การจัดการและหลีกเลี่ยงสแปมภายใน | แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด | ตอนที่ 17#17

ถ้าคุณได้อ่านบทความทั้งหมดที่รวมอยู่ในชุดบทความปัจจุบัน คุณค่อนข้างคุ้นเคยกับทุกแง่มุมที่เกี่ยวข้องกับปรากฏการณ์ของสแปมภายในโดยทั่วไป และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในสภาพแวดล้อม Office 365 และ Exchange Online

วัตถุประสงค์ของบทความปัจจุบันคือ - จัดเตรียมรายการตรวจสอบสั้นๆ สำหรับขั้นตอนทั้งหมดและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ - สแปมภายใน/ขาออก

อีเมลเชิงพาณิชย์

หลีกเลี่ยงการใช้ Office 365 และ Exchange Online เป็นแพลตฟอร์มสำหรับอีเมลเชิงพาณิชย์

ในกรณีที่องค์กรของคุณใช้อีเมลเชิงพาณิชย์อย่างกว้างขวาง "เคารพ" ที่ธุรกิจต้องการ โดยใช้แพลตฟอร์มเฉพาะที่สร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ ในการจัดหาเครื่องมือ บันทึก รายงาน ฯลฯ ที่จำเป็น

คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในบทความ: อีเมลเชิงพาณิชย์ - การใช้เครื่องมือที่เหมาะสม | ออฟฟิศ 365 | ตอนที่ 4#17

การปฏิบัติตามกฎหมายของอีเมล

เรียนรู้เกี่ยวกับกฎ "ทำและไม่ทำ" ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารผ่านอีเมล ให้ความรู้แก่ผู้ใช้ในองค์กรของคุณเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลใน “วิธีที่ถูกต้อง” เพื่อป้องกันสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ในอนาคต ซึ่งอีเมลของพวกเขาจะถูกระบุว่าเป็นสแปม\เมลขยะ

คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | 7 เหตุผลสำคัญ | ตอนที่ 5#17

การป้องกันและการดำเนินการเชิงป้องกัน

Exchange Online - สแปมขาออก

ใช้ Exchange Online - คุณลักษณะสแปมขาออก

Exchange Online - คุณลักษณะสแปมขาออกช่วยให้เราได้รับการแจ้งทันทีเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ Exchange Online และ EOP ระบุอีเมลที่ผู้ใช้ในองค์กรของเราส่งออกไปว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | การแก้ไขปัญหา - ชื่อโดเมนและเนื้อหาอีเมล | ตอนที่ 12#17

บริการตรวจสอบบัญชีดำ

พิจารณาซื้อบริการตรวจสอบบัญชีดำ ใช่ ต้องเสียค่าใช้จ่าย
แต่ …….
ความเสี่ยงทางธุรกิจของการไม่มีบริการประเภทนี้คืออะไร
ในกรณีที่องค์กรของคุณปรากฏอยู่ในบัญชีดำ “ต้นทุน” ที่เกี่ยวข้องคืออะไร สถานการณ์นี้
คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | การแก้ไขปัญหา - ชื่อโดเมนและเนื้อหาอีเมล | ตอนที่ 12#17

วิธีการแก้ไขปัญหาสแปมภายใน

วางแผน เขียน และใช้วิธีการแก้ไขปัญหาสแปมภายในที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เมื่อคุณทราบถึงเหตุการณ์ที่เป็นไปได้ของสแปมภายใน\สแปมออก อย่าตกใจ ทุ่มทุกสิ่งที่คุณมีในมือ และพยายามข้ามพรมแดนไปยังเม็กซิโก!

คุณสามารถใช้เอกสารรายการตรวจสอบสแปมขาออก - การแก้ไขปัญหาที่ฉันเตรียมไว้เป็นตัวอย่างหรือบรรทัดฐานสำหรับเอกสารการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์สแปมภายใน\ขาออก

ดาวน์โหลดเอกสาร: สแปมขาออก - รายการตรวจสอบการแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการตรวจสอบว่าชื่อโดเมนของคุณปรากฏอยู่ในบัญชีดำหรือไม่ ในกรณีที่เป็นสถานการณ์นี้ ให้ดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อเพิกถอนชื่อโดเมนของคุณออกจากบัญชีดำ

หลังจากนั้นทันที ให้เริ่มการตรวจสอบภายในเพื่อให้สามารถค้นหาเหตุผลเฉพาะและลำดับเหตุการณ์ที่นำไปสู่สถานการณ์นี้ได้

ในกรณีที่ขอบเขตของสแปมภายใน\สแปมขาออกไม่เกี่ยวข้องกับชื่อโดเมนของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบว่าขอบเขตเกี่ยวข้องกับเนื้อหาข้อความอีเมลเฉพาะหรือที่อยู่อีเมลขององค์กรเฉพาะหรือไม่

ใน 90% ของกรณี ปัญหาเกี่ยวข้องกับเนื้อหาอีเมลที่เขียนได้ไม่ดี

ใช้ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาที่จำเป็นซึ่งจะช่วยคุณชี้สาเหตุเฉพาะและแนะนำผู้ใช้ของคุณถึงวิธีหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว

ในกรณีที่คุณกำจัดสาเหตุทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ “สมการข้างของคุณ” ให้เข้าใจว่าคุณจะต้องขอความช่วยเหลือจาก “อีกด้านหนึ่ง” ”

ความจริงที่ว่าคุณเป็นลูกค้า Office 365 และโครงสร้างพื้นฐาน Exchange Online เป็นโครงสร้างพื้นฐานเมลของ Microsoft จะไม่ช่วยเหลือคุณในทางใดทางหนึ่งในสถานการณ์ที่ปัญหาเกี่ยวข้องกับ "อีกด้านหนึ่ง ”

พูดง่ายๆ:

ในกรณีที่ “อีกฝ่าย” (ผู้รับภายนอกปลายทางหรือเมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง) “ตัดสินใจ” ระบุอีเมลที่ส่งจากองค์กรของคุณเป็นสแปม/เมลขยะ “องค์ประกอบ” ที่คุณต้องติดต่อคือ ไม่ใช่ การสนับสนุนด้านเทคนิคของ Office 365 แต่เป็นตัวแทนจาก "อีกด้านหนึ่ง" แทน ซึ่งจะช่วยให้คุณ "ค้นหา" เหตุผลในการระบุเมลที่มาถึง จากองค์กรของคุณเป็นสแปม/เมลขยะ