ค้นหาเว็บไซต์

Office 365: วิธีสร้างรายการการแจกจ่ายโดยใช้ PowerShell

รายการการแจกจ่ายใน Office 365 คืออะไร

รายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365 คือคอลเลกชันของที่อยู่อีเมลที่ใช้ในการส่งข้อความอีเมลไปยังผู้รับหลายคนพร้อมกัน ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมอาจสร้างกลุ่มประเภทนี้ได้ อีเมลใดๆ ที่ส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายจะถูกส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่อยู่ในรายการโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการส่งข้อความถึงคนหลายคนพร้อมกัน โดยไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละคนด้วยตนเอง

ความแตกต่างระหว่างกลุ่ม Office 365 และรายชื่อการแจกจ่าย

ทั้งกลุ่ม Office 365 และรายชื่อการแจกจ่ายใช้สำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกของกลุ่ม แต่มีความแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างพวกเขา:

  1. ฟังก์ชันการทำงาน: กลุ่ม Office 365 มีฟังก์ชันการทำงานในระดับที่สูงกว่ารายการแจกจ่าย นอกเหนือจากการแจกจ่ายอีเมลแล้ว กลุ่ม Office 365 ยังสามารถใช้เพื่อแชร์ปฏิทิน รายการงาน สมุดบันทึก OneNote และไซต์ SharePoint พวกเขายังมีกล่องจดหมายของกลุ่มและพื้นที่ทำงานของทีมที่ใช้ร่วมกันใน Microsoft Teams
  2. การเป็นสมาชิก: กลุ่ม Office 365 มีระบบการจัดการสมาชิกที่ช่วยให้สมาชิกเข้าร่วมและออกจากกลุ่มได้ตามดุลยพินิจของตน ในทางกลับกัน รายชื่อการแจกจ่ายจำเป็นต้องมีผู้ดูแลระบบเพื่อจัดการสมาชิกภาพ
  3. การทำงานร่วมกัน: กลุ่ม Office 365 ได้รับการออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม ในขณะที่รายชื่อการแจกจ่ายจะใช้สำหรับการสื่อสารทางเดียวเป็นหลัก เมื่อใช้กลุ่ม Office 365 สมาชิกสามารถทำงานร่วมกันในโครงการและแชร์ไฟล์ได้แบบเรียลไทม์
  4. การควบคุมการเข้าถึง: ในกลุ่ม Office 365 ตัวเลือกการควบคุมการเข้าถึงเป็นแบบละเอียด ช่วยให้เจ้าของสามารถตั้งค่าสิทธิ์สำหรับสมาชิกหรือกลุ่มสมาชิกที่ระบุได้ ไม่สามารถควบคุมการเข้าถึงรายการแจกจ่ายในลักษณะนี้ได้
  5. บูรณาการ: กลุ่ม Office 365 ทำงานร่วมกับแอปและบริการอื่นๆ ของ Microsoft เช่น Microsoft Teams, SharePoint และ OneDrive for Business รายชื่อการแจกจ่ายไม่มีการรวมระดับนี้

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือแม้ว่ากลุ่ม Office 365 และรายชื่อการแจกจ่ายจะมีวัตถุประสงค์ที่คล้ายกัน แต่กลุ่ม Office 365 ก็มีทางเลือกด้านฟังก์ชันการทำงาน การทำงานร่วมกัน และการควบคุมการเข้าถึงที่ดีกว่า และได้รับการออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงานสมัยใหม่

จะสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365 ได้อย่างไร?

รายชื่อการแจกจ่ายสามารถใช้เพื่อจัดการกลุ่มผู้ใช้หรือผู้ติดต่อภายในองค์กรได้ คุณสามารถสร้างได้ตามเกณฑ์ต่างๆ รวมถึงแผนก ทีม โครงการ หรือสถานที่ ตัวอย่างเช่น อาจมีการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายสำหรับแผนกการตลาด ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมลทั้งหมดของสมาชิกในทีมการตลาด ศูนย์การจัดการ Office 365 หรือ PowerShell สามารถใช้ในการสร้างและจัดการรายชื่อการแจกจ่าย

สร้างกลุ่มการแจกจ่ายโดยใช้ Microsoft 365 Admin Center

รายชื่อการแจกจ่ายคือกลุ่มที่อยู่อีเมลที่ใช้ในการส่งข้อความหรือทำงานร่วมกันในโครงการ มาดูกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365

ขั้นตอนที่ 1: ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Office 365

ขั้นตอนแรกในการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายคือการลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Office 365 ด้วยข้อมูลประจำตัวผู้ดูแลระบบของคุณ คุณจะต้องมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ Office 365 เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ส่วนกลุ่ม

ในเมนูการนำทางด้านซ้ายของศูนย์การจัดการ ให้เลือก “ทีมและกลุ่ม” เพื่อเข้าถึงลิงก์ “ทีมและกลุ่มที่ใช้งานอยู่” ส่วนนี้ประกอบด้วยกลุ่มทั้งหมดที่สร้างขึ้นในองค์กรของคุณ รวมถึงรายชื่อการแจกจ่าย กลุ่มความปลอดภัย และ Microsoft Teams

ขั้นตอนที่ 3: สร้างรายชื่อการแจกจ่ายใหม่

หากต้องการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใหม่ ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มกลุ่ม" ใต้แท็บ "รายชื่อการแจกจ่าย" นี่จะเป็นการเปิดตัวช่วยสร้างซึ่งคุณสามารถป้อนการกำหนดค่ารายการแจกจ่ายได้

เลือก "การกระจาย" เป็นประเภทกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนชื่อกลุ่มและคำอธิบาย

จากนั้น ป้อนชื่อสำหรับรายชื่อการแจกจ่ายในช่อง "ชื่อ" ชื่อนี้จะใช้เพื่อระบุกลุ่มเมื่อคุณส่งข้อความหรือทำงานร่วมกันในโครงการ คุณยังสามารถป้อนคำอธิบายสำหรับรายชื่อการแจกจ่ายในช่อง "คำอธิบาย" ได้ แม้ว่าจะเป็นทางเลือกก็ตาม

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มเจ้าของและสมาชิกไปยังรายชื่อการแจกจ่าย

เมื่อคุณป้อนชื่อและคำอธิบายกลุ่มแล้ว คุณสามารถเพิ่มเจ้าของและสมาชิกลงในรายชื่อการแจกจ่ายได้ คลิกปุ่ม "เพิ่มเจ้าของ" เพื่อเปิดแผงเพื่อเลือกผู้ใช้หรือผู้ติดต่อที่คุณต้องการกำหนดให้เป็นเจ้าของ คุณสามารถค้นหาผู้ใช้หรือผู้ติดต่อตามชื่อหรือที่อยู่อีเมล และเลือกพวกเขาจากรายการ

เพิ่มสมาชิกในรายชื่อการแจกจ่ายโดยคลิกที่ปุ่ม "เพิ่มสมาชิก" และเลือกผู้ใช้หรือผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการ

ขั้นตอนที่ 6: ตั้งค่าที่อยู่อีเมลของกลุ่ม

กำหนดที่อยู่อีเมลสำหรับรายการการแจกจ่าย สิ่งนี้จะถูกใช้ในไคลเอนต์อีเมลเช่น Outlook คุณยังสามารถตั้งค่าได้ว่ารายชื่อการแจกจ่ายควรอนุญาตผู้ส่งภายนอกหรือไม่

ขั้นตอนที่ 7: สร้างรายการการแจกจ่ายให้เสร็จสิ้น

เมื่อคุณป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและเพิ่มสมาชิกลงในรายชื่อการแจกจ่ายแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม "สร้างกลุ่ม" เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย

เมื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่ายแล้ว คุณจะได้รับหน้า "สร้างกลุ่ม" รายชื่อการแจกจ่ายจะถูกสร้างขึ้นและเพิ่มลงในรายชื่อกลุ่มในส่วนกลุ่ม

ตอนนี้คุณสามารถจัดการการตั้งค่าได้โดยคลิกที่ชื่อกลุ่มในรายการกลุ่ม จากที่นี่ คุณสามารถเพิ่มหรือลบสมาชิก จัดการสิทธิ์ และปรับแต่งการตั้งค่าของรายการให้ตรงตามความต้องการของคุณได้

สร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365 โดยใช้ PowerShell

หากต้องการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365 โดยใช้ PowerShell คุณสามารถใช้ New-DistributionGroup cmdlet ใน Exchange Online Management Shell ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ติดตั้ง Exchange Online PowerShell Module แล้ว ก่อนที่จะรันสคริปต์นี้!


#Parameters
$Name = "Marketing Managers"
$Alias = "MarketingMgrs"
$EmailAddress = "MarketingManagers@Crescent.com"
$DLMembers = @("GradyA@Crescent.com", "IsaiahL@Crescent.com","AdeleV@Crescent.com")

#Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -ShowBanner:$False
 
#Create a new Distribution List
New-DistributionGroup -Name $Name -Alias $Alias -PrimarySmtpAddress $EmailAddress -Members $DLMembers -Type Distribution

คุณยังสามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายและเพิ่มสมาชิกในภายหลังได้!


#Create a new Distribution List
New-DistributionGroup -Name "Sales Managers" -Alias "SalesMgrs" -PrimarySmtpAddress "SalesManagers@Crescent.com" -Type Distribution

#Add a Member to the Distribution List
Add-DistributionGroupMember -Identity "SalesManagers@Crescent.com" -Member "AdeleV@Crescent.com"

#Add Multiple Members
$Members = @("GradyA@Crescent.com","IsaiahL@Crescent.com","CredeS@Crescent.com")

$Members | ForEach-Object {
    Add-DistributionGroupMember -Identity "SalesManagers@Crescentcom" -Member $_
    Write-Host "Added Member:"$_
}

ใช้พารามิเตอร์ "ประเภท" เป็น "ความปลอดภัย" เพื่อสร้างกลุ่มความปลอดภัยที่เปิดใช้งาน Mail ผู้ดูแลระบบสามารถใช้วิธีนี้เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่ายโดยอัตโนมัติ หรือเพื่อจัดการรายชื่อการแจกจ่ายจำนวนมากทั่วทั้งบริษัท

สคริปต์ PowerShell เพื่อสร้างกลุ่มการแจกจ่ายจำนวนมากจากไฟล์ CSV

มาสร้างรายชื่อการแจกจ่ายหลายรายการใน Office 365 โดยใช้ PowerShell จาก CSV นี่คือเทมเพลต CSV ของฉัน:


#Parameters
$CSVFilePath = "C:\Temp\Bulk-DL.csv"

Try {
    #Connect to Exchange Online
    Connect-ExchangeOnline -ShowBanner:$False

    #Get Data from CSV and Create Distribution List
    Import-CSV $CSVFilePath | ForEach {
        New-DistributionGroup -Name $_.Name -PrimarySmtpAddress $_.Email -Type $_.Type -Members $_.Members.split(",")
        Write-host -f Green "Created Distribution List:"$_.Name
    }
}
Catch {
    write-host -f Red "Error:" $_.Exception.Message
}

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตได้ที่นี่:

บทสรุป

โดยสรุป การสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Office 365 อาจเป็นวิธีการที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการจัดการกลุ่มผู้ติดต่อหรือผู้ใช้ PowerShell หรือศูนย์การจัดการ Office 365 สามารถใช้เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย และสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้ ด้วยการใช้ประโยชน์จาก PowerShell คุณสามารถสร้างรายการจำนวนมากได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ การสร้างรายชื่อการแจกจ่ายจำนวนมากสามารถทำได้โดยใช้ไฟล์ CSV เพื่อนำเข้าข้อมูลที่จำเป็น เป็นเรื่องง่ายในการสร้างรายชื่อการแจกจ่ายและเพิ่มสมาชิกโดยทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น

บทความที่เกี่ยวข้อง