ค้นหาเว็บไซต์

ส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 (Exchange Online) ไปยัง PST

มาดูวิธีส่งออกเนื้อหาของกล่องจดหมายของผู้ใช้ Microsoft 365 (Exchange Online) ไปยังไฟล์ PST

วิธีส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็น PST โดยใช้ Outlook

ผู้ใช้สามารถส่งออกกล่องจดหมายเป็นไฟล์ PST ได้ด้วยตนเองโดยใช้ไคลเอนต์ Outlook ที่เชื่อมต่อกับบัญชี Microsoft 365

  1. เปิดไคลเอนต์ Outlook ของคุณและเลือก ไฟล์ -> เปิด -> นำเข้า/ส่งออก;

  2. คลิก ส่งออกเป็นไฟล์ ในรายการการดำเนินการ

  3. เลือกรูปแบบการส่งออก: ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst);

  4. จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออกจากกล่องจดหมายเป็นไฟล์ PST หากต้องการส่งออกเนื้อหาทั้งหมดของกล่องจดหมาย ให้เลือกรากของกล่องจดหมาย และเลือกตัวเลือก รวมโฟลเดอร์ย่อย

  5. ระบุเส้นทางไปยังไฟล์ PST ในเครื่องที่คุณต้องการส่งออกเนื้อหากล่องจดหมายของคุณ

  6. คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ PST

รอให้การดำเนินการส่งออกกล่องจดหมายเสร็จสิ้น

การส่งออกกล่องจดหมายไปยัง PST ด้วย Microsoft 365 Compliance Center

ผู้ดูแลระบบผู้เช่า Microsoft 365 (Exchange Online) สามารถส่งออกกล่องจดหมายของผู้ใช้ไปยังไฟล์ PST โปรดทราบว่าคุณไม่สามารถใช้ New-MailboxExportRequest cmdlet (ใช้ได้เฉพาะใน Exchange Server ภายในองค์กร) เพื่อส่งออกกล่องจดหมายจาก Exchange Online คุณลักษณะการส่งออกกล่องจดหมายมีอยู่ในกราฟิก เครื่องมือส่งออก eDiscovery

ขั้นแรก กำหนดบทบาท eDiscovery Manager ให้กับบัญชีที่คุณจะใช้ในการส่งออก:

  1. ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การปฏิบัติตามข้อบังคับของ Microsoft 365 (https://compliance.microsoft.com/);

  2. ไปที่สิทธิ์ ขยายศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเลือกบทบาท

  3. ค้นหาบทบาท eDiscovery Manager

  4. เพิ่มบัญชีของคุณใน ผู้ดูแลระบบ eDiscovery

    บทบาทนี้ยังจำเป็นในการค้นหาและลบข้อความอีเมลในกล่องจดหมาย Exchange Online

นอกจากนี้ คุณสามารถดูและกำหนดบทบาทโดยใช้ PowerShell เชื่อมต่อกับผู้เช่า Microsoft 365 ของคุณโดยใช้โมดูล Exchange Online PowerShell v2 (EXO V2):

Connect-ExchangeOnline

แสดงรายชื่อผู้ใช้ที่ได้รับบทบาท Discovery Management:

Get-ManagementRoleAssignment -Role 'Mailbox Search' -GetEffectiveUsers| where {$_.name -eq "Mailbox Search-Discovery Management"}

หากต้องการกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้ใหม่ ให้รันคำสั่งด้านล่าง:

Add-RoleGroupMember 'Discovery Management' -member aberg@a-d.site

จากนั้นสร้างงาน การค้นหาเนื้อหา ที่จะรวบรวมรายการอีเมลของผู้ใช้

  1. เปิด ศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft 365 -> โซลูชัน -> การค้นหาเนื้อหา -> การค้นหาใหม่

  2. ป้อนชื่องาน

  3. เลือก กล่องจดหมายแลกเปลี่ยน ในส่วนตำแหน่งเฉพาะ แล้วคลิก เลือกผู้ใช้ กลุ่ม หรือทีม

  4. เลือกกล่องจดหมายที่คุณต้องการส่งออก (คุณสามารถส่งออกกล่องจดหมายทั้งหมดในครั้งเดียว)

  5. ในขั้นตอนถัดไป คุณอาจเพิ่มเกณฑ์การเลือกพิเศษ ในกรณีของเรา เราข้ามขั้นตอนนี้ไป

รอจนกว่าสถานะของงานจะเปลี่ยนเป็น เสร็จสิ้น

ตอนนี้คุณสามารถส่งออกผลการค้นหาเป็นไฟล์ PST โดยใช้ eDiscovery Export Tool เครื่องมือนี้มีให้เป็นส่วนขยายสำหรับเบราว์เซอร์ Microsoft Edge (คุณสามารถใช้ Meta4 ClickOnce ใน Chrome และ Breez ClickOnce ใน Firefox)

  1. เปิดผลการค้นหาแล้วคลิก การดำเนินการ -> ส่งออกผลลัพธ์

  2. เลือกตัวเลือกการส่งออกต่อไปนี้:
    ตัวเลือกผลลัพธ์: รายการทั้งหมด รวมถึงรายการที่มีรูปแบบที่ไม่รู้จัก
    ส่งออกเนื้อหา Exchange เป็น: ไฟล์ PST หนึ่งไฟล์สำหรับแต่ละกล่องจดหมาย

  3. คลิก ส่งออก;

  4. ไปที่แท็บส่งออกในการค้นหาเนื้อหาและคลิกผลลัพธ์การส่งออก

  5. คลิกปุ่มดาวน์โหลดผลลัพธ์

  6. ยืนยันการติดตั้ง Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool

  7. คัดลอกคีย์ส่งออกจากหน้าต่างการค้นหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

  8. วางคีย์ลงในพรอมต์เครื่องมือส่งออก eDiscovery และระบุเส้นทางไปยังไดเร็กทอรีในเครื่องที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ PST คลิกเริ่ม;

  9. รอให้ยูทิลิตี้ดาวน์โหลดไฟล์ PST จาก Microsoft 365

โปรดทราบว่าขนาดสูงสุดของไฟล์ PST ที่สร้างโดยเครื่องมือส่งออก eDiscovery คือ 10 GB ตามค่าเริ่มต้น หากกล่องจดหมายมีขนาดเกิน 10 GB คุณจะได้รับไฟล์ PST หลายไฟล์ อย่างที่คุณทราบ ไม่แนะนำให้สร้างไฟล์ PST ที่มีขนาดใหญ่เกินไป สิ่งนี้จะเพิ่มความเสี่ยงต่อความเสียหาย

คุณสามารถเพิ่มหรือลดขนาดไฟล์ PST ที่สร้างโดยเครื่องมือส่งออก eDiscovery ผ่านรีจิสทรี

ขีดจำกัดนี้แตกต่างจากขีดจำกัดขนาดสิ่งที่แนบมาใน Outlook, Exchange หรือ Microsoft 365

ไฟล์ REG ต่อไปนี้จะลดขนาดสูงสุดของไฟล์ PST ที่ส่งออกเป็น 8 GB:

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportTool]
"PstSizeLimitInBytes"="8589934592"

รีสตาร์ทเครื่องมือส่งออก eDiscovery เพื่อใช้การตั้งค่าใหม่

ส่งออกกล่องจดหมาย Exchange Online เป็น PST ด้วย PowerShell

คุณสามารถสร้างการค้นหาและส่งออกงานโดยใช้ PowerShell เชื่อมต่อกับ M365 Security & Compliance Center:

Connect-IPPSSession

สร้างงานค้นหา:

New-ComplianceSearch -Name "2022-22-11_export_pst" -ExchangeLocation aberg@a-d.site | Start-ComplianceSearch

ในการส่งออกข้อมูลที่คุณพบ:

New-ComplianceSearchAction 2022-22-11_export_pst -Export -Format Fxstream

รอจนกว่างานจะเปลี่ยนเป็นสถานะเสร็จสมบูรณ์:

Get-ComplianceSearchAction|where {$_.name -eq "2022-22-11_export_pst"}

หากต้องการรับ URL ที่คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ PST (Container URL) และรหัสการเข้าถึง (SAS token) ให้เรียกใช้คำสั่งด้านล่าง:

Get-ComplianceSearchAction -IncludeCredential | where {$_.name -eq "2022-22-11_export_pst"}|fl

บทความที่เกี่ยวข้อง