ช่องทางที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft Teams - ตัวเปลี่ยนเกม

Shared Channels หนึ่งในการอัปเดตที่ Microsoft รอคอยมากที่สุด พร้อมให้บริการแล้วสำหรับผู้เช่าทุกคน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นทั้งภายในและนอกขอบเขตองค์กร จุดเด่นของช่องทางที่ใช้ร่วมกันซึ่งดึงดูดความสนใจอย่างมากคือผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนผู้เช่าเพื่อทำงานร่วมกันภายนอกองค์กร ตามด้วย คุณสามารถเชิญผู้ใช้ Microsoft 365 เข้าสู่ช่องทางเฉพาะโดยไม่ต้องเพิ่มพวกเขาลงในทีมที่เกี่ยวข้อง มันไม่น่าสนใจเหรอ? มาดูกันว่า Microsoft Teams Shared Channels ทำงานอย่างไร!

เหตุใดช่องที่ใช้ร่วมกันจึงมีความสำคัญ

ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้จะไม่สามารถเพิ่มลงในช่องทาง Teams ได้จนกว่าเขาจะเป็นสมาชิกของทีมหลัก การเพิ่มผู้ใช้ในทีมหลักเพื่อเข้าถึงช่องใดช่องหนึ่งส่งผลให้เกิดการแชร์มากเกินไป นอกจากนี้ การจัดการ MS Teams เริ่มยากขึ้นเนื่องจากมีการสร้างทีมมากเกินไป ความท้าทายอีกประการหนึ่งคือการทำงานร่วมกันระหว่างผู้เช่าถูกขัดขวางเนื่องจากผู้ใช้ภายนอกต้องปกปิดตัวตนของตนในฐานะผู้ใช้ทั่วไป แต่ Microsoft จัดการปัญหาทั้งสองด้วยวิธีที่ยอดเยี่ยม โดยกำจัดการเปลี่ยนผู้เช่า และลดการแบ่งปันมากเกินไปและการแพร่กระจายของทีม

ในบล็อกนี้เราจะไปดูรายละเอียดเกี่ยวกับ

1. จะสร้างช่องแชร์ได้อย่างไร?
2. เปิดใช้งานนโยบาย Teams เพื่อสร้างช่องทางที่ใช้ร่วมกัน
3. การเป็นสมาชิกช่องที่ใช้ร่วมกันใน Microsoft Teams
4. การทำงานร่วมกันภายนอกในช่องทางที่ใช้ร่วมกัน
5. ที่เก็บข้อมูลบนช่องที่ใช้ร่วมกัน
6. สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับช่องทางที่แชร์
7. ข้อจำกัดของช่องที่ใช้ร่วมกัน

จะสร้างช่องที่ใช้ร่วมกันได้อย่างไร

เริ่มต้นด้วยการสร้างช่องที่ใช้ร่วมกัน มีเพียงเจ้าของทีมเท่านั้นที่สามารถสร้างช่องที่ใช้ร่วมกันได้

• เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม > เพิ่มช่อง ใต้ทีมที่คุณต้องการสร้างช่องที่ใช้ร่วมกัน
• เพิ่มชื่อและคำอธิบายที่เกี่ยวข้องสำหรับช่องนั้น
• คลิกดรอปดาวน์ความเป็นส่วนตัว และเลือกช่องที่ใช้ร่วมกัน
• ตามค่าเริ่มต้น แชร์ช่องนี้กับทุกคนในทีมจะถูกทำเครื่องหมายไว้
• คุณสามารถเลือกกล่องนี้ได้หากต้องการเพิ่มเฉพาะสมาชิกทีมที่เฉพาะเจาะจงลงในแชนเนล

เปิดใช้นโยบายทีมเพื่อสร้างช่องทางที่ใช้ร่วมกัน

ช่องที่ใช้ร่วมกันจะถูกเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เนื่องจากนโยบายช่องทางของ Teams ก่อนหน้านี้มีการตั้งค่าเพื่อจัดการการสร้างช่องทางส่วนตัว ตอนนี้จึงช่วยควบคุมการสร้างช่องทางที่แชร์ด้วยเช่นกัน

การเป็นสมาชิกช่องที่ใช้ร่วมกันใน Microsoft Teams

ผู้ใช้สามารถเพิ่มลงในช่องที่แชร์ได้สามวิธีตามที่ระบุด้านล่าง

แบ่งปันกับผู้คน - ที่นี่คุณสามารถเพิ่มทุกคนภายในองค์กรและผู้ใช้ภายนอกได้ สมาชิกที่ถูกเพิ่มเข้าไปในช่องที่แชร์จะได้รับการแจ้งเตือนและจะสามารถเข้าถึงช่องได้ทันที

แชร์กับทีมใดก็ได้ - การเป็นสมาชิกของช่องที่ใช้ร่วมกันใช้แนวทางที่แตกต่างออกไปในการเพิ่มทีมเป็นสมาชิก ที่นี่ คุณสามารถส่งคำเชิญไปยังเจ้าของทีมที่เกี่ยวข้องได้ จากนั้น เจ้าของทีมจะยอมรับคำเชิญในนามของทีม และจะได้รับแจ้งให้เลือกทีมที่พวกเขาเป็นเจ้าของ

สิ่งนี้จะนำไปใช้กับองค์กรภายนอกหรือไม่ ได้ คุณสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอกที่เป็นเจ้าของทีมในองค์กรของตนเพื่อให้บรรลุการทำงานร่วมกันระหว่างผู้เช่าได้

แชร์กับทีมของคุณ - หลังจากสร้างช่องที่แชร์แล้ว เจ้าของสามารถเลือกทีมใดก็ได้ที่เขาเป็นเจ้าของเพื่อให้ทีมพร้อมใช้งานได้ เมื่อเพิ่มแล้ว ทุกคนในทีมจะสามารถเข้าถึงช่องทางที่แชร์ได้

หมายเหตุ: เนื่องจากนโยบายอุปสรรคด้านข้อมูล คุณอาจได้รับข้อผิดพลาดด้านล่างขณะสร้างช่องที่ใช้ร่วมกัน “ผู้ใช้/ช่องไม่สามารถแบ่งปันกับทีมนี้ได้ เลือกทีมอื่นหรือติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม ” คุณสามารถเปลี่ยนโหมด IB ได้โดยใช้สคริปต์ PowerShell เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้

การทำงานร่วมกันภายนอกในช่องที่ใช้ร่วมกัน

ช่องที่ใช้ร่วมกันต้องใช้ Azure B2B Direct Connect สำหรับการทำงานร่วมกันภายนอก คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกันระหว่างผู้เช่าสองคนเพื่อการทำงานร่วมกันที่ราบรื่น

ด้วยการเชื่อมต่อโดยตรงของ B2B การจัดการการเข้าถึงขาเข้า (วิธีที่องค์กรอื่นร่วมมือกับคุณ) และการเข้าถึงขาออก (วิธีที่คุณทำงานร่วมกับผู้อื่น) จะกลายเป็นเรื่องง่าย หากต้องการสร้างการเชื่อมต่อ B2B โดยตรง ทั้งสององค์กรต้องมีสิทธิ์เข้าถึงและจากองค์กรอื่น

การสร้าง B2B Direct Connect เกี่ยวข้องกับสามขั้นตอนหลัก:

1. การเพิ่มองค์กรภายนอกที่คุณต้องการทำงานร่วมกัน
2. การตั้งค่าการเข้าถึงขาเข้า
3. การตั้งค่าการเข้าถึงขาออก

การเพิ่มองค์กรภายนอกที่คุณต้องการร่วมงานด้วย

คุณสามารถเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบ B2B ได้โดยทำตามขั้นตอน:

• ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัล Azure Active Directory
• นำทางไปยังข้อมูลประจำตัวภายนอก -> การตั้งค่าการเข้าถึงระหว่างผู้เช่า
• เพิ่มองค์กรที่คุณต้องการร่วมงานด้วย
• คลิก รับมาจากค่าเริ่มต้น เพื่อกำหนดค่าการเข้าถึงขาเข้า

การตั้งค่าการเข้าถึงขาเข้า:

เลือกการเชื่อมต่อโดยตรง B2B และปรับแต่งการกำหนดค่าตามนั้น ผู้ดูแลระบบยังสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้และกลุ่มทั้งหมดหรือเฉพาะเจาะจงได้ตามต้องการ

ขั้นตอน -1

ขั้นตอน -2

หลังจากเพิ่มผู้ใช้และกลุ่มแล้ว ผู้ดูแลระบบจะต้องเพิ่มแอปพลิเคชันเพื่อเปิดใช้งาน B2B Direct Connect

การตั้งค่าการเข้าถึงขาออก:

ในทำนองเดียวกัน จะต้องเปิดใช้งานการเข้าถึงขาออกที่ฝั่งพันธมิตรเพื่อทำการตั้งค่าการทำงานร่วมกันให้เสร็จสมบูรณ์ หลังจากเพิ่มองค์กรภายนอกในข้อมูลประจำตัวภายนอก ผู้ใช้จะต้องเลือกตัวเลือก รับมาจากค่าเริ่มต้น ใต้การเข้าถึงขาออก ปรับแต่งการตั้งค่าขาออกเช่นเดียวกับการตั้งค่าขาเข้า

การจัดเก็บบนช่องที่ใช้ร่วมกัน

ดังที่เราทราบ เมื่อคุณสร้างทีมใน Microsoft Teams ทีมจะสร้างกลุ่ม Office 365, ไซต์ SharePoint และกล่องจดหมายของกลุ่มโดยอัตโนมัติ แต่ละช่องทางที่แชร์มีไซต์ SharePoint ของตนเองแยกจากไซต์แม่

ข้อความช่อง - การแชทในช่องที่ใช้ร่วมกันจะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องจดหมายของระบบของทีมที่เกี่ยวข้อง ในขณะที่ทำการค้นหา eDiscovery ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหากล่องจดหมายของระบบที่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาข้อความและเอกสารแนบของช่องทางที่แชร์

ไฟล์ - ไฟล์ที่แชร์ในช่องที่ใช้ร่วมกันจะถูกจัดเก็บไว้ในไซต์ SharePoint Online ของตนเอง ไซต์นี้สามารถเข้าถึงได้โดยเจ้าของช่องและสมาชิกที่แชร์เท่านั้น แม้แต่ผู้ดูแลไซต์ก็ไม่สามารถเข้าถึงไซต์ได้หากพวกเขาไม่ใช่สมาชิกของช่องที่แชร์ นโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขของผู้เช่าโฮสต์จะนำไปใช้กับเอกสารที่แชร์กับผู้เช่าภายนอก

บันทึกการประชุม - บันทึกการประชุมช่องทางที่ใช้ร่วมกันจะถูกจัดเก็บไว้ในไลบรารีเอกสารของไซต์ SharePoint ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยเจ้าของและสมาชิกเท่านั้น

สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับช่องที่ใช้ร่วมกัน

• ช่องที่ใช้ร่วมกันสามารถสร้างได้โดยเจ้าของทีมเท่านั้น มีเพียงเจ้าของทีมเท่านั้นที่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธคำเชิญให้เข้าร่วมช่องที่แชร์ได้
• ผู้ใช้ภายนอกได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมการประชุมทันทีและการประชุมตามกำหนดเวลาในช่องทางที่ใช้ร่วมกัน แต่เฉพาะสมาชิกในผู้เช่าเท่านั้นที่สามารถเริ่มต้นได้
• นอกจาก eDiscovery แล้ว ยังรองรับเครื่องมือปกป้องข้อมูลอื่นๆ เช่น การเก็บข้อมูลทางกฎหมาย อุปสรรคด้านข้อมูล การเก็บรักษาและ DLP การตรวจสอบการเข้าถึง และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการสื่อสารอีกด้วย
• แต่ละช่องทางที่ใช้ร่วมกันจะได้รับไซต์ SharePoint เฉพาะ
• เมื่อมีการสร้างช่องที่ใช้ร่วมกัน ผู้เช่าโฮสต์จะเป็นเจ้าของข้อมูลของช่อง เฉพาะนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโฮสต์และป้ายกำกับที่ละเอียดอ่อนเท่านั้นที่จะนำไปใช้กับข้อมูลช่องที่แชร์

ข้อจำกัดของช่องที่ใช้ร่วมกัน

• สามารถมีได้เพียง 200 ช่องที่ใช้ร่วมกัน ต่อทีม
• ช่องที่ใช้ร่วมกันประกอบด้วย สมาชิกโดยตรง 5,000 คน
• ช่องที่ใช้ร่วมกันจะได้รับการแบ่งปันสูงสุด 50 ทีม
• การเป็นสมาชิกแบบ Teams จะมีเฉพาะ สมาชิก 25,000 คนแรก บนช่องเท่านั้น
• ไม่รองรับแอป บอท ตัวเชื่อมต่อ และส่วนขยายข้อความ
• การแจ้งเตือนช่องที่แชร์จะไม่รวมอยู่ในอีเมลกิจกรรมที่ไม่ได้รับ

ฉันหวังว่าบล็อกนี้จะช่วยให้คุณได้รับความรู้โดยละเอียดเกี่ยวกับช่องทางที่แชร์ องค์กรที่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกองค์กรเป็นประจำจะเห็นการปรับปรุงการทำงานร่วมกันอย่างมาก ความชื่นชมอย่างมากต่อช่องทางที่แชร์ของ Microsoft Teams มันเป็นตัวเปลี่ยนเกมจริงๆ