บันทึกรายการคัดลอกที่ส่งเฉพาะในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน (Outlook)
เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน พวกเขาจะเห็นสำเนาของอีเมลในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันและกล่องจดหมายส่วนบุคคล เป็นไปได้ที่จะหลีกเลี่ยงการรับอีเมลเหล่านี้ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของผู้ใช้ใน Outlook ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีบันทึกรายการคัดลอกที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Outlook เท่านั้น
บันทึกรายการคัดลอกที่ส่งในกล่องจดหมาย Outlook ที่แชร์
เมื่อคุณกำหนดค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าในภายหลังได้ตลอดเวลา แม้ว่าคุณจะมีกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันหลายกล่อง คุณสามารถตั้งค่าที่แตกต่างกันสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันแต่ละกล่องได้
ตารางด้านล่างแสดงผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่คุณกำหนดค่าสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
| DelegateSentItemsStyle | MessageCopyForSentAsEnabled | Expected behavior |
|---|---|---|
| 0 | True | A copy of the email will be saved in both the primary mailbox and the shared mailbox. |
| 1 | True | Two copies of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox. |
| 0 | False | A copy of the email will be saved in the primary mailbox and no copies in the shared mailbox. |
| 1 | False | A copy of the email will be saved in the shared mailbox and no copies in the primary mailbox. |
เราจะแสดงวิธีกำหนดค่าวิธีสุดท้ายซึ่งจะบันทึกเฉพาะสำเนาของอีเมลในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายที่แชร์เท่านั้น ไม่ใช่ในกล่องจดหมายหลัก (ผู้ใช้)
หมายเหตุ: ใช้ได้กับ Exchange Server ภายในองค์กรและ Exchange Online (Microsoft 365)
ปัญหา: ข้อความในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายหลัก
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณต้องกำหนดค่ากล่องจดหมายที่แชร์ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือคุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่แชร์จำนวนมากด้วย PowerShell
ชุดของผู้ใช้ในองค์กรมีกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายแบบเต็ม ผู้ใช้เหล่านี้ทั้งหมดเห็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเดียวกันใน Outlook
ปัญหาคือเมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน สำเนาจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายส่วนตัวและกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ปัญหานี้เกิดขึ้นเนื่องจากคุณได้เปิดใช้งานการคัดลอกรายการที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
ตรวจสอบสิทธิ์กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของผู้ใช้
หลังจากที่คุณสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน คุณจะต้องกำหนดสิทธิ์ ส่งเป็น หรือ ส่งในนามของ ให้กับผู้ใช้:
- ส่งเป็น: ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลเป็นบัญชีกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันโดยไม่ต้องแสดงว่าอีเมลมาจากไหน
- ส่งในนามของ: ผู้ใช้สามารถส่งอีเมลทั้งชื่อบัญชีและชื่อกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลของพวกเขาจะแสดงว่าพวกเขาถูกส่งในนามของชื่อกล่องจดหมายที่แชร์
หมายเหตุ: คุณต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายแบบเต็มให้กับผู้ใช้ด้วย โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจใช้เวลาถึง 60 นาทีจึงจะมีผล
หากผู้ใช้มีสิทธิ์ ส่งเป็น จะมีความสำคัญเหนือกว่าสิทธิ์ ส่งในนามของ แต่คุณไม่จำเป็นต้องให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ในการส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์
ปิดใช้งานการคัดลอกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
เมื่อคุณสร้างกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันและให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ คุณต้องตรวจสอบว่าคุณได้คัดลอกรายการที่ส่งที่เปิดใช้งานบนกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันหรือไม่ นั่นเป็นเพราะคุณไม่ต้องการให้ข้อความปรากฏสองครั้งในโฟลเดอร์รายการที่ส่งของกล่องจดหมายที่แชร์
หากผู้ใช้จากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันมีสำเนาที่บันทึกไว้ของอีเมลแต่ละฉบับที่พวกเขาส่งจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน พวกเขาจะต้องเปิดใช้งานตัวเลือกเหล่านี้ด้านล่าง:
- คัดลอกรายการที่ส่งเป็นกล่องจดหมายนี้
- คัดลอกรายการที่ส่งในนามของกล่องจดหมายนี้
คุณต้องปิดใช้งานทั้งการตั้งค่าบันทึกรายการที่ส่งในกล่องจดหมายที่แชร์ในศูนย์การจัดการ Microsoft 365 หรือด้วย PowerShell
หากคุณต้องการเรียกใช้คำสั่งด้านล่างเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่ารายการที่ส่งสำเนา คุณต้องเชื่อมต่อกับ Exchange Online PowerShell
Connect-ExchangeOnlineเรียกใช้คำสั่ง PowerShell ด้านล่างเพื่อปิดใช้งานสำเนาของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งส่วนตัวของคุณ
Set-Mailbox "test.sharedmailbox@m365info.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $false -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $falseหมายเหตุ: เมื่อคุณเรียกใช้คำสั่ง PowerShell อาจใช้เวลาสักครู่จึงจะมีผลในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Microsoft 365
วิธีแก้ไข: บันทึกรายการคัดลอกที่ส่งในกล่องจดหมายที่แชร์เท่านั้น
ในตัวอย่างของเรา เรามีกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันและมอบหมายสิทธิ์ การเข้าถึงแบบเต็ม และ ส่งในนามของ ให้กับผู้ใช้ นอกจากนี้เรายังได้ปิดการใช้งานการตั้งค่าการคัดลอกรายการที่ส่งไปอีกด้วย
เมื่อผู้ใช้ (Amanda.Hansen@m365info.com) ส่งอีเมลในนามของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน (Test.SharedMailbox@m365info.com) ตอนนี้ระบบจะบันทึกเฉพาะ สำเนาในโฟลเดอร์ รายการที่ส่งแล้ว ส่วนตัว และไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์ รายการที่ส่งแล้ว ของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อบันทึกเฉพาะสำเนาของอีเมลในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook
ขั้นตอนที่ 1 เปิดตัวแก้ไขรีจิสทรี
- คลิก เริ่ม
- ค้นหา ตัวแก้ไขรีจิสทรี
- คลิกเรียกใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบ
- แอป Registry Editor จะเปิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 2 ไปที่คีย์การตั้งค่า Outlook
นำทางไปยัง คอมพิวเตอร์\HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
หมายเหตุ: หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันอื่น คุณต้องเลือกอื่นที่ไม่ใช่ 16.0 เช่น 15.0 หรือ 14.0 .
มันแสดงถึง Office เวอร์ชันของคุณ:
- 16.0 (ออฟฟิศ 2016, ออฟฟิศ 2019, ออฟฟิศ 2021, ไมโครซอฟท์ 365)
- 15.0 (ออฟฟิศ 2013)
- 14.0 (ออฟฟิศ 2010)
ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มค่า DWORD ใหม่
- คลิกที่ แก้ไข > ใหม่ > ค่า DWORD (32 บิต)
- ค่าใหม่ #1 จะปรากฏขึ้น
- พิมพ์ DelegateSentItemsStyle
- คลิก เข้าสู่
- คลิกขวา DelegateSentItemStyle
- คลิก แก้ไข
- ในกล่องวันที่คิดมูลค่า > พิมพ์ 1
- คลิก ตกลง
- คุณจะเห็น DelegateSentItemsStyle ที่มีค่า 1
ตรวจสอบข้อความในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเท่านั้น
เราจะส่งอีเมลจากผู้ใช้ (Amanda.Hansen@m365info.com) ด้วยกล่องจดหมายที่แชร์ (Test.SharedMailbox@m365info.com) ใน Outlook
ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านล่าง ระบบจะบันทึกเฉพาะสำเนาของอีเมลในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook ในเวลาเดียวกัน มันจะไม่บันทึกสำเนาของอีเมลในโฟลเดอร์ รายการที่ส่ง ของผู้ใช้ (Amanda.Hansen@m365info.com) ใน Outlook
คุณได้กำหนดค่าวิธีการบันทึกรายการคัดลอกที่ส่งเฉพาะในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสำเร็จแล้ว และไม่ได้อยู่ในกล่องจดหมายหลัก (ผู้ใช้) ใน Outlook!
อ่านเพิ่มเติม: แปลงกล่องจดหมายของผู้ใช้เป็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน »
บทสรุป
คุณได้เรียนรู้วิธีบันทึกรายการคัดลอกที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook เท่านั้น หากผู้ใช้สามารถดูสำเนาของอีเมลที่ส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์ในกล่องจดหมายส่วนตัว คุณต้องเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่าง
ขั้นแรก คุณต้องตรวจสอบสิทธิ์ของผู้ใช้และปิดใช้งานการตั้งค่ารายการที่ส่งสำเนา จากนั้นเปิด Registry Editor และเพิ่มค่า DWORD ใหม่ภายใต้คีย์ Outlook Preferences การดำเนินการนี้จะไม่บันทึกสำเนาอีเมลในโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่งของกล่องจดหมายส่วนตัวอีกต่อไปเมื่อส่งจากกล่องจดหมายที่แชร์
คุณสนุกกับบทความนี้หรือไม่? คุณอาจต้องการวิธีปิดใช้งานการแสดงตัวอย่างลิงก์ใน Outlook บนเว็บ อย่าลืมติดตามเราและแบ่งปันบทความนี้