กำหนดค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) ใน Exchange และ Microsoft 365

คุณลักษณะการตอบกลับอัตโนมัติ (ตอบกลับอัตโนมัติ, ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน/OOF) ช่วยให้ผู้ใช้ Exchange สามารถกำหนดค่ากฎในกล่องจดหมายของตนเพื่อส่งข้อความเฉพาะเพื่อตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมดโดยอัตโนมัติ โดยปกติแล้ว การตอบกลับอัตโนมัติจะเปิดใช้งานเมื่อผู้ใช้ไม่ได้อยู่ที่สำนักงานเป็นเวลานาน (วันหยุดพักผ่อน การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ) ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติด้วยตนเองผ่าน Outlook หรือ Outlook บนอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกบนเว็บ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีเปิดใช้งาน ปิดใช้งาน และกำหนดค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Exchange Server 2019/2016/2013/2010 และ Exchange Online (Microsoft 365) จาก Exchange Admin Center (EAC) หรือโดยใช้ PowerShell

วิธีเปิดใช้งานข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Exchange Server

คุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้รายอื่นผ่านแผงควบคุม Exchange แบบกราฟิก (ECP):

1. ลงชื่อเข้าใช้ Exchange Control Panel คลิกไอคอนผู้ใช้ของคุณที่ด้านบนขวา แล้วเลือก ผู้ใช้อื่น

   

2. เลือกกล่องจดหมายของผู้ใช้ที่คุณต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ

3. คลิก ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ;
   

   

4. คุณสามารถเปิดใช้งาน OOF ได้ที่นี่โดยทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ และตั้งค่าช่วงเวลาที่คุณต้องการให้ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ (ส่งการตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลานี้เท่านั้น) จากนั้นป้อนข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ในองค์กรของคุณและข้อความสำหรับผู้ใช้ภายนอก (ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ส่งภายนอกองค์กรของฉัน);
   

   

5. บันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิด OWA

ตอนนี้ หากคุณส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้ คุณจะได้รับข้อความพร้อมข้อความตอบกลับอัตโนมัติ โปรดทราบว่า ผู้ส่งแต่ละคนจะส่งการตอบกลับเพียงครั้งเดียวเท่านั้น (หากคุณส่งอีเมลอื่นไปยังที่อยู่เดียวกัน คุณจะไม่ได้รับข้อความ OOF) ช่วยปกป้อง Exchange จากการวนซ้ำของอีเมล

ใน Exchange Server คุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้ Get-MailboxAutoReplyConfiguration และ Set-MailboxAutoReplyConfiguration PowerShell cmdlets

เปิด Exchange Management Shell บน Exchange Server ของคุณหรือเชื่อมต่อจากระยะไกลโดยใช้ PowerShell

หากต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ ให้ใช้สคริปต์ PowerShell ต่อไปนี้:

$username="jason@a-d.site"
$starttime = "10/17/2022 00:00:01"
$endtime = "10/21/2022 23:59:59"
$msg_internal ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you cannot wait, call me at {phone number}"
$msg_external ="Dear recipient, I am out of office from {Date} to {Date} due to {reason}. If you require immediate assistance, please contact {Name} at {Email}"
Set-MailboxAutoReplyConfiguration $username -AutoReplyState Scheduled -StartTime $starttime -EndTime $endtime InternalMessage $msg_internal -ExternalMessage $msg_external -ExternalAudience All

ในตัวอย่างนี้ ระยะเวลาตอบกลับอัตโนมัติถูกตั้งค่าไว้ (ตั้งแต่วันที่ 17 ถึง 21 ตุลาคม) ผู้ใช้ภายในองค์กร Exchange และผู้ใช้ภายนอกจะได้รับข้อความ OOF ที่แตกต่างกัน

Set-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site -AutoReplyState Disabled -ExternalMessage $null -InternalMessage $null

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingAddress k.fisher@a-d.site -DeliverToMailboxAndForward $true

Set-Mailbox a.jason@a-d.site -ForwardingSmtpAddress $null

ในการตรวจสอบว่าเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้และแสดงข้อความ OOF ปัจจุบันหรือไม่ ให้รันคำสั่งด้านล่าง:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration a.jason@a-d.site

หากต้องการดูรายการกล่องจดหมายทั้งหมดในองค์กรที่เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ:

Get-Mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration | Where-Object {$_.AutoReplyState -eq "scheduled"} | fl identity,MailboxOwnerId,AutoReplyState,StartTime,EndTime

หากคุณต้องการค้นหาผู้ใช้ที่มีระบบตอบกลับอัตโนมัติถาวร ให้แทนที่ กำหนดเวลาด้วย เปิดใช้งาน

การกำหนดค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft 365 (Exchange Online)

ใน Exchange Online (Microsoft 365) คุณยังสามารถเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้

คุณสามารถเปิดใช้งาน OOF ผ่าน Exchange Admin Center (https://admin.exchange.microsoft.com/):

1. ไปที่ผู้รับ -> กล่องจดหมาย;

2. เลือกกล่องจดหมาย

3. ในหน้าต่างคุณสมบัติของกล่องจดหมาย คลิกแท็บ อื่นๆ และเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ -> จัดการการตอบกลับอัตโนมัติ
   

   

4. ในหน้าต่างถัดไป คุณสามารถเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติและป้อนข้อความตอบกลับสำหรับผู้ส่งภายในและภายนอก
   

   

ใน Exchange Online (Microsoft 365) คุณยังสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับกล่องจดหมายโดยใช้ PowerShell ใช้คำสั่งเดียวกันกับใน Exchange Server (Get-MailboxAutoReplyConfiguration และ Set-MailboxAutoReplyConfiguration)

เชื่อมต่อกับผู้เช่า Exchange Online ของคุณโดยใช้โมดูล EXOv2 PowerShell:

Connect-ExchangeOnline

หากต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Internal autoreply message text" -ExternalMessage "External autoreply message text"

หากต้องการแสดงรายการการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติปัจจุบันสำหรับกล่องจดหมาย:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann

หากต้องการปิดใช้งาน OOF:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity b.hoffmann -AutoReplyState Disabled

Microsoft 365 มีตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติเพิ่มเติมบางอย่างที่คุณสามารถตั้งค่าได้โดยใช้ cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration:

• -AutoDeclineFutureRequestsWhenOOF $true

  - ปฏิเสธการเรียกประชุมทั้งหมดในขณะที่ OOF ทำงานอยู่

• -DeclineAllEventsForScheduledOOF $true

  - ปฏิเสธกิจกรรมที่ได้รับการยอมรับทั้งหมดซึ่งกำหนดไว้สำหรับช่วงลางาน

• -DeclineMeetingMessage

  - ตั้งค่าข้อความเป็นผู้จัดการประชุมหากกำหนดค่าโดยหนึ่งในตัวเลือกก่อนหน้านี้

• -CreateOOFEvent $true

  - สร้างกิจกรรมในปฏิทินสำหรับช่วงเวลา OOF สิ่งนี้จะทำให้ผู้จัดการประชุมใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการได้ง่ายขึ้น

• -OOFEventSubject

  - ตั้งค่าหัวข้อเหตุการณ์ OOF ที่จะแสดงในปฏิทิน Outlook