การตอบกลับอัตโนมัติใน Office 365 - การจัดการกับสถานการณ์การวนซ้ำของอีเมล (mail storm) | ตอนที่ 7#7

ในบทความปัจจุบัน ฉันต้องการตรวจสอบความเป็นไปได้ของสถานการณ์ที่อาจอธิบายได้ว่าเป็น Mail loop (คำทั่วไปอื่นๆ ได้แก่ - Mail storm หรือ “reply back loop ”) เมื่อใช้ตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ

คำว่า "Mail loop" และสถานการณ์การตอบกลับอัตโนมัติ

คำว่า “Mail loop” อธิบายถึงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งผู้รับสองคนได้รับการกำหนดค่าให้ตอบกลับด้วยการตอบกลับอัตโนมัติ

เมื่อผู้รับ A ส่งอีเมลถึงผู้รับ B ผู้รับ B ตอบกลับด้วย "ตอบกลับอัตโนมัติ"
เมื่ออีเมลส่งถึงผู้รับ A ผู้รับ A ตอบกลับด้วย "ตอบกลับอัตโนมัติ"

ตามทฤษฎีแล้ว ธุรกรรมทางไปรษณีย์ระหว่างผู้รับสองคนสามารถดำเนินต่อไปได้ตลอดไป!

Mail loop ตอบกลับอัตโนมัติและมาตรฐานเมล

เพื่อให้สามารถจัดการ (ป้องกัน) สถานการณ์ "Mail loop" ดังกล่าวได้ โปรโตคอล SMTP RFC จะรวมคำอธิบายของ "ช่องอีเมล" ที่จำเป็นซึ่งจำเป็นต้องเพิ่มลงในข้อความอีเมล โดย "เซิร์ฟเวอร์อีเมลโฮสต์" เมื่อ อีเมลที่ส่งเป็นผลมาจากการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

ข้อมูลที่ "แทรก" โดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลโฮสติ้ง ซึ่งส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
อีเมล ควรอ่านโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลปลายทาง

ในกรณีที่ผู้รับปลายทางใช้การกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติด้วย เซิร์ฟเวอร์เมลที่รับจะรับผิดชอบในการป้องกันปรากฏการณ์ “Mail loop”

คำถามที่ 1: ดังนั้น หากเมลเซิร์ฟเวอร์ “รู้วิธีจัดการ” กับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ เป็นไปได้ไหมที่สถานการณ์เมลวนซ้ำจะเกิดขึ้น

A1: ใช่ ในกรณีที่ “ฝั่งไคลเอ็นต์” หมายถึงโครงสร้างพื้นฐานอีเมลที่ส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ ไม่ทราบ ถึงความต้องการนี้ และ ไม่ อย่าเพิ่มข้อมูลที่จำเป็นในส่วนหัวของอีเมล มีความเป็นไปได้ของสถานการณ์ของลูปเมล

สถานการณ์ที่เป็นไปได้อีกประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับ “โครงสร้างพื้นฐานเมลของผู้รับปลายทาง” ในกรณีที่ “เซิร์ฟเวอร์รับเมล” ไม่ทราบ จะอ่านหรือตีความข้อมูลที่มีอยู่ใน
ส่วนหัวข้อความอีเมลของอีเมลตอบกลับอัตโนมัติได้อย่างไร จะมี ความเป็นไปได้สำหรับสถานการณ์จำลองของเมลลูป

วิธีป้องกันสถานการณ์จำลองของ “Mail loop/storm” ตามคำแนะนำ SMTP RFC อย่างเป็นทางการ

คนที่สร้างโปรโตคอล SMTP คิดล่วงหน้าเกี่ยวกับสถานการณ์ดังกล่าว
ข้อกำหนด SMTP RFC อย่างเป็นทางการ รวมถึงไฟล์อีเมลเฉพาะที่ชื่อว่า ส่งอัตโนมัติ ซึ่งถูกสร้างขึ้นโดยเฉพาะ สำหรับสถานการณ์ "ตอบกลับอัตโนมัติ"

วัตถุประสงค์ของฟิลด์เมล ส่งอัตโนมัติ คือเพื่อให้มีค่าที่จะช่วยให้เซิร์ฟเวอร์เมลปลายทาง "เข้าใจ" หากข้อความอีเมลที่ระบุเป็น " อีเมลมาตรฐาน” หรืออีเมลที่สร้างขึ้นนั้นเป็นกระบวนการตอบกลับอัตโนมัติ

ในกรณีที่อีเมลส่งเนื่องจาก "กระบวนการตอบกลับอัตโนมัติ" เซิร์ฟเวอร์อีเมลต้นทางที่ส่งอีเมลควรเพิ่ม
ฟิลด์อีเมลพิเศษ ส่งอัตโนมัติด้วยค่าที่ต้องการ เช่น -ตอบกลับอัตโนมัติ

การใช้ feild เมล ส่งอัตโนมัติ มีการใช้งานดังนี้:

1. เซิร์ฟเวอร์เมลต้นทาง

เมื่อเรากำหนดการกำหนดค่า "การตอบกลับอัตโนมัติ" สำหรับกล่องจดหมายเฉพาะ แต่ละครั้งที่มีการเปิดใช้งานการตั้งค่า "การตอบกลับอัตโนมัติ" เซิร์ฟเวอร์ต้นทางของอีเมลควรเพิ่ม ส่งอัตโนมัติ< br>ช่องอีเมลไปยังอีเมลที่ส่งและกำหนดและใช้ค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เช่น - ตอบกลับอัตโนมัติ หรือ อัตโนมัติ -สร้างขึ้น.

2. เมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง\ผู้รับปลายทาง

เมื่อข้อความอีเมลไปถึงเซิร์ฟเวอร์เมลปลายทาง และเซิร์ฟเวอร์เมลปลายทาง “แจ้งให้ทราบ” ว่าอีเมลนั้นควรจะถูกส่งไปยังผู้รับที่ใช้การกำหนดค่า “ตอบกลับอัตโนมัติ” ด้วยเช่นกัน เมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทางควรตัดสินใจ หากเขาต้องการหยุด\ป้องกันการส่งอีเมล "ตอบกลับอัตโนมัติ" หรือส่งการตอบกลับอัตโนมัติเพียงครั้งเดียว

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เนื่องจากส่วนหัวอีเมลของผู้ส่งประกอบด้วยฟิลด์อีเมล - ส่งอัตโนมัติ และค่าของ ตอบกลับอัตโนมัติ (หรือ สร้างอัตโนมัติ และเนื่องจากผู้รับปลายทางใช้การกำหนดค่า "ตอบกลับอัตโนมัติ" เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่รับจึงควรป้องกันไม่ให้ผู้ตอบกลับอัตโนมัติถูกส่งไปยัง "ผู้ส่งดั้งเดิม" ”

การจัดการกับสถานการณ์ของ “Mail loop/storm” - สภาพแวดล้อมที่ใช้ Exchange | ฝั่งเซิร์ฟเวอร์

ขอแจ้งให้ทราบสั้นๆ ในสภาพแวดล้อมฐาน Exchange มีสองวิธีหลักในการใช้โซลูชัน - การตอบกลับอัตโนมัติ

1. ตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยไม่อยู่ที่สำนักงาน)
2. ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย

Exchange server เกี่ยวข้องกับหัวข้อ “Mail loop\Storm” เมื่อใช้การตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้สองด้าน:

โครงสร้างพื้นฐานการแลกเปลี่ยน | จดหมายขาออก | พฤติกรรมการตอบสนองอัตโนมัติ

ในกรณีที่ผู้รับ Exchange ใช้ตัวเลือก - ตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยนอกสำนักงาน) แต่ละครั้งที่มีการส่งข้อความอีเมล “ไม่อยู่ที่สำนักงาน” ไปยังผู้ส่งที่ระบุ ข้อมูลจะถูก “ลงทะเบียน” ในเซิร์ฟเวอร์ Exchange

ในกรณีที่ผู้ส่งคนเดียวกันส่งอีเมลเพิ่มเติม การตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) จะไม่ส่งอีก

กระบวนการนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อ - ป้องกันสถานการณ์ที่อีเมลเดียวกันจะถูกส่งซ้ำแล้วซ้ำอีกไปยังผู้ส่งรายเดียวกัน และนอกจากนี้ ป้องกันสถานการณ์ที่ "ผู้ส่งดั้งเดิม" ใช้ตัวเลือกของอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ .

ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานส่งการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อแจ้งผู้ใช้ที่ส่งข้อความถึงคุณว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
การตอบกลับของคุณจะถูกส่งถึงผู้ส่งข้อความเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
จำนวนจะถูกรีเซ็ตเมื่อคุณ สลับผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
Microsoft Exchange จะล้างรายการ "ส่งไปยัง" ภายในเมื่อคุณปิดใช้งานผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
หากคุณต้องการให้ส่งการตอบกลับสำหรับทุกข้อความ ให้ใช้กฎแทน ผู้ช่วยไม่อยู่ที่สำนักงาน

กลไกเพิ่มเติมที่ Exchange นำมาใช้สำหรับอีเมลขาออกที่สร้างขึ้นโดยการตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) กำลังเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเฉพาะและค่าลงในข้อความอีเมล เราจะทบทวนวิธีการนี้ในส่วนถัดไป

ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย

ในสถานการณ์ที่ผู้ใช้ Exchange ใช้ตัวเลือก - ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย เซิร์ฟเวอร์ Exchange จะไม่เก็บข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่มีการส่งอีเมลไปยังผู้รับเฉพาะแล้ว

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ในกรณีที่ผู้ใช้ Exchange กำหนดค่ากฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติ และในกรณีที่ผู้ส่งที่ระบุส่งอีเมลสองครั้ง กฎกล่องจดหมายจะเปิดใช้งานในแต่ละครั้ง

ไตรมาสที่ 1: เราสามารถสรุปได้ว่าในสถานการณ์ที่ผู้ส่งใช้การตอบกลับอัตโนมัติด้วย ผลลัพธ์จะเป็น “Mail loop\Storm” หรือไม่

A1: โดยส่วนใหญ่แล้ว คำตอบคือ "ไม่" กล่าวอีกนัยหนึ่ง โดยส่วนใหญ่เซิร์ฟเวอร์ Exchange จะรู้วิธีป้องกันสถานการณ์ของ “Mail loop\Storm”
สมมติฐานพื้นฐานคือ “เซิร์ฟเวอร์อีเมลต้นทาง” (ผู้สร้าง mail server) จะเพิ่มฟิลด์อีเมลที่จำเป็นลงในส่วนหัวของอีเมล “ช่องเมลตอบกลับอัตโนมัติ” จะทำให้เซิร์ฟเวอร์ Exchange ปลายทางที่ได้รับอีเมลในนามของผู้รับ “เข้าใจ” ว่าอีเมลถูกส่งเป็น “การตอบกลับอัตโนมัติ”
ในกรณีที่ ผู้รับปลายทาง (ผู้รับ Exchange) ยังใช้การตอบกลับอัตโนมัติ กฎเมลบ็อกซ์จะถูกเปิดใช้งานเพียงครั้งเดียว

โครงสร้างพื้นฐานการแลกเปลี่ยน | จดหมายขาออก | พฤติกรรมการตอบสนองอัตโนมัติ

อีกด้านของสมการคือขั้นตอนที่เซิร์ฟเวอร์ Exchange ใช้สำหรับ “เมลขาออก” ที่สร้างขึ้นจากการตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมายเข้าหรือเมื่อใช้ตัวเลือก - การตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน)

ในสถานการณ์สมมตินี้ เซิร์ฟเวอร์ Exchange เพิ่มส่วนหัวของอีเมล ซึ่งเป็นเขตข้อมูลจดหมายเฉพาะที่มีค่าเฉพาะที่ "เซิร์ฟเวอร์จดหมายปลายทาง" ควรใช้

เซิร์ฟเวอร์ Exchange ใช้คำแนะนำ "SMTP RFC มาตรฐาน" + ช่องอีเมล Exchange เฉพาะ

วัตถุประสงค์ของฟิลด์เมลเหล่านี้คือ - เพื่อ “ส่งสัญญาณ” เซิร์ฟเวอร์เมลที่รับว่าอีเมลเฉพาะ
เป็นอีเมลที่สร้างขึ้นเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ

• ในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลปลายทางเป็นเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange เขาจะ "รู้" วิธีเชื่อมโยงกับ "ฟิลด์อีเมลเฉพาะของ Exchange"
• ในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์เมลปลายทาง ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Exchange เขาจะเกี่ยวข้องกับฟิลด์เมล “มาตรฐาน SMTP” ฟิลด์เมล ส่งอัตโนมัติ ด้วย
  ค่า -สร้างอัตโนมัติ

Exchange ของฟิลด์เมลตอบกลับอัตโนมัติกับ Gmail

การทดสอบกระบวนการอีเมลตอบกลับอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Exchange Online

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นถึงวิธีที่เซิร์ฟเวอร์ Exchange ใช้สำหรับ "ประทับตรา" ข้อความอีเมลที่สร้างขึ้นจากการตอบกลับอัตโนมัติ ฉันได้กำหนดค่าตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติของ Exchange สองตัวเลือก:

1. กล่องจดหมาย Exchange ที่จะใช้ - ตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน)
2. กล่องจดหมาย Exchange ที่จะใช้ - ตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย

ฉันได้สร้างกระบวนการ “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” ที่ส่งไปยังผู้รับปลายทาง รับส่วนหัวที่อยู่อีเมลที่ส่งไปยังผู้รับปลายทาง และวิเคราะห์ข้อมูลที่เพิ่มลงในส่วนหัวอีเมล ( อีเมลที่สร้างเป็นอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ)

ฟิลด์เมลที่เซิร์ฟเวอร์ Exchange สร้างขึ้นที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลการตอบกลับอัตโนมัติมีดังนี้:

“ข้อมูลเชิงลึก” สองสามข้อจากข้อมูลที่ถูก “ประณาม” ในส่วนหัวของอีเมล:

1. ฟิลด์อีเมลที่เกี่ยวข้องกับการตอบกลับอัตโนมัติจะเหมือนกันเมื่อใช้ตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) เทียบกับตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย สมมติฐานของฉันคือเซิร์ฟเวอร์ Exchange จะใช้ฟิลด์อีเมลที่แตกต่างกันหรือค่าที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละตัวเลือกการตอบกลับอัตโนมัติที่แยกจากกัน แต่เมื่อดูข้อมูล ไม่มีความแตกต่างระหว่างฟิลด์อีเมลที่เกี่ยวข้องกับการตอบกลับอัตโนมัติ
2. มีข้อมูลน้อยมากในเครือข่ายสาธารณะเกี่ยวกับอักขระหรือวัตถุประสงค์ของ "เขตข้อมูลจดหมาย Exchange" ที่ใช้ในอีเมลที่สร้างขึ้นเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ เมื่อฉันพยายามค้นหาข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับ “ช่องอีเมล Exchange” นี้ ฉันไม่พบข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่จะอธิบายบทบาทของช่องอีเมลแต่ละช่องได้อย่างชัดเจน
3. Exchange server ใช้ฟิลด์เมล SMTP RFC มาตรฐานที่ “ประทับตรา” อีเมลเป็นการตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้ฟิลด์เมล “ส่งอัตโนมัติ ” และ
   ค่า “สร้างอัตโนมัติ ”.

การทดสอบกระบวนการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Gmail

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าโครงสร้างพื้นฐานเมลอื่นๆ เช่น Gmail เกี่ยวข้องกับหัวข้อการตอบกลับอัตโนมัติและช่องเมลอย่างไร ฉันจึงใช้บัญชี Gmail และเปิดใช้งานตัวเลือกชื่อ - “ตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือลาพักร้อน”

เมื่อเราดูที่ส่วนหัวอีเมลของอีเมลที่ส่งจากบัญชี Gmail อันเป็นผลมาจากอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ เราจะพบฟิลด์อีเมลต่อไปนี้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ "ตอบกลับอัตโนมัติ ":

“ข้อมูลเชิงลึก” สองสามข้อจากข้อมูลที่ถูก “ประณาม” ในส่วนหัวของอีเมล:

1. เซิร์ฟเวอร์อีเมลของ Gmail ใช้ไฟล์อีเมล "ไม่ใช่ SMTP RFC " ที่มีชื่อว่า "X-Autoreply " ที่มีค่า "ใช่"
2. เซิร์ฟเวอร์เมล Gmail ใช้ฟิลด์เมล SMTP RFC มาตรฐานที่ "ประทับตรา" อีเมลเฉพาะเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ โดยใช้ฟิลด์เมล "ส่งอัตโนมัติ" และ
   ค่า "ตอบกลับอัตโนมัติ ”

เมลวนซ้ำ/พายุ | สถานการณ์ในชีวิตจริง | การทดสอบพฤติกรรมการตอบสนองอัตโนมัติในสถานการณ์ต่างๆ

หนึ่งใน “ปัญหา” หลักในสถานการณ์ที่เราใช้การตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย เกี่ยวข้องกับความกังวลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เป็นไปได้ของ “Mail loop” หรือ “Mail storm”

ในกรณีที่บูธของฝ่าย (ผู้ส่งและผู้รับ) ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติ การกำหนดค่านี้อาจนำไปสู่สถานการณ์จำลองของ "Mail loop"

สมมติว่าทั้งสองฝ่ายสนับสนุน SMTP RFC และ RFC “คำแนะนำ” ที่เกี่ยวข้องกับฟิลด์เมลตอบกลับอัตโนมัติ และเซิร์ฟเวอร์เมลต้นทาง “ประทับตรา” อีเมล Hader พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่อีเมลพิจารณาว่าเป็นอัตโนมัติ การตอบสนอง สถานการณ์ของ "Mail loop" หรือ Mail storm" ไม่ควรเกิดขึ้นจริง

เนื่องจากโดยส่วนใหญ่แล้ว เราไม่สามารถแน่ใจได้ว่า "อีกด้านหนึ่ง" (โครงสร้างพื้นฐานเมลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง) ทำเครื่องหมายอีเมลตอบกลับอัตโนมัติอย่างถูกต้อง ฉันได้พยายามทดสอบสถานการณ์ที่เป็นไปได้สองสามกรณีที่บูธของผู้รับอีเมลใช้ระบบอัตโนมัติ ตอบสนองต่อการตั้งค่า

เพื่อให้สามารถตรวจสอบพฤติกรรมของการตอบกลับอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Office 365 ซึ่งโต้ตอบกับสภาพแวดล้อมเมลอื่น ฉันได้กำหนดค่า Office 365 ให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎกล่องจดหมาย และพยายามโต้ตอบกับผู้รับจากโครงสร้างพื้นฐานเมลอื่น ที่ใช้การกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติด้วย

• ผู้รับ Office 365 อธิบายว่าเป็น - ผู้รับ A
• ผู้รับโครงสร้างพื้นฐานเมลรายอื่นที่อธิบายว่าเป็น - ผู้รับ B

บูธของผู้รับได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติ

จุดประสงค์ของเราคือการตรวจสอบว่าสถานการณ์ของ “Mail loop” หรือ “Mail storm” สามารถรับรู้ได้หรือไม่ เมื่อผู้รับ Office 365 โต้ตอบกับโครงสร้างพื้นฐานของเมลอื่นๆ

การทดสอบจะดำเนินการในลักษณะต่อไปนี้:

• ผู้รับ A (ผู้รับ Office 365) ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติโดยใช้กฎของกล่องจดหมาย
• ผู้รับ A ส่งอีเมลไปยังผู้รับ B
• อีเมลควรได้รับการยอมรับจากผู้รับ B.
• ผู้รับ B จะ "ตอบกลับ" ด้วยอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ
• อีเมลควรได้รับการยอมรับจากผู้รับ A.

“สิ่ง” ที่เราต้องการตรวจสอบ\test คือ หากสถานการณ์นี้นำไปสู่ “Mail loop” หรือ “Mail storm”

ข้อกังวลหลักของเราคือการตรวจสอบว่าผู้ใช้ Office 365 (ผู้รับ A) จะยังคงตอบกลับโดยใช้อีเมลตอบกลับอัตโนมัติหรือไม่

สถานการณ์ที่ 1: สภาพแวดล้อม Exchange Online กับ Exchange Online

ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้รับ A คือผู้รับ Office 365 ที่เป็นขององค์กร X และผู้รับ B ยังเป็นผู้รับ Office 365 ที่อยู่ในองค์กร Y

กล่าวอีกนัยหนึ่ง แม้ว่าผู้รับทั้งสองจะโฮสต์อยู่ที่โครงสร้างพื้นฐานเมลของ Office 365 แต่ผู้รับแต่ละคนจะอยู่ในองค์กรที่แตกต่างกัน

ผลลัพธ์

เมื่อเราปรับใช้สถานการณ์ที่ผู้รับ A ส่งอีเมลไปยังผู้รับ B และผู้รับทั้งสองได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติ สถานการณ์ของ "Mail loop" หรือ "Mail storm" ไม่เกิดขึ้น

สถานการณ์ที่ 2: สภาพแวดล้อม Exchange Online กับ Exchange on-Premises

ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้รับ A คือผู้รับ Office 365 ที่เป็นขององค์กร X และผู้รับ B คือผู้รับ Exchange ภายในองค์กรที่เป็นขององค์กร Y

ผลลัพธ์

เมื่อเราใช้สถานการณ์ที่ผู้รับ A ส่งอีเมลไปยังผู้รับ B และผู้รับทั้งคู่ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติ สถานการณ์ของ "Mail loop" หรือ "Mail storm" ไม่เกิดขึ้น .

สถานการณ์ที่ 3: สภาพแวดล้อม Exchange Online เทียบกับ Gmail

ในสถานการณ์สมมตินี้ ผู้รับ A คือผู้รับ Office 365 ที่เป็นขององค์กร X และผู้รับ B คือผู้รับ Gmail ที่เป็นขององค์กร Y

ผลลัพธ์

เมื่อเราปรับใช้สถานการณ์ที่ผู้รับ A ส่งอีเมลไปยังผู้รับ B และผู้รับทั้งสองได้รับการกำหนดค่าให้ใช้การตอบกลับอัตโนมัติ สถานการณ์ของ "Mail loop" หรือ "Mail storm" ไม่เกิดขึ้น

วิธีตรวจจับและป้องกันสถานการณ์ “Mail loop/mail storm” ที่เกิดจากการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

โดยทั่วไปแล้ว เกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการนำการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติไปใช้ สถานการณ์ในอุดมคติคือสถานการณ์ที่โครงสร้างพื้นฐานเมลที่ส่งอีเมลเป็นการตอบกลับอัตโนมัติจะ "ประทับตรา" อีเมลด้วยข้อมูลบางอย่าง (อีเมลเฉพาะ ช่อง) ซึ่งจะแจ้งให้ “อีกฝ่าย” ทราบว่าอีเมลนั้นเป็น “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ”

ในเวลาเดียวกัน เราคาดหวังจากโครงสร้างพื้นฐานเมลของผู้รับปลายทาง เพื่อทราบวิธีการอ่าน “ช่องเมลที่ไม่ซ้ำใคร” ที่บอกว่าอีเมลนั้นเป็น “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” และตอบสนองอย่างเหมาะสม

ในกรณีที่ “โครงสร้างพื้นฐานเมลต้นทาง” ไม่ได้เพิ่มข้อมูลที่จำเป็น เกี่ยวกับ “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” หรือในกรณีที่โครงสร้างพื้นฐานเมลปลายทางไม่ทราบวิธีที่เกี่ยวข้องกับเมลนั้นๆ ในส่วนหัวที่มีข้อมูลเกี่ยวกับ “การตอบกลับอัตโนมัติ
อีเมล ” เราอาจเผชิญกับสถานการณ์ที่เป็นไปได้ของ “Mail loop\mail storm”

เพื่อให้สามารถป้องกันสถานการณ์ "Mail loop\Mail storm" ในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Exchange เราสามารถเพิ่มกฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติของ Exchange ที่เราสร้างขึ้นหรือการตอบกลับอัตโนมัติ (ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน) "การกำหนดค่าเพิ่มเติม ชั้น."

วัตถุประสงค์ของ "เลเยอร์การกำหนดค่าเพิ่มเติม" คือเพื่อให้ผู้รับ Exchange สามารถระบุสถานการณ์ได้ ซึ่งอีเมลที่มาถึงกล่องจดหมายจะเป็น "อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ"

ในกรณีนี้ เราต้องการ "สั่งสอน" กล่องจดหมาย Exchange ที่ใช้กฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติ ไม่ตอบกลับด้วยอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ในกรณีที่อีเมลที่ส่งจากผู้ส่งถือเป็นอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ อย่าเปิดใช้งานการตอบกลับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ

ไตรมาสที่ 1 - เราจะระบุสถานการณ์ที่อีเมลที่ส่งเป็น
อีเมลตอบกลับอัตโนมัติได้อย่างไร

A1 -ในกรณีที่โครงสร้างพื้นฐานเมลต้นทาง ไม่ได้ใช้ฟิลด์เมลมาตรฐาน ในการจัดประเภทอีเมลเฉพาะเป็น "อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ" ไม่มีกลไกใด ที่สามารถตรวจจับเหตุการณ์ดังกล่าวได้อย่างแน่นอน 100 เปอร์เซ็นต์

ข่าวดีก็คือมี “เคล็ดลับ” บางอย่างที่เราสามารถใช้เพื่อระบุอีเมลที่ถือได้ว่าเป็น “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” เพราะหลายครั้งอีเมลประเภทนี้มีลักษณะเฉพาะตัว

ในส่วนต่อไปนี้ ฉันต้องการตรวจสอบการกำหนดค่าที่เป็นไปได้บางอย่างที่เราสามารถเพิ่มลงในกฎกล่องจดหมาย Exchange ซึ่งจะพยายามระบุว่าเป็น "อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ"

การกำหนดค่าที่เราเพิ่มลงในกฎกล่องจดหมาย Exchange จะถูกเพิ่มในส่วนที่อธิบายว่า "ข้อยกเว้น " ซึ่งจะสั่งกฎกล่องจดหมาย Exchange เมื่อ ไม่เปิดใช้งาน กฎกล่องจดหมาย .

ในสถานการณ์สมมติของเรา เราจะเพิ่มข้อยกเว้นให้กับกฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติของ Exchange ที่เราได้ตรวจสอบในบทความ - การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Office 365 โดยใช้กฎกล่องจดหมายและกล่องจดหมายที่แชร์ | ตอนที่ 5#7

“ข้อยกเว้น” ของเราจะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่แตกต่างกันสามประเภท:

สถานการณ์ที่ 1 - เราจะเพิ่มข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เราพบสถานการณ์ของ “Mail loop\mail storm ” เนื่องจากระบบตั๋วสนับสนุนภายนอกที่ใช้ที่อยู่อีเมล - Support@Thankyouforsharing.org ส่งอีเมลโดยอัตโนมัติไปที่ ของผู้ใช้ในองค์กรของเราและ “ระบบตั๋วสนับสนุน” นี้ไม่สอดคล้องกับ SMTP RFC (อีเมลไม่ได้ระบุถึงความจริงที่ว่าอีเมลนั้นเป็นอีเมลเล่นซ้ำอัตโนมัติ
)

สถานการณ์ที่ 2 - เซิร์ฟเวอร์อีเมลของเรา ไม่ทราบ วิธีระบุ “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” แม้ว่าผู้ส่งจะเพิ่มฟิลด์อีเมลที่จำเป็นก็ตาม

เพื่อให้สามารถจัดการกับสถานการณ์นี้ได้ เราจะแนะนำกฎกล่องจดหมาย Exchange ให้ดูที่ส่วนหัวอีเมล และค้นหาฟิลด์อีเมลเฉพาะที่ใช้ในกรณีที่อีเมลพิจารณาว่าเป็น "อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ ”

สถานการณ์ที่ 3 - เราพบสถานการณ์ "Mail loop\Mail storm" เนื่องจาก - ผู้รับภายนอกส่ง "อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ" แต่ไม่ได้ เพิ่มฟิลด์อีเมลที่จำเป็น ไปยังอีเมล ( ไม่สอดคล้องกับ SMTP RFC)
คราวนี้ เราจะพยายามค้นหาคำหลักที่เฉพาะเจาะจงในหัวเรื่องอีเมลหรือเนื้อหาอีเมลที่แนะนำว่าอีเมลเฉพาะนั้นเป็น “การตอบกลับอัตโนมัติ E” -เมล”

การกำหนดค่าข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมาย Exchange - ป้องกัน "Mail loop/mail storm" ที่เกิดจากการกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

เข้าสู่ระบบกล่องจดหมาย Exchange ที่ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้กฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติ

ในตัวอย่างของเรา เราเข้าสู่ระบบกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน “ตั๋วช่วยเหลือฝ่ายสนับสนุน” (กฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติถูกสร้างขึ้นในบทความ - การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Office 365 โดยใช้กฎกล่องจดหมายและกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน | ตอนที่ 5#7)

• เลือกเมนู กฎ
• เลือกเมนู จัดการกฎและการแจ้งเตือน…

• เลือก - แก้ไขการตั้งค่ากฎ...

ในตัวอย่างของเรา เราแก้ไขกฎกล่องจดหมายที่มีอยู่ เพื่อให้สามารถไปที่หน้าจอการกำหนดค่า "ข้อยกเว้น" ได้ เราจะต้องตรวจสอบเงื่อนไขและการดำเนินการของกฎกล่องจดหมายเข้า

• คลิก - ถัดไป

• คลิก - ถัดไป

ขั้นตอนที่ 1#3 - การเพิ่มข้อยกเว้นสำหรับสถานการณ์ที่ 1 | อย่าตอบกลับหากผู้ส่งคือ X

ในส่วนนี้ เรากำหนดข้อยกเว้นที่เกี่ยวข้องกับผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง
ในตัวอย่างของเรา ผู้รับภายนอกคือระบบสนับสนุนที่ใช้ที่อยู่อีเมล - Support@Thankyouforsharing.org.
ระบบสนับสนุนนี้จะส่ง “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ ” ไปยังหนึ่งในองค์กรของเราที่ใช้การกำหนดค่า “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ ”

เนื่องจากการที่ผู้ส่งไม่ได้กล่าวถึงความจริงที่ว่าอีเมลถือเป็น “อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ” (ไม่ได้เพิ่มข้อมูลในส่วนหัวของอีเมล) ผลลัพธ์
จึงเป็น “Mail loop\พายุจดหมาย”

เพื่อป้องกันสถานการณ์นี้ เราจะเพิ่มกฎกล่องจดหมายตอบกลับอัตโนมัติที่มีอยู่ ข้อยกเว้นที่มีที่อยู่อีเมลของผู้ส่งต้นทาง

• เลือกช่องทำเครื่องหมาย - ยกเว้นว่ามาจากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

จดที่อยู่อีเมลของผู้รับที่จะเพิ่มลงในข้อยกเว้น โปรดทราบว่าที่อยู่อีเมลอาจจะ จะไม่ปรากฏ ในรายชื่อผู้รับ เนื่องจากนี่คือที่อยู่อีเมล "ผู้รับภายนอก"

• คลิก - ตกลง

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นว่าข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มา ที่อยู่อีเมลของผู้ส่งได้รับการปรับปรุงในส่วนข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมาย

ขั้นตอนที่ 2#3 - การเพิ่มข้อยกเว้น | อย่าตอบกลับหากหัวเรื่องอีเมลหรือเนื้อหามีคำหลักเฉพาะเจาะจง

ในส่วนนี้ เราจะสร้างข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมายเพิ่มเติมที่จะพยายาม "จับ" อีเมลขาเข้าที่มีอักขระเป็นอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น ในหลายสถานการณ์ อีเมลตอบกลับอัตโนมัติจะมีคำหลักเฉพาะ เช่น:

• ตอบกลับอัตโนมัติ
• ตอบกลับอัตโนมัติ
• ตอบกลับอัตโนมัติ
• ออกจากออฟฟิศ

เราจะกำหนดค่าข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมายของเราเพื่อ - พยายามจดจำ
คำหลักเฉพาะเหล่านี้ในข้อความอีเมลหรือเนื้อหาอีเมล

• คลิกที่ลิงก์ - คำเฉพาะเจาะจง
• เลือกช่องทำเครื่องหมาย - ยกเว้นว่าหัวเรื่องหรือเนื้อหามีคำเฉพาะเจาะจง

• เพิ่มคำหลักที่จำเป็น เช่น - การตอบกลับอัตโนมัติ, การตอบกลับอัตโนมัติ, การตอบกลับอัตโนมัติ, ไม่อยู่ที่สำนักงาน
• คลิก - ตกลง

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นว่าข้อมูลเกี่ยวกับคำสำคัญได้รับการปรับปรุงในส่วนข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมาย

ขั้นตอนที่ 3#3 - การเพิ่มข้อยกเว้น | อย่าตอบกลับหากส่วนหัวอีเมลมีคำหลักเฉพาะเจาะจง

ในส่วนนี้ เราจะสร้างข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมายเพิ่มเติม ซึ่งจะพยายาม "บันทึก" อีเมลขาเข้าที่มีฟิลด์อีเมลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น Exchange และเซิร์ฟเวอร์จดหมายอื่น ๆ เพิ่มเขตข้อมูลจดหมายต่อไปนี้ให้กับอีเมลที่ถือว่าเป็นอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ:

• X-ตอบกลับอัตโนมัติ
• ส่งอัตโนมัติ
• X-Auto-Response-Suppress
• X-MS-Exchange-Inbox-Rules-Loop

เราจะกำหนดค่าข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมายของเราเพื่อ - จดจำคำหลักของฟิลด์อีเมลเฉพาะเหล่านี้ในส่วนหัวของอีเมล

• คลิกที่ลิงก์ - คำเฉพาะเจาะจง
• เลือกช่องทำเครื่องหมาย - ยกเว้นว่าส่วนหัวของข้อความมีคำเฉพาะเจาะจง

• เพิ่มคำหลักที่จำเป็น เช่น - X-Autoreply, ส่งอัตโนมัติ, X-Auto-Response-Suppress, X-MS -Exchange-Inbox-Rules-Loop
• คลิก - ตกลง

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นว่าข้อมูลเกี่ยวกับคำสำคัญได้รับการปรับปรุงในส่วนข้อยกเว้นกฎกล่องจดหมาย

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็น "สรุป" ของกฎข้อยกเว้นที่สร้างขึ้น