การจัดการ Office 365 DLP (การป้องกันข้อมูลสูญหาย)

การป้องกันข้อมูลสูญหาย (DLP) เป็นบริการอัจฉริยะที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Information Protection (MIP) ใน Microsoft 365 โดยจะค้นหาข้อความ ไฟล์ และเอกสารอื่นๆ ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และใช้นโยบายที่คุณกำหนดค่าเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้และไม่สามารถทำได้ ด้วยข้อมูลนั้น ประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่พบบ่อยที่สุดที่องค์กรต้องการให้ DLP ค้นหา ได้แก่ หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขประกันสังคมหรือประกัน และข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ (PII) DLP มีประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในตัวหลายสิบประเภท และคุณยังสามารถสร้างประเภทแบบกำหนดเองของคุณเองได้ หากคุณต้องการระบุและปกป้องเนื้อหาเฉพาะด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยหรือเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

บริการนี้ใช้กฎและนโยบาย DLP เพื่อพิจารณาว่าข้อความมีแนวโน้มที่จะเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือไม่ เมื่อผู้ใช้พยายามโต้ตอบกับข้อมูลนั้น บริการจะใช้นโยบายที่คุณกำหนดค่าไว้ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ใช้พยายามแนบไฟล์สำคัญไปกับอีเมล ก็อาจแสดงคำเตือนว่า “นี่ดูละเอียดอ่อน คุณแน่ใจหรือไม่ว่าต้องการแชร์มัน” หรือบล็อก การกระทำอย่างสมบูรณ์

การตั้งค่านโยบาย Office 365 DLP

ในการตั้งค่า Office 365 วิธีที่ดีที่สุดคือกำหนดค่านโยบาย DLP ทั่วทั้งผู้เช่าที่คำนึงถึงไม่เพียงแค่อีเมลแต่ไฟล์และข้อความในไซต์ SharePoint และ OneDrive for Business และบริการอื่นๆ เช่นกัน หากคุณกำหนดค่า DLP ใน Exchange admin Center ก็จะใช้งานได้กับอีเมลเท่านั้น แต่หากคุณตั้งค่านโยบาย DLP ในตำแหน่งที่ถูกต้อง คุณจะได้รับการปกป้องจากบริการต่างๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หากต้องการตั้งค่านโยบาย DLP ทั่วทั้งผู้เช่า ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

1. ไปที่ศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในพอร์ทัลการดูแลระบบที่ https://protection.office.com/?rfr=AdminCenter#/homepage
2. ทางด้านซ้าย คลิกการป้องกันข้อมูลสูญหาย จากนั้นในบานหน้าต่างด้านขวา คลิกสร้างนโยบายใหม่

รูปที่ 1 การเริ่มต้นนโยบาย DLP ใหม่

Office 365 มีเทมเพลตนโยบาย DLP ที่เติมไว้ล่วงหน้าจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่น สำหรับองค์กรในสหรัฐฯ มีเทมเพลตสำหรับตรวจจับสิ่งต่อไปนี้:

• ข้อมูลอยู่ภายใต้พระราชบัญญัติ Gramm-Leach-Bliley (GLBA)
• ข้อมูลอยู่ภายใต้มาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI-DSS)
• ข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนส่วนบุคคลของสหรัฐอเมริกา (U.S. PII)
• ข้อมูลภายใต้ Health Insurance Portability and Accountability Act ปี 1996 (HIPAA)

3. เพื่อจุดประสงค์ของเรา คลิกการเงินแล้วคลิกข้อมูลทางการเงิน คลิกถัดไป

4. ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับนโยบาย คลิก style="color: #54585c;">ถัดไป.

5. ในหน้า “เลือกตำแหน่งที่ตั้ง” ให้เลือกส่วนใดของบริการ Office 365 ที่จะบังคับใช้นโยบายการป้องกันข้อมูลสูญหาย สำหรับคำแนะนำนี้ ให้เลือก style="color: #54585c;">ทั้งหมด ตำแหน่ง. จากนั้นคลิก style="color: #54585c;">ถัดไป.

6. ในหน้าจอถัดไป คุณสามารถปรับแต่งประเภทข้อมูลที่จะใช้กับนโยบายนี้ได้ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะต้องยอมรับค่าเริ่มต้น อย่างน้อยก็ในตอนแรก ในกรณีนี้ เรากำลังมองหาข้อมูลทางการเงิน เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขบัญชีธนาคารของสหรัฐอเมริกา และหมายเลขเส้นทาง และเราต้องการทราบเมื่อมีใครพยายามแบ่งปันเนื้อหานี้กับบุคคลภายนอกบริษัทของเรา คลิก style="color: #54585c;">ถัดไป.

รูปที่ 2 การระบุประเภทของเนื้อหาที่จะป้องกันด้วยนโยบาย DLP

7. ต่อไป คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการใช้วิธีการบังคับใช้อย่างไร คุณสามารถเลือกที่จะแสดงเคล็ดลับนโยบายแก่ผู้ใช้ ซึ่งจะเป็นการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าพวกเขากำลังทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน หรือคุณสามารถเลือกที่จะแจ้งเตือนบุคคลบางคนหรือบล็อกการดำเนินการได้ เพื่อวัตถุประสงค์ของเรา เราจะเปลี่ยนจำนวนอินสแตนซ์ที่ต้องการเป็น 1 — แม้แต่หมายเลขบัตรเครดิตเพียงตัวเดียวที่รั่วไหลออกมาก็มากเกินไปในปัจจุบัน — และเลือกที่จะบล็อกไม่ให้ผู้อื่นแชร์เนื้อหา (หากรูปแบบธุรกิจของคุณกำหนดให้มีการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนประเภทนี้ คุณสามารถใช้นโยบาย DLP เพื่อเข้ารหัสข้อมูลดังกล่าวโดยอัตโนมัติก่อนส่งออก เพียงทำเครื่องหมายในช่องสุดท้ายในหน้านี้) คลิก style="color: #54585c;">ถัดไป

รูปที่ 3 การกำหนดค่าการดำเนินการเมื่อเรียกใช้นโยบาย DLP

8. ในหน้าถัดไป คุณสามารถเลือกที่จะบล็อกบุคคลบางคนไม่ให้เข้าถึงเนื้อหา SharePoint และ OneDrive for Business รวมถึงกำหนดว่าผู้ใช้สามารถแทนที่นโยบาย DLP หรือไม่

รูปที่ 4 การปรับแต่งการเข้าถึงและแทนที่สิทธิ์

9. สุดท้ายนี้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเรียกใช้นโยบายในโหมดทดสอบหรือเริ่มบังคับใช้ทันที ฉันขอแนะนำให้ใช้โหมดทดสอบสักระยะหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งผลเสียต่อเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้ โหมดทดสอบจะแจ้งว่านโยบายตรงกัน แต่จริงๆ แล้วไม่ได้ป้องกันไม่ให้มีการส่งเนื้อหาใดๆ — โหมดนี้เหมือนกับโหมด “จะเกิดอะไรขึ้นถ้า” ที่แสดงให้คุณเห็นว่าเนื้อหาใดที่จะเรียกใช้นโยบาย คุณยังสั่งให้ Office แสดงเคล็ดลับใน Outlook ขณะอยู่ในโหมดทดสอบเพื่อการพัฒนาผู้ใช้ได้อีกด้วย

รูปที่ 5 การเปิดใช้งานนโยบาย

10. ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณและปิดวิซาร์ด

การดูรายงาน DLP

เพื่อให้เข้าใจว่า DLP ส่งผลต่อองค์กรของคุณอย่างไร คุณควรตรวจสอบความถี่ที่ผู้ใช้พยายามส่งเนื้อหาที่ตรงกับนโยบาย DLP ศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อบังคับของ Office 365 เสนอรายงานที่แสดงว่านโยบายถูกจับคู่บ่อยแค่ไหนในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และจำนวนผลบวกลวงและการแทนที่ คุณสามารถกรองการจับคู่นโยบายที่กระทบใน Exchange Online, OneDrive for Business และ SharePoint Online และคุณยังสามารถกรองความรุนแรงว่าใครคือผู้ที่อาจฝ่าฝืนและดำเนินการอะไรบ้าง

รูปที่ 6 การรายงานเกี่ยวกับนโยบาย DLP ที่ตรงกัน

โซลูชัน Netwrix สามารถช่วยได้อย่างไร

ประสิทธิผลของโปรแกรม DLP ของคุณขึ้นอยู่กับการจำแนกข้อมูลที่ถูกต้องและการจัดการวงจรชีวิตข้อมูลที่ครอบคลุม แม้ว่า Microsoft จะมีฟังก์ชันการจัดประเภทข้อมูลบางอย่าง แต่ความสามารถเหล่านั้นมีข้อจำกัดหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งพวกเขาขาดความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง ไม่โปร่งใสเกี่ยวกับเหตุผลในการจำแนกประเภท และมีรูปแบบไฟล์ที่รองรับจำนวนจำกัด ดังนั้น การใช้สิ่งเหล่านี้อาจส่งผลให้เกิดผลบวกลวงและผลลบลวงจำนวนมาก ซึ่งอาจส่งผลให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไม่ได้รับการป้องกัน และข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ ถูกจำกัดมากเกินไป เป็นผลให้ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจได้รับผลกระทบ และกระบวนการทางธุรกิจอาจหยุดชะงักและล่าช้าได้ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ บริษัทหลายแห่งจึงเลือกใช้การจัดประเภท Office 365 เป็นพื้นฐาน และเพิ่มโซลูชันของบริษัทอื่นเพื่อมอบระดับความแม่นยำที่สูงขึ้น

Netwrix Data Classification ให้การจำแนกประเภทที่มีความแม่นยำสูงซึ่งผสานรวมกับ Microsoft Information Protection โซลูชัน Netwrix ทำการวิเคราะห์ทางสถิติ วิเคราะห์ และจัดประเภทเนื้อหา และใช้ป้ายกำกับ MIP ที่เกี่ยวข้อง นโยบายความปลอดภัยใดก็ตามที่กำหนดให้กับป้ายกำกับจะถูกนำไปใช้กับเนื้อหาโดยอัตโนมัติ ป้ายกำกับสามารถใช้เป็นเงื่อนไขในนโยบาย Microsoft DLP สำหรับ:

• ข้อความอีเมล Exchange Online
• แชร์พอร์ตออนไลน์
• ไซต์ OneDrive for Business
• อุปกรณ์ Windows 10

ด้วยการลดผลลบลวงและผลบวกลวงที่เกี่ยวข้องกับการจัดประเภทดั้งเดิมลงอย่างมาก การจัดประเภทข้อมูลของ Netwrix จึงลดความเสี่ยงที่ไฟล์ละเอียดอ่อนจะถูกแชร์กับภายนอกหรือเข้าถึงโดยผู้ที่เป็นอันตราย นอกจากนี้ยังช่วยลดการหยุดชะงักทางธุรกิจ เนื่องจากไฟล์ที่ไม่ละเอียดอ่อนจะไม่ถูกบล็อกโดยไม่จำเป็น

บทสรุป

ในขณะที่องค์กรของคุณย้ายเนื้อหาไปยังระบบคลาวด์ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องจัดประเภทและปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดที่คุณจัดเก็บไว้ที่นั่นอย่างแม่นยำ Office 365 DLP อาจเป็นก้าวแรกที่มีคุณค่า เมื่อโปรแกรมการกำกับดูแลข้อมูลของคุณเติบโตขึ้น ให้พิจารณาเพิ่มประสิทธิภาพของ DLP ด้วยโซลูชันของบริษัทอื่นที่ให้ความสามารถในการจำแนกประเภทที่แม่นยำและเป็นอัตโนมัติมากขึ้น