สแปมภายในใน Office 365 - บทนำ | ตอนที่ 2#17

ในบทความปัจจุบัน เรายังคงทบทวนคำว่า “สแปมภายใน/ขาออก” ต่อไป แนวคิดที่ขาดหายไปที่เกี่ยวข้องกับคำนี้ ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ของสแปมภายใน/ขาออก นโยบายอีเมลสแปมขาออก และอื่นๆ

จดหมายขยะและการเชื่อมโยงเริ่มต้น

โดยส่วนใหญ่ การเชื่อมโยงครั้งแรกของจดหมายขยะคือ: "จดหมายที่ไม่พึงประสงค์ที่คนไม่ดีใช้เพื่อคุกคามผู้ใช้ในองค์กรของเรา"

เรามักจะคิดว่า "ผู้ใช้ในองค์กรของเรา" ตกเป็นเหยื่อของสแปม/เมลขยะ และเราคือ "คนดี" ในเรื่องนี้

อย่างไรก็ตาม คุณได้พิจารณาถึงความเป็นไปได้ของสถานการณ์ที่ “คนเลว” คือพวกเราแล้วหรือยัง?

ตัวอย่างเช่น สถานการณ์ที่สแปม/เมลขยะถูกส่งจากองค์กรของเรา และเราเป็นองค์ประกอบที่รบกวนและสร้างความรำคาญให้กับผู้ใช้รายอื่น

เมื่อเราพูดว่า: ”ผู้ใช้ในองค์กรของเราสามารถเชื่อถือได้ ” คุณคุ้นเคยกับการใช้งานในองค์กรของคุณในระดับใด

• แล้วสถานการณ์ที่มัลแวร์จัดการบุกรุกเดสก์ท็อปของผู้ใช้บางส่วนและจัดการส่งสแปม/เมลขยะในชื่อของพวกเขาล่ะ
• แล้วสถานการณ์ที่มัลแวร์จัดการเพื่อทำลายความปลอดภัยของเว็บไซต์สาธารณะของบริษัทคุณ และจัดการส่งสแปม/เมลขยะที่มองหาผู้รับภายนอกเป็น - เมลที่มาจากบริษัทของคุณ (ชื่อโดเมนของคุณ)
• แล้วสถานการณ์ที่ผู้ใช้ขององค์กรละเมิดความไว้วางใจที่คุณมอบให้ และใช้โครงสร้างพื้นฐานเมลขององค์กรเพื่อส่งสแปม/เมลขยะ
• แล้วสถานการณ์ที่ผู้ใช้ในองค์กรจากแผนกการตลาดส่งอีเมลหลายร้อยหรือหลายพันฉบับที่ละเมิดกฎของอีเมลเชิงพาณิชย์หรือการตลาด?

คำถามทั้งหมดนี้ส่งผลเสียต่อความมั่นใจในตนเองของคุณหรือไม่?

หากคำตอบคือ “ใช่” ฉันก็พอใจเพราะนี่คือความจริง!

เราไม่มีสิทธิ์เอนหลังบนเก้าอี้ด้วยสีหน้าพึงพอใจ เพราะสถานการณ์ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นสามารถเกิดขึ้นได้และจะเกิดขึ้น!

Office 365 และ Exchange เป็น SAS | ดีหรือไม่ดี?

“การอ้างสิทธิ์” ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดอย่างหนึ่งของลูกค้า Office 365 คือเนื่องจาก 365 และ Exchange Online เป็นบริการที่ใช้ SAS (ซอฟต์แวร์เป็นบริการ) เราจึงควบคุมโครงสร้างพื้นฐานเมลของเราได้น้อยกว่าเมื่อเทียบกับโครงสร้างพื้นฐานเมล Exchange on-Premises

ด้วยเหตุนี้ ในสถานการณ์ที่อีเมลองค์กรของเราถูกระบุโดยผู้รับภายนอกว่าเป็นสแปม/เมลขยะ “Microsoft ” จะต้องแก้ไขปัญหาเนื่องจาก Office 365 “เป็นของ Microsoft”!

คำกล่าวอ้างของฉันคือ: สิ่งที่ตรงกันข้ามคือความจริง!

1. ความรับผิดชอบทั้งหมดของเราต่อสถานการณ์สแปมภายใน/ขาออก

สถานการณ์ที่เมลที่ส่งจาก "ฝั่งของเรา" (องค์กรของเรา) ระบุโดยผู้รับภายนอกว่าเป็นสแปม/เมลขยะ ไม่เกี่ยวข้องกับ Office 365 หรือ Exchange Online แต่อย่างใด!

ตามทฤษฎีแล้ว ปัญหาอาจเกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐานของ Exchange Online ในทางใดทางหนึ่ง แต่เราควรเกี่ยวข้องกับ Exchange Online ว่าเป็น "แพลตฟอร์มเมลที่เป็นกลาง ” Exchange Online ไม่ได้ “ทำให้” อีเมลของเราปรากฏเป็นสแปม แต่ทำหน้าที่เป็น “เราเตอร์” ที่ส่งอีเมลองค์กรของเราไปยังผู้รับภายนอกแทน

2. Office 365 และโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัย

กลไกการรักษาความปลอดภัยที่ใช้ในการปกป้องสภาพแวดล้อม Office 365 และ Exchange Online ได้รับการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญ เมื่อเทียบกับโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยของโครงสร้างพื้นฐานเมลขององค์กร "มาตรฐาน"

ฉันรู้ว่าการประกาศนี้จะกระตุ้นให้เกิดความขัดแย้ง แต่ความจริงง่ายๆ ก็คือ Office 365 และ Exchange Online ได้รับการออกแบบมาเพื่อโฮสต์ผู้ใช้นับแสนหรือหลายล้านคน

ด้วยเหตุนี้ การลงทุนในระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล ระบบติดตามและแจ้งเตือน และอื่นๆ จึงถูกนำไปใช้ในขนาดที่ใหญ่กว่ามากเมื่อเทียบกับโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรแบบดั้งเดิม

นอกจากนี้ สภาพแวดล้อม Office 365 และ Exchange Online ยังมีเครื่องมือและความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งจะช่วยให้เราหลีกเลี่ยงสถานการณ์ของสแปมภายใน/ขาออก

เราจะรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานการณ์ของการแก้ไขปัญหาสแปมภายใน/ขาออกใน Office 365 ในบทความ:

• อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม - เส้นทางการแก้ไขปัญหา | ตอนที่ 11#17
• อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม - เส้นทางการแก้ไขปัญหา | ตอนที่ 12#17

การบังคับใช้และบังคับใช้นโยบายอีเมลขยะขาออก

ถาม: ในสถานการณ์ของสแปมภายใน/ขาออก มีวิธีใดในการควบคุมและจัดการอีเมลที่ "ออกไป" จากโครงสร้างพื้นฐานอีเมลของเราไปยังผู้รับภายนอกหรือไม่

ก: คำตอบคือ - การใช้โซลูชันที่สามารถอธิบายได้ว่าเป็นสแปมขาออก นโยบายอีเมล

ถาม: การใช้นโยบายอีเมลขาออกมีจุดประสงค์อะไร

ก: วัตถุประสงค์ของการใช้นโยบายอีเมลขาออกคือการใช้กระบวนการที่จะสแกนและตรวจสอบอีเมลที่ผู้ใช้ในองค์กรของเราส่งไปยังผู้รับภายนอก
ตัวอย่างเช่น: การใช้งาน สแกนความปลอดภัยสำหรับเมลขาออกแต่ละฉบับ + มีตัวเลือกในการหยุดสแปมไม่ให้ออกจากเครือข่ายของเรา ก่อนที่มันจะส่งผลให้ที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์เมลของเราหรือชื่อโดเมนของเราถูกลงรายการโดยผู้ให้บริการบัญชีดำ + ถูกบล็อกโดยระบบป้องกันสแปม

ถาม: มีความเป็นไปได้ที่จะบังคับใช้นโยบายสแปมอีเมลขาออกใน Exchange Online หรือไม่

ก: Exchange Online ใช้ตัวกรองสแปม ซึ่งจะสแกนแต่ละข้อความอีเมลที่ส่งถึงผู้ใช้ Office 365

ในปัจจุบัน Exchange Online ไม่มีตัวเลือกที่ช่วยให้เราสามารถ "หยุด" หรือลบเมลภายในที่ระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะ ตัวเลือกเดียวที่เราสามารถใช้ได้คือคุณสมบัติ ซึ่ง Exchange Online จะแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบเกี่ยวกับกิจกรรมดังกล่าว

ในกรณีที่ Exchange Online “ตัดสินใจ” ว่าข้อความอีเมลที่ระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะ Exchange Online จะกำหนดเส้นทางอีเมลไปยังพูลเซิร์ฟเวอร์ Exchange เฉพาะที่ชื่อว่า: Exchange Online High Risk Delivery Pool

• กลุ่มการจัดส่งที่มีความเสี่ยงสูงและการแลกเปลี่ยนออนไลน์ | ตอนที่ 9#17
• กลุ่มการจัดส่งที่มีความเสี่ยงสูงและการแลกเปลี่ยนออนไลน์ | ตอนที่ 10#17

สแปมภายใน/ขาออก | ความเสี่ยง

ในกรณีที่คุณไม่เชื่อว่าปัญหาสแปมภายใน/ขาออกอาจถือได้ว่าเป็นปัญหาสำคัญ ฉันอยากจะแจ้งให้คุณทราบในแง่มุมต่างๆ ของความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับปรากฏการณ์ข้างต้น

• DOS - การปฏิเสธการให้บริการ DOS เกิดขึ้นเมื่อองค์กรของเราปรากฏอยู่ในบัญชีดำ
  “ผลลัพธ์ ” คือการไม่สามารถสื่อสารข้อมูลสำคัญหรือให้ข้อมูลที่สำคัญ ไฟล์ และอื่นๆ แก่ลูกค้าของเรา ผู้ใช้ในองค์กรจะถูก “ป้องกัน” ไม่ให้ใช้อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารกับบริษัทหรือลูกค้าเฉพาะราย ขอบเขตของปัญหา ซึ่งหมายถึง “การไม่สามารถ” ในการส่งอีเมลได้ อาจเกี่ยวข้องกับรายการอีเมลบางรายการเท่านั้น เฉพาะกับผู้ใช้อีเมลรายใดรายหนึ่งเท่านั้น หรือถือเป็นปรากฏการณ์ทางระบบที่ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ในองค์กรทั้งหมดของเรา
• ความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัท
• การถูกฟ้องร้องเนื่องจากบริษัทถือเป็นความรับผิดชอบของพนักงาน และมันก็ขึ้นอยู่กับบริษัทต่างๆ ที่จะดำเนินการและรักษาเครือข่ายให้สะอาด

สแปมภายใน/ขาออก | “จุดเริ่มต้น”

ในบทความชุดปัจจุบัน เราจะตรวจสอบแง่มุมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสแปมภายใน/ขาออก เช่น วิธีหลีกเลี่ยงสถานการณ์ของสแปมภายใน วิธีแก้ไขปัญหาสถานการณ์ของสแปมภายใน และอื่นๆ

คำถามเดียวที่เราไม่ได้ตอบคือ เราจะรู้ได้อย่างไรว่าเรากำลังเผชิญกับสถานการณ์ของสแปมภายใน/ขาออก

กฎบัตรหรือสัญญาณของสถานการณ์ดังกล่าวคืออะไร?

คำตอบทางเทคนิคคือบางคนหรือบางคนควรแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เมลที่ส่งจากแหล่งกำเนิดของเราหรือจากเมลของเรา โครงสร้างพื้นฐานพิจารณาว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

ในแผนภาพต่อไปนี้ เราจะเห็นตัวอย่างสถานการณ์ที่เป็นไปได้สี่สถานการณ์ที่จะ “ช่วย” เราให้เข้าใจว่าเรามีปัญหาซึ่งอีเมลที่ส่งโดยหรือจากองค์กรของเราจะพิจารณาว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

• ผู้รับภายนอกแจ้งให้เราทราบ - สถานการณ์ที่ผู้รับภายนอกแจ้งผู้ใช้ในองค์กรของเราว่าเขาได้รับข้อความอีเมลของเขา แต่ข้อความอีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์เมลขยะ
• ข้อความ NDR - เมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง ส่งข้อความ NDR เป็น “การตอบกลับ” ไปยังอีเมลที่ส่งโดยผู้ใช้ในองค์กรของเรา
• Exchange Online และตัวเลือกของสแปมขาออก - ในกรณีที่เรา "เปิดใช้งาน" ตัวเลือกนี้ ในสถานการณ์ที่อีเมลที่ส่งโดยผู้ใช้องค์กร Office 365 ระบุว่าอาจเป็นสแปม/เมลขยะโดย Exchange Online จะมีข้อความแจ้งเตือนที่ส่ง ถึงบุคคลที่ติดต่อ
  คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องของคุณลักษณะสแปมขาออกของ Exchange Online ได้ในบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | การแก้ไขปัญหา - ชื่อโดเมนและเนื้อหาอีเมล | ตอนที่ 12#17
• ในกรณีที่เราใช้บริการที่ติดตามผู้ให้บริการของบัญชีดำที่มีชื่อเสียง และในกรณีที่องค์กรของเราปรากฏเป็นบัญชีดำ ข้อความแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้ตั้งค่าไว้ คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อการตรวจสอบสถานะบัญชีดำของคุณได้ในบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | การแก้ไขปัญหา - ชื่อโดเมนและเนื้อหาอีเมล | ตอนที่ 12#17

สิ่งสำคัญคือเราจะให้ความสนใจกับตัวส่วนร่วมสำหรับสถานการณ์ข้างต้นทั้งหมด:

• ในสถานการณ์ของสแปมภายใน/ขาออก โดยส่วนใหญ่ เราจะตระหนักถึงปัญหาหลังจากข้อเท็จจริงแล้วเท่านั้น กล่าวง่ายๆ ก็คือ การแจ้งเตือนที่เราได้รับเกี่ยวกับปัญหาที่อีเมลที่ส่งจากองค์กรของเราระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะ “เกิดขึ้น” หลังจากอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับปลายทางภายนอกเท่านั้น
• แม้ว่าเราจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความจริงที่ว่าอีเมลจากองค์กรของเราถูกพิจารณาว่าเป็นสแปม/เมลขยะ หรือโดเมนของเราปรากฏเป็นบัญชีดำ “ข้อมูล” นี้ไม่ได้บอกอะไรเราเกี่ยวกับ “เหตุผล” ที่นำไปสู่สถานการณ์ที่ เมลของเราถูกระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะ เราสามารถ “เข้าใจ” ว่าเรามีปัญหา แต่องค์ประกอบที่ “แจ้ง” เราไม่มีคำอธิบายหรือรายละเอียดเกี่ยวกับสาเหตุที่นำไปสู่สถานการณ์ที่เราส่งอีเมลถือว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

บทสรุป

จำเป็นต้องใช้กลไกที่จะช่วยให้เราระบุสถานการณ์ของสแปมขาออก แต่ไม่มีตัวเลือกในการ "ดึงข้อมูล" จากการแจ้งเตือน

วิธีเดียวที่จะจัดการกับสถานการณ์สแปมภายใน/ขาออกคือ:

• เพื่อให้มีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับ - เหตุผลที่เป็นไปได้ที่อาจนำไปสู่สถานการณ์ที่เมลของเราระบุสแปม/เมลขยะ
• คือการมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับการดำเนินงานและขั้นตอนการแก้ไขปัญหาที่เราสามารถนำมาใช้เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงได้
• โครงสร้างพื้นฐานการให้คำปรึกษาที่จะช่วยให้เราระบุสถานการณ์สแปมภายใน/ขาออกได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ให้ความรู้แก่ผู้ใช้ในองค์กรของเราและแนะนำวิธีหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่พวกเขาส่งอีเมลที่สามารถระบุได้ว่าเป็นสแปม

ในกรณีที่มีสแปมภายใน/ขาออก คำถามหลักที่เราจะต้องตอบคือ:

1. อีเมลที่ผู้รับองค์กรส่งไปนั้นเป็นสแปมเมลจริงหรือไม่
2. การจัดประเภทของสแปม/เมลขยะเกี่ยวข้องกับผู้ใช้ในองค์กรหรือไม่ ข้อความอีเมลเฉพาะหรือชื่อโดเมนของเรา?
3. ขั้นตอนที่เราต้องปฏิบัติเพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงมีอะไรบ้าง?
4. กลไกใดที่ควรใช้เพื่อให้เราสามารถระบุสถานการณ์ที่อีเมลองค์กรของเราระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
5. ควรใช้กลไกใดเพื่อป้องกันหรือหลีกเลี่ยงสถานการณ์ในอนาคตที่อีเมลขององค์กรเราระบุว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

“องค์ประกอบ” นี้ใครคือใครที่ระบุเมลองค์กรของฉันว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

อาจมีสถานการณ์หลักๆ สองสถานการณ์ ซึ่งอีเมลที่ส่งจากองค์กรของคุณอาจถูกจัดประเภทเป็นสแปม/เมลขยะ

1. ฝั่งเซิร์ฟเวอร์: เซิร์ฟเวอร์เมลปลายทางและผู้ให้บริการบัญชีดำ

ตามค่าเริ่มต้น เมลเซิร์ฟเวอร์ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อใช้การตรวจสอบความปลอดภัยสำหรับเมลขาเข้า โดยส่วนใหญ่แล้ว เมลเซิร์ฟเวอร์จะใช้ความช่วยเหลือของ "ส่วนประกอบภายนอก" ซึ่งจะใช้การตรวจสอบความปลอดภัยที่จำเป็นสำหรับพวกเขา

ตัวอย่างเช่น เมื่ออีเมลของเราได้รับการยอมรับจากเมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง เมลเซิร์ฟเวอร์จะเชื่อมต่อกับ “ผู้ให้บริการบัญชีดำ” บางประเภท เพื่อตรวจสอบว่าชื่อโดเมนของเราหรือที่อยู่ IP ของเซิร์ฟเวอร์เมลของเราอยู่ในบัญชีดำหรือไม่

ในกรณีที่ “คำตอบ” จากผู้ให้บริการ blacklist แจ้งว่าองค์กรพิจารณาว่าเป็น blacklisted เซิร์ฟเวอร์เมลจะต้องตัดสินใจขั้นตอนต่อไป เช่น - บล็อคข้อความ E-mail, ส่ง NDR เป็นต้น

<แข็งแกร่ง>2. ฝั่งไคลเอ็นต์

สถานการณ์ที่เมลที่ส่งจากองค์กรของคุณส่งไปยังโฟลเดอร์เมลขยะของ “ผู้รับปลายทาง” ไม่ได้หมายความว่าข้อความอีเมลนั้น “ประทับตรา” โดย “เซิร์ฟเวอร์เมลปลายทาง” ว่าเป็นสแปม ข้อความ.

อาจมี "องค์ประกอบฝั่งไคลเอ็นต์" อยู่สองสามรายการ ซึ่งสามารถระบุข้อความอีเมลว่าเป็นสแปม/เมลขยะ

ตัวอย่างเช่น:

• “ผู้รับปลายทาง” สามารถสร้างกฎกล่องจดหมายโดย “จัดประเภท” เป็นผู้ส่งเฉพาะ (ที่อยู่อีเมลเฉพาะ) ว่าเป็นสแปม
• โปรแกรมรับส่งเมล "ผู้รับปลายทาง" อาจมีตัวกรองสแปมในตัวที่สามารถ "ตัดสินใจ" เพื่อจัดประเภทข้อความอีเมลที่ระบุว่าเป็นสแปม
• “เดสก์ท็อปของผู้ใช้ผู้รับปลายทางสามารถรวมโปรแกรมป้องกันไวรัสหรือแอปพลิเคชันความปลอดภัยเมลอื่น ๆ ที่มี“ ระบบรักษาความปลอดภัยเมล” ของตัวเอง