บันทึกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันด้วย PowerShell

วิธีบันทึกรายการที่ส่งในโฟลเดอร์รายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365 (Exchange Online) หรือ Exchange on-premises ผู้ใช้มีสิทธิ์ส่งเป็นหรือส่งในนามของกล่องจดหมายที่แชร์ พวกเขาต้องการบันทึกรายการที่ส่งในโฟลเดอร์รายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาส่งอีเมล ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีเปิดใช้งานบันทึกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันด้วย PowerShell

คุณลักษณะนี้มีอยู่ใน Exchange on-premises และ Exchange Online สิ่งที่น่ารู้คือเราสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้เฉพาะกับ PowerShell ใน Exchange ภายในองค์กรเท่านั้น ใน Exchange Online เราสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ใน Admin Center และ PowerShell คำสั่ง PowerShell จะเหมือนกันสำหรับ Exchange 2013/2016/2019 (ภายในองค์กร) และ Exchange Online (Office 365)

เกิดอะไรขึ้น?

ผู้ใช้ Amanda ได้รับการส่งเป็นสิทธิ์ไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ข้อมูล

เธอจะเขียนอีเมลและส่งอีเมลจากกล่องจดหมายข้อมูล

ข้อความที่ส่งจะปรากฏในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของ Outlook นี่เป็นพฤติกรรมเริ่มต้น

มาตรวจสอบโฟลเดอร์รายการที่ส่งกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันข้อมูล เราไม่เห็นข้อความที่ Amanda ส่งก่อนหน้านี้ในกล่องจดหมายที่แชร์ นั่นเป็นพฤติกรรมเริ่มต้นเช่นกัน

โดยส่วนใหญ่แล้ว กล่องจดหมายที่แชร์จะแชร์กับผู้ใช้มากกว่าหนึ่งราย จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้รายอื่นที่มีสิทธิ์ในกล่องจดหมายนั้นต้องการดูว่า Amanda ส่งอะไรไป เราต้องการให้กล่องจดหมายมีระเบียบ เป็นระเบียบเรียบร้อย และมีโครงสร้าง ยิ่งผู้ใช้สามารถค้นหาข้อความเหล่านี้ได้ดีขึ้นในอนาคต

สารละลาย

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ เราสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะคัดลอกรายการที่ส่งสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้ ด้วยวิธีนี้ เมื่อ Amanda หรือ Richard ส่งข้อความ ข้อความจะอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ส่งส่วนตัว และสำเนาจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่แชร์ พวกเขาทั้งสองจะเห็นข้อความในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

เชื่อมต่อกับ Exchange PowerShell

หากคุณต้องการเรียกใช้คำสั่งเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า ให้เชื่อมต่อกับ Exchange ภายในองค์กรหรือ Exchange Online:

• เชื่อมต่อกับ Exchange Online PowerShell

• เรียกใช้ Exchange Management Shell ในฐานะผู้ดูแลระบบ (Exchange on-premises)

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายเดียว

รับตู้ไปรษณีย์

[PS] C:\>Get-Mailbox -Identity "info@exoip.com" | Format-Table Name,MessageCopyForSentAsEnabled,MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Name MessageCopyForSentAsEnabled MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
---- --------------------------- ---------------------------------
Info                       False                             False

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งเป็น

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการที่ส่ง

[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "info@exoip.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

ตรวจสอบว่าใช้งานได้โดยส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เมลจะแสดงขึ้นในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายของผู้ใช้

มาดูโฟลเดอร์ส่งกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันกัน ข้อความปรากฏขึ้น

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งในนามของ

[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "info@exoip.com" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งเป็นและส่งในนามของในคำสั่งเดียว

[PS] C:\>Set-Mailbox -Identity "info@exoip.com" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด

เปิดใช้งานคุณลักษณะสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด

รับรายการกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งไม่ได้เปิดใช้งานคุณสมบัติ

[PS] C:\>Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails "SharedMailbox" | Where-Object {$_.MessageCopyForSendOnBehalfEnabled -eq $false -or $_.MessageCopyForSentAsEnabled -eq $false} | Format-Table Name,MessageCopyforSentAsEnabled,MessageCopyForSendonBehalfEnabled

Name  MessageCopyForSentAsEnabled MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
----  --------------------------- ---------------------------------
Info                         True                             False
Sales                       False                             False
HR                          False                             False

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งเป็น

[PS] C:\>Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails "SharedMailbox" | Where-Object {$_.MessageCopyForSentAsEnabled -eq $false} | Set-mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งในนามของ

[PS] C:\>Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails "SharedMailbox" | Where-Object {$_.MessageCopyForSendOnBehalfEnabled -eq $false} | Set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

เปิดใช้งานการคัดลอกรายการส่งเป็นและส่งในนามของในคำสั่งเดียว

[PS] C:\>Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails "SharedMailbox" | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

อ่านเพิ่มเติม: รับขนาดกล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365 ด้วย PowerShell »

บทสรุป

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีบันทึกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันด้วย PowerShell เปิดใช้งานคุณลักษณะด้วย PowerShell และให้เวลาสูงสุดหนึ่งชั่วโมงก่อนที่การเปลี่ยนแปลงจะมีผล จากนี้ไป รายการที่ส่งจะอยู่ในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

คุณสนุกกับบทความนี้หรือไม่? คุณอาจต้องการแปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่แชร์ด้วย PowerShell อย่าลืมติดตามเราและแบ่งปันบทความนี้