บันทึกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันบน Exchange (Microsoft 365)

คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งอีเมลในนามของกล่องจดหมายที่แชร์ใน Exchange Server และ Microsoft 365 (Exchange Online) อย่างไรก็ตาม อีเมลดังกล่าว เมื่อส่งแล้วจะไม่ถูกบันทึกในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน (ของเจ้าของ) มันถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายส่วนบุคคลของคุณเท่านั้น สิ่งนี้ไม่สะดวกอย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้หลายคนทำงานกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันกล่องเดียว เนื่องจากไม่ชัดเจนว่าใครตอบกลับอีเมลขาเข้าหรือส่งข้อความเฉพาะ

สมมติว่าบัญชีของคุณได้รับสิทธิ์ในการส่งเป็นและ/หรือส่งในนามไปยังกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ HelpDesk คุณต้องมีสำเนาของอีเมลทั้งหมดที่คุณ (หรือผู้รับมอบสิทธิ์อื่น ๆ ) ได้ส่งในนามของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งมีอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ส่ง

เชื่อมต่อกับ Exchange Server ในสถานที่ของคุณโดยใช้ PowerShell:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://mun-mbex1.a-d.site/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential
Import-PSSession $Session

หรือเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 โดยใช้โมดูล Exchange Online PowerShell (EXOv2):

Connect-ExchangeOnline

เรียกใช้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อบันทึกรายการอีเมลโดยอัตโนมัติ ส่งผ่านส่งไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน:

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSentAsEnabled $True

คุณยังสามารถบันทึกข้อความที่ส่งโดยใช้ส่งในนาม

Set-Mailbox helpdesk -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True

ตรวจสอบการตั้งค่าปัจจุบัน:

Get-Mailbox helpdesk | select MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือกเหล่านี้สำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'SharedMailbox')} | Set-Mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

คุณยังสามารถเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกนี้โดยใช้ Microsoft 365 Admin Center:

1. ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 Admin Center;

2. นำทางไปยังทีมและกลุ่ม -> กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน;

3. เลือกกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่คุณต้องการกำหนดค่า

4. ค้นหาส่วน รายการที่ส่ง ในการตั้งค่ากล่องจดหมายแล้วคลิก แก้ไข

5. มีสองตัวเลือกที่นี่:

   Copy items sent as this mailbox
   Copy items sent on behalf of this mailbox

   

6. เปิดใช้งานตัวเลือกที่คุณต้องการและบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เป็นไปได้ที่จะใช้

MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

และ

MessageCopyForSentAsEnabled

พารามิเตอร์เพื่อบันทึกเฉพาะข้อความคัดลอกที่ส่งในนามของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน หากคุณต้องการบันทึกข้อความที่ส่งในนามของกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั่วไป (หรือสำหรับกล่องจดหมาย Exchange Server 2010) คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือกรีจิสทรีของ Outlook DelegateSentItemsStyle (หรือแปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน) .

Value name: DelegateSentItemsStyle
Value Type: REG_DWORD
Value: 1

• Outlook 2016/2019/2021/365:
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office .0\Outlook\Preferences

• Outlook 2013:
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office .0\Outlook\Preferences

• Outlook 2010:
  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office .0\Outlook\Preferences

คุณสามารถใช้ cmdlet Set-MailboxSentItemsConfiguration เพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บรักษารายการที่ส่งสำหรับกล่องจดหมายใน Exchange Server 2010 SP 2 Update Rollup 4:

Set-MailboxSentItemsConfiguration helpdesk -SendAsItemsCopiedTo Sender -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom

ตอนนี้เมื่อคุณส่งอีเมลในนามของกล่องจดหมายอื่น อีเมลนั้นจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายของเจ้าของ

หากอีเมลยังคงไม่ปรากฏในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ให้ตรวจสอบว่ามีการกำหนดค่าให้รับเฉพาะอีเมลจากผู้ใช้ที่ผ่านการรับรองความถูกต้องเท่านั้น:

Get-Mailbox helpdesk | fl *auth*

RequireSenderAuthenticationEnabled : True

คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะการทำงานได้ดังนี้:

Set-Mailbox helpdesk -RequireSenderAuthenticationEnabled $false