ส่งออกรายงานการระงับกล่องจดหมาย Office 365 โดยใช้ PowerShell
องค์กรที่อยู่ภายใต้กระบวนการสืบสวนและการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะรักษาเนื้อหาในกล่องจดหมาย (เช่น อีเมล ปฏิทิน หรือบันทึกย่อ) ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการทางกฎหมายที่กำลังดำเนินอยู่หรือที่กำลังจะเกิดขึ้น ผู้ใช้อาจมีการระงับหลายครั้งในกล่องจดหมายและไม่สามารถลบกล่องจดหมายที่ถูกระงับได้ การระบุประเภทการระงับเป็นกิจกรรมหลักในการดำเนินการระงับกล่องจดหมาย
ผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาตมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการกล่องจดหมายที่ถูกระงับตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง การใช้วิธีอัตโนมัติเฉพาะเพื่อวิเคราะห์สถานะของกระบวนการระงับกล่องจดหมายสามารถสนับสนุนผู้ดูแลระบบได้อย่างมาก
เหตุใดผู้ดูแลระบบจึงจำเป็นต้องระบุประเภทของการระงับที่วางไว้ในกล่องจดหมาย Exchange Online < /ช่วง>
วิธีการระงับกล่องจดหมายที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ การระงับระหว่างดำเนินคดี, การระงับแบบแทนที่ และ การระงับการเก็บรักษา ผู้ดูแลระบบ ตรวจสอบสถานะของการระงับเหล่านี้ด้วยความพยายามที่ซับซ้อนด้วยเหตุผลหลายประการ มีเพียงไม่กี่รายการด้านล่าง
- เพื่อลดต้นทุนใบอนุญาต คุณสามารถยกเลิกการระงับในกล่องจดหมายที่ไม่ได้ใช้งานและไม่ได้ใช้ได้
- เพื่อลดพื้นที่เก็บข้อมูล ผู้ดูแลระบบวางแผนที่จะแก้ไขระยะเวลาการระงับและนำกล่องจดหมายที่ใช้พื้นที่เก็บข้อมูลสูงออก
- เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาของกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณาคดี ได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างถาวร
- เมื่อระบุการระงับหลายครั้ง ผู้ดูแลระบบสามารถแนะนำเทคนิคการระงับที่ดีที่สุดได้ และอัปเดตการตั้งค่าการระงับหากจำเป็น
- การมีข้อมูลระยะเวลาการระงับกล่องจดหมาย (วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด) ผู้ดูแลระบบจะรักษาการระงับกล่องจดหมายตามเวลาได้อย่างง่ายดาย
ดูสถานะการระงับกล่องจดหมายใน Exchange Online
ผู้ดูแลระบบที่ได้รับอนุญาต (เช่น Global, Exchange, Compliance และอื่นๆ) สามารถดูสถานะการระงับกล่องจดหมายได้ นอกจากนี้ คุณควรมีบทบาทผู้ดูแลระบบเฉพาะในการเข้าถึงการระงับกล่องจดหมาย (เช่น ทั่วโลก กฎหมาย การค้นพบ การค้นหากล่องจดหมาย) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการระงับกล่องจดหมาย
การใช้ UI: คุณสามารถดู การระงับกล่องจดหมายใน Exchange Online Admin Center (EAC) ติดตามการนำทางด้านล่าง
- ค้นหาการระงับการดำเนินคดีทั้งหมด: ใน EAC ให้ไปที่ "ผู้รับ" และคลิก "กล่องจดหมาย" คลิก "เลือกคอลัมน์" และเลือก "เปิดใช้การระงับการดำเนินคดี" คุณสามารถดูสถานะการระงับได้ การร้องเรียนของผู้ใช้หลักที่นี่คือ คุณไม่สามารถค้นหาสถานะและรายละเอียดการระงับเป็นรายงานรวมได้ทุกที่ใน EAC
- ดูการระงับแบบแทนที่ทั้งหมด: การดูและการจัดการการระงับแบบแทนที่ใน EAC จะล้าสมัย หลังจากเปิดตัวฟีเจอร์ eDiscovery การปฏิบัติตามข้อกำหนดใหม่
- ค้นหาการระงับการเก็บรักษา: ใน EAC เป็นไปไม่ได้ที่จะดูกล่องจดหมายภายใต้การระงับการเก็บรักษา
การใช้ PowerShell: คุณสามารถใช้ PowerShell cmdlets รับกล่องจดหมาย เพื่อดูการระงับที่วางไว้บนกล่องจดหมาย อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะใช้ PowerShell กับเงื่อนไขการกรองหลายรายการ คุณจะไม่ได้รับแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการระงับกล่องจดหมาย (เช่น GUID จะไม่เปิดเผยประเภทของ In-Place Hold โดยตรง)
เพื่อเอาชนะความเป็นไปไม่ได้และข้อจำกัดของ UI และ PowerShell ทั้งหมด เราได้ออกแบบสคริปต์ All-in-One 'MailboxHoldReport.ps1' เราสามารถหารือเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานของสคริปต์โดยละเอียดได้แล้ว
จุดเด่นของสคริปต์:
- สร้างรายงานการเก็บรักษากล่องจดหมาย 4 ที่แตกต่างกัน
- ติดตั้งโมดูล Exchange Online โดยอัตโนมัติเมื่อคุณยืนยันเมื่อไม่มีในเครื่องของคุณ
- แสดงรายการกล่องจดหมายพร้อมข้อมูลการระงับที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดสำหรับกล่องจดหมายแต่ละกล่อง
- แสดงกล่องจดหมายที่เปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดี พร้อมกับระยะเวลาการระงับและรายละเอียดอื่นๆ
- แสดงกล่องจดหมายที่ใช้ การพักแบบแทนที่
- แสดงรายการกล่องจดหมายที่อยู่ในการระงับการเก็บรักษา และนโยบายการเก็บรักษา
- รองรับทั้งบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA
- ส่งออกรายงานในรูปแบบ CSV
- เป็นมิตรกับกำหนดการ คุณสามารถสร้างรายงานได้โดยอัตโนมัติเมื่อส่งข้อมูลรับรองเป็นพารามิเตอร์
ดาวน์โหลดสคริปต์: MailboxHoldReport.ps1
รายงานการระงับกล่องจดหมาย - ภาพรวมการดำเนินการสคริปต์
ผู้ดูแลระบบสามารถระบุกล่องจดหมายที่มีการระงับในองค์กรได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ข้อมูลรายงาน นอกจากนี้ แอตทริบิวต์โดยละเอียดในแต่ละรายงานยังช่วยในการติดตามนโยบายการระงับที่มีอยู่และสร้างการตั้งค่าการระงับกล่องจดหมายขึ้นใหม่ เราได้สรุปขั้นตอนในการจัดหาอินพุตและการสร้างรายงานด้านล่าง
ด้วยรูปแบบการดำเนินการที่เรียบง่าย คุณสามารถรับรายงานการเก็บรักษากล่องจดหมายที่แตกต่างกัน 4 รายการด้านล่างนี้
- รายงานกล่องจดหมายที่อยู่ระหว่างการระงับ
- รายงานการระงับการดำเนินคดี
- รายงานการระงับในสถานที่
- รายงานการระงับการเก็บรักษา
เราได้สรุปขั้นตอนในการจัดหาอินพุตและการสร้างรายงานด้านล่าง
แสดงรายการกล่องจดหมาย Office 365 ทั้งหมดในการระงับ:
คุณสามารถมีการระงับประเภทต่างๆ ไว้ในกล่องจดหมายเดียวเพื่อให้เป็นไปตามระเบียบข้อบังคับ กฎหมาย และการสืบสวน ผู้ดูแลระบบพบปัญหาในรายการกล่องจดหมายที่เก็บไว้ในแต่ละกล่องจดหมาย และรวบรวมคุณสมบัติเฉพาะของการระงับแต่ละชนิด คุณสามารถดูรายงานการระงับที่ใช้งานอยู่และรับข้อมูลการระงับกล่องจดหมายทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
.\MailboxHoldReport.ps1ด้วยรูปแบบการดำเนินการที่เรียบง่ายและรายละเอียดการเก็บกล่องจดหมาย คุณยังดูสถานะกล่องจดหมายเก็บถาวรและสถานะ 'ComplianceTagHoldApplied' ได้ด้วย
ผลลัพธ์ตัวอย่าง:
รายงานการระงับการดำเนินคดีใน Office 365:
ผู้ดูแลระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลกล่องจดหมาย การกู้คืนรายการที่ถูกลบ และการเก็บรักษาเนื้อหาที่ผู้ใช้ลบ เมื่อใช้สคริปต์ของเรา คุณจะระบุสถานะและรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของการเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดีได้ คุณสามารถใช้รายงานเพื่อวิเคราะห์ทรัพย์สินระหว่างดำเนินคดีและแก้ไขนโยบายการระงับคดีระหว่างดำเนินคดีเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร
.\MailboxHoldReport.ps1 -LitigationHoldsOnlyใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'LitigationHoldsOnly' เพื่อรับกล่องจดหมายทั้งหมดที่มีการระงับการดำเนินคดี คุณจะได้รับรายงานพร้อมแอตทริบิวต์เฉพาะของการระงับการดำเนินคดีทั้งหมด เช่น 'LitigationHoldOwner,' LitigationHoldDuration' และ 'LitigationHoldDate'
ผลลัพธ์ตัวอย่าง:
แสดงรายการกล่องจดหมายที่เปิดใช้งาน In-Place Hold:
ผู้ดูแลระบบวางกล่องจดหมายที่มีการระงับแบบหลายตำแหน่งเมื่อกล่องจดหมายอยู่ภายใต้การตรวจสอบทางกฎหมายต่างๆ เมื่อใช้รายงานการระงับแบบแทนที่ ผู้ดูแลระบบสามารถระบุกล่องจดหมายที่ไม่มีการระงับและเปิดใช้งานการระงับได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้รายงานเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาอีเมลจะถูกเก็บรักษาไว้ในลักษณะที่ไม่เปลี่ยนรูปแบบ ปราศจากกลไกการลบอัตโนมัติ (เช่น MRM) และการรบกวนการลบผู้ใช้
.\MailboxHoldReport.ps1 -InPlaceHoldsOnlyใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'InPlaceHoldsOnly' เพื่อรับกล่องจดหมายที่มีการระงับแบบ In-Place หากคุณมีการระงับ In-Place หลายรายการ คุณจะได้รับจำนวนที่แน่นอนและประเภทการระงับในสถานที่ เช่น 'นโยบายการเก็บรักษาสถานที่เฉพาะ, In-Place, eDiscovery Case' ในรายงานตามที่แสดงในรูปภาพ
ผลลัพธ์ตัวอย่าง:
รับกล่องจดหมาย Office 365 พร้อมรายงานการระงับการเก็บข้อมูล: < /แข็งแกร่ง>
การระงับการเก็บรักษาสามารถกำหนดค่าให้รักษารายการกล่องจดหมายที่เป็นของ Exchange Online, Microsoft 365 Groups และ Teams ผู้ดูแลระบบสามารถระงับกระบวนการของ MRM โดยผู้ช่วยที่ได้รับการจัดการสำหรับกล่องจดหมายโดยเปิดใช้งานการระงับการเก็บข้อมูล รายงานการระงับการเก็บรักษาช่วยในการระบุกล่องจดหมายที่มีการระงับการเก็บรักษา นโยบายการเก็บรักษา และวันที่สิ้นสุดของการระงับสำหรับกล่องจดหมายแต่ละกล่อง
.\MailboxHoldReport.ps1 -RetentionHoldsOnlyใช้พารามิเตอร์สวิตช์ 'RetentionHoldsOnly' เพื่อรับรายการกล่องจดหมายที่เปิดใช้งานการระงับการเก็บข้อมูล 'แท็กนโยบายการเก็บรักษา' ในรายงานให้คำอธิบายเชิงนามธรรมของการระงับ 'วันที่เริ่มต้นสำหรับการระงับ' และ 'วันที่สิ้นสุดสำหรับการระงับ' เปิดเผยระยะเวลาของการระงับการเก็บรักษา
ผลลัพธ์ตัวอย่าง:
การจัดกำหนดการกล่องจดหมาย Office 365 ที่ถูกระงับรายงาน:
เนื่องจากการระงับกล่องจดหมายส่วนใหญ่เป็นแบบถาวร คุณจึงกำหนดเวลาสคริปต์ PowerShell เพื่อตรวจสอบสถานะการระงับกล่องจดหมายโดยละเอียดได้ หากต้องการกำหนดเวลาการดำเนินการ คุณสามารถใช้ทั้งบัญชี MFA และไม่ใช่ MFA
หากต้องการใช้บัญชีผู้ดูแลระบบที่ไม่ใช่ MFA ให้ลองใช้รูปแบบด้านล่าง
.\MailboxHoldReport.ps1 -UserName admin@contoso.com -Password (password) -LitigationHoldsOnlyหากบัญชีผู้ดูแลระบบมี MFA พวกเขาจะไม่สามารถใช้บัญชีดังกล่าวเพื่อกำหนดเวลาได้โดยตรง แต่คุณต้องปิดใช้งาน MFA ตามนโยบายการเข้าถึงแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้ทำงานได้
รายงานการระงับกล่องจดหมาย - เหตุผลเพิ่มเติมในการติดตาม:
ผู้ดูแลระบบของกลุ่มการจัดการอื่นๆ ยังสามารถใช้รายงานนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อรักษากล่องจดหมาย ค้นหาการใช้งานเพิ่มเติมด้านล่าง
- เปลี่ยนระยะเวลาการระงับสำหรับกล่องจดหมายที่ไม่ได้ใช้งาน
- ลบกล่องจดหมายที่ไม่ได้ใช้งานเมื่อไม่จำเป็นต้องระงับ
- เปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรสำหรับกล่องจดหมายที่ถูกระงับ
- ระบุวันที่สิ้นสุดของการระงับและอัปเดตระยะเวลาการระงับ
- ระบุสถานะการระงับแท็กการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพของป้ายกำกับการเก็บรักษา
เอาชนะการรายงาน Native Office 365 ด้วย AdminDroid
การตรวจสอบกล่องจดหมายที่เก็บไว้ผ่าน EAC และ PowerShell อาจทำให้เกิดความท้าทายหลายประการ และข้อเสียบางประการคือ ใช้เวลานาน เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ขาดระบบอัตโนมัติ และให้การมองเห็นที่จำกัดเกี่ยวกับสถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนดขององค์กร
เพื่อเอาชนะความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบการระงับกล่องจดหมาย ให้ลองใช้ AdminDroid Microsoft 365 Reporter ซึ่งให้รายงานการระงับกล่องจดหมายโดยละเอียดโดยเอาชนะข้อจำกัดของรายงาน Office 365 ดั้งเดิม และช่วยในการลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด
เครื่องมือการรายงาน AdminDroid Exchange Online เป็นมากกว่าพื้นฐานและให้รายงานกล่องจดหมายที่ชัดเจนเกี่ยวกับ การระงับการดำเนินคดี การระงับการเก็บรักษา และการระงับแบบแทนที่ พร้อมมุมมองที่ละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับระยะเวลาการระงับ เจ้าของ วันที่ระงับ ฯลฯ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเจาะลึกไปยังรายละเอียดกล่องจดหมาย Exchange Online เฉพาะ เช่น วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของระยะเวลาการเก็บรักษา ประเภทกล่องจดหมาย แผนก และอื่นๆ อีกมากมาย
โดยรวมแล้ว ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ เครื่องมือการรายงานของ AdminDroid Microsoft 365 สามารถช่วยให้คุณจัดการสภาพแวดล้อม Exchange Online ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น มีมากกว่ารายงานกล่องจดหมายพื้นฐาน ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับนโยบายการเก็บรักษากล่องจดหมายและกิจกรรมกล่องจดหมาย และช่วยให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
- AdminDroid เป็นเครื่องมือการรายงานของ Office 365 ที่ใช้งานง่าย ซึ่งมีรายงานแบบครบวงจรมากกว่า 1,800+ รายการ พร้อมด้วย การวิเคราะห์กราฟิกที่ขับเคลื่อนด้วย AI อันชาญฉลาด และ แดชบอร์ดที่ครอบคลุมและทันสมัย เพื่อการมองเห็นที่กว้างขวางในบริการ Office 365 อื่นๆ ทั้งหมด
- ขณะนี้ AdminDroid ได้รับการตกแต่งด้วย ความสามารถในการแจ้งเตือน การมอบหมาย การตั้งเวลาขั้นสูง การกรองขั้นสูง ฯลฯ ที่ดียิ่งขึ้น
อย่ายอมรับรายงานที่มีข้อจำกัดซึ่งทำให้คุณไม่รู้เกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ! ลองใช้ AdminDroid รุ่นพรีเมี่ยมฟรี 15 วันเพื่อสำรวจคุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานของมัน!
เครื่องมือการรายงานของ Office 365 ดั้งเดิมทำหน้าที่รายงานเพียง 10% เท่านั้น
และ AdminDroid ทำได้อีก 90%!
เราหวังว่าบล็อกนี้จะเป็นประโยชน์ในการรับสถานะการระงับกล่องจดหมาย หากยังมีบางสิ่งที่ไม่ชัดเจนสำหรับคุณ โปรดแสดงความคิดเห็น แล้วเราจะตอบคำถามของคุณ