วิธีเพิ่มขนาดกล่องจดหมายใน Office 365

คุณถึงขีดจำกัดขนาดกล่องจดหมาย Office 365 ของคุณแล้ว และต้องการทราบวิธีเพิ่มขนาดหรือไม่ ก่อนอื่น เราต้องตรวจสอบก่อนว่าคุณสามารถเพิ่มกล่องจดหมายภายในแผน Office 365 ปัจจุบันของคุณหรือไม่

ขึ้นอยู่กับแผน Microsoft Office 365 ของคุณ คุณสามารถมีขนาดกล่องจดหมาย 50GB หรือ 100GB หากคุณถึงขีดจำกัดภายในแผนของคุณแล้ว เรายังมีสองทางเลือก เราสามารถย้ายเมลไปที่ Online Archive หรือในบางกรณีสลับไปใช้การสมัครใช้งาน Office 365 อื่นได้

ในบทความนี้ เราจะดูขนาดกล่องจดหมายเริ่มต้นใน Office 365 และวิธีเพิ่มขนาดดังกล่าว

ขนาดกล่องจดหมาย Office 365

ก่อนที่เราจะดูวิธีเพิ่มขนาดกล่องจดหมาย ก่อนอื่นเรามาตรวจสอบขนาดสูงสุดในแผน Microsoft 365 ของคุณก่อน:

¹ ขนาดการเก็บถาวรเริ่มต้นคือ 100GB เมื่อเปิดการขยายอัตโนมัติ ไฟล์เก็บถาวรจะเพิ่มขึ้นทีละน้อยจนสูงสุด 1.5TB

Microsoft ได้เพิ่มข้อจำกัดกล่องจดหมายในอดีตในปี 2013 และใหม่กว่าอีกครั้งสำหรับแผน E3 และ E5 ดังนั้น หากกล่องจดหมายของคุณถูกสร้างขึ้นก่อนปี 2016 อาจเป็นไปได้ว่ากล่องจดหมายของคุณยังคงมีขีดจำกัดเดิม คือ 25Gb แทนที่จะเป็น 50Gb สำหรับ Exchange Online แผน 1 และ 50Gb แทนที่จะเป็น 100Gb สำหรับแผน 2

นอกจากนี้ เมื่อคุณอัปเกรดแผน Office 365 เป็น E3 แล้ว กล่องจดหมายอาจยังมีขีดจำกัดขนาดกล่องจดหมายแบบเก่า

กำลังตรวจสอบขนาดสูงสุดปัจจุบัน

ดังนั้นจึงอาจเป็นไปได้ว่ากล่องจดหมายของคุณยังคงกำหนดขีดจำกัดเดิมอยู่ หากเป็นเช่นนั้น เราก็สามารถเพิ่มขีดจำกัดของกล่องจดหมายภายในแผนปัจจุบันได้อย่างง่ายดาย เราสามารถตรวจสอบขนาดกล่องจดหมายปัจจุบันของกล่องจดหมายได้ใน Exchange Admin Center:

1. เปิดศูนย์การจัดการ Exchange
2. ขยาย ผู้รับ และเปิด กล่องจดหมาย
3. เลือกกล่องจดหมาย
4. เลื่อนลงเล็กน้อยเพื่อดู ขนาดกล่องจดหมาย

เรายังสามารถใช้ PowerShell เพื่อรับขนาดกล่องจดหมายได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ติดตั้งโมดูล PowerShell Exchange Online เรายังต้องใช้ cmdlet Get-Mailbox แบบเก่าเพื่อดูขีดจำกัดของกล่องจดหมาย:

# Connect to Exchange Online
Connect-Exchangeonline -userprincipalname admin@contoso.com

# Get the mailbox size limits
Get-Mailbox -identity johndoe@contoso.com | select IssueWarningQuota, ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota

# Get all mailbox sizes
Get-Mailbox | select DisplayName, IssueWarningQuota, ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota

คำแนะนำ

ฉันยังสร้างสคริปต์ PowerShell ที่ส่งออกขนาดกล่องจดหมายทั้งหมดไปยัง Excel วิธีนี้ทำให้คุณสามารถระบุกล่องจดหมายที่ยังมีขีดจำกัดเดิมหรือกล่องจดหมายที่กำลังจะหมดได้อย่างง่ายดาย

เพิ่มขนาดกล่องจดหมาย Office 365 ด้วย PowerShell

การเพิ่มขนาดกล่องจดหมายสามารถทำได้ด้วย PowerShell เท่านั้น คุณจะต้องติดตั้ง Exchange Online Module ก่อนจึงจะสามารถเชื่อมต่อกับ Exchange Online ด้วย PowerShell ได้

เราจำเป็นต้องตั้งค่า 3 ค่า:

• IssueWarningQuota - เมื่อคำเตือนปรากฏขึ้นใน Outlook
• ProhibitSendQuota - กำหนดเมื่อผู้ใช้ไม่สามารถส่งอีเมลได้อีกต่อไป
• ProhibitSendReceiveQuota - ผู้ใช้ไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลเมื่อถึง

คุณต้องการให้คำเตือนแก่ผู้ใช้ตรงเวลา ไม่ใช่เมื่อถึงขีดจำกัดกล่องจดหมาย ดังนั้นเราจึงตั้งคำเตือนเป็น 95Gb แล้วห้ามส่งเมล์ใหม่ขนาด 98Gb เรายังเหลือพื้นที่รับเมล์อีกนิดหน่อยจนกว่าจะถึงขีดจำกัด 100Gb

# Connect to Exchange Online
connect-exchangeonline -userprincipalname admin@contoso.com

# Increase mailbox size
Set-Mailbox -identity johndoe@contoso.com -IssueWarningQuota 95GB -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB

คุณยังสามารถเพิ่มกล่องจดหมายทั้งหมดได้ในคำสั่งเดียว หากผู้ใช้ทั้งหมดของคุณมีสิทธิ์การใช้งานเหมือนกัน คุณสามารถเรียกใช้คำสั่ง PowerShell ต่อไปนี้เพื่อเพิ่มขนาดกล่องจดหมายเป็น 100Gb ใน Office 365

Get-Mailbox | Set-Mailbox -identity johndoe@contoso.com -IssueWarningQuota 95GB -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB

หากคุณมีผู้เช่ารายใหญ่ที่มีแผน Microsoft Office 365 ที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้ของคุณ คุณจะไม่สามารถเพิ่มกล่องจดหมายทั้งหมดได้ คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งด้านบนได้ แต่จะมีข้อผิดพลาดมากมายสำหรับกล่องจดหมายทั้งหมดที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ด้วยคำสั่งด้านล่าง เราจะได้รับกล่องจดหมายของผู้ใช้ทั้งหมด (ไม่ใช่กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน) และเลือกกล่องจดหมายที่มี ProhibitSendReceiveQuota 50GB นอกจากนี้ เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้มีกล่องจดหมาย Exchange Online Plan 2 ซึ่งเราทำกับ BPOS_S_Enterprise (BPOS_S_Standard คือ EO Plan 1)

Get-mailbox -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | 
Where-Object {($_.ProhibitSendReceiveQuota -eq '50 GB (53,687,091,200 bytes)') -and ($_.PersistedCapabilities -contains "BPOS_S_Enterprise")} | 
Set-mailbox -ProhibitSendQuota 98GB -ProhibitSendReceiveQuota 99GB -IssueWarningQuota 95GB

เพิ่มขนาดกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

กล่องจดหมายที่แชร์ถูกจำกัดไว้ที่ 50 GB ในแผน Microsoft 365 ทั้งหมด ข้อดีของกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันคือคุณไม่จำเป็นต้องมอบหมายสิทธิ์การใช้งานให้กับกล่องจดหมาย เฉพาะผู้ใช้ที่เข้าถึงกล่องจดหมายนั้นเท่านั้นที่ต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Office 365 ที่มีแผน Exchange Online

หากต้องการเพิ่มกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน คุณจะต้องมอบหมายใบอนุญาต Exchange Online Plan 2 ให้กับกล่องจดหมายดังกล่าว ใบอนุญาตนี้จะเพิ่มขีดจำกัดกล่องจดหมายเป็น 100 GB เมื่อคุณสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ บัญชีผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติใน Microsoft 365 ด้วยชื่อเดียวกันกับกล่องจดหมายที่แชร์

หากต้องการมอบหมายใบอนุญาต ให้เปิด ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ค้นหา ผู้ใช้กล่องจดหมาย ใต้ ผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่ และ มอบหมายใบอนุญาต ให้กับผู้ใช้

เปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์ของ Office 365

หากคุณใช้แผน Office 365 ถึงขีดจำกัดแล้ว ทางเลือกเดียวของคุณคือเริ่มย้ายเมลที่มีอายุมากกว่า 2 ปีไปยัง Online Archive

ก่อนอื่นเราต้องตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การเก็บถาวรใน Exchange Admin Center หรือไม่ หากคุณเปิดกล่องจดหมาย คุณจะเห็นคอลัมน์ที่มีสถานะการเก็บถาวร หากสถานะการเก็บถาวรไม่มี เราก็สามารถเปิดใช้งานได้

1. เลือก ผู้ใช้
2. คลิกที่อื่นๆ
3. คลิกที่ จัดการที่เก็บถาวรกล่องจดหมาย
4. เปิดใช้งานการเก็บถาวร

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ PowerShell เพื่อเปิดใช้งาน Office 365 Online Archive

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -userprincipalname admin@contoso.com

# Enable the mailbox for John Doe
Get-ExoMailbox -Identity johndoe@contoso.com | Enable-Mailbox -Archive

หากคุณต้องการเปิดใช้งานการเก็บถาวรสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด ให้ใช้ PowerShell cmd ต่อไปนี้:

# Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -userprincipalname admin@contoso.com

# Enable the Online Archive for all mailboxes
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -eq 'none' -and RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

นโยบายการเก็บรักษาแท็ก

เราสามารถใช้นโยบายแท็กการเก็บรักษา (RTP) เพื่อย้ายอีเมลไปยังที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้น ควรมี RTP ที่จะเก็บถาวรจดหมายทั้งหมดที่เก่ากว่า 2 ปีไปยังที่เก็บถาวร

คุณสามารถเปลี่ยนนโยบายได้ในศูนย์ปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Microsoft (Microsoft Purview):

1. ขยายการจัดการวงจรชีวิตของข้อมูล
2. เปิด Exchange (ดั้งเดิม)
3. ดูหรือแก้ไขนโยบาย MRM เริ่มต้น

นโยบายควรมีแท็กการเก็บรักษาที่จะย้ายอีเมลไปเก็บถาวรหลังจากผ่านไป 2 ปี:

แท็กการเก็บข้อมูลถูกกำหนดให้กับนโยบายการเก็บข้อมูล ซึ่งถูกกำหนดให้กับกล่องจดหมายอีกครั้ง นโยบายการเก็บรักษาเริ่มต้นจะถูกกำหนดให้กับกล่องจดหมายเสมอหากไม่มีการกำหนดนโยบายอื่น หากคุณต้องการเปลี่ยนนโยบาย ขอแนะนำให้สร้างนโยบายการเก็บรักษาใหม่

คำถามที่พบบ่อย

กล่องจดหมาย Exchange Online Plan 1 คือ 50GB และขนาดของไฟล์เก็บถาวรออนไลน์ก็อยู่ที่ 50Gb เช่นกัน

กล่องจดหมาย Exchange Online Plan 2 คือ 100GB และขนาดของไฟล์เก็บถาวรออนไลน์คือตามค่าเริ่มต้น 100GB และสามารถเพิ่มเป็น 1.5TB

กล่องจดหมายคีออสก์มีขนาดเพียง 2GB และไม่มีไฟล์เก็บถาวรออนไลน์ คุณสามารถซื้อไฟล์เก็บถาวรออนไลน์เป็นส่วนเสริมได้

ไม่ คุณจะต้องใช้ไฟล์เก็บถาวรออนไลน์เพื่อดำเนินการนี้

ห่อขึ้น

การเพิ่มขนาดกล่องจดหมายใน Office 365 จะช่วยแก้ปัญหาได้เพียงชั่วคราว (หรือสองสามปี) ในขณะนี้ คุณไม่สามารถใช้กล่องจดหมายเกิน 100GB ได้ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรและนโยบายการเก็บรักษาที่จะย้ายจดหมายหลังจากผ่านไป 2 ปีไปยังที่เก็บถาวร

อีกวิธีที่ดีในการจำกัดการเติบโตของกล่องจดหมายคือการฝึกอบรมผู้ใช้ของคุณให้แชร์ลิงก์ไปยังเอกสารแทนที่จะแนบเอกสาร

หากคุณมีคำถามใด ๆ เพียงแค่แสดงความคิดเห็นด้านล่าง

คุณอาจชอบบทความต่อไปนี้:

• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัย Office 365