ค้นหาเว็บไซต์

SharePoint Online: จะติดตามการดาวน์โหลดเอกสารจากบันทึกการตรวจสอบได้อย่างไร

ข้อกำหนด: ติดตามการดาวน์โหลดเอกสารใน SharePoint Online

จะตรวจสอบการดาวน์โหลดใน SharePoint Online ได้อย่างไร

คุณจำเป็นต้องติดตามว่าใครกำลังดาวน์โหลดเอกสาร SharePoint Online ของคุณหรือไม่ คุณกำลังมองหาวิธีติดตามการดาวน์โหลดเอกสารจากบันทึกการตรวจสอบใน SharePoint Online หรือไม่? ในคู่มือนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าต้องทำอย่างไร เราจะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนต่างๆ ในการติดตามว่าใครกำลังดาวน์โหลดเอกสารใดบ้าง และเมื่อใช้บันทึกการตรวจสอบและสคริปต์ PowerShell มาเริ่มกันเลย!

เราได้รับข้อกำหนดในการตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดที่ดาวน์โหลดจากไซต์คอลเลกชัน SharePoint Online ที่เฉพาะเจาะจง ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการสอบถามบันทึกการตรวจสอบสำหรับ SharePoint Online:

  1. เข้าสู่ระบบไซต์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365 ที่ https://compliance.microsoft.com
  2. คลิกลิงก์ “ตรวจสอบ” ในการนำทางด้านซ้าย (URL: https://compliance.microsoft.com/auditlogsearch)
  3. เลือกช่วงวันที่และตั้งค่าเมนูแบบเลื่อนลง "กิจกรรม" เป็น "ไฟล์ที่ดาวน์โหลด" ใต้ "กิจกรรมไฟล์และเพจ" หรือคุณสามารถตั้งค่าตัวกรองเป็น "ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือไซต์" ได้

  4. คลิกที่ปุ่ม "ค้นหา" เพื่อเริ่มการค้นหาบันทึกการตรวจสอบ

รายงานบันทึกการตรวจสอบจะแสดงรายการกิจกรรมการดาวน์โหลดทั้งหมดที่ตรงกับตัวกรองของคุณ พร้อมด้วยรายละเอียด เช่น วันที่และเวลาของกิจกรรม ผู้ใช้ที่ดำเนินการ และไฟล์ที่ดาวน์โหลด ในกรณีของเรา ตามตัวกรองที่ระบุ คุณจะได้รับกิจกรรมการดาวน์โหลดเอกสารทั้งหมดจาก SharePoint Online พร้อมด้วยรายละเอียด เช่น การประทับวันที่ ที่อยู่ IP ID ผู้ใช้ รายการใดที่ถูกดาวน์โหลด เป็นต้น คุณสามารถส่งออกผลลัพธ์เป็น CSV เช่นกัน.

PowerShell เพื่อรับบันทึกการตรวจสอบสำหรับ SharePoint Online

นอกจากนี้เรายังสามารถสืบค้นบันทึกแบบรวมโดยใช้ PowerShell นี่คือสคริปต์ PowerShell เพื่อทำให้ขั้นตอนข้างต้นเป็นไปโดยอัตโนมัติ:


#Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -Credential (Get-Credential)

#Set Date Filters - past 7 days!
$StartDate = (Get-Date).AddDays(-7)
$EndDate = Get-Date

#Search Unified Log
$SharePointLog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate $StartDate -EndDate $EndDate -Operations "FileDownloaded"
$AuditLogResults = $SharePointLog.AuditData | ConvertFrom-Json | Select CreationTime,UserId,Operation, ObjectID,SiteUrl,SourceFileName,ClientIP

#Export Audit log results to CSV
$AuditLogResults
$AuditLogResults | Export-csv -Path "C:\Temp\SPAuditLog.csv" -NoTypeInformation

Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

บทสรุป

โดยสรุป เพื่อติดตามการดาวน์โหลดเอกสารใน SharePoint Online คุณสามารถค้นหาบันทึกการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดผ่านทางอินเทอร์เฟซของเว็บเบราว์เซอร์หรือใช้ PowerShell บันทึกการตรวจสอบประกอบด้วยผู้ที่ดาวน์โหลดเอกสารใดและดาวน์โหลดเมื่อใด ข้อมูลนี้อาจมีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถติดตามว่าใครบ้างที่เข้าถึงเอกสารที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการดำเนินการบางอย่าง เช่น การดาวน์โหลด ซึ่งสามารถช่วยให้คุณรับทราบข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมบนไซต์ SharePoint ของคุณ

โดยรวมแล้ว การติดตามการดาวน์โหลดเอกสารใน SharePoint Online ผ่านบันทึกการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณถูกใช้อย่างเหมาะสมและสอดคล้องกับข้อบังคับหรือนโยบายที่เกี่ยวข้อง

บทความที่เกี่ยวข้อง