กลุ่ม Microsoft 365 กับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน: อะไรคือความแตกต่าง?

ในคู่มือนี้ ฉันจะอธิบายความแตกต่างระหว่าง Microsoft 365 Groups และกล่องจดหมายที่แชร์ รวมถึงฟีเจอร์และข้อจำกัด

หัวข้อที่ครอบคลุมในคู่มือนี้:

• กลุ่ม Microsoft 365 คืออะไร
• กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันคืออะไร?
• Microsoft 365 Group เปรียบเทียบกับกล่องจดหมายที่แชร์อย่างไร
• ข้อจำกัดของกลุ่ม Microsoft 365 เมื่อเปรียบเทียบกับกล่องจดหมายที่แชร์
• ฉันควรสร้างกลุ่ม 365 หรือกล่องจดหมายที่แชร์หรือไม่

กลุ่ม Microsoft 365 คืออะไร

กลุ่ม Microsoft 365 เป็นรากฐานสำหรับการแชร์และการทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อม Office 365 เมื่อมีการสร้างกลุ่ม Microsoft 365 กล่องจดหมายและปฏิทินของกลุ่ม สมุดบันทึก OneNote พื้นที่ทำงาน Planner และไซต์ทีม SharePoint จะถูกสร้างขึ้น นอกจากนี้ยังอนุญาตให้รวม Power Apps และตัวเชื่อมต่อเพื่อเพิ่มแอป Microsoft หรือบุคคลที่สามเพิ่มเติม

กลุ่ม 365 ประกอบด้วยสมาชิกและสมาชิกแต่ละคนมีสิทธิ์ชุดเดียวกันภายในกลุ่ม ยกเว้นเจ้าของกลุ่มที่มีสิทธิ์มากกว่า กลุ่มสามารถรวมผู้ใช้ภายในและภายนอกองค์กรได้

นอกจากนี้ หากคุณอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างกลุ่ม Microsoft 365 ในสภาพแวดล้อมของคุณ พวกเขาก็จะสามารถสร้างทรัพยากรการทำงานร่วมกันของตนเองได้ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อพวกเขาสร้างทีมใน Microsoft Teams ก็จะสร้างกลุ่ม Microsoft 365 หรือเมื่อพวกเขาสร้างกลุ่ม Yammer ก็จะสร้างกลุ่ม Microsoft 365 ผู้ใช้ที่สร้างทรัพยากรจะมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อเพิ่มสมาชิกคนอื่นๆ

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันคืออะไร?

กล่องจดหมายที่แชร์นั้นเหมือนกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั่วไปตรงที่มีรายการโฟลเดอร์และปฏิทิน วัตถุประสงค์หลักของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันคือเพื่อการจัดการอีเมล อาจเป็นเรื่องดีสำหรับทีมหรือแผนกที่ต้องการกล่องจดหมายกลางแบบเรียบง่ายที่ทั้งทีมสามารถใช้ได้ กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันประกอบด้วยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เข้าถึงเพื่อจัดการอีเมล

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีแผนกบัญชีลูกหนี้ที่มีพนักงานหลายคน และคุณต้องการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจากผู้ขายภายนอกมาที่กล่องจดหมายนั้น และพนักงานแต่ละคนจำเป็นต้องดูใบแจ้งหนี้เหล่านั้น คุณสามารถมอบสิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายสำหรับพนักงานแต่ละคนได้ พนักงานแต่ละคนจะสามารถดูและตอบกลับอีเมลได้

กลุ่ม Microsoft 365 เปรียบเทียบกับกล่องจดหมายที่แชร์อย่างไร

กลุ่ม Microsoft 365 รวมความสามารถของรายการการแจกจ่ายและกล่องจดหมายที่แชร์ ตลอดจนเพิ่มฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกับกลุ่มบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อส่งอีเมลไปยังกลุ่ม 365 จะสามารถส่งอีเมลไปยังสมาชิกทุกคนในกลุ่มเพื่อรับอีเมลในกล่องจดหมายส่วนบุคคลได้ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในกลุ่มภายนอกองค์กรได้

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะทำงานในลักษณะเดียวกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั่วไปที่มีรายการโฟลเดอร์และปฏิทิน หลายคนสามารถได้รับมอบหมายให้เข้าถึงกล่องจดหมายได้

คุณลักษณะ

กลุ่ม Microsoft 365

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

กล่องจดหมายและปฏิทินที่ใช้ร่วมกันซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้หลายคน

ใช่

ใช่

รายชื่อโฟลเดอร์ในอีเมลที่สามารถสร้าง/จัดระเบียบโฟลเดอร์ได้ ซึ่งเป็นคุณสมบัติเดียวกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั่วไป

เลขที่

ใช่

มีความสามารถในการทำหน้าที่เป็นรายการแจกจ่าย

ใช่

เลขที่

พื้นที่ทำงานเพื่อแชร์ไฟล์

ใช่

เลขที่

แชทสด

ใช่ (กลุ่มสามารถเป็นทีมใน Microsoft Teams ได้

เลขที่

ความสามารถในการเพิ่มผู้ใช้ภายนอกองค์กร

ใช่

เลขที่

ข้อจำกัดของกลุ่ม Microsoft 365 เมื่อเปรียบเทียบกับกล่องจดหมายที่แชร์

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะให้รายการโฟลเดอร์และปฏิทินที่สามารถใช้สำหรับการทำงานร่วมกันได้ รายการโฟลเดอร์นั้นเหมือนกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั่วไป ดังนั้นคุณจึงสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบได้ เมื่อมีคนส่งอีเมลไปที่กล่องเมลที่แชร์ อีเมลนั้นจะไปที่กล่องเมลเท่านั้น เว้นแต่คุณจะตั้งค่ากฎการส่งต่อไว้ นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่มผู้ใช้ภายนอกองค์กรได้

แม้ว่ากลุ่ม Microsoft 365 จะมีกล่องจดหมาย แต่ก็ไม่มีรายการโฟลเดอร์ คุณไม่สามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบอีเมลได้ อีเมลทั้งหมดจะยังคงอยู่ในตำแหน่งศูนย์กลาง

ฉันควรสร้างกลุ่ม 365 หรือกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันหรือไม่

คำถามบางข้อที่คุณสามารถถามได้เมื่อพยายามตัดสินใจว่าคำถามใดที่เหมาะกับคุณที่สุด...

• ฉันจะต้องทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกองค์กรหรือไม่

  • กลุ่ม Microsoft 365 จะอนุญาตให้เชิญแขกให้มาเป็นสมาชิกของกลุ่มได้

• นี่จะกลายเป็นทีมใน Microsoft Teams หรือไม่

  • เมื่อคุณสร้างทีม ระบบจะสร้างกลุ่ม 365 โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างทีมจากกลุ่ม 365 ได้

• ฉันจำเป็นต้องมีปฏิทินที่แชร์หรือไม่

  • หากคุณต้องการเพียงปฏิทินที่แชร์ กลุ่ม 365 อาจง่ายกว่า

• หลายคนจะต้องเข้าถึงและจัดการกล่องจดหมายหรือไม่

  • หากคุณต้องการให้คนหลายคนเข้าถึงกล่องจดหมายได้ กล่องจดหมายที่แชร์หรือกลุ่ม 365 ก็ไม่เป็นไร คำถามคือจะจัดการอีเมลที่มาถึงกล่องจดหมายอย่างไร กล่องเมล 365 Group จะจัดเก็บอีเมลทั้งหมดไว้ในตำแหน่งศูนย์กลาง หากไม่เป็นไร กลุ่ม 365 อาจจะง่ายกว่า

• ฉันจะต้องแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่นหรือไม่

  • คุณสามารถแชร์เอกสารกับสมาชิกคนอื่นๆ ของกลุ่ม 365 ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Microsoft Teams หรือไลบรารีเอกสาร SharePoint

• ฉันจะสามารถสนทนากับสมาชิกกลุ่มของฉันได้หรือไม่?

  • คุณสามารถเพิ่ม Microsoft Teams ในกลุ่ม 365 ของคุณเพื่อเปิดใช้งานการแชทแบบเรียลไทม์