เคล็ดลับ 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนสิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365

เราทุกคนรู้ดีว่า Microsoft 365 จะเพิ่มราคาสูงสุดถึง 25% ในเดือนมีนาคม 2022 ดังนั้น องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจัดการการใช้งานใบอนุญาต O365 เพื่อลดต้นทุน ผู้ดูแลระบบไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับราคาที่เพิ่มขึ้น หากมีแนวคิดในการจัดการการใช้ใบอนุญาตอย่างมีประสิทธิภาพ เราพร้อมให้ความช่วยเหลือพวกเขาด้วยเทคนิคที่สำคัญบางประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้สิทธิ์การใช้งาน Office 365 และลดต้นทุน

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานใบอนุญาต Microsoft 365:

Microsoft 365 มีโมดูลการสมัครใช้งานที่หลากหลายตามขนาดและความต้องการขององค์กร การระบุแผนงานที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณลดต้นทุนใบอนุญาตได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้หลายวิธีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ลิขสิทธิ์ Microsoft 365 และลดต้นทุน ตรวจสอบด้านล่าง

• ระบุการใช้สิทธิ์การใช้งาน Office 365
• ถอดใบอนุญาตจากอดีตพนักงาน
• ค้นหาและลบใบอนุญาตออกจากผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน
• ระบุกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันพร้อมใบอนุญาต
• การเรียกคืนใบอนุญาตจากผู้ใช้ที่ถูกลบ

ระบุการใช้สิทธิ์การใช้งาน Office 365:

หากต้องการทราบวิธีการมอบหมายใบอนุญาตให้กับผู้ใช้ Office 365 คุณสามารถสร้างรายงานการใช้ใบอนุญาตได้ รายงานจะแสดงรายชื่อผู้ใช้ Microsoft 365 ทั้งหมดพร้อมกับสิทธิ์การใช้งานที่ได้รับมอบหมาย

หากต้องการสร้างรายงานใบอนุญาต ให้ดาวน์โหลดสคริปต์ด้านล่าง

ดาวน์โหลดสคริปต์: O365UserLicenseReport

สคริปต์จะสร้างไฟล์เอาต์พุต 2 ไฟล์ หนึ่งรายการพร้อมรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต O365 และอีกรายการหนึ่งพร้อมข้อมูลสรุป

หากต้องการส่งออกรายงานผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต ให้รันสคริปต์ดังนี้

.\O365UserLicenseReport.ps1

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสคริปต์นี้ โปรดดูบล็อกรายงานการส่งออกใบอนุญาตผู้ใช้ Office 365

ด้วยรายงานนี้ คุณสามารถระบุใบอนุญาตที่ทับซ้อนกันและลบใบอนุญาตที่เกินออกได้

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

รับใบอนุญาตจากอดีตพนักงาน:

องค์กรส่วนใหญ่จะบล็อกการเข้าถึงของอดีตพนักงานโดยการปิดการใช้งานบัญชีของพวกเขา การปิดใช้งานการเข้าถึงจะไม่ลบใบอนุญาตออกจากผู้ใช้ ดังนั้น ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องระบุผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน ซึ่งยังคงใช้สิทธิ์การใช้งาน Office 365

หากต้องการค้นหาผู้ใช้ที่ถูกปิดการใช้งานที่มีใบอนุญาตและลบใบอนุญาตออกจากพวกเขา ให้ดาวน์โหลดสคริปต์ด้านล่าง

ดาวน์โหลดสคริปต์: O365LicenseReportingAndManagement.ps1

หากต้องการรับรายงานเกี่ยวกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การใช้งานที่ถูกปิดใช้งาน ให้รันสคริปต์ดังต่อไปนี้

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 4

รายงานที่ส่งออกประกอบด้วย UPN, ชื่อที่แสดง, แผนใบอนุญาต, ชื่อที่เข้าใจง่ายของแผนใบอนุญาต, แผนก และตำแหน่งงานของผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

หากต้องการลบใบอนุญาตออกจากผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งานทั้งหมด คุณสามารถรันสคริปต์ดังที่แสดงด้านล่าง

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 11

หากคุณต้องการลบใบอนุญาตออกจากรายชื่อผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน คุณสามารถคัดลอกผู้ใช้จากรายงานที่ส่งออกและสร้างไฟล์ CSV หากต้องการลบใบอนุญาต Office 365 ออกจากอินพุต CSV คุณสามารถใช้รูปแบบต่อไปนี้

.\ O365LicenseReportingAndManagement.ps1 -Action 9

ด้วยสคริปต์นี้ ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการจัดการใบอนุญาตและการรายงานได้มากกว่า 10 รายการ หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานของสคริปต์นี้ โปรดดูบล็อกการรายงานและการจัดการใบอนุญาต Office 365

ค้นหาและลบใบอนุญาตจากผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน:

หากองค์กรของคุณไม่ปฏิบัติตาม 'ปิดการใช้งานบัญชีอดีตพนักงาน' คุณสามารถระบุบัญชีเหล่านี้ได้โดยใช้เวลาใช้งานครั้งล่าสุดหรือเวลาเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุดของผู้ใช้ คุณยังสามารถค้นหาผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานซึ่งยังคงใช้สิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 อยู่

หากต้องการค้นหาผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งานและรายละเอียดใบอนุญาต คุณสามารถดาวน์โหลดสคริปต์ต่อไปนี้

ดาวน์โหลดสคริปต์: GetM365InactiveUserReport

หากต้องการรับรายชื่อผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้งานเป็นเวลานานกว่า 90 วัน ให้รันสคริปต์โดยใช้รูปแบบด้านล่าง

.\GetM365InactiveUserReport.ps1 -LicensedUsersOnly -InactiveDays 90

คุณยังสามารถรันสคริปต์โดยระบุวันที่ไม่ได้ใช้งานที่ต้องการได้ หากต้องการทราบกรณีการใช้งานเพิ่มเติมของสคริปต์นี้ คุณสามารถตรวจสอบบล็อกรายงานผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน Office 365

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

ระบุกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันพร้อมใบอนุญาต:

โดยทั่วไป กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาตจนกว่าขนาดพื้นที่เก็บข้อมูลจะเกิน 50 GB ปิดใช้งานการระงับการดำเนินคดี หรือปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบแทนที่ ดังนั้น ผู้ดูแลระบบจึงสามารถลบใบอนุญาตออกจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันซึ่งอยู่ภายใต้หมวดหมู่ข้างต้นได้

หากต้องการค้นหากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่ได้รับใบอนุญาตและข้อมูลที่จำเป็น ให้ดาวน์โหลดและเรียกใช้สคริปต์ต่อไปนี้

ดาวน์โหลดสคริปต์: FindLicensedSharedMailboxes.ps1

หากต้องการสร้าง 'กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันพร้อมรายงานใบอนุญาต' ให้รันสคริปต์ดังนี้

.\FindLicensedSharedMailboxes.ps1

สำหรับวิธีการดำเนินการสคริปต์โดยละเอียดเพิ่มเติม เช่น การดำเนินการด้วยบัญชี MFA, บัญชีที่ไม่ใช่ MFA, เป็นมิตรกับตัวกำหนดตารางเวลา โปรดดูที่บล็อก ค้นหากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่ได้รับใบอนุญาต

ผลลัพธ์ตัวอย่าง:

การเรียกคืนใบอนุญาตจากผู้ใช้ที่ถูกลบ:

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ใบอนุญาต ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องตรวจสอบว่าผู้ใช้ที่ถูกลบยังคงถือใบอนุญาต O365 หรือไม่ เพื่อให้พวกเขาสามารถมอบหมายให้กับผู้ใช้ที่เริ่มต้นใช้งานโดยไม่ต้องซื้อใบอนุญาตเพิ่มเติม

หากต้องการแสดงรายการผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตที่อยู่ในถังรีไซเคิล คุณสามารถเรียกใช้รหัส PowerShell ต่อไปนี้ได้

Get-MsolUser -ReturnDeletedUsers | where {$_.isLicensed -eq $true}

ก่อนที่จะเรียกใช้โค้ดข้างต้น คุณต้องเชื่อมต่อกับ Office 365 PowerShell โดยใช้ Connect-MsolService cmdlet

ด้วยรายงานนี้ คุณสามารถเรียกคืน/กู้คืนใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้ทั้งหมดจากผู้ใช้ O365 ที่ถูกลบ

เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานใบอนุญาต Office 365 ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องใช้ PowerShell:

หากคุณเบื่อกับการเรียกใช้ PowerShell cmdlets/สคริปต์หลายตัวเพื่อรับสิทธิ์การใช้งานคืน ฉันขอแนะนำให้คุณลองใช้เครื่องมือการรายงานของ AdminDroid Microsoft 365 ด้วย AdminDroid คุณสามารถรับรายงานที่ต้องการได้ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง และรับใบอนุญาตคืนได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้รายงานด้านล่างเพื่อลดต้นทุนใบอนุญาตขององค์กรของคุณได้

• รายงานการสมัครสมาชิกที่ไม่ได้ใช้

• ระบุผู้ใช้ที่ไม่ใช้งานตาม

  • เวลาเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด
  • เวลาที่ใช้งานล่าสุดของผู้ใช้โดย Office 365 Services
  • เวลากิจกรรมล่าสุดของกล่องจดหมาย

• ใบอนุญาตที่ได้รับคืนตามสถานะของผู้ใช้

  • ผู้ใช้พิการที่มีใบอนุญาต
  • ผู้ใช้ที่ถูกลบด้วยใบอนุญาต

• ดูรายงานใบอนุญาต

  • รายงานผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตทั้งหมด
  • ผู้ใช้ตามการสมัครสมาชิก

AdminDroid มีรายงานมากกว่า 100+ รายการและแดชบอร์ดจำนวนหนึ่งฟรี ประกอบด้วยรายงานเกี่ยวกับผู้ใช้ ใบอนุญาต กลุ่ม สมาชิกกลุ่ม อุปกรณ์ กิจกรรมการเข้าสู่ระบบ การเปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน การเปลี่ยนแปลงใบอนุญาต และอื่นๆ รุ่นใช้งานฟรีไม่มีข้อจำกัดใดๆ ในฟังก์ชันการรายงาน เช่น การปรับแต่ง การกำหนดเวลา และการส่งออก สำหรับความต้องการการรายงานและการตรวจสอบ Azure AD คุณสามารถดาวน์โหลดเครื่องมือการรายงาน Office 365 ฟรีโดย AdminDroid และดูว่าเครื่องมือดังกล่าวจะช่วยคุณได้อย่างไร

แต่ละรายงานให้การวิเคราะห์กราฟิกที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกและดีขึ้น เข้าใจข้อมูลในลักษณะที่ดึงดูดสายตา

นอกจากนี้ AdminDroid ยังมีรายงานที่สร้างไว้ล่วงหน้า 1,500+ รายการ และแดชบอร์ดที่ดึงดูดสายตาอย่างชาญฉลาด 20 รายการเพื่อให้ทราบเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม Office 365 ของคุณได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมือนี้จัดทำรายงานเกี่ยวกับการรายงาน การตรวจสอบ การวิเคราะห์ สถิติการใช้งาน ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ Office 365 ฯลฯ ด้วยฟีเจอร์การแจ้งเตือนขั้นสูง คุณสามารถตรวจสอบกิจกรรมที่ผิดปกติในองค์กรของคุณโดยไม่มีความท้าทายใดๆ

บทสรุป:

การตรวจสอบการใช้ใบอนุญาตเป็นประจำจะช่วยให้องค์กรของคุณมั่นใจได้ว่าคุณมาถูกทางแล้ว ฉันหวังว่าเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพใบอนุญาตเหล่านี้จะช่วยลดต้นทุนใบอนุญาต Office 365 ของคุณ หากคุณปฏิบัติตามเทคนิคอื่นๆ คุณสามารถแบ่งปันกับเพื่อนผู้ดูแลระบบและเราผ่านทางส่วนความคิดเห็น ประหยัดเงินอย่างมีความสุข!