ตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365 และกล่องจดหมายของผู้ใช้
Microsoft Outlook เป็นแอปพลิเคชันอีเมลและปฏิทินยอดนิยมที่ใช้ในโลกธุรกิจในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้ใช้ส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับฟีเจอร์พื้นฐานแล้ว แต่ก็ไม่ใช่ทุกคนที่รู้วิธีใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ตัวอย่างเช่น คุณทราบวิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ Microsoft 365 และกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook หรือไม่
การมีลายเซ็นอีเมล Microsoft 365 ที่แตกต่างกันสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้และกล่องจดหมายที่แชร์จะมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ พวกเขาไม่เพียงแต่ยกระดับความเป็นมืออาชีพเท่านั้น แต่ยังมีส่วนช่วยในการสร้างเอกลักษณ์ของแบรนด์ที่แข็งแกร่งอีกด้วย มาเริ่มกันที่ขั้นตอนในการตั้งค่าลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้และกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารทางอีเมลจะราบรื่น
จะตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้อย่างไร
การสร้างลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันสามารถทำได้สองวิธี: โดยตรงภายใน Outlook หรือผ่านศูนย์การจัดการ Exchange มาดำดิ่งลงสู่ขั้นตอนโดยละเอียด
- สร้างลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook
- สร้างลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในศูนย์การจัดการ Exchange
สร้างลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Outlook
ผู้ใช้ปลายทางสามารถตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft 365 ได้โดยทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่าง
- เปิดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในไคลเอนต์ Outlook Desktop ใหม่
- คลิกที่ การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) ที่มุมบนขวา
- ไปที่ บัญชี -> ลายเซ็น
- เลือกลายเซ็นใหม่ จากนั้นตั้งชื่อให้ชัดเจน
- ในกล่องข้อความด้านล่าง ให้สร้างลายเซ็นของคุณและปรับแต่งด้วยแบบอักษร สี และสไตล์ที่ต้องการ
- เลือก บันทึก เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
- ดำเนินการต่อเพื่อ เลือกลายเซ็นเริ่มต้น สำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน และระบุว่าควรใช้กับข้อความใหม่ การตอบกลับ และส่งต่อโดยอัตโนมัติหรือไม่
- คลิก บันทึก
สิทธิ์ลายเซ็นอีเมลในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน
โปรดจำไว้ว่า เมื่อผู้ใช้ส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ ลายเซ็นที่พวกเขาใช้จะขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของพวกเขา
- หากผู้ใช้มีสิทธิ์ "ส่งเป็น" สำหรับกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะใช้ลายเซ็นของกล่องจดหมายที่แชร์
- หากผู้ใช้มีสิทธิ์ "ส่งในนามของ" อีเมลจะใช้ลายเซ็นของตนเอง
ต่อไปนี้เป็นจุดที่ควรพิจารณา:
- สำหรับผู้ใช้ที่ยังคงใช้ ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Outlook แบบคลาสสิก เพื่อเข้าถึงลายเซ็นอีเมล คุณสามารถไปที่ไฟล์ -> ตัวเลือก -> แท็บจดหมาย -> ลายเซ็น
- หรืออีกทางหนึ่ง หากคุณใช้ Outlook สำหรับเว็บ และยังไม่ได้เปลี่ยนไปใช้อินเทอร์เฟซใหม่ ให้ไปที่การตั้งค่า -> จดหมาย -> เขียนและตอบกลับ -> ลายเซ็นอีเมล
สร้างลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Exchange Admin Center
ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันผ่านกฎการรับส่งอีเมลในศูนย์การจัดการ Exchange ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Exchange
- ไปที่ Mail Flow -> กฎ
- คลิก เพิ่มกฎ และเลือก ใช้ข้อจำกัดความรับผิดชอบ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับกฎของคุณ
- ใต้ ใช้กฎนี้หาก เลือก "ผู้ส่ง" จากเมนูแบบเลื่อนลงเมนูแรก จากนั้นเลือก "เป็นบุคคล" จากเมนูแบบเลื่อนลงถัดไป จากนั้น คุณจะสามารถเลือกกล่องจดหมายที่แชร์ได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก 'ใช้ข้อจำกัดความรับผิดชอบกับข้อความ' และ 'ผนวกข้อจำกัดความรับผิดชอบ' ไว้แล้วในส่วน ดำเนินการต่อไปนี้
- เลือก ป้อนข้อความ และพิมพ์ข้อจำกัดความรับผิดชอบที่คุณต้องการ คุณสามารถระบุข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบเป็นข้อความธรรมดาหรือใช้โค้ด HTML ในการจัดรูปแบบได้
- คลิก เลือกหนึ่งรายการ เลือก ตัดคำ จากนั้นบันทึก การเลือกใช้ Wrap เป็นทางเลือกสำรองจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อจำกัดความรับผิดชอบจะรวมอยู่ด้วย แม้ในกรณีของการเข้ารหัสหรือการตั้งค่าเมลก็ตาม
- ระบุข้อยกเว้นใดๆ ภายใต้ ยกเว้นถ้า สำหรับผู้ส่ง ผู้รับ ไฟล์แนบ ฯลฯ
-
เลือก ถัดไป.
- เลือก บังคับใช้ ภายใต้โหมดกฎเพื่อเปิดใช้งานข้อจำกัดความรับผิดชอบทันที
- เลือก ระดับความรุนแรง ตามความต้องการ
- กำหนดวันที่เปิดใช้งานและวันที่ปิดใช้งานสำหรับกฎตามข้อกำหนด
- เลือก ส่วนหัว เพื่อให้ตรงกับที่อยู่ผู้ส่งในข้อความ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อจำกัดความรับผิดชอบจะถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องตามที่อยู่ของผู้ส่งตามที่ปรากฏในส่วนหัวของข้อความ
- จากนั้นเลือก ถัดไป และ เสร็จสิ้น
เมื่อสร้างแล้ว กฎการรับส่งอีเมลจะถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เลือกจากรายการกฎและใช้ปุ่มสลับเพื่อเปิดใช้งานกฎ
หมายเหตุ: คุณยังสามารถกำหนดค่าลายเซ็นอีเมลทั่วทั้งองค์กรเพื่อเน้นข้อมูลขององค์กรในอีเมลได้
จะตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ได้อย่างไร
เช่นเดียวกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้จะทำให้ผู้รับทราบได้ทันทีว่าคุณเป็นใครและทำอะไรอยู่ โดยจะกำหนดทิศทางของทุกสิ่งที่ตามมาในอีเมลของคุณ หากต้องการตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับกล่องจดหมายของผู้ใช้ เพียงทำตามขั้นตอนเดียวกับที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่ต้องแน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ใช้ใน Outlook คุณสามารถดูบล็อกเกี่ยวกับการตั้งค่าลายเซ็นอีเมลใน Microsoft Outlook เพื่อเรียนรู้ขั้นตอนโดยละเอียด
ด้วยการทำตามขั้นตอนง่ายๆ ที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ คุณสามารถปลดล็อกคุณสมบัติการปรับแต่งลายเซ็นของ Outlook ได้เต็มศักยภาพ ดังนั้น ใช้ประโยชน์จากโอกาสนี้เพื่อสร้างความประทับใจไม่รู้ลืมให้กับทุกอีเมลที่คุณส่ง โปรดติดต่อเราในส่วนความคิดเห็น เรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณ!