การระงับการดำเนินคดีใน Office 365: eDiscovery สำหรับคำขอทางกฎหมาย

หากองค์กรของคุณถูกนำตัวขึ้นศาล คุณจะถูกถามถึงข้อมูลที่จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ (ESI) บางชิ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง องค์กรของคุณอาจต้องเก็บเนื้อหาในกล่องจดหมายของพนักงานหรือจัดทำเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกรณีและปัญหา

เพื่อช่วยเหลือ Office 365 จึงมีความสามารถในการระงับการดำเนินคดีและ eDiscovery

การระงับการดำเนินคดีใน Office 365

เกี่ยวกับการระงับการดำเนินคดีของ Office 365

การระงับการดำเนินคดีของ Office 365 ระงับนโยบายการเก็บข้อมูลหรือการลบอัตโนมัติสำหรับกล่องจดหมายที่กำหนดเพื่อไม่ให้ ESI สามารถเอาออกจากกล่องจดหมายได้

สิ่งสำคัญ: หากต้องการระงับการดำเนินคดี กล่องจดหมายจะต้องได้รับการมอบหมายใบอนุญาต Exchange Online Plan 2 หรือใบอนุญาต Exchange Online Archiving แยกต่างหาก

เวิร์กโฟลว์ปกติสำหรับรายการกล่องจดหมายที่ถูกลบใน Office 365 เกี่ยวข้องกับสิ่งต่อไปนี้:

• เมื่อผู้ใช้ลบรายการในกล่องจดหมายอย่างถาวรหรือลบรายการออกจากโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ รายการนั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้
• เมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาหมดอายุ รายการในกล่องจดหมายจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการลบโดยอัตโนมัติตามนโยบายการลบ
• เมื่อผู้ใช้ล้างรายการในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้หรือระยะเวลาการเก็บรักษาหมดอายุสำหรับรายการในโฟลเดอร์นั้น รายการจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ย่อยการล้างข้อมูลในโฟลเดอร์รายการที่กู้คืนได้และทำเครื่องหมายสำหรับการลบถาวร

การระงับการดำเนินคดีของ Office 365 จะรักษาเวอร์ชันดั้งเดิมและเวอร์ชันที่แก้ไขทั้งหมดของแต่ละรายการ แม้ว่าผู้ใช้จะลบรายการออกจากกล่องจดหมายของตนโดยใช้ Outlook เวอร์ชันใดก็ตาม Office 365 จะเก็บรายการนั้นไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นหา นอกจากนี้ ในระหว่างการระงับการดำเนินคดี:

• ผู้ดูแลระบบสามารถใช้เครื่องมือ Core eDiscovery เพื่อค้นหา ESI ที่เก็บรักษาไว้ในกล่องจดหมาย
• ผู้ใช้สามารถส่งและรับเมลใหม่ต่อไปได้
• กล่องจดหมายเก็บถาวรของผู้ใช้ (หากเปิดใช้งาน) จะถูกพักไว้เช่นกัน

คุณสามารถกำหนดค่าระยะเวลาการระงับการดำเนินคดีได้ แม้ว่า ESI จะยังคงอยู่ แต่จะไม่สามารถลบ ESI ออกจากระบบของคุณได้ เนื้อหาจะไม่เปลี่ยนแปลง และรายการที่ถูกลบจะถูกเก็บไว้ แม้ว่ารายการเหล่านั้นอาจปรากฏต่อผู้ใช้ว่าหายไปแล้วก็ตาม เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่คุณกำหนด การระงับจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ และนโยบายการเก็บรักษาที่มีอยู่ (ถ้ามี) ที่ใช้กับกล่องจดหมายจะถูกบังคับใช้

การระงับการดำเนินคดีไม่ใช่ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากกระบวนการสำรองข้อมูลปกติ ได้รับการออกแบบมาเพื่อ รักษา ข้อมูลที่จัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย มันไม่ได้กู้คืนข้อมูลที่สูญหาย

หากคุณได้จัดการการติดตั้ง Exchange ภายในองค์กร คุณอาจคุ้นเคยกับการระงับประเภทอื่น ซึ่งก็คือการระงับในสถานที่ การระงับเหล่านี้เลิกใช้แล้วและถูกลบออกจาก Exchange Online ดังนั้นการระงับเพียงอย่างเดียวที่ได้รับการสนับสนุนหลังฤดูใบไม้ร่วงปี 2018 คือการระงับการดำเนินคดี ซึ่งถูกนำมาใช้กับ Exchange Server 2010

ความแตกต่างระหว่างนโยบายการเก็บถาวรอีเมล การทำบันทึก และการเก็บรักษา

การเก็บถาวรอีเมลเป็นวิธีการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวสำหรับ ESI ในเมลบ็อกซ์ การเก็บถาวรจะไม่บันทึกอีเมลตลอดไป เป็นสถานที่สำหรับผู้ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอีเมลเก่าเพื่อไม่ให้เกินความจุของกล่องจดหมาย การเปิดฟังก์ชันการเก็บถาวรจะทำให้ผู้ใช้มีกล่องจดหมายเก็บถาวรเพิ่มเติมจากกล่องจดหมายปัจจุบัน อีเมลที่เก็บถาวรจะยังใช้งานได้จนกว่าจะถูกลบด้วยตนเองหรือเนื่องจากข้อจำกัดในการจัดเก็บข้อมูล

การทำบันทึกทำให้สามารถเขียนข้อความไปยังตำแหน่งที่แยกจากกล่องจดหมายได้ การทำบันทึกช่วยในเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยมอบ "แหล่งที่มาของความจริง" อีกประการหนึ่งให้กับบริษัทของคุณ: หากอีเมลถูกลบออกจากกล่องจดหมายเดิมหรือกล่องจดหมายไม่พร้อมใช้งาน บันทึกประจำวันจะยังคงเก็บข้อความไว้ ตราบใดที่กฎการบันทึกยังทำงานอยู่ในขณะนั้น ข้อความถูกเก็บไว้

นโยบายการเก็บรักษาจะระบุว่าคุณต้องเก็บข้อมูลไว้นานเท่าใดจึงจะสามารถลบออกได้ บริษัทของคุณอาจต้องเก็บอีเมลหรือ ESI อื่นๆ ไว้เป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎระเบียบที่บังคับใช้ นโยบายการเก็บรักษาอาจรวมถึงข้อกำหนดเกี่ยวกับวิธีการจัดเก็บข้อมูลด้วย

การสร้างการระงับการดำเนินคดีใน Office 365 โดยใช้ PowerShell

หากต้องการวางกล่องจดหมาย Exchange Online ไว้ในการระงับการดำเนินคดีโดยใช้ PowerShell ให้เปิดเซสชันไปที่ Exchange Online จากนั้นออกคำสั่งต่อไปนี้ โดยระบุชื่อกล่องจดหมายและจำนวนวันสำหรับการระงับการดำเนินคดี:

Set-Mailbox mailbox@yourtenant.com -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration nnnn

เมื่อต้องการวางกล่องจดหมาย Exchange Online บนการระงับการดำเนินคดีอย่างไม่มีกำหนด ให้ใช้คำสั่งเดียวกันแต่ละเว้นพารามิเตอร์ LitigationHoldDuration:

Set-Mailbox mailbox@yourtenant.com -LitigationHoldEnabled $true

เมื่อต้องการตั้งค่าการระงับการดำเนินคดีในกล่องจดหมายทั้งหมดในผู้เช่า Office 365 ของคุณ ให้ใช้คำสั่งต่อไปนี้:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"} | Set-Mailbox - LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration nnnn

การสร้างการระงับการดำเนินคดีใน Office 365 โดยใช้เว็บอินเตอร์เฟส

หรือคุณสามารถใช้เว็บอินเตอร์เฟสได้ จะใช้เวลานานกว่ามากในการเปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดีในกล่องจดหมายหลายกล่องมากกว่าที่จะใช้ในการออกคำสั่ง PowerShell คำสั่งเดียว แต่สำหรับกล่องจดหมายหนึ่งหรือสองกล่อง กระบวนการนั้นง่ายมาก:

1. ไปที่ Exchange Admin Center ที่ https://outlook.office365.com/ecp

2. จากแดชบอร์ด ให้เลือก ผู้รับ

3. คลิกสองครั้งที่กล่องจดหมายที่คุณต้องการระงับการดำเนินคดี ป๊อปอัปต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น

รูปที่ 1 การระงับการดำเนินคดีในกล่องจดหมายโดยใช้ Exchange Admin Center

4. คลิก คุณลักษณะกล่องจดหมาย ทางด้านซ้าย จากนั้นเลื่อนลงไปที่ การระงับการดำเนินคดี: ปิดใช้งาน

5. คลิก เปิดใช้งาน หน้าจอต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น

รูปที่ 2 การเปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดีในกล่องจดหมาย

6. ในฟิลด์แรก ให้ระบุจำนวนวันที่คุณต้องการให้การระงับการดำเนินคดียังคงมีผลอยู่

7. ในส่วนหมายเหตุ คุณสามารถป้อนข้อความที่จะแสดงต่อผู้ใช้ในแถบแสดงผลขนาดเล็กในไคลเอ็นต์ Microsoft Outlook นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการอธิบายให้ผู้ใช้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้น และแจ้งให้พวกเขาทราบว่าการลบรายการจะไม่เป็นการลบออกจริงๆ คุณยังสามารถป้อน URL ไปยังอินทราเน็ตหรือไซต์อินเทอร์เน็ตที่อธิบายการระงับ เหตุผลเบื้องหลัง รายละเอียดเกี่ยวกับคดีความ หรืออะไรก็ตามที่ทีมสื่อสารของคุณอาจต้องการกล่าว

8. คลิก บันทึก จากนั้น บันทึก อีกครั้ง และการระงับการดำเนินคดีจะมีผล

หากต้องการปิดใช้งานการระงับ ให้ทำตามขั้นตอนที่ 1 และ 2 แต่ในขั้นตอนที่ 3 แทนที่จะคลิกเปิดใช้งาน ให้คลิก ปิดใช้งาน จากนั้นคลิก บันทึก

สำนักงาน 365 eDiscovery

บางครั้ง ผู้ดูแลระบบจะถูกขอให้ค้นหาเอกสารทั้งหมดที่มีคำสำคัญที่ระบุในกล่องจดหมาย Exchange Online ขององค์กร, กลุ่ม Office 365, Microsoft Teams, SharePoint Online และ OneDrive for Business ไซต์ และการสนทนา Skype for Business คุณลักษณะการค้นหา eDiscovery ของ Office 365 สามารถช่วยคุณค้นหาข้อมูลที่จัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องจากแหล่งเนื้อหาเหล่านี้ทั้งหมด (ถ้าคุณต้องการค้นหากล่องจดหมายเท่านั้น ให้ใช้ In-Place eDiscovery ใน Exchange Admin Center)

หากต้องการใช้ eDiscovery บุคคลจะต้องได้รับการกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสม ในการทำเช่นนั้น ให้มอบหมายบทบาทใดบทบาทหนึ่งต่อไปนี้ในศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด:

• ผู้ดูแลระบบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• ผู้จัดการและผู้ดูแลระบบ eDiscovery
• การจัดการองค์กร
• ผู้วิจารณ์

เลือกบทบาทตามการดำเนินการที่ผู้ใช้ควรจะสามารถทำได้ เช่น การควบคุมการเข้าถึงเคส Core eDiscovery และ Advanced eDiscovery การเรียกใช้เครื่องมือค้นหาเนื้อหา การส่งออกผลการค้นหา หรือการดำเนินการลบข้อมูลจำนวนมาก

ตัวเลือก eDiscovery: การค้นหาเนื้อหา, Core eDiscovery, eDiscovery ขั้นสูง

Office 365 มีเครื่องมือ eDiscovery ที่มีประโยชน์สามเครื่องมือ:

• การค้นหาเนื้อหา รองรับการค้นหากล่องจดหมาย โฟลเดอร์สาธารณะ ไซต์ SharePoint Online และตำแหน่งที่ตั้ง OneDrive for Business ในขนาดใหญ่ คุณสามารถดำเนินการค้นหาได้ไม่จำกัดพร้อมกันบนกล่องจดหมายและไซต์ จำนวนแหล่งเนื้อหาและจำนวนผลการค้นหาโดยประมาณจะแสดงในบานหน้าต่างรายละเอียดของหน้าการค้นหา
• Core eDiscovery เป็นเครื่องมือ eDiscovery พื้นฐานสำหรับการค้นหาและส่งออกเนื้อหาใน Office 365 คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อระงับตำแหน่งเนื้อหา เช่น กล่องจดหมาย Exchange, ไซต์ SharePoint, บัญชี OneDrive และ Microsoft Teams
• eDiscovery ขั้นสูง รวบรวม เก็บรักษา วิเคราะห์ ตรวจสอบ และส่งออกเนื้อหาเพื่อการสืบสวน ด้วยการใช้ Office 365 Advanced eDiscovery ทีมกฎหมายสามารถจัดการผู้ดูแล eDiscovery และเวิร์กโฟลว์การแจ้งเตือนการระงับการดำเนินคดี และดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลกรณีและปัญหาเชิงลึกได้ ฟังก์ชันการทำงานนี้จำเป็นต้องมีการสมัครใช้งาน Office 365 E3 พร้อมด้วย Add-on การปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นสูง หรือการสมัครใช้งาน E5

การสร้างกรณี eDiscovery

หากต้องการจัดการการระงับ การค้นหา และการส่งออกสำหรับแต่ละคำ คุณจะต้องแยกออกเป็นกรณีๆ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปิดและปิดสิ่งต่าง ๆ ปิดเคสที่เสร็จสมบูรณ์ และติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นกับคำค้นหาแต่ละคำได้อย่างง่ายดาย

เมื่อต้องการสร้างกรณี eDiscovery ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด จากเมนูด้านซ้าย ให้เลือก การค้นหาและการสืบสวน

2. เลือก eDiscovery จากเมนูย่อย คุณจะพบหน้าจอต่อไปนี้

รูปที่ 3 พอร์ทัล eDiscovery ในศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

3. คลิก + สร้าง กรณี

4. ตั้งชื่อและคำอธิบายที่จำง่ายให้กับกรณีของคุณ จากนั้นคลิก บันทึก

ชื่อเคสของคุณจะปรากฏในรายการ คลิก เปิด ข้างชื่อเคสเพื่อเริ่มกำหนดค่าการดำเนินการค้นหา

เพิ่มผู้ใช้ลงใน eDiscovery Case

หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ในกรณี eDiscovery คุณต้องเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มบทบาทของ eDiscovery Manager บนหน้าสิทธิ์ของศูนย์ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก่อน:

1. บนหน้า Advanced eDiscovery ให้นำทางไปยังเคสที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้

2. คลิกแท็บการตั้งค่า จากนั้นคลิก เลือก ในไทล์การเข้าถึงและการอนุญาต

3. คลิก อัปเดต

4. หากต้องการเพิ่มสมาชิกเคส ให้คลิก เพิ่ม ใต้ “จัดการสมาชิก” หากต้องการเพิ่มกลุ่มบทบาท ให้คลิก เพิ่ม ใต้ "จัดการกลุ่มบทบาท"

5. เลือกชื่อผู้ใช้หรือกลุ่มบทบาทที่คุณต้องการเพิ่ม

6. คลิก เพิ่ม

7. คลิก บันทึก ในหน้า "จัดการกรณีนี้"

การกำหนดค่าการดำเนินการ eDiscovery

ใน eDiscovery Center กรณีต่างๆ จะถูกแบ่งออกเป็นสามการดำเนินการ:

• กดค้างไว้ หากต้องการให้ระงับการดำเนินคดีโดยอัตโนมัติในกล่องจดหมาย ไซต์ SharePoint และโฟลเดอร์สาธารณะทั้งหมดที่มีเนื้อหาที่ตรงกับคำหลักและเงื่อนไขที่กำหนด ให้คลิก สร้างแบบสอบถาม แล้วทำตามตัวช่วยสร้าง หน้าจอหลักบนวิซาร์ดคือหน้าจอที่คุณระบุเงื่อนไขการสืบค้น รูปด้านล่างแสดงวิธีระบุคำหลักและตัวกรองวันที่เพื่อจำกัดขอบเขตการค้นหาและการระงับผลลัพธ์

รูปที่ 4 การระบุเงื่อนไขการสืบค้น

• ค้นหา ด้วยการค้นหา eDiscovery คุณสามารถบันทึกและดำเนินการค้นหาเนื้อหาสำหรับคำสำคัญและเนื้อหาอื่นๆ และคุณสามารถกำหนดขอบเขตของการค้นหาเฉพาะตำแหน่งที่เก็บไว้ ตำแหน่งเนื้อหาทั้งหมด หรือการกำหนดค่าแบบกำหนดเองได้ คุณสามารถเริ่มค้นหา ถอยออกไปแล้วกลับมาใหม่หลังจากดำเนินการเสร็จสิ้น ดังนั้นจึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับผู้เช่ารายใหญ่

รูปที่ 5. กำลังค้นหา

• ส่งออก พื้นที่ส่งออกช่วยให้คุณสามารถส่งออกผลการค้นหาเป็นไฟล์ PST ซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดและเปิดบนคอมพิวเตอร์ของคุณเองหรือแจ้งคำปรึกษาได้ คุณสามารถเลือกส่งออกเป็นไฟล์ PST ไฟล์เดียวหรือไฟล์ PST หนึ่งไฟล์ต่อกล่องจดหมายได้ และเอาต์พุตจะถูกเข้ารหัสโดยใช้คีย์ที่คุณเลือก ตัวช่วยสร้างจะนำคุณไปสู่ขั้นตอนที่จำเป็นในการส่งออกข้อมูล

การกำหนดสิทธิ์ eDiscovery

ความสามารถในการค้นหาคำสำคัญใดๆ ก็ตามที่คุณระบุในกล่องจดหมายทั้งหมดในผู้เช่าของคุณได้ทั่วโลกถือเป็นสิทธิพิเศษอันทรงพลังที่ต้องใช้ดุลยพินิจและความเคารพ ดังนั้น คุณต้องมอบหมายผู้จัดการ eDiscovery ที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งจะมีสิทธิ์ในการดูตัวอย่างผลการค้นหา ส่งออกผลลัพธ์ และจัดการทุกด้านของกระบวนการ eDiscovery เลือกบุคคลนี้อย่างชาญฉลาด พวกเขาจะสามารถเข้าถึงข้อมูลทุกชิ้นที่จัดเก็บไว้ในผู้เช่าของคุณโดยสมบูรณ์ โดยไม่คำนึงถึงสิทธิ์อื่นที่ตั้งค่าไว้

เมื่อต้องการกำหนดผู้จัดการ eDiscovery ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ ไปที่ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด จากนั้นคลิกตัวเลือกเดียวในบานหน้าต่างด้านซ้าย

2. เลื่อนลงไปที่บทบาท eDiscovery Manager แล้วคลิกช่องทำเครื่องหมาย

3. ในหน้าต่างป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้ระบุผู้ใช้สำหรับบทบาท eDiscovery Manager และผู้ใช้สำหรับบทบาทผู้ดูแลระบบ eDiscovery ซึ่งส่วนหลังต้องมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ

รูปที่ 6 การกำหนดผู้จัดการ eDiscovery

Netwrix ช่วยเหลือเรื่องการระงับคดีและ eDiscovery ใน Office 365 ได้อย่างไร

Netwrix นำเสนอโซลูชั่นที่มีประสิทธิภาพสำหรับการค้นหาเอกสารที่เหมาะสมสำหรับการสอบสวนและดำเนินคดีทางกฎหมาย เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มักจะกระจัดกระจายไปตามโครงสร้างพื้นฐาน ใน Office 365 และแพลตฟอร์มระบบคลาวด์อื่นๆ เช่น Box หรือ Dropbox รวมถึงในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์และฐานข้อมูลในองค์กร การมีโซลูชันที่ค้นพบข้อมูลทั่วทั้ง IT ทั้งหมดของคุณจึงมีประโยชน์อย่างยิ่ง ระบบนิเวศ

โซลูชัน Netwrix ช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเคสของคุณได้อย่างรวดเร็วจากที่เก็บข้อมูลภายในองค์กรและบนคลาวด์หลายแห่ง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรักษา ESI นี้ไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงและทำลาย และรวบรวมหลักฐานทั้งหมดไปยังศูนย์กลางเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม มันยังตรวจทาน PII และข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินการทางกฎหมายโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการละเมิดข้อมูลที่เป็นความลับได้

นอกจากนี้ โซลูชัน Netwrix ยังช่วยให้คุณ:

• ปรับปรุงการระบุแหล่งที่มาของ ESI
• ลดค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน eDiscovery และการดำเนินคดี
• ลดการหยุดชะงักทางธุรกิจในระหว่างการดำเนินคดี
• อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและประมวลผลเอกสาร
• เก็บรักษาข้อมูลที่รวบรวมไว้เพื่อสนับสนุนการดำเนินคดี
• บังคับใช้การกำกับดูแลข้อมูล