วิธีใช้ฟีเจอร์ "ขอไฟล์" ใน SharePoint Online

SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันและการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ทีมสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ แชร์ และเข้าถึงไฟล์ได้ คุณลักษณะ "ขอไฟล์" ใน SharePoint ช่วยให้คุณสามารถขอให้ผู้อื่นอัปโหลดไฟล์ลงในโฟลเดอร์เฉพาะที่คุณเป็นเจ้าของได้ คุณสมบัตินี้ออกแบบมาเพื่อให้การแบ่งปันและรวบรวมไฟล์ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับไฟล์หลายไฟล์หรือไฟล์ขนาดใหญ่ คู่มือที่ครอบคลุมนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับพื้นฐานของการขอไฟล์ใน SharePoint ที่คุณต้องรวบรวมเอกสารจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือคู่ค้าภายนอก

วิธีเปิดใช้งานไฟล์คำขอใน SharePoint Online

ในการเปิดใช้งานคุณลักษณะคำขอไฟล์ เราจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าการแชร์ "ทุกคน" ถูกเปิดใช้งานในผู้เช่า SharePoint Online ของคุณ การตั้งค่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างลิงก์กับใครก็ได้ และขอให้ผู้ใช้ภายนอกอัปโหลดไฟล์ นอกจากนี้ สิทธิ์สำหรับลิงก์โฟลเดอร์จะต้องมีการเข้าถึงการอัปโหลดด้วย

1. เข้าสู่ระบบ SharePoint Admin Center คลิกที่การแชร์ >> นโยบาย >> ตรวจสอบว่าการตั้งค่าการแชร์ภายนอกตั้งค่าเป็น "ทุกคน" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่านี้ไหลไปยังไซต์คอลเลกชันด้วย

   

2. ในหน้า "การแชร์" ให้เลื่อนลงและตั้งค่าการอนุญาตลิงก์ทุกคนสำหรับโฟลเดอร์เป็น "ดู แก้ไข และอัปโหลด"

   

โปรดทราบว่าการตั้งค่าการแชร์ "ทุกคน" จำเป็นสำหรับ SharePoint เท่านั้น และคุณยังคงมีระดับที่ต่ำกว่าได้ เช่น "แขกใหม่และที่มีอยู่" สำหรับ OneDrive และเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้สำหรับ OneDrive ด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ ฟีเจอร์การร้องขอไฟล์จะพร้อมใช้งานสำหรับบัญชี SharePoint Online หรือ OneDrive สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน ใน Microsoft 365 เท่านั้น

PowerShell เพื่อเปิดใช้งาน "ไฟล์คำขอ" ใน SharePoint Online

ไม่ได้รับตัวเลือก “ขอไฟล์” แม้หลังจากตั้งค่านโยบายการแชร์ภายนอกเป็น “ทุกคน” และใครก็ตามที่ลิงก์สิทธิ์สำหรับโฟลเดอร์เป็น “ดู แก้ไข และอัปโหลด” ใช่หรือไม่ นี่คือสคริปต์ PowerShell เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัติไฟล์คำขอในระดับผู้เช่าและไซต์

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Check if "Request Files" is Enabled for SharePoint
Get-SPOTenant | Select CoreRequestFilesLinkEnabled

#Enable Request Files Feature in SharePoint Tenant
Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True

คุณยังสามารถเปิดหรือปิดใช้งานคุณสมบัติไฟล์คำขอได้ในระดับไซต์:

#Connect to Admin Center
Connect-SPOService -Url https://Crescent-admin.sharepoint.com

#Enable Request Files for the site
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/operations"

#Check if "Request Files" feature is Enabled
Get-SPOSite -Identity $SiteURL | select RequestFilesLinkEnabled

#Activate Request Files
Set-SPOSite -Identity $SiteURL  -RequestFIlesLinkEnabled $True

วิธีใช้คุณสมบัติคำขอไฟล์ใน SharePoint Online

ฟีเจอร์คำขอไฟล์ใน SharePoint Online ช่วยให้ผู้ใช้สามารถขอให้บุคคลภายนอกอัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์เฉพาะในไลบรารีเอกสารได้ คุณลักษณะนี้มอบวิธีที่ง่ายและปลอดภัยในการรับไฟล์จากใครก็ตาม ลองนึกภาพคุณทำงานในสำนักงานกฎหมาย และคุณต้องรวบรวมสัญญาที่ลงนามและเอกสารทางกฎหมายจากลูกค้า แทนที่จะส่งอีเมลและการแจ้งเตือนหลายฉบับ คุณสามารถใช้ "ขอไฟล์" เพื่อปรับปรุงกระบวนการได้ ตั้งค่าคำขอ ส่งไปยังลูกค้า และรวบรวมไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในที่ที่ปลอดภัยแห่งเดียวได้อย่างง่ายดาย

ในการเริ่มต้นกระบวนการขอไฟล์ ผู้ใช้เลือกโฟลเดอร์เป้าหมายในไลบรารีเอกสารและเลือกตัวเลือกขอไฟล์จากเมนู จากนั้น SharePoint Online จะสร้างลิงก์คำขอไฟล์ ซึ่งผู้ใช้สามารถแชร์กับบุคคลที่มีไฟล์ที่ต้องการได้

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการใช้คุณสมบัติ "ขอไฟล์":

1. เข้าสู่ระบบไซต์ SharePoint ของคุณ นำทางไปยังโฟลเดอร์ SharePoint ที่คุณต้องการอัปโหลดไฟล์

2. คลิกปุ่ม "ขอไฟล์" จากแถบเครื่องมือ (คุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก "ขอไฟล์" จากเมนูได้)

   

3. คุณจะถูกขอให้ระบุว่าคุณกำลังขอไฟล์จากใคร คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลได้ที่นี่

   

4. คุณสามารถเพิ่มข้อความเสริมเพื่อให้คำแนะนำหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์ที่คุณร้องขอได้ คลิก "ส่ง" เพื่อส่งคำขอไฟล์

   

คุณจะได้รับข้อความยืนยันว่าได้ส่งอีเมลแล้ว

อัปโหลดไฟล์เป็นผู้รับ

ผู้รับจะได้รับอีเมลพร้อมคำขอของคุณและลิงก์สำหรับอัปโหลดไฟล์ พวกเขาไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Microsoft เพื่ออัพโหลดไฟล์ และจะไม่สามารถดูเนื้อหาในโฟลเดอร์ของคุณได้ จึงรับประกันความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย พวกเขาจะสามารถอัปโหลดไฟล์ได้เท่านั้น

1. ผู้รับจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับอัปโหลดไฟล์ พวกเขาเพียงแค่ต้องคลิกที่ปุ่มในอีเมลเพื่อดำเนินการต่อ

   

2. เมื่อคลิกลิงก์ ระบบจะนำพวกเขาไปยังหน้าที่สามารถเลือกไฟล์และอัปโหลดได้

   

3. พวกเขาสามารถเลือกไฟล์ที่จะอัปโหลดได้ พวกเขายังสามารถระบุชื่อและนามสกุลเพื่อวัตถุประสงค์ในการระบุตัวตนได้

   

ไฟล์จะถูกตั้งชื่อโดยอัตโนมัติพร้อมกับชื่อของบุคคลที่อัปโหลดไฟล์เพื่อให้จัดระเบียบได้ง่าย ผู้ที่คุณร้องขอไฟล์สามารถอัปโหลดได้เฉพาะไฟล์เท่านั้น พวกเขาไม่สามารถดูเนื้อหาของโฟลเดอร์ แก้ไข ลบ หรือดาวน์โหลดไฟล์ หรือแม้กระทั่งดูว่าใครเป็นผู้อัพโหลดไฟล์บ้าง

เมื่อผู้รับอัปโหลดไฟล์แล้ว ผู้ขอจะได้รับอีเมลแจ้งว่า "อัปโหลดไฟล์ใหม่แล้ว"

จะหยุดการแชร์โฟลเดอร์กับผู้ใช้ภายนอกได้อย่างไร

คุณลักษณะไฟล์คำขอใช้การแชร์ระดับโฟลเดอร์เพื่อให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถอัปโหลดไฟล์ได้ หากต้องการหยุดการแชร์โฟลเดอร์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. นำทางไปยังไลบรารีเอกสาร/โฟลเดอร์หลักซึ่งมีโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันอยู่

2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก "จัดการการเข้าถึง"

   

3. คลิกที่จุดสามจุดที่มุมขวาบนแล้วเลือก "คุณสมบัติขั้นสูง"

   

4. เลือกผู้ใช้ภายนอกที่จะลบออกจากโฟลเดอร์ >> คลิกที่ “ลบสิทธิ์ผู้ใช้”

   

จะปิดการใช้งานคุณสมบัติคำขอไฟล์ได้อย่างไร?

ถ้าคุณไม่ต้องการให้คำขอไฟล์ปรากฏบนไซต์ SharePoint คุณสามารถเลือกไม่รับได้โดยการเรียกใช้คำสั่งเชลล์การจัดการ SharePoint Online ต่อไปนี้:

Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $False

การตั้งค่าการตั้งค่าการแชร์ภายนอกเป็นอย่างอื่นที่ไม่ใช่ “ทุกคน” ยังปิดใช้งานฟีเจอร์ไฟล์คำขอสำหรับผู้เช่า Office 365 อีกด้วย

ตั้งค่าความถูกต้องสำหรับลิงก์คำขอไฟล์

ตามค่าเริ่มต้น การหมดอายุสำหรับลิงก์ "คำขอไฟล์" ใน SharePoint คือ 30 วัน คุณสามารถปรับแต่งได้ด้วย cmdlet ด้านล่าง:

Set-SPOTenant -CoreRequestFilesLinkEnabled $True -CoreRequestFilesLinkExpirationInDays 7

ห่อ

คุณลักษณะ "ขอไฟล์" ใน SharePoint เป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับองค์กรที่ต้องการปรับปรุงการรวบรวมไฟล์และกระบวนการทำงานร่วมกัน ซึ่งมอบวิธีที่สะดวกในการรวบรวมไฟล์จากผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอก ในขณะที่รักษาความปลอดภัยและการควบคุมภายในไซต์ SharePoint ของคุณ ดังนั้น ไปข้างหน้า สำรวจ และใช้คุณลักษณะ "ขอไฟล์" ในสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณและสัมผัสถึงคุณประโยชน์โดยตรง

ฟีเจอร์คำขอไฟล์ยังมีให้ใช้งานใน OneDrive for Business อ้างอิง: วิธีใช้ฟีเจอร์ “ขอไฟล์” บน OneDrive for Business