สิทธิ์ของ SharePoint: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 10 ประการ

แพลตฟอร์ม SharePoint ของ Microsoft ได้รับการออกแบบมาเพื่อการแบ่งปันและการจัดการเนื้อหาทั่วทั้งองค์กร รวมถึงเอกสาร การนำเสนอ สเปรดชีต รูปภาพ และบันทึกย่อ แม้ว่า SharePoint จะมีข้อได้เปรียบเหนือระบบไฟล์แบบเดิมมากมายสำหรับการจัดการเนื้อหา แต่ก็ยังต้องการสิทธิ์ในการควบคุมการเข้าถึงเนื้อหา ประเภทของสิทธิ์ที่พร้อมใช้งานอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของออบเจ็กต์ที่กำลังเข้าถึง เช่น รายการหรือไซต์ ผู้ดูแลระบบ SharePoint อาจเผชิญกับความท้าทายที่คล้ายกับที่ผู้ดูแลระบบไฟล์พบ รวมถึงปัญหาในการทำความเข้าใจระดับการเข้าถึงที่ผู้ใช้มีต่อทรัพยากรเฉพาะ ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านสิทธิ์ของ SharePoint ที่โดดเด่นที่สุดบางส่วน

ประเภทสิทธิ์ของ SharePoint

สิทธิ์ของ SharePoint จะกำหนดระดับการเข้าถึงและการควบคุมสำหรับผู้ใช้ภายในไซต์หรือกลุ่ม สิทธิ์มีห้าประเภท:

1. สิทธิ์ของทีม: มอบหมายโดยอัตโนมัติตามความเป็นสมาชิกกลุ่ม ช่วยให้เจ้าของ สมาชิก และผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงไซต์ได้
2. สิทธิ์ไซต์การสื่อสาร: อนุญาตให้เจ้าของ สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และกลุ่ม SharePoint แบบกำหนดเองได้รับมอบหมาย โดยให้สิทธิ์ที่แตกต่างกันแก่บุคคลหรือกลุ่ม
3. สิทธิ์ของไซต์ฮับ: ควบคุมผู้ที่สามารถเพิ่มไซต์ได้มากขึ้นและได้รับการจัดการผ่านกลุ่ม Microsoft 365 หรือกลุ่ม SharePoint ที่เกี่ยวข้อง
4. การอนุญาตลิงก์ที่แชร์ได้: อนุญาตให้แชร์ข้อมูลไซต์เฉพาะ โดยมีสิทธิ์ที่สามารถแก้ไขได้เพื่อให้ทุกคนหรือผู้ใช้ที่ระบุเข้าถึงได้
5. สิทธิ์ในการแบ่งปันของผู้เยี่ยมชม: อนุญาตการทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอก โดยมีสิทธิ์ที่สามารถแก้ไขได้เพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลไซต์เฉพาะ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสิทธิ์ของ SharePoint

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใน SharePoint Online:

1. ใช้การรักษาความปลอดภัยในระดับไซต์

ความเข้าใจผิดทั่วไปเกี่ยวกับ SharePoint คือว่าเป็นเพียงตู้เก็บเอกสารดิจิทัลที่ผู้ใช้ถ่ายโอนการแชร์ไฟล์และพฤติกรรมการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ อย่างไรก็ตาม SharePoint นำเสนอแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้นด้วยแนวคิด เช่น ไซต์ ไลบรารีเอกสาร และโฟลเดอร์ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัย สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นไปที่การรักษาความปลอดภัยในระดับไซต์ แทนที่จะเป็นระดับไฟล์ โฟลเดอร์ หรือไลบรารีเอกสาร ซึ่งหมายความว่าการควบคุมสิทธิ์และการจัดการการเข้าถึงควรนำไปใช้กับไซต์โดยรวม แทนที่จะใช้ไฟล์หรือโฟลเดอร์เดี่ยวๆ เพื่อรักษาสภาพแวดล้อมที่แข็งแกร่งและปลอดภัย

2. ใช้กลุ่มความปลอดภัยในตัวสำหรับไซต์การสื่อสารและทีม

เมื่อรักษาความปลอดภัยไซต์ SharePoint มีกลุ่มความปลอดภัยในตัวสามกลุ่มที่คุณควรใช้: ผู้เยี่ยมชมไซต์ สมาชิกของไซต์ และเจ้าของไซต์ แต่ละกลุ่มเหล่านี้สอดคล้องกับระดับสิทธิ์เฉพาะ: อ่าน แก้ไข และควบคุมทั้งหมด แม้ว่าจะสามารถสร้างระดับสิทธิ์แบบกำหนดเองได้ แต่ขอแนะนำให้ยึดติดกับกลุ่มเริ่มต้นเหล่านี้สำหรับไซต์การติดต่อสื่อสารและไซต์ทีมที่สร้างขึ้นโดยไม่มีกลุ่ม ด้วยการใช้กลุ่มความปลอดภัยที่มีอยู่แล้วภายใน คุณสามารถทำให้การจัดการสิทธิ์ของไซต์ของคุณง่ายขึ้น และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัยไซต์ SharePoint

3. จัดการการตั้งค่าการแชร์ไซต์

เพื่อรักษาความปลอดภัยของ SharePoint เจ้าของไซต์ต้องไม่เพียงแต่ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น สิทธิ์และการควบคุมการเข้าถึง แต่ยังต้องจัดการการตั้งค่าการแชร์ไซต์ด้วย น่าเสียดายที่นี่เป็นการกำกับดูแลทั่วไป ด้วยการกำหนดการตั้งค่าการแชร์ เจ้าของไซต์สามารถป้องกันการแชร์ไซต์และเนื้อหาโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้แม้ว่าจะมีมาตรการรักษาความปลอดภัยอยู่ก็ตาม นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาการควบคุมและการรักษาความปลอดภัยข้อมูล ด้วยการทำความเข้าใจและการล็อคการตั้งค่าเหล่านี้ เจ้าของไซต์สามารถรักษาความปลอดภัยไซต์ของตนเพิ่มเติมได้ และรับประกันว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงและแบ่งปันเนื้อหาของตนได้

4. ปิดใช้งานการแชร์ภายนอกในบางไซต์

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint จะได้รับการตั้งค่าเพื่อความสะดวกในการทำงานร่วมกัน ซึ่งหมายความว่ามีการเปิดใช้งานการแชร์ภายนอก ซึ่งจะทำให้ไซต์ใดๆ ก็ตามสามารถแชร์กับผู้ใช้ภายนอกได้ นี่อาจเป็นข้อกังวลที่สำคัญสำหรับหลายองค์กร เนื่องจากสามารถเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแก่บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ แทนที่จะล็อกการแชร์ภายนอกทั้งหมด ขอแนะนำให้รักษาสมดุลด้วยการปิดใช้งานการแชร์ภายนอกบนบางไซต์ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด และกำหนดการตั้งค่าการแชร์ภายนอกเพิ่มเติมภายในศูนย์การจัดการ SharePoint แนวทางนี้ช่วยให้สามารถควบคุมและยืดหยุ่นได้มากขึ้น ทำให้องค์กรสามารถแบ่งปันข้อมูลกับพันธมิตรภายนอกและผู้ทำงานร่วมกัน ในขณะที่ยังคงรักษาความปลอดภัยและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

5. ตรวจสอบไฟล์ที่แชร์และลบผู้ใช้ตามความจำเป็น

การตรวจสอบไฟล์และโฟลเดอร์ที่แชร์เป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง และลบผู้ใช้ที่ไม่จำเป็นออกเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและองค์กร ผู้ใช้มักจะลืมทำเช่นนั้น แต่เป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ แม้ว่าผู้ใช้สามารถเชิญเพื่อนร่วมงานและผู้เยี่ยมชมให้แบ่งปันไซต์ ไลบรารี ไฟล์ และโฟลเดอร์ได้ แต่ก็มีความสำคัญไม่แพ้กันที่จะต้องเพิกถอนการเข้าถึงเมื่อไม่ต้องการอีกต่อไป ด้วยการลบผู้ใช้ที่ไม่จำเป็นออกจากไฟล์และโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน องค์กรสามารถป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลได้

6. ให้สิทธิ์แก่ไซต์น้อยที่สุด

การรักษาสิทธิ์ขั้นต่ำเป็นสิ่งสำคัญของการรักษาความปลอดภัยไซต์ แต่ก็มักถูกมองข้ามไป เป็นเรื่องปกติที่จะเห็นไซต์ที่มีผู้ใช้หลายคนถือครองการควบคุมทั้งหมด ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่สำคัญ เนื่องจากพวกเขาสามารถลบไซต์ทั้งหมดได้ ในทำนองเดียวกัน สมาชิกทั่วไปมักจะได้รับสิทธิ์ในการแก้ไข เมื่อการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวก็เพียงพอแล้ว วิธีการรักษาความปลอดภัยที่หละหลวมนี้คล้ายกับการทิ้งสิ่งของมีค่าไว้ในที่สาธารณะ เช่น ร้านอาหาร โดยไม่มีใครดูแล แต่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำแนวทางการอนุญาตที่ระมัดระวังและอนุรักษ์นิยมมาใช้ โดยให้สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นแก่ผู้ใช้เพื่อดำเนินงานของตนเท่านั้น ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นและป้องกันการละเมิดที่ไม่จำเป็น ด้วยการคำนึงถึงการอนุญาตและไม่ให้เข้าถึงมากเกินไป ผู้ใช้จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลและเว็บไซต์ของตนจะปลอดภัย

7. ให้สิทธิ์น้อยที่สุดเมื่อแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์และโฟลเดอร์

เมื่อแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ใน SharePoint จำเป็นต้องคำนึงถึงสิทธิ์เริ่มต้น ตามค่าเริ่มต้น SharePoint จะสร้างลิงก์ที่ให้สิทธิ์การเข้าถึง "บุคคลในองค์กรของคุณ" ทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงไฟล์ที่แชร์ได้ ถ้าลิงก์นั้นถูกส่งต่อไปยังผู้อื่น เพื่อปรับปรุงความปลอดภัย ขอแนะนำให้เลือกประเภทลิงก์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น "บุคคลที่คุณเลือก" ซึ่งจะจำกัดการเข้าถึงเฉพาะลิงก์ที่ต้องการเท่านั้น หรือคุณสามารถปรับเปลี่ยนลิงก์การแชร์เริ่มต้นใน SharePoint Admin Center ได้ หากคุณต้องการจำกัดการแชร์ไฟล์โดยสิ้นเชิง คุณสามารถใช้เทคนิคที่ระบุไว้ในเคล็ดลับ #3 ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดการการตั้งค่าการแชร์ไซต์ได้

8. Active Directory กับกลุ่ม Microsoft 365

เมื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันและการจัดการสิทธิ์ภายในองค์กรของคุณ คุณจะต้องเผชิญกับการตัดสินใจที่สำคัญ: คุณควรใช้ Active Directory Security Groups หรือ Microsoft 365 Groups นอกจากนี้ คุณอาจต้องพิจารณาตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ด้วย

9. จัดการฝึกอบรมความตระหนักรู้ด้านความปลอดภัย

การลงทุนในการฝึกอบรมพนักงานเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของไซต์ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของไซต์และสมาชิก เนื่องจากเซสชันการฝึกอบรมแบบสดสามารถให้ความรู้แก่พวกเขาเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัยไซต์ การฝึกอบรมไม่เพียงแต่มีความสำคัญต่อการนำไปใช้ของผู้ใช้เท่านั้น แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการรักษาความปลอดภัยเนื้อหาของคุณด้วย ด้วยการฝึกอบรมสด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทีมของคุณมีความรู้ที่จำเป็นเพื่อรักษาไซต์ของคุณให้ปลอดภัยและปกป้องทรัพย์สินของไซต์

10. ค้นพบและจัดประเภทข้อมูล SharePoint ที่ละเอียดอ่อน

การระบุและการจัดประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากช่วยให้ผู้ดูแลระบบ SharePoint สามารถจัดการและรักษาความปลอดภัยข้อมูลนี้ได้อย่างเหมาะสม เมื่อทำความเข้าใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกเก็บไว้ที่ใด ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่สำคัญเพื่อล็อคข้อมูลดังกล่าวได้ รวมถึงการใช้การจัดการการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพ และสร้างโครงสร้างการอนุญาตที่แม่นยำ นอกจากนี้ การลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเก่าและล้าสมัยออกเป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการลดความเสี่ยงได้อย่างมาก โดยมีผลกระทบต่อผู้ใช้น้อยที่สุด

หากคุณต้องการดูว่า Lepide สามารถช่วยคุณรักษาข้อมูล SharePoint ให้ปลอดภัยได้อย่างไร เริ่มทดลองใช้ฟรีวันนี้