รับที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 โดยใช้ PowerShell

กลุ่ม Office 365 เป็นบริการข้ามสมาชิกที่ให้การเข้าถึงปริมาณงาน Office 365 ทั้งหมด เช่น Outlook, SharePoint, Teams, Yammer ฯลฯ เป็นคอนโซลเดียวที่ปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการโต้ตอบภายในองค์กร แม้ว่า Microsoft 365 Groups จะมอบสิทธิประโยชน์มากมาย แต่พวกเขาก็จะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลมากกว่าบริการอื่นๆ หากคุณไม่ได้จัดการที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม Office 365 อย่างเหมาะสม กลุ่ม Microsoft 365 จะขาดแคลนที่เก็บข้อมูล และค่าใช้จ่ายจะพุ่งสูงขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจับตาดูที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365

น่าเสียดายที่รายงานที่เก็บข้อมูลกลุ่มใน Office 365 ไม่สามารถให้การวิเคราะห์โดยละเอียดและข้อมูลเชิงลึกในเชิงลึก หากคุณเป็นหนึ่งในผู้ดูแลระบบที่ไม่พอใจกับการค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่ Office 365 Groups ใช้ บล็อกนี้เหมาะสำหรับคุณ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นทางออกที่ดีที่สุดที่คุณกำลังมองหา!

พื้นที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365 - สิ่งที่จำเป็น:

ไฟล์กลุ่ม Office 365 ใช้ความจุที่จัดสรรให้กับ SharePoint Online Site Collections หากพื้นที่เก็บข้อมูลได้รับการจัดการไม่ดี จะส่งผลกระทบต่อพื้นที่เก็บข้อมูลของไซต์ควบคู่ไปกับประสิทธิภาพการทำงานของกลุ่ม ดังนั้น แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม Microsoft 365 ของคุณคือการตระหนักถึงขีดจำกัดที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม Office 365

ดูการแสดงด้านล่างที่สรุปขีดจำกัดที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม Microsoft 365

FEATURE	MICROSOFT 365 BUSINESS BASIC, BUSINESS STANDARD, OR BUSINESS PREMIUM	MICROSOFT 365 A3, E3, G3 & A5, E5, G5 OFFICE 365 A3, E3, G3 & A5, E5, G5 OFFICE 365 A1, E1, G1 SHAREPOINT PLAN 1 OR 2	MICROSOFT 365 F1 OR F3, OFFICE 365 F3
Total storage per organization	1 TB plus 10 GB per license purchased	1 TB plus 10 GB per license purchased	1TB
Max storage per site(site collection)	25TB	25TB	25TB

การใช้พื้นที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม O365 โดยใช้ศูนย์การจัดการ:

Microsoft ใช้ประโยชน์จากหลายวิธีในการค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 คุณสามารถรับรายงานที่เก็บข้อมูลของกลุ่ม Office 365 ผ่านทาง ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 และศูนย์การจัดการ SharePoint อย่างไรก็ตาม การดึงรายงานการใช้งานกลุ่ม Office 365 จากศูนย์การจัดการทั้งสองแห่งมีความคลุมเครือมากกว่ามาก นอกจากนี้ ศูนย์การจัดการ SharePoint ยังมีรายงานเกี่ยวกับทั้งกลุ่ม Office 365 และไซต์ SharePoint

ข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งที่คุณอาจสะดุดกับรายงาน Office 365 UI ก็คือ UI มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา และรายงานก็ยากต่อการตีความ แม้แต่รายงานพื้นที่เก็บข้อมูลกลุ่ม CSV ที่ส่งออกก็ยังซับซ้อนกว่ามากในการทำงาน และผู้ดูแลระบบพบว่าการปรับแต่งผลลัพธ์เป็นเรื่องยาก

รับพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 โดยใช้ PowerShell:

PowerShell - พระผู้ช่วยให้รอด: PowerShell มาแล้ว! ผู้ดูแลระบบสามารถรับปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 ได้อย่างรวดเร็วผ่าน PowerShell โดยไม่ต้องยุ่งยากมากนัก! อย่างไรก็ตาม ข้อเสียประการหนึ่งก็คือ มันจะเป็นเรื่องยากสำหรับมือใหม่ PowerShell ที่จะรับพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 เนื่องจากต้องใช้ตัวกรองหลายตัวและวนซ้ำผ่าน PowerShell cmdlets

เพื่อเอาชนะความท้าทายต่างๆ ฉันได้พัฒนาสคริปต์ที่ทำงานที่ใช้เวลานานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดึงข้อมูลการใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365 โดยอัตโนมัติ เพิ่มโมดูลที่จำเป็นเพื่อให้ได้พื้นที่กลุ่ม Office 365 ที่ใช้แล้วก่อนหน้านี้!!

ฟังดูไม่ดีเหรอ? ใช้ประโยชน์จากสคริปต์นี้และจับตาดูที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365

ดาวน์โหลดทันที: GetOffice365GroupsStorage.ps1

จุดเด่นของสคริปต์:

สคริปต์ใช้การรับรองความถูกต้องที่ทันสมัยเพื่อเชื่อมต่อกับ Exchange Online
สคริปต์สามารถดำเนินการได้ด้วยบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA เช่นกัน
ติดตั้ง EXO V2 และ โมดูล SharePoint PnP PowerShell โดยอัตโนมัติ (หากยังไม่ได้ติดตั้ง) เมื่อคุณยืนยัน
ข้อมูลประจำตัวจะถูกส่งผ่านเป็นพารามิเตอร์ (เป็นมิตรกับกำหนดการ) ดังนั้นไม่ต้องกังวล! กล่าวคือ ข้อมูลรับรองสามารถส่งผ่านเป็นพารามิเตอร์ได้ แทนที่จะบันทึกไว้ในสคริปต์
ส่งออกผลลัพธ์รายงานเป็น ไฟล์ CSV
แสดงรายการรายละเอียดของพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ในแต่ละกลุ่ม Office 365

รายงานที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365 - การดำเนินการสคริปต์:

หากต้องการเรียกใช้สคริปต์นี้ ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งด้านล่าง

วิธีที่ 1: คุณสามารถเรียกใช้สคริปต์กับทั้งบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA

.\GetOffice365GroupsStorage.ps1

วิธีที่ 2: โดยปกติแล้วสคริปต์จะแจ้งให้คุณป้อนข้อมูลรับรองสองครั้ง

เพื่อเชื่อมต่อกับโมดูล Exchange Online PowerShell และ
เพื่อเชื่อมต่อกับโมดูล SharePoint Online PowerShell

หากคุณไม่ต้องการเข้าสู่ระบบหลายครั้งสำหรับบัญชีที่ปิดใช้งาน MFA และเรียกใช้แบบไม่โต้ตอบ (เป็นมิตรกับกำหนดเวลา) ให้รันสคริปต์ด้วยพารามิเตอร์ -NoMFA ที่กล่าวถึงข้อมูลรับรอง

.\GetOffice365GroupsStorage.ps1 -NoMFA -UserName admin@contoso.com -Password XXX

หากคุณไม่ต้องการดำเนินการนี้ด้วยตนเองทุกครั้ง คุณสามารถเลือกกำหนดเวลาสคริปต์โดยใช้ Windows Task Scheduler

หมายเหตุ: สิ่งนี้ไม่รองรับบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA หากต้องการกำหนดเวลาสำหรับบัญชีที่เปิดใช้งาน MFA คุณต้องปิดใช้งาน MFA ด้วยนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไข

ค้นหาขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลในกลุ่ม Microsoft 365 - ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

เมื่อคุณรันสคริปต์ ไฟล์เอาต์พุตจะถูกจัดเก็บไว้ในไดเร็กทอรีการทำงานปัจจุบัน รายงานการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลที่ส่งออกของกลุ่ม Office 365 มีแอตทริบิวต์ดังต่อไปนี้:

ชื่อกลุ่ม
รหัสอีเมลของกลุ่ม
ความเป็นส่วนตัวของกลุ่ม
พื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ (GB)
ขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมด (GB)
วันที่และเวลาในการสร้างกลุ่ม

เกินขีดจำกัดของการรายงานการใช้งานกลุ่ม Office 365 แบบเนทีฟ:

รายงาน Office 365 ดั้งเดิมนั้นอธิบายได้ไม่มากนัก แม้แต่รายงานที่มีอยู่ก็ยังกระจายอยู่ในศูนย์การจัดการหลายแห่ง ซึ่งกินเวลาของคุณในขณะที่รับการวิเคราะห์การใช้งานกลุ่มที่สมบูรณ์ นอกจากนี้ อาจทำให้สับสนและซับซ้อนสำหรับมือใหม่ของ PowerShell ที่จะทำงานกับ PowerShell cmdlets ขั้นสูง

เมื่อพิจารณาทั้งหมดนี้แล้ว ฉันจึงมีเครื่องมือที่จะแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณ! เครื่องมือการรายงานของ AdminDroid Office 365 เป็นทางเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับการรายงานและการตรวจสอบ Microsoft 365 แบบเนทีฟ< span style="color: black;"> จัดทำรายงานแบบละเอียดในทุกแง่มุมของกลุ่ม Office 365 เช่น

การสร้างกลุ่ม O365
การเป็นสมาชิกกลุ่ม Office 365
การเปลี่ยนแปลงกลุ่ม O365
การเปลี่ยนแปลงสมาชิกกลุ่ม O365
การเปลี่ยนแปลงเจ้าของกลุ่ม O365
แนวโน้มการใช้งานกลุ่ม O365
พื้นที่เก็บข้อมูลโดยรวมที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365
แนวโน้มกิจกรรมของกลุ่ม O365 และอีกมากมาย

นอกจากนี้ เครื่องมือการรายงาน Microsoft 365 ฟรีโดย AdminDroid ยังมอบรายงานฟรีเกี่ยวกับการจัดการ Azure AD เช่น การเป็นสมาชิกกลุ่ม Office 365, การเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกกลุ่ม Office 365, ใบอนุญาต Office 365, ผู้ใช้ การเข้าสู่ระบบ การเปลี่ยนรหัสผ่าน ฯลฯ มีรายงานและแดชบอร์ดมากกว่า 100 รายการในรุ่นฟรี

AdminDroid ให้การมองเห็นอย่างกว้างขวางบน Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business และบริการ Office 365 อื่นๆ ที่มีมากกว่า 1500+ รายงาน รายงานของ Office 365 มาพร้อมกับการวิเคราะห์กราฟิกที่ขับเคลื่อนด้วย AI อันชาญฉลาดและแดชบอร์ดที่ครอบคลุมที่ทันสมัย

ดังนั้น โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป เริ่มใช้ AdminDroid และเพิ่มประสิทธิภาพที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365 ทดลองใช้ AdminDroid รุ่นพรีเมียมฟรี 15 วันเพื่อสำรวจฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานสำหรับการจัดการสภาพแวดล้อม Office 365 ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

หวังว่าฉันเชื่อว่าตอนนี้คุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับวิธีค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้โดยกลุ่ม Office 365 ใช้สคริปต์นี้และจัดการที่เก็บข้อมูลกลุ่ม Office 365 อย่างมีประสิทธิภาพ แจ้งให้เราทราบวิธีอื่นที่เหมาะกับคุณ! แบ่งปันความคิดและกลยุทธ์ของคุณในส่วนความคิดเห็นได้ตลอดเวลา!