กลุ่ม Office 365 กับทีม

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ฉันอยากจะชี้ให้เห็นว่าชื่อ “Office 365 Groups vs Teams” ทำให้เข้าใจผิดเล็กน้อย เหตุผลก็คือกลุ่ม Office 365 และ Microsoft Teams ไม่ได้แข่งขันกัน จริงๆ แล้ว พวกเขาสามารถส่งเสริมซึ่งกันและกันได้ หากเรามีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานร่วมกัน โปรดจำไว้ว่าเมื่อใดก็ตามที่มีการสร้างทีมใหม่ กลุ่ม Office 365 ที่เกี่ยวข้องจะถูกสร้างขึ้นด้วย

ออฟฟิศ 365 คืออะไร?

มาสรุปกันดีกว่า Office 365 เป็นชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Microsoft Office เวอร์ชันบนระบบคลาวด์ ซึ่งประกอบด้วยแอปพลิเคชันหลักเดียวกันทั้งหมด เช่น Word, Excel, PowerPoint และ Outlook Office 365 มีแอปพลิเคชันเพิ่มเติม เช่น OneNote, Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer และแน่นอนว่า Teams

MS Teams คืออะไร?

Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่ให้การแชท การประชุมทางวิดีโอ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ แอปของบริษัทอื่น และอื่นๆ อีกมากมาย ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อมีการสร้างทีมใหม่และกลุ่ม Office 365 ใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ พร้อมด้วยไลบรารีเอกสาร SharePoint และสมุดบันทึก OneNote

กลุ่ม Office 365 คืออะไร

กลุ่ม Office 365 เป็นวัตถุที่จัดเก็บไว้ใน Azure Active Directory ซึ่งสร้างขึ้นโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มสมาชิกในกลุ่มได้ จึงทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่มได้

กลุ่ม Office 365 กับทีม MS: แตกต่างกันอย่างไร

ประการแรกอินเทอร์เฟซมีความแตกต่างกันมาก กลุ่ม Office 365 มีอินเทอร์เฟซคล้ายกับ Outlook ในขณะที่อินเทอร์เฟซ MS Teams มีความทันสมัยมากกว่า ประการที่สอง Microsoft Teams มีฟีเจอร์บางอย่างที่ไม่พร้อมใช้งานในกลุ่ม Office 365 ตัวอย่างเช่น Teams อำนวยความสะดวกในการโทรด้วยเสียงและวิดีโอ และยังมีเวอร์ชันเดสก์ท็อปอีกด้วย

โดยปกติแล้ว Teams จะทำงานได้ดีขึ้นในเรื่องของการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน เนื่องจากนั่นคือสิ่งที่ออกแบบมาเพื่อมัน น่าเสียดายที่กลุ่ม Office 365 และทีม MS ไม่สามารถผสานรวมได้อย่างราบรื่น เพื่ออธิบายประเด็นของฉัน ลองพิจารณาสองสถานการณ์ต่อไปนี้:

การสร้างทีมใหม่และเชื่อมต่อกับกลุ่มที่มีอยู่

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบของกลุ่มที่มีอยู่ เมื่อสร้างทีมใหม่ คุณสามารถเชื่อมต่อกับกลุ่ม Office 365 ที่มีอยู่ได้ อย่างไรก็ตาม มีความไม่สอดคล้องกันบางประการที่คุณควรทราบ

ประการแรก จากภายใน Teams คุณไม่สามารถดูที่เก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มได้ เว้นแต่คุณจะเพิ่มแท็บ SharePoint ซึ่งหมายความว่าคุณจะเปิดแท็บสองแท็บแยกกันเพื่อดูไฟล์ ซึ่งเห็นได้ชัดว่าไม่เหมาะ

ประการที่สอง คุณจะไม่สามารถดูเนื้อหา OneNote ใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มได้ แต่จะมีเพียงเนื้อหา OneNote ที่สร้างขึ้นสำหรับช่องทาง Teams แต่ละช่องทางเท่านั้น ในทำนองเดียวกัน คุณจะไม่สามารถดูงาน Planner ที่มีอยู่จากกลุ่มได้ และงาน Planner ใดๆ ที่สร้างขึ้นใน Teams จะไม่พร้อมใช้งานในกลุ่ม Office 365 หรือ Planner

การสร้างทีมใหม่และไม่เชื่อมต่อกับกลุ่มที่มีอยู่

หากคุณสร้างทีมใหม่แต่เลือกที่จะไม่เชื่อมต่อกับกลุ่ม Office 365 ที่มีอยู่ คุณอาจสร้างกลุ่มที่มีชื่อและวัตถุประสงค์เดียวกันกับกลุ่มที่มีอยู่แล้วโดยไม่ได้ตั้งใจ และไม่มีวิธีที่ง่ายสำหรับสมาชิกในทีมหรือ ผู้ดูแลระบบเพื่อตรวจสอบว่ามีทีมหรือกลุ่มที่มีชื่อและวัตถุประสงค์คล้ายกันอยู่แล้วหรือไม่

โดยปกติแล้ว สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความสับสนและส่งผลให้ขั้นตอนการทำงานไม่ปะติดปะต่อและไม่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณสร้างทีมใหม่ชื่อ "การขาย" โดยไม่รู้ว่ามีกลุ่มที่ใช้ชื่อและวัตถุประสงค์เดียวกันอยู่แล้ว คุณเริ่มเพิ่มสมาชิกในทีม เนื้อหา และการสนทนา จากนั้นจึงค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับกลุ่ม "การขาย" ที่มีอยู่ ทางเลือกเดียวของคุณคือรวมทั้งสองเข้าด้วยกัน

แม้ว่าจะสามารถย้ายสมาชิกและไฟล์จากทีมใหม่ไปยังกลุ่มที่มีอยู่ได้ แต่คุณจะไม่สามารถย้ายการสนทนาได้ ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน จึงควรหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ เนื่องจากสามารถเข้าถึงกล่องจดหมาย Exchange Online ของผู้ใช้ได้จากภายใน Teams ตัวเลือกที่ดีกว่าอาจเป็นการย้ายสมาชิกและเนื้อหา (ไฟล์ หน้า OneNote งานการวางแผน และที่เก็บข้อมูล) จากกลุ่มที่มีอยู่ไปยังทีมใหม่

เมื่อสิ้นสุดวัน การตัดสินใจย้ายข้อมูลจากกลุ่มที่มีอยู่ไปยังทีมใหม่ หรือข้อมูลจากทีมใหม่ไปยังกลุ่มที่มีอยู่ จะขึ้นอยู่กับจำนวนเนื้อหาที่มี และจำนวนสมาชิกที่มี

แน่นอนว่า สถานการณ์ในอุดมคติคือใช้ Teams สำหรับกิจกรรมทั้งหมดที่ต้องมีการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน และหลีกเลี่ยงการใช้กลุ่มร่วมกัน

บทสรุป

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ประเด็นก็คือไม่ใช่เรื่องของกลุ่ม Office 365 กับ Teams จริงๆ เนื่องจากสามารถทำงานร่วมกันได้ดี โดยสมมติว่าคุณทราบถึงความไม่สอดคล้องกันบางประการล่วงหน้าแล้ว นอกจากนี้ ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าปัญหาความเข้ากันได้ต่างๆ เหล่านี้มีแนวโน้มที่จะได้รับการแก้ไขในแพลตฟอร์ม Teams รุ่นต่อๆ ไป