กลุ่มสิทธิ์ของ SharePoint

ทำความเข้าใจกับกลุ่ม SharePoint

กลุ่ม Microsoft SharePoint ช่วยให้คุณสามารถจัดการชุดผู้ใช้แทนผู้ใช้แต่ละรายได้ กลุ่มสามารถรวมผู้ใช้ SharePoint แต่ละราย ตลอดจนผู้ใช้หรือกลุ่มจากการจัดการข้อมูลประจำตัวหรือระบบบริการโดเมน เช่น Active Directory Domain Services (AD DS), ไดเรกทอรีที่ใช้ LDAPv3, ฐานข้อมูลเฉพาะแอปพลิเคชัน และโมเดลข้อมูลประจำตัว เช่น Windows Live บัตรประจำตัวประชาชน

คุณสามารถจัดผู้ใช้ของคุณเป็นกลุ่มจำนวนเท่าใดก็ได้ ขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนขององค์กรหรือไซต์ของคุณ อย่างไรก็ตาม กลุ่ม SharePoint ไม่สามารถประกอบด้วยกลุ่ม SharePoint อื่นๆ (นั่นคือ ไม่สามารถซ้อนกันได้)

มีสองวิธีในการกำหนดสิทธิ์ให้กับไซต์ SharePoint ผ่านกลุ่ม: วิธีแรกคือการเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม SharePoint และวิธีที่สองคือการให้กลุ่มความปลอดภัย AD เข้าถึงไซต์ได้โดยตรงหรือวางไว้ในกลุ่ม SharePoint ที่มีสิทธิ์อนุญาตบนไซต์

กลุ่ม SharePoint ที่มีอยู่แล้วภายใน

SharePoint มีกลุ่มที่มีอยู่แล้วภายในหลายกลุ่ม มีอยู่ในระดับไซต์ใน SharePoint และสามารถมีสิทธิ์ที่กำหนดให้ภายในไซต์คอลเลกชันที่ตนเป็นสมาชิกได้ ชุดของกลุ่มที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์ที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น ต่อไปนี้เป็นกลุ่มที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับไซต์ทีมและสิทธิ์เริ่มต้นในไซต์ SharePoint:

• ผู้เยี่ยมชม — มีสิทธิ์ในการอ่าน
• สมาชิก — มีสิทธิ์ในการแก้ไข
• เจ้าของ — มีสิทธิ์ควบคุมทั้งหมด
• ผู้ดู — มีสิทธิ์ดูอย่างเดียว

และนี่คือกลุ่มที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับเทมเพลตไซต์ตัวดึงข้อมูลข่าวสารและสิทธิ์เริ่มต้น:

• Enterprise Readers — มีสิทธิ์ในการอ่านและสามารถดูหน้าและเอกสารและดาวน์โหลดเอกสารได้ด้วย
• สมาชิกองค์กร — มีสิทธิ์สนับสนุนและสามารถดู เปิด เพิ่ม อัปเดต และลบรายการและเอกสารได้
• ผู้ออกแบบ — สามารถดู เพิ่ม อัปเดต ลบ อนุมัติ และปรับแต่งเค้าโครงของหน้าไซต์โดยใช้เบราว์เซอร์หรือ SharePoint Designer
• ผู้แก้ไข — สามารถเพิ่ม แก้ไข และลบรายการ และสามารถดู เพิ่ม อัปเดต และลบรายการและเอกสารของรายการ SharePoint
• เจ้าขององค์กร — มีสิทธิ์ควบคุมเต็มรูปแบบบนไซต์

โปรดทราบว่ากลุ่มที่มีอยู่แล้วภายในทั้งหมดนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกัน

ปฏิบัติที่ดีที่สุด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการสิทธิ์คือการเพิ่มผู้ใช้ทั่วไปที่ต้องการอ่านข้อมูลไปยังกลุ่มผู้เยี่ยมชมเท่านั้น และเพื่อเพิ่มผู้ใช้ที่ต้องการสร้างหรือแก้ไขเอกสารไปยังกลุ่มสมาชิก เนื่องจากผู้ใช้ในกลุ่มสมาชิกสามารถเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบรายการหรือเอกสารได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างไซต์ การตั้งค่า หรือลักษณะที่ปรากฏได้ ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้ในกลุ่มผู้เยี่ยมชมสามารถดูเพจ เอกสาร และรายการได้ แต่ไม่สามารถดำเนินการเพิ่มหรือลบได้

การสร้างกลุ่ม SharePoint

หากต้องการสร้างกลุ่ม SharePoint ให้ไปที่การอนุญาตไซต์ในการตั้งค่าไซต์แล้วคลิกปุ่ม "สร้างกลุ่ม" ป้อนชื่อและคำอธิบายสำหรับกลุ่ม จากนั้นระบุเจ้าของกลุ่ม ผู้ใช้ที่สามารถดูและแก้ไขความเป็นสมาชิกของกลุ่ม ไม่ว่าจะอนุญาตให้ผู้ใช้ขอเป็นสมาชิกหรือขอออกจากกลุ่ม และการอนุญาตของกลุ่มสำหรับไซต์ จากนั้นคลิก “สร้าง” เพื่อสร้างกลุ่ม

การลบกลุ่ม SharePoint

หากต้องการลบกลุ่ม ให้ใช้เมนู "บุคคลและกลุ่ม" ในการตั้งค่าไซต์ เลือกกลุ่ม คลิกปุ่ม "แก้ไข" จากนั้นคลิกปุ่ม "ลบ"

การเปลี่ยนสมาชิกกลุ่ม

หากต้องการเพิ่มสมาชิกในกลุ่ม SharePoint จากเมนู "บุคคลและกลุ่ม" ให้คลิกชื่อกลุ่มในบานหน้าต่างด้านซ้าย จากนั้นคลิก "ใหม่" และ "เพิ่มผู้ใช้" ดังที่แสดงด้านล่าง ป้อนชื่อผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในกลุ่ม จากนั้นคลิก "แชร์"

หากต้องการลบผู้ใช้ออกจากกลุ่ม ให้เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการลบ คลิก "การดำเนินการ" จากนั้นคลิก "ลบผู้ใช้ออกจากกลุ่ม"

บทสรุป

การใช้กลุ่ม SharePoint เป็นวิธีที่ง่ายและปลอดภัยมากขึ้นในการควบคุมการเข้าถึงมากกว่าการกำหนดสิทธิ์เฉพาะระดับรายการให้กับบัญชีผู้ใช้ คุณสามารถช่วยรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยได้ด้วยการตั้งค่ากลุ่มของคุณอย่างเหมาะสมและติดตามการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์และการเป็นสมาชิกกลุ่มทั้งหมด