SharePoint Online: จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกโดยใช้ PowerShell ได้อย่างไร

ข้อกำหนด: เพิ่มผู้ใช้ภายนอกไปยัง SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกใน SharePoint Online ได้อย่างไร

SharePoint Online มอบโซลูชันที่ยอดเยี่ยมเมื่อคุณต้องการแชร์ไซต์ รายการ ไลบรารี หรือเอกสารกับผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณ เช่น ผู้จัดจำหน่าย ลูกค้า หรือคู่ค้า ก่อนที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกใน SharePoint Online เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการแชร์ภายนอกทั้งในระดับผู้เช่าและไซต์

แม้ว่าคุณจะอนุญาตให้ผู้เช่าแชร์ภายนอกได้ การเข้าถึงภายนอกจะถูกปิดในไซต์คลาสสิกและไซต์การติดต่อสื่อสารเพื่อป้องกันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและหลีกเลี่ยงความเสี่ยงด้านความปลอดภัย บนไซต์ทีม SharePoint ที่เชื่อมต่อกับกลุ่ม จะเป็น "ผู้เยี่ยมชมใหม่และที่มีอยู่" ในระดับไซต์ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานการเข้าถึงของผู้ใช้ภายนอกไปยัง SharePoint Online: วิธีเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกใน SharePoint Online ยืนยันว่าไม่ได้ตั้งค่าเป็น "เฉพาะบุคคลในองค์กรของคุณ")

ถ้าการตั้งค่าการแชร์ภายนอกระดับองค์กรของคุณคือ "ผู้เยี่ยมชมที่มีอยู่" ในศูนย์การจัดการ SharePoint คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงใน Active Directory ของคุณก่อน! (หรือเชิญผู้ใช้ทั่วไปเข้าสู่ Azure AD ขององค์กร หรืออีกนัยหนึ่ง!) “แขกใหม่และที่มีอยู่” อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์

เพิ่มผู้ใช้ภายนอกไปยังไซต์ SharePoint Online

จะให้การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ภายนอกใน SharePoint Online ได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงใน SharePoint:

1. เข้าสู่ระบบไซต์ SharePoint Online สมัยใหม่หรือคลาสสิกของคุณในฐานะเจ้าของไซต์ >> คลิกที่ปุ่ม "แชร์" จากส่วนบนขวาของหน้า

2. ในบานหน้าต่างแชร์ไซต์ ป้อนชื่อผู้ใช้หรืออีเมลของผู้ใช้ภายนอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งอีเมล" แล้ว หรือป้อนข้อความใดๆ ถึงผู้ใช้ก็ได้ และคลิกที่ปุ่ม "แชร์" ที่ด้านล่าง ซึ่งจะทริกเกอร์อีเมลถึงผู้ใช้ภายนอกพร้อมลิงก์เพื่อยอมรับคำเชิญ

   

ลิงก์ไปยังไซต์ ไลบรารีเอกสาร โฟลเดอร์ หรือเอกสารจะถูกส่งไปยังผู้รับทางอีเมล พวกเขาสามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft หรือบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนใน Azure AD จากองค์กรอื่น หากพวกเขาใช้บัญชีอีเมลที่ไม่ใช่ของ Microsoft (เช่น Gmail) พวกเขาจะได้รับแจ้งให้สร้างบัญชี Microsoft และรหัสผ่านเป็นครั้งแรก โดยทั่วไปผู้ใช้ภายนอกจะถูกเพิ่มลงใน Azure Active Directory ในฐานะผู้เยี่ยมชม และสิทธิ์และกลุ่มจะทำงานในลักษณะเดียวกันกับผู้ใช้ภายใน

SharePoint Online เพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม

จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม SharePoint ได้อย่างไร เมื่อต้องการแชร์ไซต์ SharePoint กับผู้ใช้ภายนอกโดยการเพิ่มลงในกลุ่ม ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ไซต์ >> คลิกที่การตั้งค่า >> “การอนุญาตไซต์” >> การตั้งค่าการอนุญาตขั้นสูง
2. ในหน้าการอนุญาตไซต์ คลิกที่กลุ่มที่เกี่ยวข้อง คุณอาจไม่ต้องการให้ผู้ใช้ภายนอกมีสิทธิ์ระดับ "การควบคุมทั้งหมด" จากนั้นเลือกกลุ่ม "สมาชิก"

3. คลิกที่ปุ่ม “ใหม่” ในแถบเครื่องมือ >> “เพิ่มผู้ใช้” >> พิมพ์ชื่อของบุคคลหรืออีเมลแล้วคลิกแชร์ เพื่อเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม SharePoint Online

   

ถ้าผู้ใช้ถูกเพิ่มไปยังผู้เช่าของคุณเป็นครั้งแรก คำเชิญจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ภายนอก เพื่อเชิญพวกเขาให้เข้าถึงไซต์ SharePoint เมื่อพวกเขายอมรับคำเชิญแล้ว พวกเขาจะถูกเพิ่มลงในไซต์ในฐานะผู้ใช้ภายนอก เมื่อคุณแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ผู้ใช้ภายนอกจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสยืนยันที่ Microsoft ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของตน หากคุณแชร์ไซต์กับผู้ใช้ภายนอก พวกเขาอาจต้องป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน (เช่น ข้อมูลประจำตัว) เพื่อดำเนินการต่อ

เมื่อเพิ่มแล้ว พวกเขาจะกลายเป็นสมาชิกของกลุ่มและรับระดับสิทธิ์ที่กำหนดค่าไว้สำหรับกลุ่ม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแชร์ไซต์เพียงอย่างเดียวแทนที่จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงในกลุ่ม Microsoft 365 เนื่องจากการเพิ่มพวกเขาเป็นเจ้าของกลุ่มยังทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงทรัพยากรอื่นๆ เช่น Planner, อีเมลกลุ่ม, ทีม ฯลฯ

ขั้นตอนที่คล้ายกันเกี่ยวข้องกับการแชร์ไลบรารีเอกสาร SharePoint โฟลเดอร์ หรือไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก เพียงวางเมาส์เหนือเอกสารที่มีอยู่แล้วคลิกไอคอน "แชร์" คุณสามารถเลือกกำหนดวันหมดอายุของลิงก์ได้

เพิ่มผู้ใช้ทั่วไปไปยังไซต์ SharePoint Online โดยใช้ PowerShell

ใช้สคริปต์ PowerShell นี้เพื่อเพิ่มผู้ใช้ภายนอกไปยังไซต์ SharePoint Online:

#Parameters
$AdminCenterURL="https://Crescent-admin.sharepoint.com"

#Setup Credentials to connect
Connect-SPOService -Url $AdminCenterURL -Credential (Get-Credential)

#add guest user to sharepoint online site
Add-SPOUser -Group "Marketing Visitors" -LoginName "George@NationalAquarium.com" -Site "https://Crescent.sharepoint.com/sites/Marketing"

อย่าลืมเปลี่ยน URL ไซต์ ชื่อกลุ่ม และพารามิเตอร์ชื่อล็อกอินในสคริปต์!

SharePoint Online PowerShell เพื่อเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม

มาเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม SharePoint Online โดยใช้ PnP PowerShell:

#Set Config Parameters
$SiteURL = "https://crescent.sharepoint.com/sites/SalesPortal"
$GroupName = "Sales Portal Members"
$ExternalUserEmail = "Salaudeen.Rajack@Gmail.com"

#Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url $SiteURL -Credentials (Get-Credential)

#PowerShell to Add External User to group
Add-PnPGroupMember -Identity $GroupName -EmailAddress $ExternalUserEmail -SendEmail

โปรดทราบว่าเฉพาะออบเจ็กต์บัญชีผู้ใช้เท่านั้นที่มีสิทธิ์สำหรับการเข้าถึงของผู้ใช้ทั่วไป คุณไม่สามารถเชิญรายชื่อการแจกจ่ายหรือกล่องจดหมายที่แชร์ไปยังการแชร์ภายนอกได้! หากคุณต้องการเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าสู่ SharePoint Online โดยใช้ PowerShell CSOM ให้ใช้: วิธีแชร์ไซต์ SharePoint Online กับผู้ใช้ภายนอก

บทสรุป

การเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงใน SharePoint Online เป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อนซึ่งสามารถทำได้โดยผู้ดูแลระบบของไซต์ ด้วยการทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ คุณสามารถเชิญผู้ใช้ภายนอกให้เข้าถึงไซต์ SharePoint ของคุณได้อย่างง่ายดาย และตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับพวกเขา สำหรับการจัดการผู้ใช้จำนวนมากและระบบอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ PowerShell เพื่อเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงใน SharePoint Online วิธีนี้ช่วยให้คุณแชร์ข้อมูลและทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกได้ ในขณะที่ยังคงควบคุมผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลขององค์กรของคุณได้

คำถามที่พบบ่อย:

ฉันจะอนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกเข้าถึง SharePoint Online ได้อย่างไร

เราต้องเปิดใช้งานการแบ่งปันภายนอกในระดับองค์กรเพื่อให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึง SharePoint Online เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ไปที่ศูนย์การจัดการ SharePoint แล้วคลิกการแชร์ ขั้นตอนต่อไปของเราคือการเลือกตัวเลือกการแบ่งปันภายนอกที่เหมาะสม เช่น ผู้ใช้ภายนอกที่ได้รับการตรวจสอบสิทธิ์ หรือผู้ใช้ภายนอกที่ไม่ระบุชื่อ เมื่อเปิดใช้งานการแชร์ภายนอกทั่วโลกแล้ว เราต้องเปิดการแชร์ภายนอกที่ระดับไซต์ด้วย สุดท้ายนี้ เราสามารถแชร์ไซต์ SharePoint ภายนอกได้โดยไปที่สิทธิ์ของไซต์และเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ภายนอก เราสามารถกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสมให้กับผู้ใช้และส่งคำเชิญให้เข้าถึงไซต์ได้ จะอนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึง SharePoint Online ได้อย่างไร

ฉันจำเป็นต้องมีบัญชี Microsoft เพื่อดูไซต์ SharePoint หรือไม่

ใช่ บุคคลจำเป็นต้องมีบัญชี Microsoft (บัญชีฟรี) หรือบัญชีที่ทำงาน/โรงเรียนจึงจะสามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้ใช้ภายนอกไม่มีบัญชี Microsoft พวกเขาจะต้องสร้างบัญชีขึ้นมาเพื่อเข้าถึงไซต์ SharePoint

ฉันจะแชร์ไฟล์ภายนอกใน SharePoint Online ได้อย่างไร

หากต้องการแชร์ไฟล์ภายนอกใน SharePoint Online เราสามารถนำทางไปยังไลบรารีเอกสารที่มีไฟล์อยู่และคลิกที่แชร์ จากนั้นเราสามารถป้อนอีเมลผู้ใช้ภายนอกและตั้งค่าการอนุญาตเช่นอ่านหรือแก้ไขและสร้างลิงก์เพื่อแชร์ เมื่อเราสร้างลิงก์แล้ว เราก็สามารถคัดลอกและแชร์กับผู้ใช้ภายนอกผ่านทางอีเมลหรือวิธีการอื่นได้ สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือต้องเปิดใช้งานการแบ่งปันภายนอกทั้งในระดับองค์กรและระดับไซต์เพื่อแบ่งปันกับผู้ใช้ภายนอก!

ผู้ใช้ภายนอกจำเป็นต้องมีใบอนุญาต SharePoint หรือไม่

ผู้ใช้ภายนอกไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน SharePoint เพื่อเข้าถึง SharePoint Online ตามคำจำกัดความการออกใบอนุญาตอย่างเป็นทางการของ Microsoft ผู้ใช้ภายนอกคือผู้ใช้ที่ไม่ใช่พนักงานหรือผู้รับเหมานอกสถานที่ขององค์กร SharePoint Online อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกได้รับเชิญเข้าสู่เอกซ์ทราเน็ตได้ไม่จำกัด ตราบใดที่ผู้ใช้เพียงเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าถึงเนื้อหา ผู้ใช้ภายนอกสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ SharePoint Online ได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องมีใบอนุญาต SharePoint Online

ฉันจะทำให้ไซต์ SharePoint ของฉันเป็นแบบสาธารณะได้หรือไม่

เมื่อต้องการทำให้ไซต์ SharePoint เป็นแบบสาธารณะ เราสามารถนำทางไปยังไซต์และเพิ่ม "ทุกคน" ลงในกลุ่มผู้เยี่ยมชมไซต์ได้ สิ่งนี้จะทำให้เว็บไซต์เป็นสาธารณะภายในองค์กร หากเราต้องการทำให้ไซต์เป็นแบบสาธารณะต่อผู้ใช้ภายนอก เราต้องเพิ่มพวกเขาเป็นผู้เยี่ยมชมก่อน นอกจากนี้เรายังสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของไซต์จากส่วนตัวเป็นสาธารณะได้โดยไปที่หน้าข้อมูลไซต์และเลือกตัวเลือกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถสร้างไซต์ SharePoint Online เป็นไซต์อินเทอร์เน็ตสาธารณะได้!

จะเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม SharePoint ได้อย่างไร

ในการเพิ่มผู้ใช้ภายนอกในกลุ่ม SharePoint เราสามารถนำทางไปยังไซต์ SharePoint และไปที่กลุ่มที่เราต้องการเพิ่มผู้ใช้ได้ จากนั้นเราสามารถคลิกที่ชื่อกลุ่มและเลือกตัวเลือกเพื่อเชิญผู้ใช้ เราสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ภายนอกและเลือกระดับสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ เมื่อเราป้อนข้อมูลของผู้ใช้แล้ว เราก็สามารถคลิกที่ปุ่มส่งเพื่อส่งคำเชิญไปยังผู้ใช้ได้ นอกจากนี้เรายังสามารถเพิ่มผู้ใช้ภายนอกลงในกลุ่ม SharePoint โดยใช้ PowerShell