อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม - บทนำ | ออฟฟิศ 365 | ตอนที่ 1#17
ชุดบทความนี้มีไว้สำหรับสถานการณ์ที่ผู้ใช้ในองค์กรหันมาหาเราอย่างเร่งด่วนเพื่อแก้ไขปัญหาสำคัญ ซึ่งผู้ใช้ของเราอธิบายไว้ว่า: “อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม! ”
นอกจากความรู้สึกไม่สบายใจที่คนอื่นมองว่าอีเมลของเราเป็น “สแปม\เมลขยะ” แล้ว ปัญหาดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากการไม่สามารถส่งอีเมลไปยังผู้รับปลายทางได้ ถือเป็นข้อจำกัดทางธุรกิจที่ร้ายแรง !
ในชุดบทความนี้ เราจะเน้นที่สถานการณ์นี้ (“อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม!” ) ในสภาพแวดล้อม Office 365 และ Exchange Online
แม้ว่าเราจะมุ่งเน้นไปที่ "สภาพแวดล้อม Office 365" แต่ข้อมูลส่วนใหญ่ที่จะให้ในชุดบทความนี้เกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐานของเมลใดๆ นอกเหนือจาก "ส่วน" ที่เฉพาะเจาะจงมากซึ่งจะเกี่ยวข้องกับกฎบัตรพิเศษของ Office 365 และ Exchange Online โครงสร้างพื้นฐาน
เกี่ยวกับชุดบทความ
ชุดบทความปัจจุบันรวม 17 บทความ “ตัวเลข” นี้ทำให้เกิดคำถามที่เป็นไปได้:
คำถามที่ 1: เหตุใดจึงต้องซับซ้อนมาก
A1: ฉันชอบใช้คำว่า น่าตื่นเต้นและท้าทาย ใช่ มีข้อมูลมากมายที่เราจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเรื่องของสแปมภายใน\ขาออกในสภาพแวดล้อม Office 365 วิธีรับรู้สถานการณ์ดังกล่าว วิธีจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องในสถานการณ์นี้คืออะไร และวิธีหลีกเลี่ยงสถานการณ์ประเภทนี้
ไตรมาสที่ 2: ฉันต้องอ่านบทความทั้งหมดในซีรีส์นี้หรือไม่
A2: ไม่ คุณทำไม่ได้ ในกรณีที่คุณต้องการเน้นไปที่ส่วนใดส่วนหนึ่งหรือหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับสแปมภายใน\ขาออกในสภาพแวดล้อม Office 365 คุณสามารถใช้ดัชนีชุดบทความ: อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | ดัชนีชุดบทความ | ตอนที่ 0#17
ข้อมูลทางจิตวิทยาของปรากฏการณ์: “อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม! ”
เรื่องราวด้านผู้ใช้ขององค์กร
ผู้ใช้องค์กรของเราคาดหวังให้เราดับไฟทันที!
นอกจากนี้ความคาดหวังของผู้ใช้ของเราก็คือเราจะกระจาย "ผงวิเศษ" บางส่วนซึ่งจะแก้ปัญหาได้ทันที!
ผลกระทบทางจิตวิทยาต่อสภาวะอารมณ์ของเรา
ก่อนที่เราจะเข้าสู่สภาวะตื่นตระหนกและเริ่มถ่ายภาพในทุกทิศทาง ผมขอแนะนำให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- หายใจลึกๆ สามครั้ง!
- หลับตา!
- คิดบวก!
สถานการณ์ที่ผู้ใช้ในองค์กรของเราบ่นเกี่ยวกับ “อีเมลของฉันถูกระบุว่าเป็นสแปม” อาจนำไปสู่สถานะของ - สภาวะทางอารมณ์ที่ไม่สมดุลได้อย่างง่ายดาย!
สาเหตุของสถานะนี้คือ:
- เราไม่มีข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับขอบเขตของปรากฏการณ์:
ปัญหานี้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวหรือไม่ ปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ในองค์กรโดยเฉพาะหรือส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ดั้งเดิมของเราทั้งหมดหรือไม่ - ใครคือ “องค์ประกอบ” ที่ทำให้เกิดปัญหานี้? นั่นคือ “องค์ประกอบ” คือ - ผู้ใช้ของเราใช่ไหม เมลเซิร์ฟเวอร์ของเรา เมลเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง บัญชีดำลึกลับ?
- ขั้นตอนการแก้ไขปัญหาที่จำเป็นที่เราจำเป็นต้องดำเนินการทันทีคืออะไร และบุคคลที่เราต้องติดต่อคือใครที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหานี้
บอก “พวกเขา” แก้ไขปัญหาทันที!
ข้อความหลักที่เราได้รับจากผู้ใช้ในองค์กรของเรา และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ CEO เกี่ยวข้องก็คือ เราจะต้องบอก "พวกเขา" ให้หยุดทันทีเพื่อระบุว่าอีเมลของเราเป็นสแปม
คำถามใหญ่คือ “พวกเขา” คือใคร?
ไม่ต้องบอกก็รู้ว่าไม่มีโอกาสเกิดปัญหาเพราะปัญหาบางอย่างจาก “ฝ่ายเรา”
เห็นได้ชัดว่าปัญหาเกี่ยวข้องกับอีกฝ่ายเท่านั้น!
ในกรณีที่เราเป็นลูกค้า Office 365 และ Exchange Online เรา "จำเป็น" จะต้องแจ้งให้ Microsoft ทราบว่าพวกเขาทำสิ่งผิดปกติซึ่งนำไปสู่สถานการณ์ที่อีเมลองค์กรของเราระบุว่าเป็นจดหมายขยะ และ "พวกเขา" จำเป็นต้องแก้ไข ปัญหานี้ได้ทันที (และภัยคุกคามที่เราจะ “ออกจาก Office 365 ” ก็ไม่เสียหาย!)
ในกรณีที่เราไม่ใช่ลูกค้า Office 365 หรือในกรณีที่เราไม่สามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคของ Office 365 ได้ “ปัจจัยที่คุณสามารถตำหนิได้” ถัดไปสำหรับปัญหาของเราคือ “ใบเสร็จรับเงินภายนอกปลายทาง” หรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลเป้าหมาย
(ตัวเลือกนี้ไม่ค่อยนิยมใช้เพราะในกรณีนี้ เราไม่มีใครสามารถตะโกนใส่เขาได้ และเราไม่สามารถข่มขู่ใครได้)
แล้วเราจะทำอย่างไร
ในกรณีนี้ ฉันอยากจะแนะนำสมมติฐานอื่น: มีตัวเลือกที่ว่าเราถ่ายภาพไปในทิศทางที่ผิดหรือไม่
ความหมายของฉันคือ: คุณช่วยพิจารณาได้ไหมว่าสาเหตุของปัญหาไม่ใช่ "พวกเขา" แต่เป็น "พวกเรา" แทน?
ปัจจัยที่เป็นไปได้ที่อาจทำให้อีเมลของเราปรากฏเป็น “สแปมเมล”
มาทบทวนสาเหตุที่เป็นไปได้โดยย่อสำหรับปัญหาที่องค์กร
อีเมลของเราถูกระบุว่าเป็นสแปม\เมลขยะ
กลุ่ม A - กลุ่มสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับ “ผู้ใช้ในองค์กรของเรา ”
ภายใต้กลุ่มนี้ สาเหตุที่เป็นไปได้อาจเป็น:
- เนื้อหาอีเมลที่ละเมิดมาตรฐานของ "จดหมายเชิงพาณิชย์" (อีเมลทางการตลาด ฯลฯ) และด้วยเหตุนี้ "อีกด้านหนึ่ง" จึงปิดกั้นรายการอีเมล
- ปรากฏการณ์ “อีเมลขยะ” ที่ผู้ใช้ในองค์กรของเราส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายร้อยหรือหลายพันคน
- สถานการณ์ที่มัลแวร์เข้าครอบครองเดสก์ท็อปของผู้ใช้ในองค์กรของเราและใช้โปรแกรมรับส่งเมลหรือเดสก์ท็อปเพื่อส่งสแปม\เมลขยะ
กลุ่ม B - กลุ่มสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับ “โครงสร้างพื้นฐานเมลของเรา ”
ภายใต้กลุ่มนี้ สาเหตุที่เป็นไปได้อาจเป็น:
- เมลเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งควบคุมโดยองค์ประกอบที่ไม่เป็นมิตรซึ่งใช้เมลเซิร์ฟเวอร์ของเราเพื่อกระจายสแปมเมลโดยใช้โครงสร้างพื้นฐานองค์กรของเรา
- ระเบียน SPF ที่ไม่มีอยู่หรือระเบียน SPF ที่กำหนดค่าไม่ถูกต้องสำหรับชื่อโดเมนของเรา ซึ่งทำให้ระดับ "ความน่าเชื่อถือ" ของอีเมลที่ส่งโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลของเราลดลงอย่างมาก
- ผลบวกลวง - ในสภาพแวดล้อม Exchange Online อีเมลแต่ละฉบับที่ส่งจากผู้ใช้ในองค์กรของเราจะถูกส่งตัวกรองสแปมเพื่อตรวจสอบและตรวจสอบเพิ่มเติม
ในกรณีที่ Exchange Online รู้จักอีเมลที่อาจ ถูกจัดประเภทเป็นสแปม\เมลขยะ Exchange Online จะกำหนดเส้นทางอีเมลผ่านพูลเซิร์ฟเวอร์ Exchange โดยเฉพาะ
เนื่องจาก "พูลพิเศษ" นี้จะส่งเฉพาะเมลที่อาจกลายเป็นสแปมเมล หลายครั้งที่เซิร์ฟเวอร์ Exchange Online นี้ ที่อยู่ IP ปรากฏในบัญชีดำ
หมายเหตุ - ในทางเทคนิคแล้ว มีตัวเลือกเสมอที่ Exchange Online จะระบุข้อความอีเมลที่ถูกต้องว่าเป็น "สแปมเมล" โดยไม่ได้ตั้งใจ โดยส่งอีเมลนี้ไปที่ "Unique Exchange" พูลเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ ” และอีเมลเฉพาะจะถูกระบุว่าเป็นสแปม\เมลขยะโดยโครงสร้างพื้นฐานเมลระยะไกล
กลุ่ม C - กลุ่มสาเหตุที่เกี่ยวข้องกับ “ผู้รับปลายทาง” หรือ “โครงสร้างพื้นฐานเมลปลายทาง ”
ภายใต้กลุ่มนี้ สาเหตุที่เป็นไปได้อาจเป็น:
- ผลบวกลวง - สถานการณ์ที่เซิร์ฟเวอร์เมลปลายทางระบุข้อความอีเมลที่ถูกต้องจากองค์กรของเราว่าเป็น "สแปมเมล" โดยไม่ได้ตั้งใจ
- สภาพแวดล้อมของผู้รับปลายทาง - สถานการณ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมของผู้รับปลายทางเฉพาะ ตัวอย่างเช่น - โปรแกรมรับส่งเมลที่ผู้รับปลายทางใช้งาน ซึ่งระบุว่าข้อความอีเมลองค์กรของเราเป็นสแปม อีกตัวอย่างหนึ่งอาจเป็น - แอปพลิเคชันความปลอดภัยเฉพาะที่ติดตั้งบน "เดสก์ท็อปผู้รับปลายทาง" ซึ่งระบุว่าข้อความอีเมลองค์กรของเราเป็นสแปม ฯลฯ
เมลของฉันปรากฏเป็นสแปม | ทำให้เกิดการวิเคราะห์ความน่าจะเป็น
ตอนนี้เรามาเจาะลึกเข้าไปในขอบเขตของ: “อีเมลของฉันถูกระบุว่าเป็นสาเหตุของสแปม” และความน่าจะเป็นของพวกเขา
มีสุภาษิตชื่อดังว่า “ถ้ามันดูเหมือนเป็ด ว่ายน้ำเหมือนเป็ด และต้มเหมือนเป็ด งั้นก็คงเป็นเป็ด” ”
และประเด็นก็คือ โดยส่วนใหญ่แล้ว สาเหตุหลักของสถานการณ์ “อีเมลของฉันระบุว่าเป็นสแปม” เป็นเพราะอีเมลมีการเช่าเหมาลำหรือมีพฤติกรรมเหมือนสแปมเมล!
ปัญหา “ราก” ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับฝั่งเรา
ฝ่ายของเราสามารถแปลเป็น:
- โครงสร้างพื้นฐานเมลของเรา
- “ขอบเขตผู้ใช้ขององค์กร”
สถานการณ์ที่โครงสร้างพื้นฐานเมลเซิร์ฟเวอร์ของเราได้รับการกำหนดค่าไม่ถูกต้องหรือควบคุมโดยองค์ประกอบที่ไม่เป็นมิตรสามารถเกิดขึ้นได้
ข่าวดีก็คือในกรณีที่โครงสร้างพื้นฐานเมลของเราโฮสต์ที่ Office 365 (Exchange Online) โอกาสนี้ สถานการณ์ต่ำมาก
ฉันคิดว่าโอกาสของเหตุการณ์นี้ (การประนีประนอมของโครงสร้างพื้นฐาน Exchange Online) ยังต่ำกว่าโอกาสในการถูกลอตเตอรีและถูกฟ้าผ่าในเวลาเดียวกัน
ตอนนี้ “นิ้วชี้” มุ่งหน้าสู่ “ขอบเขตผู้ใช้องค์กร”
แม้ว่าเราจะมักจะคิดว่าผู้ใช้ในองค์กรของเราเป็น "นางฟ้าตัวน้อย" ก็ตาม และนำทฤษฎีที่ว่า "ทุกคนต่อต้านเรา! ” ในความเป็นจริง สาเหตุหลักของปัญหาคือ “บางสิ่ง” ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายเราและนำไปสู่สถานการณ์ที่อีเมลองค์กรของเราระบุว่าเป็นสแปมเมล
เมื่อเราจัดการกับ "ขอบเขตผู้ใช้ขององค์กร" สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับปรากฏการณ์: "อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม! ” คืออีเมลที่เขียนอย่างไม่เหมาะสมจากมุมมองของ: “กฎอีเมลเชิงพาณิชย์”
ไม่ได้หมายความว่าผู้ใช้ในองค์กรของเราสร้างสถานการณ์นี้โดยเจตนา โดยส่วนใหญ่ สาเหตุของการเขียนอีเมลไม่ถูกต้องนั้นเกิดจากการขาดความรู้และความตระหนักในกฎเกณฑ์อีเมลเชิงพาณิชย์ที่เข้มงวดมาก
อีกทางเลือกหนึ่งอาจเป็นมัลแวร์ที่ "ละเมิด" โปรแกรมรับส่งเมลของผู้ใช้องค์กร มัลแวร์ที่ส่งอีเมลโดยใช้ข้อมูลประจำตัวผู้ใช้ในองค์กรของเราและโครงสร้างพื้นฐานอีเมลของเรา
นี่คือตัวอย่างเพิ่มเติมของสถานการณ์ที่ผู้ใช้ในองค์กรไม่ได้ "จงใจ" กรณีของปัญหาสแปม แต่ถึงกระนั้น "ต้นตอของปัญหา" ก็เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมผู้ใช้ในองค์กรของเรา และไม่ใช่กับ "อีกด้านหนึ่ง" ดังกล่าว เป็นผู้รับปลายทางหรือโครงสร้างพื้นฐานเมล Office 365
องค์กรของเรารับผิดชอบต่อปัญหาอีเมล์ขยะขาออก
ในสถานการณ์ของสแปมขาออก จากมุมมองของ "องค์ประกอบภายนอก" (ผู้รับภายนอก โครงสร้างพื้นฐานเมลภายนอก ฯลฯ) "การชี้นิ้ว" จะชี้ไปที่องค์กรและ ไม่ผู้ใช้ในองค์กรที่ทำให้เกิดปัญหา
กล่าวอีกนัยหนึ่ง: โครงสร้างพื้นฐานเมลภายนอกไม่ได้ตำหนิ "ผู้ใช้ในองค์กร" โดยเฉพาะ แต่ความรับผิดชอบนั้นเกี่ยวข้องกับ “องค์กร” ที่ควรดำเนินกระบวนการและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยที่ถูกสอบถามเพื่อป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว
คำจำกัดความของสแปมภายใน/ขาออก
ในบทความชุดปัจจุบัน เราจะพูดถึงคำศัพท์ต่างๆ หลายครั้ง:
- สแปมภายใน
- สแปมขาออก
- อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม
ด้วยเหตุนี้ เราจึงจำเป็นต้องยอมรับคำจำกัดความของคำนี้ก่อนดำเนินการต่อ
อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม
นี่คือ "ผลลัพธ์" หรือผลลัพธ์ของสถานการณ์ที่องค์ประกอบบางอย่าง "ตัดสินใจ" เพื่อระบุหรือจัดประเภทอีเมลของเราเป็นสแปม\เมลขยะ .
สแปมขาเข้า
คำว่า "สแปมขาเข้า" ไม่ได้ใช้บ่อยนัก เนื่องจากโดยส่วนใหญ่แล้ว เราใช้รูปแบบที่สั้นลงและเพียงพูดว่า: สแปม
ความหมายคือ - สถานการณ์ที่องค์ประกอบที่ไม่เป็นมิตร เช่น นักส่งสแปม "โจมตี" องค์กรของเรา ทำให้ผู้ใช้ในองค์กรของเราส่งสแปมเมลท่วมท้น
เราเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ดังกล่าวว่าเป็นสแปมขาเข้าเนื่องจาก "ทิศทาง" ของ จดหมายขยะมาจาก "ภายนอก" (เครือข่ายสาธารณะ) เข้าสู่ "โครงสร้างพื้นฐานเมลส่วนตัวของเรา ”
ในบทความชุดปัจจุบัน เราจะไม่เกี่ยวข้องกับสแปมประเภทนี้
- การจัดการกับจดหมายขยะใน Office 365 | ตอนที่ 1/2
- การจัดการกับจดหมายขยะใน Office 365 | ฝั่งเซิร์ฟเวอร์ (Exchange Online) | ตอนที่ 2/2
สแปมขาออก
คำว่า: “สแปมขาออก” ตามชื่อหมายถึง เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่เมลที่ส่งจากโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรของเรา (ผู้ใช้ในองค์กรของเรา ที่อยู่อีเมลขององค์กร
ของเรา หรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลขององค์กรของเรา) ได้รับการยอมรับ โดย “อีกด้านหนึ่ง” เป็นสแปม\เมลขยะ
กล่าวอีกนัยหนึ่ง “ทิศทาง” นั้นมาจากโครงสร้างพื้นฐานเมลของเราไปยังผู้รับภายนอกหรือโครงสร้างพื้นฐานเมลภายนอก
สแปมภายในกับสแปมขาออก
พูดตามตรง ฉันไม่แน่ใจว่าคุณจะพบ "การเปรียบเทียบอย่างเป็นทางการ" ของคำว่า: สแปมขาออก กับ คำว่า: สแปมภายใน แต่ฉันต้องการใช้คำจำกัดความของตัวเองแทน
เมื่อฉันใช้คำว่า: "สแปมภายใน" ความหมายก็คือ - "จดหมายขยะจริง" ที่ถูกสร้างขึ้นโดยผู้ใช้ในองค์กรของเรา (ไม่ว่าการกระทำนั้นจะกระทำโดยเจตนาร้ายหรือโดยความผิดพลาดก็ตาม)
กล่าวง่ายๆ ก็คือ ข้อเท็จจริงที่ว่าเมลที่ถูกระบุว่าเป็นสแปมไม่สามารถพิจารณาว่าเป็นผลบวกลวงได้ เราจะต้องลงทุนทรัพยากรเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นนี้ในอนาคต
เมื่อฉันใช้คำว่า "สแปมขาออก" ความหมายอาจเป็น:
- “อีเมลที่มีปัญหา” ที่ถูกส่งมาจากองค์กรของเราและได้รับการยอมรับว่าเป็นสแปม\ขยะเมล์โดย “อีกด้านหนึ่ง ”
- ถูกต้องตามกฎหมายและเหมาะสมที่ส่งมาจากองค์กรของเราและได้รับการยอมรับว่าเป็นสแปม\อีเมลขยะ โดย "อีกด้านหนึ่ง ”
ความหมายก็คือการที่ “อีกฝ่าย” รับรู้อีเมลว่าเป็นสแปม\เมลขยะ ไม่ได้หมายความว่าอีเมลนั้นมีสิทธิ์ถูกกำหนดให้เป็นสแปม\เมลขยะ
ตัวอย่างเช่น - สถานการณ์ที่เนื่องจากปัญหากับบันทึก SPF ของเรา “เซิร์ฟเวอร์อีเมลปลายทาง” จึงตัดสินใจปฏิเสธอีเมลที่ส่งจากองค์กรของเรา
ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เนื้อหาอีเมลที่ถือว่าเป็นสแปม แต่กลับมีปัญหากับโครงสร้างพื้นฐานอีเมลของเรา (บันทึก SPF หายไป ฯลฯ)
ฉันรู้ว่า "คำจำกัดความ" อาจดูสับสนเล็กน้อย แต่ความตั้งใจของฉันคือการเน้นว่ามีสถานการณ์อื่นที่อาจนำไปสู่ปัญหา - อีเมลของฉันปรากฏเป็นสแปม!