ค้นหาเว็บไซต์

SharePoint Online: จะตรวจสอบได้อย่างไรว่าผู้ใช้ภายนอกยอมรับคำเชิญหรือไม่

ข้อกำหนด: ตรวจสอบว่าผู้ใช้ภายนอกยอมรับคำเชิญหรือไม่

จะตรวจสอบได้อย่างไรว่าผู้ใช้ภายนอกได้ยอมรับคำเชิญหรือไม่

ผู้ใช้ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณจะถือว่าเป็นผู้ใช้ภายนอก คุณอาจต้องทำงานร่วมกับพวกเขาในบางครั้ง เช่น ฟรีแลนซ์จากองค์กรอื่นที่ช่วยคุณทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จ เราสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าสู่สภาพแวดล้อมของเราได้ ผู้ใช้ภายนอกที่เราแชร์จะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังรายการที่แชร์ เช่น ไซต์หรือลิงก์เอกสาร ผู้ใช้ภายนอกต้องยอมรับคำเชิญก่อนที่จะเข้าถึงไซต์ที่แชร์หรือไลบรารีเอกสาร แต่เราจะตรวจสอบได้อย่างไรว่าคนที่เราแชร์ได้ตอบรับคำเชิญแล้วหรือยัง? ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงวิธีการตรวจสอบว่าผู้ใช้ภายนอกยอมรับคำเชิญใน SharePoint Online หรือไม่

ตัวเลือกที่ 1: ตรวจสอบรายการ "คำขอการเข้าถึง" ใน SharePoint Online

คุณสามารถเข้าสู่ระบบไซต์ SharePoint Online ของคุณได้ >> คลิกที่การตั้งค่า >> การตั้งค่าไซต์ >> คลิกที่ลิงก์ "คำขอการเข้าถึงและการเชิญ" เพื่อตรวจสอบคำขอการเข้าถึงและการเชิญที่ค้างอยู่ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันสังเกตเห็นว่าอินเทอร์เฟซนี้มีการเปลี่ยนแปลง! คุณไม่สามารถรับคำเชิญและคำขอจากรายการนี้ได้อีกต่อไป และดูเหมือนว่า Microsoft จะล็อกคุณออกจากรายการนี้โดยสิ้นเชิง อย่าตื่นตกใจ! เรามีเครื่องช่วยชีวิต PowerShell!

PowerShell เพื่อส่งออกรายการคำขอการเข้าถึงใน SharePoint Online:

สคริปต์ PowerShell นี้จะส่งออกรายการทั้งหมดจากรายการคำขอการเข้าถึงไปยังไฟล์ CSV


#Config Parameter
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/marketing"
$ListName = "Access Requests"
$CSVPath = "c:\Temp\AccessRequests.csv"
$AccessRequests= @()

#Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials (Get-Credential)

#Get all access requests
$ListItems = Get-PnPListItem -List $ListName | ForEach-Object {
    $AccessRequests += New-Object PSObject -Property ([Ordered]@{
        Title = $_.FieldValues.Title 
        RequestedObjectUrl = $_.FieldValues.RequestedObjectUrl.Url
        RequestedObjectTitle = $_.FieldValues.RequestedObjectTitle
        RequestedBy = $_.FieldValues.RequestedBy
        RequestedFor = $_.FieldValues.RequestedFor
        RequestDate = $_.FieldValues.RequestDate
        Expires = $_.FieldValues.Expires
        Status = $_.FieldValues.Status
        PermissionType = $_.FieldValues.PermissionType
        IsInvitation = $_.FieldValues.IsInvitation      
    })
 }
#Export the result Array to CSV file
$AccessRequests
$AccessRequests | Export-CSV $CSVPath -NoTypeInformation

คุณสามารถตรวจสอบค่าคอลัมน์ "สถานะ" เพื่อระบุสถานะของคำเชิญได้ รหัสสถานะคือ:

0

คำขอเข้าถึงหรือคำเชิญอยู่ระหว่างการพิจารณา

1

คำขอเข้าถึงได้รับการอนุมัติแล้ว

2

คำเชิญได้รับการยอมรับแล้ว

3

คำขอเข้าถึงถูกปฏิเสธ

4

คำเชิญหมดอายุแล้ว

5

คำเชิญถูกเพิกถอนแล้ว

ตัวเลือกที่ 2: ตรวจสอบสถานะการเชิญผู้ใช้ภายนอกใน Azure AD

หากการตั้งค่าการแชร์ภายนอกของคุณอนุญาตเฉพาะผู้ใช้ที่มีอยู่ในองค์กร คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ลงใน Azure AD ก่อนโดยการเชิญพวกเขา เมื่อพวกเขายอมรับคำเชิญ บัญชีของพวกเขาจะถูกสร้างขึ้นใน Azure AD เอาล่ะ เราจะตรวจสอบได้อย่างไรว่าผู้ใช้ที่ได้รับเชิญได้ตอบรับคำเชิญแล้ว?

  1. เข้าสู่ระบบ https://portal.azure.com และเปิดโมดูล Azure Active Directory
  2. ค้นหาและค้นหาผู้ใช้ที่ได้รับเชิญ คลิกที่บัญชีผู้ใช้เพื่อรับโปรไฟล์ของผู้ใช้ที่ได้รับเชิญ

  3. คลิกที่ "ภาพรวม" จากนั้นคลิกแท็บ "คุณสมบัติ" ในหน้าภาพรวมโปรไฟล์ผู้ใช้ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าคำเชิญได้รับการยอมรับหรือไม่ภายใต้ "สถานะผู้ใช้ภายนอก"

หรือคุณสามารถตรวจสอบสถานะคำเชิญของผู้ใช้ภายนอกได้โดยใช้สคริปต์ PowerShell ต่อไปนี้:


#Connect to Azure AD
Connect-azureAD -Credential (Get-Credential)

#Get All Users with pending acceptance
Get-AzureADUser -Filter "UserState eq 'PendingAcceptance'" | Format-List -Property DisplayName,UserPrincipalName,UserState

สคริปต์ด้านบนจะส่งคืนสถานะของคำเชิญของผู้ใช้ภายนอก

บทสรุป:

โดยสรุป SharePoint Online ช่วยให้คุณสามารถแชร์เนื้อหากับผู้ใช้ภายนอกได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ภายนอกได้ยอมรับคำเชิญให้เข้าถึงเนื้อหาที่แชร์แล้ว กระบวนการตรวจสอบว่าผู้ใช้ภายนอกยอมรับคำเชิญแล้วหรือไม่ สามารถทำได้ผ่าน SharePoint UI หรือโดยใช้โมดูล PnP PowerShell ผู้ใช้ภายนอกจะต้องยอมรับคำเชิญก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงไซต์ที่แชร์หรือไลบรารีเอกสารได้ เมื่อพวกเขาตอบรับคำเชิญแล้ว พวกเขาจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ได้ นอกจากนี้ ควรสังเกตด้วยว่า SharePoint จะส่งอีเมลไปยังผู้ใช้ภายนอกพร้อมลิงก์การยอมรับ หากผู้ใช้ไม่ได้รับอีเมล อาจอยู่ในโฟลเดอร์สแปม หรืออีเมลไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงควรตรวจสอบอีกครั้ง ที่อยู่อีเมลก่อนที่คุณจะแบ่งปัน

บทความที่เกี่ยวข้อง