ส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST

คุณต้องส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 และสร้างไฟล์ PST เพื่อบันทึกข้อมูลอีเมลเก่า วิธีที่ดีที่สุดในการย้ายข้อมูลนี้คือการใช้พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview และส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 ไปยัง PST เราจะใช้เครื่องมือ Microsoft eDiscovery ฟรีเมื่อส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 ไปยังไฟล์ PST บทความนี้จะสอนให้คุณส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST

ส่งออกไฟล์ PST จาก Microsoft 365 โดยใช้ eDiscovery

ส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. กำหนดกลุ่มบทบาทของผู้ดูแลระบบ eDiscovery

ผู้ดูแลระบบมีบทบาทผู้ดูแลระบบทั่วโลกในองค์กร แต่พวกเขาไม่ได้รับอนุญาตให้ส่งออกกล่องจดหมาย หากต้องการเข้าถึง คุณต้องตรวจสอบว่ามีการตั้งค่าการอนุญาตหรือไม่ มิฉะนั้น เราจำเป็นต้องเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มบทบาท eDiscovery Manager

ตั้งค่าการอนุญาตในพอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

• ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft Purview
• ขยาย บทบาทและขอบเขต > สิทธิ์
• ขยาย โซลูชัน Microsoft Purview > บทบาท

• คลิกที่ eDiscovery Manager จากรายการ

• ตรวจสอบว่า ไม่มีสมาชิกที่ได้รับมอบหมาย
• คลิกแก้ไข

ระบบจะถามว่าคุณต้องการรวม eDiscovery Manager ใด แต่เราไม่จำเป็นต้องเลือกผู้ใช้ใดๆ

• คลิก ถัดไป

ต่อไป เราจะเพิ่มบัญชีผู้ดูแลระบบสำหรับกลุ่มบทบาทของ ผู้ดูแลระบบ eDiscovery

• คลิกเลือกผู้ใช้

• ค้นหาและเลือกบัญชีผู้ดูแลระบบจากรายการ
• คลิก เลือก

• คลิก ถัดไป

• ตรวจสอบว่ามีบทบาทในกลุ่มบทบาท eDiscovery Manager หรือไม่
• ตรวจสอบว่าคุณกำหนดบัญชีผู้ดูแลระบบให้กับ ผู้ดูแลระบบ eDiscovery
• คลิกบันทึก

คุณอัปเดตกลุ่มบทบาทสำเร็จแล้ว

2. สร้างการค้นหาเนื้อหา

ในขั้นตอนนี้ เราจะค้นหากล่องจดหมาย Exchange

• กลับไปที่ Microsoft Purview
• คลิกที่ การค้นหาเนื้อหา
• คลิก ค้นหา > การค้นหาใหม่

• เพิ่มกล่องจดหมาย ชื่อ (เช่น กล่องจดหมาย Amanda Hansen)
• คลิก ถัดไป

• เปิดสวิตช์ เปิด สำหรับ กล่องจดหมาย Exchange
• คลิก เลือกผู้ใช้ กลุ่ม หรือทีม

• ค้นหา กล่องจดหมาย Exchange หากจำเป็น
• เลือกกล่องจดหมาย
• คลิก เสร็จสิ้น

• คลิก ถัดไป

• คลิก ถัดไป อีกครั้ง

• คลิกส่ง

สร้างการค้นหาใหม่แล้ว

• คลิก เสร็จสิ้น

ในขั้นตอนถัดไป เราจะนำเข้าไฟล์ PST

3. ส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST

ในรายการการค้นหาเนื้อหา คุณจะเห็นชื่อที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้า

• คลิกที่ ชื่อ

คุณจะเห็นว่า การค้นหาสถานะเสร็จสมบูรณ์

• คลิกที่การดำเนินการ
• คลิกส่งออกผลลัพธ์

เลือกตัวเลือกผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

• เลือก รายการทั้งหมด ยกเว้นรายการที่มีรูปแบบที่ไม่รู้จัก มีการเข้ารหัส หรือไม่ได้จัดทำดัชนีด้วยเหตุผลอื่นๆ
• เลือก ไฟล์ PST หนึ่งไฟล์สำหรับแต่ละกล่องจดหมาย
• คลิก ส่งออก

มีการสร้างงานแล้ว

• คลิก ตกลง

4. ดาวน์โหลดไฟล์ PST กล่องจดหมาย Microsoft 365

ขั้นตอนสุดท้ายคือการดาวน์โหลดไฟล์ Microsoft 365 PST

• คลิกที่แท็บ ส่งออก
• คลิกที่ชื่อของงานส่งออก

• คลิก คัดลอกไปยังคลิปบอร์ด
• จากนั้นคลิกดาวน์โหลดผลลัพธ์

แอปพลิเคชันไม่สามารถเริ่มทำงานได้หากคุณไม่ได้ใช้เบราว์เซอร์ Microsoft และคุณจะเห็นคำเตือนด้านล่าง

หากเครื่องมือยังไม่เริ่มทำงาน โปรดอ่านเอกสารประกอบของ Microsoft คุณไม่สามารถเริ่ม eDiscovery PST Export Tool ได้

• ติดตั้ง Microsoft Office 365 eDiscovery Export Tool

เครื่องมือส่งออก eDiscovery จะเปิดขึ้น

• วางคีย์ส่งออกที่คุณคัดลอกไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า
• เรียกดูและเลือกเส้นทางตำแหน่งสำหรับไฟล์ PST
• คลิก เริ่ม

รอจนกระทั่งสถานะแสดง การดาวน์โหลดเสร็จสมบูรณ์

• คลิก ปิด

ค้นหาไฟล์ PST ในเส้นทางตำแหน่งที่คุณเลือก ในกรณีของเรา คือ C:\PST เปิดโฟลเดอร์ Exchange แล้วคุณจะพบไฟล์ .pst

เปลี่ยนขีดจำกัดการส่งออกขนาดไฟล์ PST

ขีดจำกัดการส่งออกขนาดไฟล์ PST เริ่มต้นคือ 10 GB เมื่อคุณใช้เครื่องมือส่งออก eDiscovery ดังนั้น หากคุณส่งออก PST ที่มีขนาดใหญ่กว่า 10 GB เครื่องมือจะแบ่งไฟล์ pst ออกเป็นไฟล์ที่มีหมายเลขตามลำดับ ดังนั้น หากไฟล์ของคุณมีขนาด 25 GB ไฟล์ก็จะแบ่งไฟล์ PST ออกเป็น 3 ไฟล์ โดย 2 ไฟล์แรกคือ 10 GB และ 5 GB สุดท้าย

คุณสามารถเปลี่ยนขนาดการส่งออกไฟล์ PST เริ่มต้นขนาด 10 GB ได้

ทำตามขั้นตอนในคอมพิวเตอร์ที่คุณเรียกใช้ eDsicovery Export Tool เพื่อส่งออก PST

1. ปิดเครื่องมือส่งออก eDiscovery

2. เรียกใช้แอป ตัวแก้ไขรีจิสทรี ในฐานะผู้ดูแลระบบ

3. สร้างคีย์รีจิสทรีต่อไปนี้:

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\eDiscovery\ExportTool

4. คลิกขวาที่โฟลเดอร์เพื่อสร้าง ค่าสตริง ใหม่เป็น 20 GB สำหรับขีดจำกัดขนาดไฟล์ส่งออก PST

PstSizeLimitInBytes=21474836480

5. เปลี่ยน ค่าสตริง สำหรับขีดจำกัดขนาดไฟล์สูงสุดที่ต้องการเพื่อส่งออกไฟล์ PST ตารางด้านล่างแสดงค่าตัวอย่างทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้

Size in GB

ขนาดเป็นไบต์

1 GB

1073741824

5 GB

5368709120

10 GB

10737418240

15 GB

16106127360

20 GB

21474836480

คุณส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST สำเร็จแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: จัดการกล่องจดหมายของผู้ใช้ด้วย PowerShell »

บทสรุป

คุณได้เรียนรู้วิธีส่งออกกล่องจดหมาย Microsoft 365 เป็นไฟล์ PST แล้ว ขั้นแรก กำหนดบัญชีผู้ดูแลระบบให้กับกลุ่มบทบาทของผู้ดูแลระบบ eDiscovery ถัดไป สร้างการค้นหาเนื้อหาใหม่เพื่อส่งออกผลลัพธ์กล่องจดหมาย Microsoft 365 สุดท้ายนี้ ให้ดาวน์โหลดไฟล์ PST ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณด้วย eDiscovery Export Tool โปรดจำไว้ว่าขนาดไฟล์ส่งออก PST เริ่มต้นคือ 10 GB แต่คุณสามารถเปลี่ยนขีดจำกัดขนาดใน Registry Editor ได้ตลอดเวลา

คุณสนุกกับบทความนี้หรือไม่? คุณอาจต้องการรีเซ็ต MFA สำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 อย่าลืมติดตามเราและแบ่งปันบทความนี้