กู้คืนรายการเมลที่ถูกลบในสภาพแวดล้อม Exchange Online | ลบโฟลว์เมล | 3#7

ในบทความปัจจุบัน เราจะทบทวนหัวข้อต่อไปนี้:

• ขั้นตอนของ "รายการจดหมายที่ถูกลบ" ในสภาพแวดล้อมพื้นฐานของ Exchange สำหรับกล่องจดหมายมาตรฐานและสำหรับกล่องจดหมายที่เปิดใช้งาน Litigation Hold หรือ In-Place Hold
• เรื่องของนโยบายการเก็บรักษารายการที่ถูกลบ นโยบายเซิร์ฟเวอร์ Exchange ที่จะลบรายการเมลที่ถูกลบหลังจากระยะเวลาที่กำหนด และความสามารถในการขยายค่าเริ่มต้น
• ความหมายของคำว่า Soft Delete กับ Hard Delete

ในฐานะผู้ดูแลระบบ Exchange Online เราจะต้องเข้าใจการรับส่งอีเมลที่ถูกลบด้วยเหตุผลหลักสองประการ:

1. เพื่อให้สามารถเตรียมความพร้อมล่วงหน้าสำหรับความต้องการทางธุรกิจโดยเราต้องจัดให้มีความสามารถในการกู้คืนรายการไปรษณีย์เป็นระยะเวลานานกว่า “ระยะเวลา 14 วันมาตรฐาน”
2. เพื่อให้สามารถให้คำตอบที่ถูกต้องแก่ผู้ใช้ของเรา ในกรณีที่ผู้ใช้ขอให้เรากู้คืนรายการเมลที่ถูกลบไปแล้ว

ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้ใช้รายงานว่ารายการเมลถูกลบไปเมื่อสองเดือนที่แล้ว และเราไม่ได้ใช้ตัวเลือก Litigation Hold หรือ In-Place Hold คำตอบก็คือ รายการเมลไม่สามารถกู้คืนได้!

โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้และวงจรชีวิตรายการจดหมายที่ถูกลบ

ก่อนที่เราจะเริ่มด้วยคำอธิบายโดยละเอียดของ “วงจรชีวิตรายการเมลที่ถูกลบ” สิ่งสำคัญคือเราต้องเข้าใจตรรกะของ โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้.

ตามที่กล่าวไว้ รายการเมลในสภาพแวดล้อม Exchange Online ที่ถูกลบออกจากกล่องจดหมาย Exchange “ถังรีไซเคิล ” (โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ) จะ ถูกย้ายไปยัง โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ หรือหากเราต้องการให้เจาะจงมากขึ้น ไปที่ การลบโฟลเดอร์

คำถามหลักคือ: “รายการเมลที่ถูกลบ” นี้จะถูกเก็บไว้ใน โฟลเดอร์การลบ นานเท่าใด

คำตอบขึ้นอยู่กับการตั้งค่ากล่องจดหมาย Exchange Online

กรณีที่ 1- ในกรณีที่กล่องจดหมายพิจารณาว่าเป็น "กล่องจดหมายมาตรฐาน" รายการอีเมลที่ถูกลบจะถือเป็น "สามารถกู้คืนได้" เป็นเวลา 14 วัน

กรณีที่ 2- ในกรณีที่กล่องจดหมายพิจารณาว่าเป็นกล่องจดหมาย Exchange Online ที่มีการระงับการดำเนินคดีหรือเปิดใช้งานการระงับแบบแทนที่ รายการเมลที่ถูกลบจะถือว่าเป็น "สามารถกู้คืนได้" สำหรับระยะเวลาที่จะถูกกำหนดโดยการดำเนินคดี นโยบายการระงับหรือแบบแทนที่ (ระยะเวลาที่กำหนดนานกว่า 14 วันหรือตลอดไป)

วัตถุประสงค์ของโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้และความเกี่ยวข้องสำหรับเรื่องของรายการเมลที่ถูกลบ

สถาปัตยกรรม การกู้คืนรายการเดียว ของ Exchange และโฟลเดอร์ โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ <ถือได้ว่าเป็นสถาปัตยกรรมที่ซับซ้อนและเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บริการหลายประเภท

ในชุดบทความปัจจุบัน เราจะเกี่ยวข้องเฉพาะกับ “ส่วน ” ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของการจัดเก็บและการกู้คืนรายการเมลที่ถูกลบผ่าน โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ .

ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ สามารถช่วยให้เราจัดการกับสถานการณ์ของการลบแบบ Soft และการลบแบบถาวรเป็นระยะเวลา 14 วัน . “ข้อจำกัด” นี้กำหนดโดยนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ

สถาปัตยกรรม Exchange จัดเตรียมเครื่องมือที่จะช่วยให้เรา “ข้าม” ข้อจำกัดที่กำหนดโดยนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ สำหรับ เมลบ็อกซ์ผู้ใช้เฉพาะหรือสำหรับเมลบ็อกซ์หลายกล่อง

ชื่อของกลไกการแลกเปลี่ยนที่ช่วยให้เราสามารถ "ข้าม" ข้อจำกัดที่อธิบายว่าเป็นการระงับการดำเนินคดีหรือการระงับแบบแทนที่

โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ การระงับการดำเนินคดี และ การระงับแบบแทนที่

หนึ่งในเรื่องที่สับสนและไม่ชัดเจนที่สุดในสถาปัตยกรรมเซิร์ฟเวอร์ Exchange คือเรื่องของ Litigation Hold และ In-Place Hold

ในบทความปัจจุบัน เราจะไม่ "เจาะลึก" เข้าไปในคำอธิบายโดยละเอียดของส่วนประกอบเหล่านี้

เพื่อให้แนวคิดเรื่อง - Exchange Litigation Hold และ In-Place Hold ง่ายขึ้น เราสามารถเชื่อมโยงกับส่วนประกอบเหล่านี้เป็น “เครื่องมือ” หรือกลไกที่ไม่สามารถใช้เพื่อแทนที่ค่าของ Exchange การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ที่ใช้กับกล่องจดหมาย Exchange

ตัวอย่างเช่น - ค่าเริ่มต้นของ Exchange Online การเก็บรักษารายการที่ลบ คือ 14 วัน

ด้วยการใช้ตัวเลือก Litigation Hold หรือ In-Place Hold เราสามารถตั้งค่านโยบาย Deleted Item retention ที่แตกต่างกันให้กับผู้ใช้ Exchange ที่ระบุได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อเราใช้ Litigation Hold และ In-Place Hold กับกล่องจดหมายที่ระบุ เราสามารถตัดสินใจได้ว่าค่าของ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ จะเป็นเท่าใด นโยบาย

เราสามารถตั้งค่าของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ เป็นเดือน ปี หรือตลอดไปก็ได้

การระงับการดำเนินคดีและการระงับแบบแทนที่

กลไกการระงับการดำเนินคดีจะถูกนำไปใช้กับรายการทั้งหมดในกล่องจดหมายเฉพาะ เช่น - รายการปฏิทิน รายการผู้ติดต่อ รายการเมล เป็นต้น

ตัวเลือก In-Place Hold ช่วยให้เราสามารถกำหนดนโยบายรายการเมลที่ถูกลบได้ละเอียดยิ่งขึ้น
ตัวอย่างเช่น เราสามารถตัดสินใจใช้ -Place Hold กับรายการปฏิทินจากวันที่ที่ระบุเท่านั้น เป็นต้น

ในความเป็นจริง ความแตกต่างระหว่าง Litigation Hold และ In-Place Hold นั้นครอบคลุมมากกว่ามาก แต่สำหรับจุดประสงค์ของเรา เราพอใจกับคำอธิบายง่ายๆ นี้

ลบโฟลว์รายการเมลและ “วงจรชีวิต”

เพื่อให้สามารถเปิดเผยความลึกลับของ โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ เรามาตรวจสอบออบเจ็กต์ของโฟลว์รายการเมลที่ถูกลบและ “วงจรชีวิต ” .

เราสามารถจำแนก "สถานการณ์รายการเมลที่ถูกลบ" ที่แตกต่างกันในสภาพแวดล้อม Exchange ออกเป็นสองกลุ่มหลัก:

1. กล่องจดหมายมาตรฐาน - กล่องจดหมาย Exchange ที่อยู่ภายใต้นโยบายเริ่มต้น การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ
2. กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งาน Litigation Hold หรือ In-Place Hold - กล่องจดหมาย Exchange ที่ ไม่อยู่ภายใต้ ค่าเริ่มต้น การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ นโยบายที่แข็งแกร่ง> ให้ใช้นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ โดยเฉพาะแทน

นโยบายการเก็บรักษารายการที่ถูกลบของ Exchange คืออะไร

คำว่า - “นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ” กำหนดกระบวนการแลกเปลี่ยนที่สามารถอธิบายได้ว่าเป็นการรวบรวมขยะของออบเจ็กต์ที่ไม่เกี่ยวข้อง (เมล รายการ)

ในทางเทคนิคแล้ว เมื่อผู้ใช้ตัดสินใจที่จะลบรายการเมลใดรายการหนึ่ง ความหมายก็คือรายการเมลนั้นไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็นสำหรับผู้ใช้

เมื่อผู้ใช้ลบรายการเมล รายการเมลจะไม่ถูกลบอย่างรุนแรง แต่จะถูกย้ายหรือย้ายไปยังโฟลเดอร์ใหม่แทน - โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ.

ในทางเทคนิคแล้ว ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้อง "ล้างหรือล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ในกรณีที่ผู้ใช้ Exchange ไม่ต้องการล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ “รายการเมลที่ถูกลบ ” จะยังคงอยู่ใน โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ถาวร
ข้อเสียประการเดียวสำหรับการไม่ล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ คือรายการเมลที่ถูกลบจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของโควต้ากล่องจดหมายของผู้ใช้ และเมื่อเวลาผ่านไป รายการเมลที่ถูกลบจะใช้ส่วนสำคัญจากโควต้ากล่องจดหมายของผู้ใช้

สมมติว่าด้วยเหตุผลนี้และเพื่อการจัดการข้อมูลกล่องจดหมายอย่างเหมาะสม ผู้ใช้จึงตัดสินใจล้างเนื้อหาของ โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ .

คำถามตอนนี้คือ:

ไตรมาสที่ 1: เกิดอะไรขึ้นกับรายการเมลที่ถูกลบออกจาก โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ พวกเขาสูญหายไปตลอดกาลหรือไม่?

A1: เมื่อผู้ใช้ล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ (ลบรายการเมลที่ถูกบันทึกไว้ใน < span style="color: #ff00ff;">โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ) รายการเมลจะไม่ถูกลบ แต่ถูกย้ายหรือ
“อยู่ใหม่” แทน ไปยังโฟลเดอร์เพิ่มเติมที่ชื่อ : การลบ (หนึ่งในโฟลเดอร์ที่รวมอยู่ใน โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้)

ไตรมาสที่ 2: ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเนื้อหาของ โฟลเดอร์การลบ ได้หรือไม่

A2: คำตอบคือ "ใช่" ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ Outlook สามารถเลือกตัวเลือก - กู้คืนรายการที่ถูกลบ ตัวเลือกนี้จะทำให้เขาสามารถดูเนื้อหาของโฟลเดอร์การลบ โฟลเดอร์ ผู้ใช้จะเห็นรายการเมลที่ถูกลบออกจาก โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ .

ไตรมาสที่ 3: มี "การจำกัดเวลา" สำหรับรายการเมลที่บันทึกไว้ใน การลบ โฟลเดอร์< /สตรอง>?

A3: ใช่ มีแล้ว องค์ประกอบของ Exchange ที่กำหนดระยะเวลาที่รายการเมลจะถูกบันทึกใน การลบ โฟลเดอร์ คือ นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ

ตามค่าเริ่มต้น นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ได้รับการกำหนดค่าเพื่อให้ "เก็บ" รายการเมลไว้ใน การลบโฟลเดอร์ เป็นระยะเวลา 14 วัน

ในสภาพแวดล้อม Exchange ภายในองค์กร ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถกำหนดค่าเริ่มต้นของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ในช่วงเวลาที่ต้องการ

ในสภาพแวดล้อม Exchange Online ค่าเริ่มต้นของ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ สามารถขยายออกไปเป็นระยะเวลาสูงสุด 30 วัน

เหตุผลสำหรับการจำกัดเวลานี้ที่ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ เป็นกระบวนการที่ฉันอธิบายว่าเป็น "การรวบรวมขยะ"

เซิร์ฟเวอร์ Exchange จำเป็นต้องจัดการข้อมูลกล่องจดหมายของผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความหมาย - ตรวจสอบว่ากล่องจดหมายของผู้ใช้ถูกจำกัดไว้ตามจำนวนพื้นที่เก็บข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และ "พื้นที่เก็บข้อมูล" นี้ได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ “รายการอีเมลที่ถูกลบใหม่” จะถูกบันทึกและ “รายการอีเมลที่ถูกลบเก่า” จะถูกลบออก (ลบ)

ถาม: นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ของ Exchange คืออะไร

A: นโยบายรายการที่ถูกลบคือนโยบายเซิร์ฟเวอร์ Exchange ซึ่ง "แนบมา" กับโฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้

วัตถุประสงค์ของ “นโยบายรายการที่ถูกลบ ” คือการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้

ตามค่าเริ่มต้น พาร์ติชัน โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลชั่วคราวสำหรับรายการเมลที่ถูกลบ

พื้นที่เก็บข้อมูล โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ ให้ "ระยะเวลาผ่อนผัน " ซึ่งผู้ใช้สามารถ "เสียใจ " และกู้คืนรายการเมลได้แม้ว่าจะเป็นเมลก็ตาม ถูกลบออกจากกล่องจดหมาย “ถังรีไซเคิล ” (โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ)

นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ของ Exchange ทำหน้าที่เป็น "ผู้เฝ้าประตู" หรือ "ผู้ดูแลการแลกเปลี่ยน" ซึ่งช่วยให้ Exchange จัดการ การจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพโดยการรักษา โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ให้เรียบร้อยและเป็นระเบียบเรียบร้อย

ไตรมาสที่ 1: อินเทอร์เฟซการจัดการกราฟิกของ Exchange Online มีตัวเลือกสำหรับเปลี่ยนค่าเริ่มต้นของ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ นโยบาย?

A1: ไม่ วิธีเดียวที่จะขยายค่าเริ่มต้นของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ เป็น ระยะเวลา 30 วัน โดยใช้คำสั่ง PowerShell กระบวนการเรียกใช้คำสั่ง PowerShell จะต้องนำไปใช้กับกล่องจดหมาย Exchange Online ใหม่แต่ละกล่องที่จะถูกสร้างขึ้นในอนาคต

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นอินเทอร์เฟซที่พร้อมใช้งานเมื่อใช้ Exchange on-Premises เวอร์ชัน 2010 ค่าของ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ถูกกำหนดโดยระดับฐานข้อมูลภายใต้ส่วนของ - เก็บรายการที่ถูกลบ สำหรับ(วัน):

ไตรมาสที่ 2: จะเกิดอะไรขึ้นกับรายการอีเมลที่ถูกลบหลังจาก 14 วัน

A2: Exchange server จะลบรายการอีเมลทั้งหมดที่บันทึกไว้ใน การลบ โฟลเดอร์ อย่างถาวร ว่า "อายุ" ของพวกเขาเกิน 14 วัน

ไตรมาสที่ 3: มีวิธีใดในการกู้คืนรายการเมลที่ถูกลบออกจาก การลบ โฟลเดอร์ ?

A3: ไม่ ไม่มีทาง!

ไตรมาสที่ 4: มีวิธีใดบ้างในการ "ขยาย" นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ เป็นระยะเวลานานขึ้น ไม่จำกัดเวลาใช่ไหม?

A4: ใช่ Exchange Online และ Exchange on-premises server (Exchange เวอร์ชัน 2013) รองรับ "โซลูชัน" สองประเภทที่ช่วยให้เราสามารถ "แทนที่" ข้อจำกัดที่ตรงข้ามกับ
นโยบายการเก็บรักษารายการที่ถูกลบ

ตัวเลือกที่ใช้ได้คือ:

• ระงับการดำเนินคดีแลกเปลี่ยน
• ระงับในสถานที่

เมื่อใช้ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งนี้ เรากำลัง "ลบ" การจำกัดเวลาที่ใช้กับรายการอีเมลที่ถูกลบซึ่งจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ การลบ โฟลเดอร์ และ ล้างข้อมูล โฟลเดอร์

ลบแบบนุ่มนวลกับลบแบบถาวร

ก่อนที่เราจะดำเนินการต่อ ฉันต้องการทบทวนคำศัพท์สองคำโดยย่อที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนของรายการเมลที่ถูกลบ - Soft Delete และ Hard Delete

ซอฟท์ลบ

เมื่อผู้ใช้ลบไฟล์แล้ว ให้ลบไฟล์ออกจาก โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ ซึ่งการดำเนินการถือเป็น Soft Delete

เราใช้คำว่า "Soft " เพราะแม้ว่ารายการเมลจะถูกลบออกจาก โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ แต่ไฟล์นั้นไม่ได้ถูกลบจริงๆ .

ผู้ใช้ยังคงมีทางเลือกในการกู้คืนรายการเมลด้วยตัวเองเป็นเวลา 14 วัน

“การทำงาน ” ของ Soft Delete สามารถใช้งานได้โดยใช้คีย์ผสมบนแป้นพิมพ์: SHIFT + DEL
เมื่อเลือกรายการเมลและกดบนแป้นคีย์บอร์ดผสม - SHIFT + DEL การลบ “บายพาส ” ขั้นตอนที่รายการเมลส่งไปยัง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ และรายการเมลส่งโดยตรงไปยัง การลบโฟลเดอร์

ฮาร์ดลบ

คำว่า “Hard Delete ” กำหนดสถานการณ์ที่ผู้ใช้เข้าถึงเนื้อหาของ โฟลเดอร์การลบ (โฟลเดอร์ที่เก็บรายการเมล ที่ถูกลบออกจาก โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ) และลบรายการเมล\s ที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้

ตามทฤษฎีแล้ว เราสามารถสรุปได้ว่านี่คือสถานการณ์ที่รายการเมล "สูญหายตลอดไป" แต่ในความเป็นจริงแล้ว แม้ว่าผู้ใช้จะลบรายการเมลออกจาก โฟลเดอร์การลบ< รายการเมลจะไม่ถูกลบ แต่จะถูกย้ายไปยัง ล้างโฟลเดอร์แทน

เราใช้คำว่า "ยาก" เนื่องจากในสถานการณ์นี้ ผู้ใช้ "สูญเสีย" ความสามารถในการกู้คืนรายการเมลด้วยตัวเอง
เฉพาะผู้ดูแลระบบ Exchange เท่านั้นที่สามารถเข้าถึง ล้างข้อมูลโฟลเดอร์ และมีเพียงผู้ดูแลระบบ Exchange เท่านั้นที่สามารถกู้คืนรายการเมลที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้ได้

ความคิดทั่วไปเกี่ยวกับ Soft Delete และ Hard Delete

ผู้ใช้ (เจ้าของกล่องจดหมาย) มีศักยภาพในการดำเนินกิจกรรมของ:

1. การลบรายการจดหมายมาตรฐาน
2. ลบแบบนุ่มนวล
3. ลบยาก

ไคลเอนต์จดหมาย Outlook\OWA ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการจดหมายในสถานการณ์ของ

1. การลบรายการจดหมายมาตรฐาน
2. ลบแบบนุ่มนวล

ไคลเอ็นต์จดหมาย Outlook\OWA ไม่มีตัวเลือกที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนรายการจดหมายในสถานการณ์ของ Hard Delete ซึ่งรายการจดหมายถูกย้ายไปยัง ล้างโฟลเดอร์ (หรือไปที่ โฟลเดอร์ DiscoveryHolds ในกรณีที่เราใช้ตัวเลือก In-Place ถือ).

ลบสถานการณ์การไหลของรายการจดหมาย

เพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์และวิธีการนั้นมากขึ้นว่า โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ “ใช้งานได้” เราจะมาตรวจสอบสถานการณ์สามสถานการณ์ของ “กระแสรายการเมลที่ถูกลบ” ในสภาพแวดล้อมแบบ Exchange

เพื่อสาธิต "ขั้นตอนรายการเมลที่ถูกลบ" เราจะตรวจสอบสถานการณ์ที่แตกต่างกันสามสถานการณ์:

• สถานการณ์สมมติที่ 1: กล่องจดหมาย Exchange มาตรฐาน
• สถานการณ์ที่ 2: กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดี
• สถานการณ์ที่ 3: กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งาน In-Place Hold

สถานการณ์ที่ 1: กล่องจดหมายของผู้ใช้มาตรฐาน (ไม่ใช้การระงับการดำเนินคดีหรือการระงับแบบแทนที่)

ขั้นตอนที่ 1 - ผู้ใช้ตัดสินใจลบรายการเมลที่ระบุ รายการเมลถูก “ย้าย ” ไปยัง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

ขั้นตอนที่ 2 - ผู้ใช้ตัดสินใจที่จะล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ และลบรายการเมลทั้งหมดที่มีอยู่ .

รายการเมลจะไม่ถูกลบ แต่จะถูกย้ายไปยัง โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ “พาร์ติชัน ” แทน ไปยัง การลบ โฟลเดอร์

รายการเมลจะถูกเก็บไว้ใน การลบ โฟลเดอร์ เป็นระยะเวลา 14 วัน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา 14 วัน รายการเมลทั้งหมดที่ "เก่ากว่า" ที่มีอายุมากกว่า 14 วันจะถูกลบออกอย่างถาวร

ขั้นตอนที่ 3 - ตามที่กล่าวไว้ ผู้ใช้แต่ละคนสามารถเข้าถึงเนื้อหาของการลบ โฟลเดอร์ เมื่อใช้ตัวเลือก - “กู้คืนรายการที่ถูกลบ” ในกรณีที่ผู้ใช้ตัดสินใจที่จะ “ล้างข้อมูล” เนื้อหาของ การลบ โฟลเดอร์ รายการเมลคือ ย้ายตำแหน่งและวางบน ล้างโฟลเดอร์

รายการเมลจะถูกเก็บไว้ใน ล้างโฟลเดอร์ เป็นระยะเวลา X วันจนกว่า “อายุ ” ของรายการเมลจะมากขึ้น เกิน 14 วัน

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา 14 วัน รายการเมลทั้งหมดที่ "เก่ากว่า" ที่มีอายุมากกว่า 14 วันจะถูกลบออกอย่างถาวร

เราใช้คำว่า “X วัน ” เพราะเราไม่รู้ว่าอายุของเมลที่อยู่ใน โฟลเดอร์การลบ.

ตัวอย่างเช่น ในสถานการณ์ที่อายุรายการเมลที่อยู่ใน
โฟลเดอร์การลบคือสี่วันเมื่อ ผู้ใช้ลบรายการเมล รายการเมลจะถูกย้ายและบันทึกลงใน ล้างโฟลเดอร์ เป็นระยะเวลา 10 วัน

เหตุผลสำหรับช่วงเวลา “10 วัน ” คือโดยค่าเริ่มต้น การเก็บรักษารายการที่ลบ จะกำหนดช่วง "14 วัน " สำหรับ การลบโฟลเดอร์ + การลบล้าง โฟลเดอร์ ”

สถานการณ์ที่ 2: กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดี

ตัวเลือกของ Exchange Litigation Hold ช่วยให้เราสามารถตั้งค่าอื่นสำหรับรายการเมลที่ถูกลบซึ่งจัดเก็บไว้ใน โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ ที่แตกต่างกัน กว่าค่าของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ

เมื่อใช้ตัวเลือก "การระงับการดำเนินคดี" เราจะสามารถ "บล็อก" นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ที่ใช้กับ ล้างโฟลเดอร์

ดังที่กล่าวไว้ โดยค่าเริ่มต้น รายการเมลภายใน โฟลเดอร์ล้างข้อมูล จะถูกบันทึกไว้เป็นระยะเวลาสูงสุด 14 วัน

เมื่อใช้ตัวเลือก Litigation Hold ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลาที่รายการเมลที่ถูกลบจะถูกบันทึกลงใน โฟลเดอร์ล้างข้อมูล< /แข็งแกร่ง>

“ระยะเวลา” สามารถกำหนดเป็นค่าจำนวนวันหรือกำหนดระยะเวลาไม่จำกัด (ตลอดไป)

กระแสอีเมลที่ถูกลบในสถานการณ์ของ - “กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดี” เกือบจะเหมือนกับสถานการณ์ก่อนหน้าของกล่องจดหมายมาตรฐาน

ข้อแตกต่างหลักคือ ขณะนี้ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถกู้คืนรายการเมลที่ถูกลบซึ่งอยู่ใน โฟลเดอร์ล้างข้อมูล ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ ในนโยบายระงับการดำเนินคดี

เช่น - ในกรณีที่นโยบาย Litigation Hold สำหรับกล่องจดหมายที่กำหนดโดยมีค่า 3,000 วัน ผู้ดูแลระบบ Exchange จะสามารถกู้คืนรายการอีเมลที่ถูกลบซึ่งมี “อายุ” สูงสุด 3,000 วัน

สถานการณ์ที่ 3: กล่องจดหมาย Exchange ที่เปิดใช้งาน In-Place Hold

ตัวเลือกของ - In-Place Hold จะคล้ายกับตัวเลือก Exchange Online ของ - Litigation Hold

เราจะไม่ตรวจสอบรายละเอียดความแตกต่างระหว่างทั้งสองวิธีนี้ แต่เพียงกล่าวถึงว่าวิธี Exchange ของ In-Place Hold ถือเป็นกลไกขั้นสูงกว่า ซึ่งมีตัวเลือกและความสามารถมากกว่า เทียบกับ Exchange Litigation Hold

ข้อแตกต่างหลักระหว่างสถานการณ์ที่เปิดใช้งาน In-Place Hold เทียบกับ Litigation Hold คือเมื่อเราใช้ตัวเลือก - In-Place Hold โฟลเดอร์ใหม่ชื่อ:
โฟลเดอร์ DiscoveryHolds ถูกเพิ่มในลำดับชั้นของ โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้

เมื่อกล่องจดหมาย Exchange Online กำหนดค่าเป็น - In-Place Hold ถูกเปิดใช้งาน ตรรกะของกระแสรายการจดหมายที่ถูกลบจะถูกนำไปใช้ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1 - ผู้ใช้ตัดสินใจลบรายการเมลที่ต้องการ รายการเมลถูก “ย้าย ” ไปยัง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

ขั้นตอนที่ 2 - ผู้ใช้ตัดสินใจที่จะล้าง โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ และลบรายการเมลทั้งหมดที่มีอยู่ ในโฟลเดอร์นี้

รายการเมลจะไม่ถูกลบ แต่จะถูกย้ายไปยัง โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ “พาร์ติชัน ” แทน ไปยัง การลบ โฟลเดอร์

รายการเมลจะถูกเก็บไว้ใน การลบ โฟลเดอร์ เป็นระยะเวลา 14 วัน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา 14 วัน รายการเมลทั้งหมดที่ “เก่ากว่า ” เกิน 14 วันจะถูกย้ายไปยัง โฟลเดอร์ DiscoveryHolds.

ขั้นตอนที่ 3 - ในกรณีที่ผู้ใช้ “ว่างเปล่า ” เนื้อหาของ การลบ โฟลเดอร์ เมลจะถูกย้ายและวาง “ทันที ” ใน โฟลเดอร์ DiscoveryHolds

ผู้ดูแลระบบ Exchange จะสามารถเข้าถึงเนื้อหาของ โฟลเดอร์ DiscoveryHolds และกู้คืน\กู้คืนรายการเมล โดยขึ้นอยู่กับเวลา ค่าระยะเวลาที่กำหนดโดย - In-Place Hold และขึ้นอยู่กับ In-Place Hold “terms ” ที่กำหนดไว้

ตัวอย่างเช่น - ในกรณีที่นโยบาย In-Place Hold ที่ใช้กับกล่องจดหมายของผู้ใช้กำหนดให้ “ระงับ” เฉพาะรายการเมลในปฏิทินโดยไม่จำกัดระยะเวลา ผู้ดูแลระบบ Exchange จะสามารถกู้คืนรายการอีเมลที่ถูกลบซึ่งถือเป็น “ปฏิทิน” รายการเมล ” เป็นระยะเวลาไม่จำกัด แต่ "ความสามารถ" นี้ไม่สามารถใช้กับรายการอีเมลประเภทอื่นได้ เช่น รายการอีเมลติดต่อ รายการเมลบันทึกย่อ และอื่นๆ

โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้และโควต้ากล่องจดหมาย

แต่ละครั้งเมื่อมีการสร้างกล่องจดหมาย Exchange ใหม่ Exchange จะจัดสรรโควตาที่เก็บข้อมูลเฉพาะสำหรับโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้

โควต้าที่จัดสรรให้กับกล่องจดหมายของผู้ใช้จะไม่ได้รับผลกระทบในทางใดทางหนึ่งโดยโควต้าที่จัดสรรให้กับ โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้

ในสภาพแวดล้อม Exchange Online แต่ละกล่องจดหมายมีขีดจำกัดพื้นที่เก็บข้อมูล 50 GB และ
พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม 30 GB ที่จัดสรรสำหรับ โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้.

เมื่อเราใช้การระงับการดำเนินคดีหรือการระงับแบบแทนที่สำหรับกล่องจดหมาย Exchange Online Exchange Online จะขยายขนาดโควตาโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้เป็น 100 GB โดยอัตโนมัติ

เพื่อสาธิตหัวเรื่องของ - โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้และโควต้ากล่องจดหมาย ลองใช้ตัวอย่างต่อไปนี้

John เป็นผู้ใช้ Exchange Online ที่มี "กล่องจดหมายมาตรฐาน"

เพื่อให้สามารถดูขนาดเริ่มต้นของพาร์ติชัน โฟลเดอร์รายการที่สามารถกู้คืนได้ เราจะใช้คำสั่ง PowerShell ต่อไปนี้:

Get-Mailbox John | fl Recoverable*

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นว่า Exchange Online จัดสรรโควต้า "เฉพาะ" สำหรับโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ซึ่งอธิบายว่าเป็น RecoverableItemsquota

เราจะเห็นว่าโควต้า โฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้ เริ่มต้นคือ 30 GB

หลังจากที่เราได้กำหนดตัวเลือก Litigation Hold ให้กับกล่องจดหมายของ John และเรียกใช้คำสั่ง PowerShell เดียวกันอีกครั้ง เราจะเห็นว่า โฟลเดอร์ Recoverable Items โควต้าคือ 100 GB

การยืดนโยบายการแลกเปลี่ยนรายการที่ถูกลบ

ในสภาพแวดล้อม Exchange ภายในองค์กร ผู้ดูแลระบบ Exchange สามารถเลือกวิธีตั้งค่าเริ่มต้นของ การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ

ในสภาพแวดล้อม Exchange Online ค่าเริ่มต้นของนโยบายรายการที่ถูกลบถูกตั้งค่าเป็น 14 วัน

สำหรับลูกค้า Office 365 ที่ซื้อใบอนุญาตธุรกิจ Office 365 ค่านี้ ไม่สามารถอัปเดต เป็นค่า "สูงกว่า" ได้

สำหรับลูกค้า Office 365 ที่ซื้อสิทธิ์การใช้งาน Office 365 Enterprise E1, E3, E4 หรือสิทธิ์การใช้งาน Exchange Plan 2 ผู้ดูแลระบบ Exchange Online จะมีสิทธิ์ขยายค่าเริ่มต้นได้สูงสุด 30 วัน

ความสามารถในการ "เติมแป้ง" ค่าของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ถูกนำมาใช้โดยใช้คำสั่ง PowerShell

คุณสมบัติที่แสดงถึงค่าของนโยบาย ลบ รายการ การเก็บรักษา คือ - RetainDeletedItemsFor

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นตัวอย่างของค่าเริ่มต้นของนโยบายรายการที่ถูกลบ

ค่าของคุณสมบัติ RetainDeletedItemsFor คือ 14 วัน

หากต้องการเปลี่ยนค่าของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ เราสามารถใช้คำสั่ง PowerShell

ตัวอย่างเช่น หากต้องการ “ขยาย” นโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ ของกล่องจดหมาย John สูงสุด 30 วัน เราสามารถใช้คำสั่ง PowerShell ต่อไปนี้ : :

Get-Mailbox John| Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $True -RetainDeletedItemsFor 30

ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นว่าค่าของ RetainDeletedItemsFor ได้รับการอัปเดตในตอนนี้ ซึ่งค่าคือ 30 วัน

ในกรณีที่เราต้องการทดสอบ "ขีดจำกัดฮาร์ด" นี้ ให้ใช้ PowerShell ที่มีค่ามากกว่า 30 วัน

ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราพยายามใช้คำสั่ง PowerShell ที่มีค่า 31 วัน
ผลลัพธ์คือข้อผิดพลาดต่อไปนี้:

การดำเนินการบนกล่องจดหมาย “John ” ล้มเหลวเนื่องจากอยู่นอกขอบเขตการเขียนของผู้ใช้ปัจจุบัน ค่าของคุณสมบัติ 'RetainDeletedItemsFor' เกินค่าสูงสุดที่อนุญาตสำหรับผู้ใช้ 'John' ที่มีใบอนุญาต 'BPOS_S_Enterprise'

ในกรณีที่เราต้องการขยายค่าของนโยบาย การเก็บรักษารายการที่ถูกลบ สำหรับผู้ใช้ Exchange Online ทั้งหมด เราสามารถใช้สิ่งต่อไปนี้ คำสั่ง PowerShell:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $True -RetainDeletedItemsFor 30

สคริปต์ PowerShell ที่จะช่วยให้คุณดำเนินงานด้านการดูแลระบบที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ - ขยาย "การกู้คืนรายการเมลเดียว" ที่มีอยู่สำหรับ - กล่องจดหมาย Exchange Online เดียวหรือสำหรับกล่องจดหมาย Exchange Online หลายกล่อง (โหมดเป็นกลุ่ม)

ดาวน์โหลดสคริปต์ PowerShell Extended-Single-Mail-Item-Recovery.ps1