เปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรและขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Office 365 Exchange Online (Microsoft 365)

คู่มือนี้ประกอบด้วยคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรกล่องจดหมายและฟีเจอร์การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ (หรือที่เรียกว่า "การเก็บถาวรแบบแทนที่") ใน Office 365 Exchange Online เพื่อแก้ไขปัญหา "กล่องจดหมายของคุณเต็ม" เมื่อกล่องจดหมายถึง 50GB

ขนาดกล่องจดหมายสูงสุดเริ่มต้นใน Microsoft 365 Exchange Online คือ 50 GB เว้นแต่คุณจะเพิ่มเป็น 100 GB โดยชำระค่าลิขสิทธิ์ Exchange Online Plan 2 หรือโดยการเปิดใช้งาน Exchange Online Archiving (หรือที่เรียกว่า "Exchange Mailbox Archiving") ฟรี

การเก็บถาวรกล่องจดหมายใน Microsoft 365 หรือที่เรียกว่า "การเก็บถาวรแบบแทนที่" จะให้พื้นที่เพิ่มเติมแก่ผู้ใช้ 50 GB และพื้นที่เกือบไม่จำกัด (1.5 TB) หากคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ "การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ" ด้วย

หลังจากเปิดใช้งานการเก็บถาวรกล่องจดหมาย ผู้ใช้จะเห็นว่ามีการสร้างโฟลเดอร์กล่องจดหมายเพิ่มเติมที่เรียกว่า "In-Place Archive" ซึ่งพวกเขาสามารถบันทึกข้อความจากกล่องจดหมายหลักของตนโดยใช้ Outlook บนเดสก์ท็อปหรือ Outlook บนเว็บ

นอกจากนี้ หากคุณเปิดใช้งานคุณสมบัติ "การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ" ด้วย เมื่อกล่องจดหมายหลัก "การเก็บถาวร" ถึงขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล (เช่น 50GB) พื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และกระบวนการนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าการเก็บถาวรของกล่องจดหมายจะมีขนาดถึง 1.5 TB

1. เปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบแทนที่และการขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติในผู้ใช้บางราย
2. เปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบแทนที่และการขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติในผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ

วิธีเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" และฟีเจอร์ "ขยายเก็บถาวรอัตโนมัติ" สำหรับผู้ใช้เฉพาะใน Microsoft 365

ขั้นตอนที่ 1 เปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรแบบแทนที่สำหรับผู้ใช้ใน Exchange Online Admin Center

หากต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรสำหรับผู้ใช้เฉพาะในองค์กรของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ไปที่พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Office365 คลิก แสดงทั้งหมด จากนั้นคลิก Exchange

2. ใน 'ศูนย์การจัดการ Exchange' ไปที่ผู้รับ > กล่องจดหมาย

3. คลิกที่ผู้ใช้ที่คุณต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร"

4a. เลือกแท็บ อื่นๆ จากนั้นคลิก จัดการที่เก็บถาวรของกล่องจดหมาย

4b. เปิด ที่เก็บถาวรของกล่องจดหมายแล้วคลิก บันทึก

ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานการขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ใน Exchange Online PowerShell

วิธีเดียวที่จะเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้เฉพาะคือการเชื่อมต่อกับ Exchange Online จาก PowerShell หากต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 Exchange Online ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้:

* หมายเหตุ: ข้ามขั้นตอนที่ 1-3 หากคุณได้ติดตั้งโมดูล Exchange Online Management แล้ว

1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft .NET Framework 4.6.2 หรือใหม่กว่า

2. เปิด PowerShell ในฐานะผู้ดูแลระบบ

3. ติดตั้ง โมดูล Exchange Online Management โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้ และกด "A" เมื่อได้รับแจ้ง:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -RequiredVersion 3.1.0

4a. เชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์โดยใช้ชื่อผู้ใช้ผู้ดูแลระบบของคุณ (ที่อยู่อีเมล) โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName username@example.com -ShowProgress $true

4b. ในหน้าต่างป๊อปอัปให้พิมพ์ข้อมูลรับรองผู้ดูแลระบบของคุณแล้วคลิก ตกลง

5. หลังจากเชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์ผ่าน PowerShell แล้ว ให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อเปิด "การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ" ให้กับผู้ใช้ที่คุณต้องการ:

Enable-Mailbox user@example.com -AutoExpandingArchive

6. หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติกับผู้ใช้หรือไม่ ให้สั่งคำสั่งนี้:*

Get-Mailbox user@example.com | FL AutoExpandingArchiveEnabled

* หมายเหตุ:
1. ค่า True ถัดจาก "AutoExpandingArchiveEnabled" แสดงว่ามีการเปิดใช้การเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้

2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อจาก Exchange Online โดยใช้คำสั่งนี้:

Disconnect-ExchangeOnline

7. เสร็จแล้ว! หลังจากนั้นไม่กี่ชั่วโมง คุณจะเห็นโฟลเดอร์ "In-Place Archive" ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ หากไม่เกิดขึ้นหลังจากผ่านไป 24 ชั่วโมง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นอย่างถูกต้อง

วิธีเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" และ "ขยายเก็บถาวรอัตโนมัติ" ในองค์กรทั้งหมดของคุณใน Microsoft 365 (Office 365)

ขั้นตอนที่ 1 เชื่อมต่อกับ Exchange Online จาก PowerShell

หากต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 Exchange Online ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้:

* หมายเหตุ: ข้ามขั้นตอนที่ 1-3 หากคุณได้ติดตั้งโมดูล Exchange Online Management แล้ว

1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft .NET Framework 4.6.2 หรือใหม่กว่า

2. เปิด PowerShell ในฐานะผู้ดูแลระบบ

3. ติดตั้ง โมดูล Exchange Online Management โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้ และกด "A" เมื่อได้รับแจ้ง:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -RequiredVersion 3.1.0

4a. เชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์โดยใช้ชื่อผู้ใช้ผู้ดูแลระบบของคุณ (ที่อยู่อีเมล) โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName username@example.com -ShowProgress $true

4b. ในหน้าต่างป๊อปอัปให้พิมพ์ข้อมูลรับรองผู้ดูแลระบบของคุณแล้วคลิก ตกลง

ขั้นตอนที่ 2 เปิดใช้งานกล่องจดหมาย In-Place Archive สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร

หลังจากเชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์ผ่าน PowerShell แล้ว ให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อเปิดกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" ในทั้งองค์กรของคุณ

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้งานการขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ทุกคนในองค์กร

1. ให้คำสั่งต่อไปนี้ใน PowerShell เพื่อเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับทั้งองค์กรของคุณ:

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

2. จากนั้น ให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบว่าได้เปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติแล้ว: *

Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabled

* หมายเหตุ:
1. หากค่าของ "AutoExpandingArchiveEnabled" เป็น True นั่นหมายความว่ามีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับองค์กร

2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อจาก Exchange Online โดยใช้คำสั่งนี้:

Disconnect-ExchangeOnline

3. เสร็จแล้ว! หลังจากนั้นไม่กี่ชั่วโมง คุณจะเห็นโฟลเดอร์ "In-Place Archive" ปรากฏในกล่องจดหมายของผู้ใช้ หากไม่เกิดขึ้นหลังจากผ่านไป 24 ชั่วโมง (อย่างน้อยสำหรับผู้ใช้บางราย) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นอย่างถูกต้อง

แค่นั้นแหละ! แจ้งให้เราทราบหากคำแนะนำนี้ช่วยคุณได้โดยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลค์และแบ่งปันคู่มือนี้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่น