การจัดประเภทข้อมูลใน Microsoft Office 365

องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ตระหนักถึงพลังและคุณค่าของการจำแนกประเภทข้อมูล ด้วยการจัดประเภทและติดป้ายกำกับข้อมูลที่คุณจัดเก็บอย่างถูกต้อง คุณสามารถ:

• เสริมสร้างความปลอดภัยด้วยการระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั่วทั้งองค์กรและปรับปรุงการควบคุมของคุณโดยรอบ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบเช่น CCPA และ GDPR และเปิดใช้งานการปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่อย่างรวดเร็วเมื่อมีการเพิ่ม
• บังคับใช้นโยบายความเป็นส่วนตัว การเก็บรักษา และการรักษาความลับ
• ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและสำรองข้อมูลโดยการระบุและลบข้อมูลที่ซ้ำกัน
• ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจโดยทำให้การค้นหาเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ปรับปรุงโครงสร้างสถาปัตยกรรมฐานข้อมูลและฟังก์ชันการทำงานของแพลตฟอร์มความปลอดภัย

หากองค์กรของคุณเหมือนกับองค์กรส่วนใหญ่ ตอนนี้คุณต้องพึ่งพาแพลตฟอร์มคลาวด์ เช่น SharePoint Online, OneDrive และ Exchange Online และคุณจำเป็นต้องทราบอย่างแน่ชัดว่าข้อมูลประเภทใดที่จัดเก็บอยู่ที่นั่น เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม เพื่อช่วยบทความนี้จะอธิบายวิธีการทำงานของการจัดประเภทข้อมูลใน Microsoft 365 และวิธีเอาชนะข้อจำกัดที่สำคัญ

การจำแนกข้อมูลทำงานอย่างไร: ภาพรวม

กระบวนการจัดประเภทข้อมูล Microsoft 365 เกี่ยวข้องกับกระบวนการหลักต่อไปนี้:

• การสร้างและเผยแพร่ป้ายกำกับ — ผู้ดูแลระบบสร้างป้ายกำกับความลับและกำหนดการตั้งค่า พวกเขาเผยแพร่ป้ายกำกับเป็นการภายใน พร้อมด้วยนโยบายที่ให้รายละเอียดว่าควรใช้ป้ายกำกับอย่างไร
• การใช้ป้ายกำกับกับเนื้อหา — เนื่องจากผู้ใช้ทางธุรกิจทำงานกับอีเมลหรือเอกสาร พวกเขาสามารถใช้ป้ายกำกับที่ผู้ดูแลระบบจัดเตรียมไว้เพื่อจัดประเภทเนื้อหา ผู้ดูแลระบบยังสามารถระบุเงื่อนไขที่จะกำหนดป้ายกำกับเฉพาะให้กับเนื้อหาได้โดยอัตโนมัติ

• การใช้ป้ายกำกับโดย M365 — Microsoft 365 บังคับใช้การตั้งค่าการป้องกันกับข้อความอีเมลและเอกสารตามป้ายกำกับที่ใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ปริมาณงาน Microsoft 365 ต่อไปนี้รู้จักป้ายความลับ:

  • แอปสำนักงาน
  • กลุ่ม Microsoft 365
  • ทีม SharePoint, OneDrive และ Microsoft
• การใช้ป้ายกำกับโดยระบบอื่น — กระบวนการภายในและโซลูชันของบริษัทอื่นก็สามารถใช้ป้ายกำกับได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น เครื่องมือป้องกันข้อมูลสูญหายของคุณสามารถเตือนหรือบล็อกผู้ใช้ที่พยายามแชร์เนื้อหาโดยใช้ป้ายกำกับความลับเฉพาะ และนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของคุณสามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อกำหนดเวลาที่ควรลบไฟล์

การสร้างและเผยแพร่ป้ายความลับของ Microsoft 365

ป้ายชื่อการจัดหมวดหมู่ใน Microsoft 365 นั้นเป็นตราประทับที่ปรับแต่งได้ซึ่งแนบไปกับเอกสารและอีเมลในระบบคลาวด์ของ Microsoft โดยจะถูกจัดเก็บไว้ในข้อมูลเมตาของไฟล์ ดังนั้น แม้ว่าเนื้อหาจะถูกสร้างขึ้นในแอปพลิเคชัน Microsoft Office ก็ตาม ป้ายกำกับจะยังคงไม่เสียหายแม้ว่าไฟล์จะถูกย้ายก็ตาม

หากต้องการสร้างป้ายกำกับ ให้เปิดศูนย์การปฏิบัติตามข้อกำหนด ไปที่ การจัดหมวดหมู่ > ป้ายกำกับระดับความลับ และทำตามขั้นตอนด้านล่าง สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูที่หน้า Microsoft นี้

1. คลิก สร้างป้ายกำกับ และยอมรับคำเตือน
2. ป้อนชื่อ คำแนะนำเครื่องมือ และคำอธิบายสำหรับป้ายกำกับ คลิกถัดไป
3. กำหนดการตั้งค่าการป้องกัน รายละเอียดการหมดอายุ สิทธิ์ ตัวเลือกการเข้าถึงแบบออฟไลน์ และตัวเลือกอื่นๆ ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มการเข้ารหัสหรือลายน้ำให้กับเนื้อหาบางอย่าง อนุญาตให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถเปิดเอกสารที่เป็นความลับ และป้องกันไม่ให้เนื้อหาบางอย่างถูกส่งต่อทางอีเมล
4. หากคุณเลือกที่จะเปิดการติดป้ายกำกับอัตโนมัติ ให้ระบุเงื่อนไขภายใต้เนื้อหาที่จะกำหนดป้ายกำกับที่คุณกำลังสร้างโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเพิ่มป้ายกำกับที่เนื้อหามีหนังสือเดินทางหรือหมายเลขประกันสังคม ดูการอภิปรายด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดฉลากแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล
5. ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณแล้วคลิกสร้าง
6. ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าสำหรับป้ายกำกับเพิ่มเติมแต่ละรายการที่คุณเลือกสร้างให้กับองค์กรของคุณ

7. หากต้องการ ให้กำหนดนโยบายให้กับป้ายกำกับของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนบางประเภท (เช่น หมายเลขบัตรเครดิต) มีป้ายกำกับว่าเป็นความลับเสมอ ตามค่าเริ่มต้น ป้ายชื่อจะปรากฏใน Microsoft 365 ตามลำดับนี้: ข้อมูลลับ ภายใน และสาธารณะ คุณสามารถเปลี่ยนลำดับนั้นได้
8. หากต้องการ ให้เพิ่มป้ายกำกับย่อยให้กับป้ายกำกับของคุณ
9. ไปที่ เผยแพร่ป้ายกำกับ
10. เลือกป้ายกำกับที่คุณต้องการเผยแพร่แล้วคลิก เพิ่ม > เสร็จสิ้น > ถัดไป
11. ตรวจสอบการตั้งค่าของคุณ จากนั้นเลือก เผยแพร่
12. สร้างลำดับความสำคัญระดับและกลุ่มป้ายกำกับย่อยตามความจำเป็น

การเปิดใช้งานป้ายกำกับความไวใน SharePoint และ OneDrive

เมื่อต้องการใช้ป้ายความลับใน SharePoint และ OneDrive คุณต้องเลือกใช้ คุณสามารถทำได้โดยใช้ศูนย์การปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือ PowerShell

ศูนย์การปฏิบัติตามข้อบังคับของ Microsoft 365

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบส่วนกลาง
2. ไปที่ โซลูชัน > การปกป้องข้อมูล (หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้ในทันที ให้เลือกแสดงทั้งหมดก่อน)
3. หากคุณเห็นข้อความให้เปิดใช้งานความสามารถในการประมวลผลเนื้อหาในไฟล์ Office Online ให้เลือก เปิดทันที กระบวนการจำแนกประเภทข้อมูลจะเริ่มต้นทันที

พาวเวอร์เชลล์

แม้ว่าโดยปกติแล้ว PowerShell จะไม่ใช่วิธีที่ต้องการในการเปิดใช้งานป้ายความลับ แต่บางครั้งก็เป็นเพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Microsoft 365 Multi-Geo และต้องการเปิดใช้งานป้ายความลับ คุณต้องใช้ PowerShell

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานที่ต้องดำเนินการ สำหรับขั้นตอนเฉพาะทั้งหมดที่อาจจำเป็น โปรดดูหน้า Microsoft นี้

1. เชื่อมต่อกับ SharePoint โดยใช้บัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือผู้ดูแลระบบ SharePoint ใน Microsoft 365
2. รันคำสั่งต่อไปนี้:

Set-SPOTenant -EnableAIPIntegration $true

การใช้ป้ายกำกับกับเนื้อหา

ตามที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้สามารถใช้ป้ายกำกับกับเนื้อหาได้ด้วยตนเอง และคุณยังสามารถตั้งค่าเงื่อนไขที่จะนำป้ายกำกับไปใช้โดยอัตโนมัติได้

การติดฉลากด้วยตนเอง

จากเมนูการตั้งค่าเอกสาร ผู้ใช้สามารถใช้ป้ายกำกับด้วยตนเองกับไฟล์แต่ละไฟล์หรือกับไลบรารีเอกสารหรือโฟลเดอร์อีเมลทั้งหมดได้

การติดฉลากอัตโนมัติ

มีสองวิธีในการติดป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ:

• การติดป้ายกำกับฝั่งไคลเอ็นต์ — เมื่อผู้ใช้ทำงานกับเอกสารหรืออีเมลใน Word, Excel, PowerPoint หรือ Outlook ระบบจะตรวจสอบเนื้อหาและแนะนำป้ายกำกับ ซึ่งผู้ใช้สามารถยอมรับสำหรับการปฏิเสธได้
• การติดป้ายกำกับฝั่งบริการ — เมื่อเนื้อหาได้รับการบันทึกใน SharePoint หรือ OneDrive หรือส่งหรือรับโดย Exchange แล้ว ป้ายกำกับจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากผู้ใช้ไม่ได้โต้ตอบกับเนื้อหา

สำหรับรายละเอียดทั้งหมด โปรดดูที่หน้า Microsoft นี้

ความท้าทายกับการจัดประเภทข้อมูล Microsoft 365

การจัดประเภทเอกสารและอีเมลใน Microsoft 365 เพิ่มโครงสร้างที่มีประโยชน์และช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจข้อมูลบนเครือข่ายของตน อย่างไรก็ตาม มันมาพร้อมกับความท้าทายที่น่าทึ่งหลายประการ

ปัญหาการติดฉลากด้วยตนเอง

• ความเสี่ยงของข้อผิดพลาด — ในโลกที่สมบูรณ์แบบ ผู้ใช้ปฏิบัติตามข้อกำหนดกระบวนการติดป้ายกำกับด้วยตนเองขององค์กรเสมอ อย่างไรก็ตาม ในโลกแห่งความเป็นจริง องค์กรต่างๆ ไม่สามารถสรุปได้ว่าพนักงานจะกำหนดป้ายกำกับอย่างถูกต้องเสมอไป ข้อผิดพลาดของมนุษย์จะเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนในการทำธุรกิจเสมอ
• ความเสี่ยงที่จะล้มเหลวในการติดป้ายกำกับเนื้อหาแบบเดิม — การติดป้ายกำกับด้วยตนเองนั้นเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน ดังนั้นเนื้อหาจำนวนมหาศาลที่จัดเก็บไว้ในระบบของคุณจึงมีแนวโน้มที่จะไม่ถูกจำแนกประเภท

ปัญหาการติดฉลากอัตโนมัติ

• ขาดความแม่นยำ — การจัดประเภทเนื้อหาตามคำหลักมักจะให้ผลลัพธ์ที่ไม่ดี องค์กรรายงานทั้งผลบวกลวง (เอกสารที่ได้รับป้ายกำกับที่ไม่สมควร) และผลลบลวง (ไฟล์ที่ไม่ได้รับป้ายกำกับที่ควรกำหนด)
• การบังคับใช้ที่จำกัด — การติดป้ายกำกับอัตโนมัติใน Microsoft 365 มีข้อกำหนดเบื้องต้นเฉพาะ และไม่ได้รับการสนับสนุนในผลิตภัณฑ์ Microsoft เวอร์ชันเก่า นอกจากนี้ ฟังก์ชันการทำงานนี้มีให้ใช้งานเฉพาะแผนการสมัครใช้งานเฉพาะ เช่น Microsoft 365 E5 และ Azure Information Protection Premium P2 นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ Office เท่านั้น

ทางเลือกอื่นในการจัดประเภทข้อมูล Microsoft 365

เพื่อลดความพยายามและต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดประเภทข้อมูลของคุณและรับผลลัพธ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น ให้พิจารณาลงทุนในโซลูชันของบริษัทอื่น ตัวอย่างเช่น การจัดประเภทข้อมูลของ Netwrix มอบ:

• ผลลัพธ์การจำแนกประเภทที่แม่นยำยิ่งขึ้น ต้องขอบคุณเทคนิคขั้นสูง เช่น การค้นหาคำประสมและการแยกคำ
• รองรับทั้งข้อมูลที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
• รองรับที่เก็บข้อมูลทั้งในสถานที่และบนคลาวด์
• อนุกรมวิธานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสอดคล้องกับกฎระเบียบและประเภทข้อมูลเฉพาะ
• การจัดหมวดหมู่แบบกำหนดเองเพื่อจัดการเนื้อหาเฉพาะบริษัท
• รองรับไฟล์หลายประเภท ไม่ใช่แค่เอกสาร Office