> -ClientId <AppId> -CertificateThumbprint <CertThumbPrint>

หากต้องการเรียกใช้สคริปต์ PowerShell นี้ด้วยข้อมูลประจำตัวตามใบรับรอง ให้ลงทะเบียนแอปใน Azure AD คุณสามารถใช้ใบรับรองที่ออกโดย CA หรือสร้างใบรับรอง SSL ที่ลงนามด้วยตนเองซึ่งเป็นที่ต้องการของผู้ดูแลระบบจำนวนมากในสถานการณ์ภายใน

รายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน - วิธีดำเนินการโดยละเอียด

ตามที่ส่วนไฮไลต์สื่อถึง คุณสามารถรับรายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสำหรับข้อกำหนดสองประการได้โดยใช้สคริปต์ PowerShell นี้:

  1. ส่งออกขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดเป็น CSV
  2. ตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายเพื่อดูรายการกล่องจดหมายที่แชร์

ส่งออกขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมดเป็น CSV

การตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันช่วยในการวางแผนความจุ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอ และอำนวยความสะดวกในการจัดการที่มีประสิทธิภาพผ่านนโยบายการเก็บถาวรและการลบ

หากต้องการส่งออกรายงานเกี่ยวกับขนาดของกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดในองค์กรของคุณ คุณสามารถรันสคริปต์ PowerShell ตามที่ระบุไว้ที่นี่:

.\GetSharedMailboxSizeReport.ps1

นอกจากนี้ การวิเคราะห์รายงานยังช่วยให้คุณเพิ่มใบอนุญาตลงในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้ ช่วยเพิ่มความจุในการจัดเก็บข้อมูลหากพื้นที่ว่างใกล้เต็ม คุณยังสามารถใช้สคริปต์ PowerShell ที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อค้นหาและลบใบอนุญาตออกจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้ หากมีการกำหนดใบอนุญาตที่ไม่ต้องการ

โดยรวมแล้ว ความสามารถที่เป็นมิตรต่อผู้จัดตารางเวลาของสคริปต์นี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่งได้ ทำให้มั่นใจได้ถึงระบบอีเมลที่ตอบสนอง นอกจากนี้ หากคุณต้องการดูขนาดโฟลเดอร์ของกล่องจดหมายที่แชร์ทั้งหมด คุณสามารถ ส่งออกรายงานสถิติโฟลเดอร์กล่องจดหมายที่ดึงรายการที่ซ่อนอยู่ จำนวนรายการ ขนาด ฯลฯ ของแต่ละโฟลเดอร์ ช่วยปรับปรุงการจัดการโฟลเดอร์และพื้นที่เก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายเพื่อดูรายการกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน (อินพุต CSV)

แม้ว่าการดำเนินการข้างต้นจะส่งออกขนาดกล่องจดหมายที่แชร์และสถิติทั้งหมด คุณสามารถส่งออกเฉพาะรายงานสำหรับกล่องจดหมายที่แชร์บางรายการได้โดยใช้อินพุตไฟล์ CSV ฟังก์ชันการทำงานนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งข้อมูลเชิงลึกที่กำหนดเป้าหมายไว้ในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญ

หากต้องการรับสถิติการใช้งานกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเฉพาะ ขั้นแรกให้สร้างไฟล์ CSV พร้อมชุดข้อมูลประจำตัวกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เช่น ชื่อหรือ UPN

อินพุตตัวอย่าง:

หลังจากนั้น ให้รันสคริปต์ PowerShell พร้อมกับเส้นทางไฟล์ CSV ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

.\GetSharedMailboxSizeReport.ps1 -MBNamesFile <FilePathOfCSV>

รายงานขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่ส่งออกไม่เพียงแต่ให้ขนาดของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด แต่ยังให้หน่วยวัดที่มีประโยชน์ต่อไปนี้:

Attribute

คำอธิบาย

Shared mailbox name

ชื่อของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

UPN

ชื่อหลักของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

Primary SMTP address

ที่อยู่อีเมลหลักที่ใช้สำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

Item count

จำนวนอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

Total size

ขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ทั้งหมดสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

Total size (bytes)

ขนาดรวมของพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้เป็นไบต์

Archive status

สถานะที่ระบุว่ากล่องจดหมายที่แชร์ถูกเก็บถาวรหรือไม่

Deleted item count

จำนวนรายการที่อยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบในปัจจุบัน

Deleted item size

ขนาดรวมของรายการในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

Issue warning quota

เกณฑ์ที่ระบุเมื่อมีการออกคำเตือนสำหรับขนาดกล่องจดหมายที่แชร์

Prohibit send quota

ขีดจำกัดที่เกินกว่าที่ห้ามส่งอีเมล

Prohibit send receive quota

ขีดจำกัดเกินกว่าที่ห้ามกิจกรรมกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด (ความจุรวม)

สคริปต์ข้างต้นให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพื้นที่จัดเก็บกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน แต่หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม AdminDroid Microsoft 365 Reporter นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมมากขึ้น แม้ว่าสคริปต์จะจัดเตรียมชุดข้อมูลเฉพาะ AdminDroid โดดเด่นด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและความสามารถในการรายงานที่ครอบคลุม

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดาย การจัดการด้วย AdminDroid

เครื่องมือการรายงาน Exchange Online จาก AdminDroid ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดแก่ผู้ดูแลระบบ โดยเน้นไปที่รายงานกล่องจดหมายที่แชร์โดยเฉพาะ รายงานหลักสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365 ได้แก่:

  • ข้อมูลเชิงลึกที่เก็บข้อมูลกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด
  • สมาชิกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
  • การเติบโตของขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
  • รายละเอียดการอนุญาตกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
  • กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันกับกฎกล่องจดหมาย
  • กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันกำหนดค่าด้วยการส่งต่ออีเมล
  • กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันพร้อมการดำเนินคดี/การเก็บรักษา/การระงับแบบแทนที่
  • ชั่วโมงเร่งด่วน/หย่อนของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยการส่ง/รับจดหมาย
  • ข้อมูลเชิงลึกการรับส่งข้อมูลอีเมลของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

ความสามารถที่หลากหลายของรายงาน Exchange ไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่นี้! นอกเหนือจากรายงานกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันแล้ว AdminDroid ยังเสนอรายงานเกี่ยวกับกล่องจดหมายและกิจกรรมอีเมลทุกประเภทเพื่อ ตรวจสอบการใช้กล่องจดหมาย ติดตามการรับส่งอีเมล และรับรองการจัดสรรทรัพยากร

ในขณะที่มงกุฎเพิ่มความรุ่งโรจน์มากขึ้น การตรวจสอบ Exchange Online จะจัดทำรายงานการตรวจสอบที่ครอบคลุมการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ของกล่องจดหมาย M365 การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่ากล่องจดหมาย และกิจกรรมการป้องกันภัยคุกคาม โดยรวมแล้ว AdminDroid นำเสนอรายงานมากกว่า 180 รายการเกี่ยวกับการจัดการ Exchange Online และให้ข้อมูลที่ครอบคลุมสำหรับการทำความเข้าใจกล่องจดหมาย M365 อย่างถี่ถ้วนผ่านแดชบอร์ด Exchange Online

ทำไมผู้ดูแลระบบถึงชอบเลือก AdminDroid?

ผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่ชอบเครื่องมือการรายงาน AdminDroid - M365 ด้วยเหตุผลที่น่าสนใจดังต่อไปนี้:

  • นำเสนอ แผนภูมิที่ปรับแต่งได้และกราฟที่สดใส เพื่อความเข้าใจข้อมูลที่ชัดเจน
  • ให้การเข้าถึงรายงาน Azure AD มากกว่า 120+ รายงานฟรีตลอดอายุการใช้งาน
  • ให้รุ่นทดลองใช้ระดับพรีเมียม 15 วันพร้อมฟังก์ชันทั้งหมด เช่น การรายงาน การตั้งเวลา การส่งออก การแจ้งเตือน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
  • โดยรวมแล้ว เครื่องมือนี้ นำเสนอรายงานแบบรวมทุกอย่างมากกว่า 1,800 รายการ และแดชบอร์ดมากกว่า 30 รายการในบริการ M365 เช่น MS Teams, Entra ID, SharePoint Online, Viva Engage, Power BI และอื่นๆ อีกมากมาย

ทำไมยังคิดอยู่? ดาวน์โหลด AdminDroid วันนี้และสำรวจว่าจะทำให้การจัดการ Microsoft 365 ของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร

โดยรวมแล้ว เราหวังว่าบล็อกนี้จะช่วยให้คุณได้รับขนาดกล่องจดหมายที่แชร์และสถิติที่เกี่ยวข้องด้วยความช่วยเหลือของสคริปต์ PowerShell ความรู้เกี่ยวกับขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันช่วยป้องกันปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นและแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการบำรุงรักษาสภาพแวดล้อมอีเมลที่มีการจัดระเบียบอย่างดีและปลอดภัย หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการการปรับปรุงสคริปต์ คุณสามารถติดต่อเราได้ผ่านทางส่วนความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง