ตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

SharePoint Online เป็นบริการการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพใน Microsoft 365 ที่อำนวยความสะดวกในการแชร์และการจัดการไฟล์ในองค์กรได้อย่างราบรื่น แม้ว่าจะมีความสามารถที่กว้างขวาง แต่การติดตามการดาวน์โหลดไฟล์ถือเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด บล็อกนี้เน้นวิธีการตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online

จะตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online ได้อย่างไร

วิธีการด้านล่างนี้นำเสนอมุมมองที่ครอบคลุมของไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน SharePoint Online และ OneDrive

บันทึกการตรวจสอบ Microsoft Purview: บันทึกการตรวจสอบแบบรวมใน Microsoft 365 สามารถใช้เพื่อติดตามการเข้าถึงไฟล์ ด้วยการใช้ตัวกรอง “ไฟล์ที่ดาวน์โหลด” ในการค้นหาบันทึกการตรวจสอบ คุณจะพบการดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดที่ดำเนินการภายในหน้า SharePoint หรือ OneDrive แม้ว่าจะสามารถส่งออกบันทึกการตรวจสอบ Microsoft 365 ที่เป็นผลลัพธ์ได้ แต่ไม่สามารถกำหนดเวลาหรือปรับแต่งตามความต้องการของคุณได้

PowerShell: คุณสามารถใช้ “Search-UnifiedAuditLog” cmdlet หลังจากเชื่อมต่อกับ Exchange Online PowerShell เพื่อตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online แม้ว่า cmdlet นี้จะเสนอบันทึกสำหรับการดาวน์โหลดไฟล์ แต่ก็ให้ผลลัพธ์ในรูปแบบ JSON ซึ่งต้องมีการประมวลผลเพิ่มเติมและยังใช้เวลานานอีกด้วย

เพื่อเอาชนะความซับซ้อนของ UI และ PowerShell เราได้สร้างสคริปต์ PowerShell แบบครบวงจร ช่วยในการติดตามรายละเอียดที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย รวมถึงผู้ใช้ที่ดาวน์โหลดไฟล์ ประเภทไฟล์ และการประทับเวลาของการดาวน์โหลด มาเริ่มกันเลย!

ดาวน์โหลดสคริปต์: AuditFileDownloads.ps1

ไฮไลท์สคริปต์

1. สคริปต์ส่งออก รายงานการตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์มากกว่า 10 ไฟล์
2. สคริปต์สามารถดำเนินการกับบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA ได้เช่นกัน
3. โดยส่งออกผลการตรวจสอบเป็นรูปแบบไฟล์ CSV ในไดเร็กทอรีการทำงาน
4. สคริปต์จะดึงไฟล์บันทึกการตรวจสอบที่ดาวน์โหลดมาเป็นเวลา 180 วัน ตามค่าเริ่มต้น
5. ช่วยให้คุณได้รับรายงานการดาวน์โหลดไฟล์การตรวจสอบสำหรับช่วงเวลาที่กำหนดเอง
6. ช่วยคุณค้นหาไฟล์ SPO ที่ดาวน์โหลดล่าสุด เช่น ไฟล์ที่ดาวน์โหลดในช่วง 30 วันที่ผ่านมา
7. ช่วยในการระบุไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้ภายนอก/ผู้ใช้ทั่วไป
8. สำหรับการติดตามที่ครอบคลุม สคริปต์ทำให้คุณสามารถตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้เฉพาะ
9. สคริปต์นี้ออกแบบมาเพื่อติดตามการดาวน์โหลดไฟล์ SharePoint และ OneDrive แยกกัน
10. จะติดตั้งโมดูล EXO โดยอัตโนมัติ (หากยังไม่ได้ติดตั้ง) เมื่อคุณยืนยัน
11. สคริปต์ เป็นมิตรกับกำหนดการ กล่าวคือ สามารถส่งข้อมูลรับรองเป็นพารามิเตอร์ แทนที่จะบันทึกไว้ในสคริปต์
12. สคริปต์รองรับการตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง (CBA) ด้วยเช่นกัน

รายงานการดาวน์โหลดไฟล์ SharePoint ออนไลน์ - ผลลัพธ์ตัวอย่าง

รายการต่อไปนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเหตุการณ์การดาวน์โหลดไฟล์ โดยแสดงแอตทริบิวต์ที่มีอยู่ในรายงาน (รูปแบบ CSV)

• เวลาที่ดาวน์โหลด
• ดาวน์โหลดโดย
• ไฟล์ที่ดาวน์โหลด
• URL ของไซต์
• นามสกุลไฟล์
• ภาระงาน
• ข้อมูลเพิ่มเติม

วิธีการดำเนินการสคริปต์

ขั้นแรก ดาวน์โหลดสคริปต์ PowerShell ที่ให้มา จากนั้นเปิด Windows PowerShell แล้วไปที่ไดเร็กทอรีที่มีสคริปต์อยู่ หลังจากนั้นให้รันสคริปต์โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

วิธีที่ 1: คุณสามารถรันสคริปต์ในลักษณะด้านล่างสำหรับบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA

.\AuditFileDownloads.ps1

การดำเนินการสคริปต์ข้างต้นจะส่งออกบันทึกการตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ในช่วง 180 วันที่ผ่านมา

วิธีที่ 2: สำหรับวิธีการแบบอัตโนมัติ ให้รันสคริปต์ด้วยข้อมูลรับรองที่ชัดเจน (เป็นมิตรกับกำหนดการ)

.\AuditFileDownloads.ps1 -UserName <UPN> -Password <Password>

คุณสามารถกำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell ได้โดยใช้ตัวกำหนดเวลางานด้วยรหัสที่กำหนดสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบที่ไม่ใช่ MFA หากบัญชีผู้ดูแลระบบใช้การรับรองความถูกต้องแบบหลายปัจจัย คุณสามารถปิดการใช้งาน MFA ผ่านนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้การดำเนินการสคริปต์ตามกำหนดเวลาสำเร็จ

วิธีที่ 3: สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์ตามใบรับรอง ให้รันสคริปต์โดยใช้พารามิเตอร์ที่จำเป็นต่อไปนี้

.\AuditFileDownloads.ps1 -Organization <Domain> -ClientId <AppId> -CertificateThumbprint <CertThumbPrint>

หากต้องการเรียกใช้สคริปต์ PowerShell นี้ด้วยข้อมูลประจำตัวตามใบรับรอง ให้ลงทะเบียนแอปใน Azure AD คุณสามารถใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ออกใบรับรอง (CA) หรือสร้างใบรับรอง SSL ที่ลงนามด้วยตนเอง ซึ่งเป็นที่ต้องการของผู้ดูแลระบบจำนวนมากในสถานการณ์ภายใน

ดาวน์โหลดไฟล์ตรวจสอบใน SharePoint Online โดยใช้สคริปต์ PowerShell

สคริปต์ PowerShell นี้ช่วยในการตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online และ OneDrive โดยการเปิดใช้งานการดำเนินการต่อไปนี้

1. ตรวจสอบไฟล์ที่ดาวน์โหลดในช่วง 180 วันที่ผ่านมา
2. ติดตามการดาวน์โหลดเอกสารระหว่างช่วงเวลาที่กำหนดเอง
3. ค้นหาไฟล์ที่ดาวน์โหลดล่าสุด
4. ติดตามการดาวน์โหลดไฟล์โดยผู้ใช้เฉพาะราย
5. ค้นหาไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้ภายนอก
6. ติดตามการดาวน์โหลดไฟล์จาก OneDrive เพียงอย่างเดียว
7. ตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint ออนไลน์เพียงอย่างเดียว

<ข>1. ตรวจสอบไฟล์ที่ดาวน์โหลดในช่วง 180 วันที่ผ่านมา

หากต้องการส่งออกประวัติการดาวน์โหลดไฟล์ SharePoint Online ในช่วง 180 วันที่ผ่านมา ผู้ดูแลระบบสามารถเรียกใช้สคริปต์ PowerShell ตามที่ระบุไว้ที่นี่

.\AuditFileDownloads.ps1

ก่อนหน้านี้ ผู้ดูแลระบบสามารถส่งออกบันทึกได้สูงสุด 90 วันเท่านั้น ด้วยการขยายเวลาการเก็บรักษาบันทึกการตรวจสอบล่าสุดเป็น 180 วัน ผู้ดูแลระบบจึงมีกรอบเวลาที่ขยายออกไปแล้ว

<ข>2. ติดตามการดาวน์โหลดเอกสารใน SharePoint ระหว่างช่วงระยะเวลาที่กำหนดเอง

การส่งออกบันทึกการตรวจสอบสำหรับไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน SharePoint Online ในช่วงระยะเวลาที่กำหนดช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตัดสินใจโดยมีข้อมูลครบถ้วน มั่นใจในความปลอดภัยและการรักษาความลับของข้อมูล การใช้พารามิเตอร์ เช่น “StartDate” และ “EndDate” ทำให้คุณสามารถสร้างรายงานการดาวน์โหลดไฟล์สำหรับ ระยะเวลาที่กำหนดเอง

.\AuditFileDownloads.ps1 -StartDate <09/28/23> -EndDate <02/26/24>

ตัวอย่างที่ให้มาจะส่งออกข้อมูลการดาวน์โหลดไฟล์สำหรับช่วงวันที่ 28 กันยายน 2023 ถึง 26 กุมภาพันธ์ 2024

<ข>3. ค้นหาการดาวน์โหลดไฟล์ล่าสุดจาก SharePoint Online และ OneDrive

การตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ล่าสุดจาก SharePoint Online ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการและใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่สำคัญเพื่อให้ได้รับข้อมูลเชิงลึกอย่างทันท่วงที ด้วยการใช้พารามิเตอร์ “RecentlyDownloadedFiles_In_Days” ผู้ดูแลระบบสามารถระบุการดาวน์โหลดไฟล์ได้อย่างง่ายดายภายในจำนวน 'n' วันที่ผ่านมา

.\AuditFileDownloads.ps1 -RecentlyDownloadedFiles_In_Days 30

รูปแบบด้านบนจะดึงรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน SharePoint Online และ OneDrive ภายใน 30 วันที่ผ่านมา

<ข>4. ติดตามการดาวน์โหลดไฟล์โดยผู้ใช้เฉพาะ

เมื่อได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการโต้ตอบกับไฟล์เฉพาะผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบอย่างละเอียดในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย รันสคริปต์ด้วยพารามิเตอร์ “DownloadedBy” เพื่อตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์โดยผู้ใช้ที่ระบุ ซึ่งช่วยในการรับประวัติการดาวน์โหลด SharePoint ของผู้ใช้

.\AuditFileDownloads.ps1 -DownloadedBy Leena@contoso.com

การดำเนินการดังกล่าวข้างต้นจะส่งออกรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ที่ Leena ดาวน์โหลดจากไซต์ SharePoint Online และหน้า OneDrive ทั้งหมด

หมายเหตุ: การตรวจสอบการเข้าถึงไฟล์ใน SharePoint มีความสำคัญพอๆ กันกับการตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์

<ข>5. ติดตามไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้ภายนอก

ผู้ใช้มักจะแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอกหรือผู้ใช้ทั่วไป ในกรณีเช่นนี้ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้เยี่ยมชมเท่านั้นที่สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ถือเป็นสิ่งสำคัญ การใช้พารามิเตอร์ “FileDownloadedByExternalUsersOnly” ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถระบุไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยแขกหรือผู้ใช้ภายนอกได้อย่างง่ายดาย

.\AuditFileDownloads.ps1 -FileDownloadedByExternalUsersOnly

รูปแบบด้านบนจะส่งออกรายงานการตรวจสอบไฟล์ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้ภายนอกในช่วง 180 วันที่ผ่านมา

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตรวจสอบไฟล์ที่ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึงเพื่อตรวจจับและตอบสนองต่อกิจกรรมที่น่าสงสัย นอกจากนี้ การตรวจสอบการแชร์ไฟล์ภายนอกใน SPO ยังช่วยป้องกันและบล็อกการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต

<ข>6. ติดตามการดาวน์โหลดไฟล์จาก OneDrive Alone

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถแยกรายละเอียดของการดาวน์โหลดไฟล์ที่ดำเนินการใน OneDrive ได้โดยเฉพาะ โดยคุณสามารถเพิ่มพารามิเตอร์ “OneDriveOnly” ในการดำเนินการแต่ละครั้ง

.\AuditFileDownloads.ps1 -OneDriveOnly

ตัวอย่างที่ให้มาจะดึงเฉพาะรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ OneDrive ที่ดาวน์โหลดภายใน 180 วันที่ผ่านมา

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถรวมพารามิเตอร์ “OneDriveOnly” เข้ากับพารามิเตอร์อื่น ๆ เพื่อสร้างรายงานที่ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น,

• หากต้องการระบุไฟล์ OneDrive ที่ดาวน์โหลดล่าสุดในจำนวน 'n' วันที่ผ่านมา ให้ดำเนินการตามที่แสดงด้านล่าง

.\AuditFileDownloads.ps1 -RecentlyDownloadedFiles_In_Days 30 -OneDriveOnly

ตัวอย่างข้างต้นจะดึงรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ OneDrive ที่ดาวน์โหลดในช่วง 30 วันที่ผ่านมา

• หากต้องการตรวจสอบไฟล์ OneDrive ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้เฉพาะ ให้รันตามที่แสดงด้านล่างโดยผู้ใช้ที่ระบุ

.\AuditFileDownloads.ps1 -DownloadedBy Leena@contoso.com -OneDriveOnly

ตัวอย่างข้างต้นดึงข้อมูลไฟล์ OneDrive ที่ Leena ดาวน์โหลดในช่วง 180 วันที่ผ่านมา

<ข>7. ตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint Online เพียงอย่างเดียว

เช่นเดียวกับการดำเนินการข้างต้น คุณสามารถดึงข้อมูลรายงานเพื่อติดตามการดาวน์โหลดไฟล์จาก SharePoint เท่านั้น หากต้องการดูว่าใครดาวน์โหลดไฟล์จาก SharePoint ให้ใช้พารามิเตอร์ “SharePointOnlineOnly”

.\AuditFileDownloads.ps1 -SharePointOnlineOnly

ตัวอย่างที่ให้มาจะดึงเฉพาะรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ SharePoint ที่ดาวน์โหลดภายใน 180 วันที่ผ่านมา

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถรวมพารามิเตอร์ “SharePointOnlineOnly” เข้ากับพารามิเตอร์อื่นๆ เพื่อสร้างรายงานที่ละเอียดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น,

• หากต้องการติดตามไฟล์ SharePoint Online ที่ดาวน์โหลดล่าสุดในจำนวน 'n' วันที่ผ่านมา ให้ดำเนินการตามที่แสดงด้านล่าง

.\AuditFileDownloads.ps1 -RecentlyDownloadedFiles_In_Days 30 -SharePointOnlineOnly

ตัวอย่างข้างต้นจะดึงรายละเอียดเกี่ยวกับไฟล์ SharePoint Online ที่ดาวน์โหลดในช่วง 30 วันที่ผ่านมา

• หากต้องการตรวจสอบไฟล์ SharePoint Online ที่ดาวน์โหลดโดยผู้ใช้เฉพาะ ให้รันตามที่แสดงด้านล่าง

.\AuditFileDownloads.ps1 -DownloadedBy Leena@contoso.com -SharePointOnlineOnly

ตัวอย่างข้างต้นดึงข้อมูลเฉพาะไฟล์ SharePoint ที่ Leena ดาวน์โหลดในช่วง 180 วันที่ผ่านมา

แม้ว่ารายงานข้างต้นจะช่วยเหลือในการตรวจสอบการดาวน์โหลดจากมุมมองต่างๆ คุณสามารถใช้นโยบายการดาวน์โหลดแบบบล็อกสำหรับ SharePoint Online และ OneDrive เพื่อจำกัดการดาวน์โหลดและเพิ่มความปลอดภัย หากคุณพบการดาวน์โหลดที่ไม่ระบุชื่อ คุณสามารถตรวจสอบระดับสิทธิ์ของ SharePoint Online เพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้งานที่ถูกต้อง

ตรวจสอบว่าใครดาวน์โหลดไฟล์จาก SharePoint โดยใช้ AdminDroid

ผู้ดูแลระบบจำนวนมากพบว่าตัวเองโหยหาฟีเจอร์เพิ่มเติมในการรายงานของ SharePoint Online สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงอินเทอร์เฟซที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ที่ได้รับการปรับปรุง การวิเคราะห์ขั้นสูง หรือตัวเลือกการปรับแต่งเฉพาะเจาะจง

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ครอบคลุม ไม่ต้องกังวล เพราะ AdminDroid พร้อมตอบสนองความต้องการเหล่านั้นแล้ว AdminDroid ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณตรวจสอบการดาวน์โหลดไฟล์ใน SharePoint แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรม SharePoint และการเข้าถึงไฟล์ SPO

รับข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมการตรวจสอบไฟล์ SPO ต่างๆ เช่น:

• ไฟล์ที่อัปโหลดหรือดาวน์โหลดจากไซต์ SharePoint
• ไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอก
• ไฟล์ที่เข้าถึงโดยผู้ใช้ภายนอก
• กิจกรรมไฟล์ที่ดำเนินการโดยแขก
• กิจกรรมไฟล์ที่ดำเนินการโดยผู้ดูแลระบบ
• ไฟล์ SharePoint คัดลอกหรือย้ายข้ามไซต์ SharePoint
• การลบและการกู้คืนไฟล์
• ไฟล์ที่ตรวจพบมัลแวร์
• ไฟล์ที่แชร์ด้วยการเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อ

รับข้อมูลเชิงลึกด้านความปลอดภัยอีกระดับด้วยเครื่องมือการตรวจสอบของ SharePoint Online เจาะลึกรายละเอียดที่ครอบคลุม รับรองการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้ การแชร์ไฟล์ การเข้าถึงไฟล์ และการดำเนินการ DLP อย่างต่อเนื่อง

แต่เดี๋ยวก่อนยังมีอีกมาก! การจัดการ SharePoint Online ไม่ได้สิ้นสุดเพียงแค่นี้! ยกระดับประสบการณ์ของคุณด้วยสถิติแบบเรียลไทม์ผ่านรายงาน SharePoint Online รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับการใช้งานไซต์ ระบุผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน และติดตามรายการ SharePoint และไลบรารีเอกสารได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่จึงชอบ AdminDroid มากกว่าชุดเครื่องมือมากมาย

ผู้ดูแลระบบส่วนใหญ่ชอบเครื่องมือการรายงาน AdminDroid Microsoft 365 ด้วยเหตุผลต่อไปนี้:

• AdminDroid มอบการเข้าถึงรายงาน Azure AD มากกว่า 120+ รายงานฟรีตลอดอายุการใช้งาน
• เครื่องมือนี้ให้การทดลองใช้ 15 วันพร้อมความสามารถระดับพรีเมียมทั้งหมด รวมถึงการรายงาน การตั้งเวลา การส่งออก การแจ้งเตือน และการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• AdminDroid นำเสนอแผนภูมิที่ปรับแต่งได้และกราฟที่ชัดเจน เพื่อความเข้าใจข้อมูลรายงานที่ชัดเจน
• โดยรวมแล้ว เครื่องมือนี้นำเสนอ รายงานแบบรวมทุกอย่างมากกว่า 1,800 รายการ และแดชบอร์ดมากกว่า 30 รายการบนบริการ M365 เช่น MS Teams, Entra ID, SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive และอีกมากมาย

พร้อมที่จะยกระดับประสบการณ์ผู้ดูแลระบบ M365 ของคุณแล้วหรือยัง? ดาวน์โหลด AdminDroid ทันทีและปรับปรุงการรายงานและการจัดการที่ครอบคลุม

โดยสรุป ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะช่วยคุณตรวจสอบการดาวน์โหลดใน SharePoint Online ด้วยรายงานที่ครอบคลุม หากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดติดต่อเราผ่านทางส่วนความเห็น คอยติดตามการปรับปรุงมากขึ้น!