นโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ประการ

วันนี้ เราจะพูดถึงนโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365 แต่มาเริ่มกันก่อนว่ากลุ่ม Office 365 คืออะไร และเหตุใดเราจึงต้องการพวกเขาตั้งแต่แรก

กลุ่ม Office 365 คืออะไร

กลุ่ม Office 365 เป็นบริการที่ทำงานร่วมกับ เครื่องมือ Office 365 อื่นๆ เพื่อเปิดใช้งานแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน วิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับฉันในการอธิบายเรื่องนี้คือการอ้างอิงถึงรายการการแจกจ่ายใน Active Directory หรือกลุ่ม SharePoint นอกเหนือจากทีมงานที่กลุ่ม Office 365 กำหนดแล้ว ยังมอบหมายสิทธิ์และสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ ปฏิทิน OneNote Planner และสถานที่สำหรับไฟล์ของคุณ (SharePoint)

สามารถสร้างกลุ่มได้จากปริมาณงานที่หลากหลาย รวมถึง Outlook, Teams และ SharePoint ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณสร้างทีม Microsoft ทีมจะสร้างกลุ่ม Office 365 ตามค่าเริ่มต้นและคอลเลกชันไซต์ SharePoint หากต้องการข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับความหมาย โปรดดูที่ “กลุ่ม Office 365 คืออะไร และฉันจะจัดการกลุ่มเหล่านี้ได้อย่างไร ”

การทำความเข้าใจผลกระทบรอบการสร้างกลุ่ม Office 365 สามารถช่วยสนับสนุนการใช้นโยบาย รวมถึงการตระหนักถึงความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับแบบแผนการตั้งชื่อที่ไม่ดี

แจกแจงรูปแบบการตั้งชื่อกลุ่มของ Office 365

แบบแผนเหล่านี้สามารถตั้งค่าเป็นนโยบายที่ต้องดำเนินการในบริษัทของคุณได้อย่างง่ายดาย ฉันได้ทำสิ่งนี้มาหลายปีแล้วโดยเป็นส่วนหนึ่งของกฎระเบียบด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่ก็ไม่ได้หยุดใครก็ตามจากการทำเช่นนี้จริงๆ

แบบแผนการตั้งชื่ออาจเกี่ยวข้องกับชื่อไฟล์ โฟลเดอร์ แอป ไซต์ SharePoint กลุ่ม Office 365 แผน OneNote กลุ่ม Yammer กลุ่มการแจกจ่ายและความปลอดภัย และทีม Microsoft

มาดูอักขระไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ไม่ถูกต้องใน SharePoint Online และ OneDrive:

อักขระไฟล์หรือโฟลเดอร์ไม่ถูกต้อง:

” * : < > ?/\ |

ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ไม่ถูกต้อง:

ชื่อเหล่านี้ไม่ได้รับอนุญาตสำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์: AUX, PRN, NUL, CON, COM0, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT0, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6 ,LPT7,LPT8,LPT9.

หมายเหตุ: ถ้าคุณสร้างไซต์หรือแอปบน SharePoint ด้วยตัวย่อ สิ่งที่กล่าวมาข้างต้นก็จะมีผลเช่นกัน

เหตุใดคุณจึงควรตั้งค่านโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365

ความสามารถในการตั้งค่านโยบายที่จะบังคับใช้การตั้งชื่อประกอบด้วยสิ่งล้ำค่า ที่จริงแล้ว ประโยชน์บางประการได้แก่:

• ช่วยให้ผู้ใช้ระบุสิ่งต่อไปนี้:

  • การทำงาน
  • สมาชิกภาพ
  • ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์
  • ผู้สร้างหรือเจ้าของกลุ่ม
• ความสับสนน้อยลงเนื่องจากการซ้ำซ้อนหรือชื่อที่คล้ายกัน
• การมีมาตรฐานและความสม่ำเสมอ
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

มีคุณลักษณะใดบ้าง

• นโยบายการตั้งชื่อคำนำหน้า-ต่อท้าย

  • สตริงคงที่
  • แอตทริบิวต์ Azure Active Directory รวมถึง: [แผนก], [บริษัท], [Office], [StateOrProvince], [CountryOrRegion], [Title], [CountryCode])

• คำที่ถูกบล็อกแบบกำหนดเอง

  • ต้องตรงกันทุกประการ
  • คำที่ถูกบล็อกจะคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่
  • ไม่มีข้อจำกัดอักขระในคำที่ถูกบล็อก
  • ไม่มีการจำกัดจำนวนคำ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 5 ข้อสำหรับนโยบายกลุ่ม Office 365

1. ก่อนที่จะกำหนดกฎสำหรับนโยบายของคุณ ใช้เวลาในการทำความสะอาดและกำหนดโครงสร้างองค์กรและตัวย่อ กฎเหล่านี้ควรสอดคล้องกับนโยบายของบริษัทเสมอ
2. หารือเกี่ยวกับหลักเกณฑ์การตั้งชื่อกับมากกว่าแผนกไอทีของคุณ หากคุณมีแผนกความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ก็ต้องรวมแผนกเหล่านั้นไว้ในการสนทนาด้วย
3. การให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของคุณก่อนที่จะเผยแพร่นโยบายเป็นสิ่งสำคัญ สื่อสารถึงอะไร อย่างไร และทำไมให้กับผู้ใช้ของคุณ
4. ใช้คำนำหน้าที่เหมาะสมกับทั้งผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ จำไว้ว่าถ้าคุณไม่เข้าใจคุณจะไม่พบมัน
5. บันทึกการตัดสินใจใดๆ ไว้ในแผนการกำกับดูแลของคุณ เช่นเดียวกับที่เราตรวจสอบนโยบายของบริษัทเป็นประจำ เราควรตรวจสอบนโยบายเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องโดยพิจารณาจากวัฒนธรรมและข้อกำหนดของบริษัทในปัจจุบัน

ดีแล้วที่รู้

ผู้ดูแลระบบแบบเลือกได้รับการยกเว้นจากนโยบายเหล่านี้:

• ผู้ดูแลระบบทั่วโลก
• การสนับสนุนพันธมิตรระดับ 1
• การสนับสนุนพันธมิตรระดับ 2
• ผู้ดูแลระบบบัญชีผู้ใช้
• ผู้เขียนไดเรกทอรี

นโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365 จำเป็นต้องมีใบอนุญาต Azure Active Directory Premium P1 สำหรับผู้ใช้เฉพาะที่เป็นสมาชิกของ กลุ่ม Office 365 ปัจจุบันฟีเจอร์นโยบายการตั้งชื่อกลุ่มมีอยู่ในรุ่นตัวอย่างส่วนตัวเท่านั้น