จัดการนโยบายไฟล์แนบอีเมลใน Office 365 - ตอนที่ 1#4
หัวเรื่องของไฟล์แนบข้อความอีเมลปรากฏในสองสถานการณ์หลัก:
- สถานการณ์มัลแวร์ - สถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ซึ่งมีองค์ประกอบที่ไม่เป็นมิตรแนบมัลแวร์บางตัวเข้ากับข้อความอีเมล ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้รับในองค์กรของเรา ผู้รับเปิดข้อความอีเมลและ "ตื่นเต้น" ไฟล์มัลแวร์
- นโยบายของบริษัท ข้อบังคับ ฯลฯ - สถานการณ์ที่นโยบายของบริษัทหรือข้อบังคับเฉพาะกำหนดประเภทไฟล์ที่สามารถแนบได้ (ไฟล์แนบในเมล) ไปกับข้อความอีเมลที่ส่งถึงหรือโดยพนักงานของบริษัทบางคน
จัดการนโยบายไฟล์แนบอีเมลใน Office 365 | บทความชุด
ชุดบทความประกอบด้วยบทความต่อไปนี้:
- จัดการนโยบายไฟล์แนบอีเมลใน Office 365 - ตอนที่ 1#4
- จัดการนโยบายไฟล์แนบอีเมลใน Office 365 - ตอนที่ 2#4
- จัดการนโยบายไฟล์แนบอีเมลใน Office 365 - ตอนที่ 3#4
- จัดการนโยบายการแนบอีเมลใน Office 365 - ตอนที่ 4#4
ในบทความต่อไปนี้ ฉันต้องการทบทวนหัวข้อ - ไฟล์แนบเมลในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Office 365 และ Exchange Online
เราจะเริ่มต้นด้วยการทบทวนแนวคิดที่พลาดทั่วไปในเรื่องของไฟล์แนบเมลในสภาพแวดล้อม Office 365 และในภายหลัง ทบทวนวิธีการใช้นโยบายสิ่งที่แนบมากับอีเมลในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Office 365 โดยการสร้างกฎการขนส่งแบบออนไลน์ของ Exchange
นโยบายการแนบอีเมล - ชุดบทความ
ชุดบทความจัดการนโยบายสิ่งที่แนบมากับอีเมลประกอบด้วยบทความสี่บทความ
ในบทความแรก เราจะตรวจสอบหัวข้อและข้อกำหนดของนโยบายสิ่งที่แนบมากับอีเมลในระดับสูง
บทความที่เหลือในสามบทความมีเนื้อหาเกี่ยวกับส่วน "วิธีการ" โดยเฉพาะ ในบทความนี้ เราจะตรวจทานตัวอย่างของวิธีการกำหนดค่านโยบายสิ่งที่แนบมากับอีเมลในสภาพแวดล้อม Office 365 โดยใช้กฎการขนส่งแบบออนไลน์ของ Exchange
Exchange Online ไฟล์แนบเมล และมัลแวร์
เริ่มจาก "ประกาศ" ที่สำคัญสองประการ
1. การสแกนและลบไฟล์แนบมัลแวร์โดยอัตโนมัติในสภาพแวดล้อม Exchange Online
ในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Office 365 โครงสร้างพื้นฐานที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยของอีเมลและทำหน้าที่เป็นเกตเวย์ความปลอดภัยของอีเมลคือ - โครงสร้างพื้นฐาน EOP (การป้องกัน Exchange Online)
ทุกข้อความอีเมลที่ส่งถึงผู้รับ Office 365 หรือจากผู้รับ Office 365 ไปยังผู้รับอื่น ๆ จะถูกสแกนโดยโครงสร้างพื้นฐาน EOP (การป้องกัน Exchange Online)
ในกรณีที่ EOP พบว่าข้อความอีเมลมีไฟล์แนบที่ถือว่าเป็น "มัลแวร์" (รหัสที่ไม่เป็นมิตร) EOP จะบล็อกไฟล์ที่เป็นอันตรายโดยอัตโนมัติ
ในกรณีที่ข้อความอีเมลมีไฟล์แนบที่ถือว่าเป็นมัลแวร์ เราไม่สามารถ "บอก" EOP ว่าเราต้องการยอมรับไฟล์แนบที่ไม่เป็นมิตรดังกล่าว แต่เราสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับ "การกระทำ" ที่เป็นไปได้สองสามรายการที่จะบังคับใช้ ข้อความอีเมลที่มีไฟล์แนบที่ไม่เป็นมิตร
นโยบาย EOP ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์แนบที่ไม่เป็นมิตรซึ่งอธิบายว่าเป็น - การตอบสนองต่อการตรวจจับมัลแวร์
ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นอินเทอร์เฟซที่เราใช้ในการกำหนดค่า Malware Detection Response ของ EOP
ในการจัดการ Exchange Online บนแถบเมนูด้านซ้าย เราเลือกเมนู การป้องกัน และบนเมนู แถบเมนูด้านบน เราเลือก ตัวกรองมัลแวร์
เราจะเห็นได้ว่าตัวเลือกที่เรามีคือ:
- ลบข้อความทั้งหมด
- ลบไฟล์แนบทั้งหมดและใช้ข้อความแจ้งเตือนเริ่มต้น
- ลบไฟล์แนบทั้งหมดและใช้ข้อความแจ้งเตือนที่กำหนดเอง
ในแผนภาพต่อไปนี้ เราจะเห็นตัวอย่างการไหลของข้อความอีเมลที่มีไฟล์แนบ EXE
EOP ยอมรับข้อความอีเมลแล้ว EOP จะสแกนไฟล์ EXE ที่แนบมากับข้อความอีเมลสิบฉบับ
ในกรณีที่ EXE ไม่ใช่ “มัลแวร์” (ไฟล์ EXE ที่ถูกต้องตามกฎหมาย) EOP จะส่งต่อข้อความอีเมลไปยังกล่องจดหมายของผู้ใช้
ในกรณีที่ผู้ใช้ใช้โปรแกรมรับส่งเมล Outlook เพื่ออ่านข้อความอีเมล โปรแกรมรับส่งเมล Outlook จะบล็อกการเข้าถึงไฟล์ EXE ตามค่าเริ่มต้น
2. องค์ประกอบที่รับผิดชอบในการบังคับใช้นโยบายการแนบข้อความอีเมลคือไคลเอ็นต์อีเมลและ ไม่ใช่เซิร์ฟเวอร์อีเมลตามค่าเริ่มต้น
แนวคิดที่มักพบบ่อยมากเกี่ยวกับหัวข้อ “นโยบายการแนบข้อความอีเมลในสภาพแวดล้อมที่ใช้ Exchange” คือองค์ประกอบที่รับผิดชอบในการบังคับใช้ตามค่าเริ่มต้นของนโยบายการแนบข้อความอีเมลคือฝั่ง “เซิร์ฟเวอร์”
ในความเป็นจริงความจริงเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม
ตามค่าเริ่มต้น เซิร์ฟเวอร์ Exchange จะไม่บังคับใช้นโยบายการแนบข้อความอีเมลใดๆ
เมื่อเราใช้ “โปรแกรมรับส่งเมลของ Microsoft ” มาตรฐาน เช่น Outlook และ OWA องค์ประกอบที่บังคับใช้นโยบายการแนบข้อความอีเมลคือ โปรแกรมรับส่งเมลด้วยตัวเอง!
แลกเปลี่ยนออนไลน์ | โปรแกรมรับส่งเมล OWA และ Outlook | รายการจดหมายพร้อมไฟล์แนบ
ตามที่กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ จดหมาย Outlook และไคลเอนต์จดหมาย OWA มีนโยบายสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมลที่มีอยู่แล้วภายในของตนเอง
ในภาพหน้าจอต่อไปนี้ เราจะเห็นตัวอย่างข้อความอีเมลที่มีไฟล์แนบ EXE
เมื่อใช้โปรแกรมรับส่งเมล Outlook เราจะเห็นว่าข้อความอีเมลมีไฟล์แนบ EXE ชื่อ - notepad.exe แต่ไอคอนวงกลมสีแดงแจ้งให้เราทราบว่าเราไม่สามารถบันทึกหรือเปิดใช้งานไฟล์นี้ได้
แนวคิดเดียวกันนี้ถูกนำมาใช้เมื่อใช้โปรแกรมรับส่งเมล OWA
โปรดสังเกตว่าในสถานการณ์ของเรา ผู้รับคือผู้รับ Office 365
จดหมายที่ส่งไปยังผู้รับ Office 365 พร้อมไฟล์แนบ EXE ถูกส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์ Exchange Online
Exchange Online ไม่ได้บล็อกหรือลบไฟล์แนบ EXE เนื่องจากในสถานการณ์ของเรา ไฟล์แนบ EXE นั้นเป็นไฟล์ที่ถูกต้อง (ไฟล์ปฏิบัติการแผ่นจดบันทึก) และไม่ใช่มัลแวร์
กล่าวอีกนัยหนึ่ง Exchange Online มีความเป็นกลางเกี่ยวกับไฟล์แนบ EXE
“องค์ประกอบ” ที่บล็อกการเข้าถึงไฟล์แนบ EXE คือไคลเอนต์เมล (Outlook และ OWA)
ในทางเทคนิคแล้ว เราจะใช้โปรแกรมรับส่งอีเมลอื่น (ไม่ใช่โปรแกรมรับส่งอีเมล Outlook หรือ OWA) มีการเปลี่ยนแปลงที่เราสามารถเข้าถึงไฟล์แนบ EXE ได้ เนื่องจากโปรแกรมรับส่งเมลเฉพาะที่เราใช้ไม่บังคับใช้นโยบายการแนบข้อความอีเมล
สถานการณ์การรับส่งเมลทั่วไปสามสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์แนบเมลในสภาพแวดล้อม Office 365
เมื่อเราพูดถึงคำว่า "นโยบายการแนบข้อความอีเมล" มีสถานการณ์การรับส่งจดหมายหลักอยู่สามสถานการณ์:
สถานการณ์ที่ 1 - “การรับส่งอีเมลภายใน”
สถานการณ์นี้เกี่ยวข้องกับ - การรับส่งอีเมลทั้งหมดระหว่างผู้รับองค์กร
ในสถานการณ์นี้ เราจำเป็นต้องตัดสินใจว่าอะไรคือนโยบายการแนบข้อความอีเมลที่ "ถูกต้อง" ที่เราต้องการนำไปใช้กับข้อความอีเมลที่จัดส่ง “ในบ้าน”.
ตัวอย่างเช่น - เราสามารถพูดได้ว่านโยบายการแนบไฟล์อาจมีข้อจำกัดน้อยกว่าและอนุญาตให้แนบไฟล์ประเภทต่างๆ ได้มากขึ้น เนื่องจากเราสามารถ “เชื่อถือ” ข้อความอีเมลที่ส่งโดยผู้ใช้บริษัทของเราได้
สถานการณ์ที่ 2 - ผู้รับภายนอกส่งข้อความอีเมลไปยังผู้รับขององค์กร
สถานการณ์นี้เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมลที่ส่งจากผู้รับที่ "ไม่รู้จัก" หรือผู้รับที่ไม่น่าเชื่อถือไปยังผู้รับในองค์กรของเรา
ในกรณีนี้ เรามีความสงสัยมากขึ้นเกี่ยวกับประเภทของไฟล์แนบอีเมลที่เรา "ยินดี" ที่จะยอมรับ
สถานการณ์ที่ 3 - ผู้รับขององค์กรส่งข้อความอีเมลไปยังผู้รับภายนอก
สถานการณ์นี้เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมลที่ส่งจากผู้รับในองค์กรของเราถึง
“ผู้รับที่ไม่ใช่องค์กร ”
ดูเหมือนว่าเรา “ไม่สนใจ” เกี่ยวกับไฟล์แนบอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับที่ไม่ใช่องค์กร แต่ความเป็นจริงนั้นซับซ้อนกว่า
เราควรคิดถึงสถานการณ์ที่เป็นไปได้ที่ผู้ใช้ในองค์กรของเราจงใจหรือไม่ก็ตาม ข้อความอีเมลที่มีมัลแวร์หรือไฟล์แนบเฉพาะที่องค์กรอื่น "ยอมรับไม่ได้"
สถานการณ์นี้อาจนำไปสู่การฟ้องร้อง ความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัท และอื่นๆ
ก่อนที่เราจะเริ่มต้น - จะทำอย่างไรกับข้อความอีเมลที่มีไฟล์แนบเฉพาะ
ในบทความถัดไป เราจะตรวจทานตัวเลือกต่างๆ และรูปแบบต่างๆ ของกฎการขนส่งแบบออนไลน์ของ Exchange ที่จะใช้โดยการใช้และบังคับใช้นโยบายสิ่งที่แนบของข้อความอีเมล
อย่างไรก็ตาม ก่อนที่เราจะเริ่มต้นด้วยคำแนะนำ "ทีละขั้นตอน" และการตัดสินใจเกี่ยวกับไฟล์แนบอีเมลประเภทใดที่เราจะ "บล็อก" สิ่งสำคัญมากคือต้องใช้เวลาสักครู่และจัดสรรเวลาให้กับส่วนหนึ่งของ "ส่วนการดำเนินการกฎการขนส่ง" ".
กล่าวอีกนัยหนึ่ง - จะต้องทำอย่างไรในสถานการณ์ที่เรา "จับ" ไฟล์แนบอีเมลที่ไม่ใช่ข้อร้องเรียนเกี่ยวกับนโยบายไฟล์แนบข้อความอีเมลของเรา
ข่าวดีก็คือว่าโครงสร้างพื้นฐานกฎการขนส่งของ Exchange นั้นซับซ้อนมากและมีตัวเลือกมากมายให้เราเลือก
ในส่วนต่อไปนี้ ฉันต้องการตรวจสอบตัวเลือกทั่วไปหรือ "การดำเนินการ" โดยย่อที่เราสามารถนำมาใช้ในสถานการณ์ที่ข้อความอีเมลมีไฟล์แนบเฉพาะซึ่งไม่ใช่การร้องเรียน
ตัวเลือกที่ 1 - ส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบเพื่อกักกัน
คำอธิบาย
สถานการณ์ที่เรา "เปลี่ยนเส้นทาง" ข้อความอีเมลพร้อมไฟล์แนบไปยัง "พื้นที่กักกัน" โดยเฉพาะ (ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของกล่องจดหมายของผู้ใช้) ที่ผู้รับสามารถเข้าถึงได้เองหรือโดยผู้ดูแลระบบ Exchange Online
ข้อได้เปรียบ:
- “ข้อความอีเมลที่มีปัญหา” จะไม่ “ไปถึง” กล่องจดหมายของผู้ใช้ และในการดำเนินการดังกล่าว เราจะจัดองค์ประกอบปัจจัยเสี่ยงซึ่งผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดและเปิดใช้งานไฟล์แนบได้
ข้อเสีย
- ผู้รับไม่ทราบว่ามีการส่งข้อความอีเมลถึงเขา และมีโอกาสที่ข้อความอีเมลนั้นมีความสำคัญ\ข้อความอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมาย (ผลบวกลวง)
- ผู้รับจำเป็นต้องเข้าถึงเขตกักกันด้วยตนเองและ "ดึง" หรือลบข้อความอีเมล
- ผู้รับสามารถ "ดึง" ข้อความอีเมลไปยังกล่องจดหมายของตนและเปิดใช้งานไฟล์แนบได้
ตัวเลือกที่ 2 - ส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบไปที่ “ผู้ใช้ที่เป็นผู้ดูแลระบบ”
คำอธิบาย
ข้อความอีเมลจะไม่ถูกลบ แต่จะส่งไปที่ "กล่องจดหมายผู้ใช้เฉพาะ" ซึ่งจะรับผิดชอบในการเข้าถึงกล่องจดหมายแทน ตรวจสอบข้อความอีเมล "ที่มีปัญหา" เป็นต้น
ข้อได้เปรียบ:
- “ข้อความอีเมลที่มีปัญหา” จะไม่ “เข้าถึง” กล่องจดหมายของผู้ใช้ และในการดำเนินการดังกล่าว เราจะจัดองค์ประกอบปัจจัยเสี่ยงซึ่งผู้ใช้สามารถดาวน์โหลด + เปิดใช้งานไฟล์แนบได้
ข้อเสีย
- ผู้รับไม่ทราบว่ามีการส่งข้อความอีเมลถึงเขา และมีโอกาสที่ข้อความอีเมลนั้นมีความสำคัญ\ข้อความอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมาย (ผลบวกลวง)
- ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบจะต้องจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นในการเข้าถึงกล่องจดหมายที่มีข้อความอีเมลพร้อมไฟล์แนบ ตรวจสอบและทดสอบไฟล์แนบ แจ้ง “ผู้รับปลายทาง” เป็นต้น
ตัวเลือก 3 - ลบอีเมลพร้อมไฟล์แนบ
คำอธิบาย
สถานการณ์ที่เราไม่ต้องการ "จัดการ" กับข้อความอีเมลที่มีไฟล์แนบ การดำเนินการที่จำเป็นคือ - ลบ (ทำลาย) ข้อความอีเมล
ข้อได้เปรียบ:
- “ข้อความอีเมลที่มีปัญหา” จะไม่ “ไปถึง” กล่องจดหมายของผู้ใช้ และในการดำเนินการดังกล่าว เราจะจัดองค์ประกอบปัจจัยเสี่ยงซึ่งผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดและเปิดใช้งานไฟล์แนบได้
ข้อเสีย:
- ผู้รับไม่ทราบว่ามีการส่งข้อความอีเมลถึงเขา และมีโอกาสที่ข้อความอีเมลนั้นมีความสำคัญ\ข้อความอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมาย (ผลบวกลวง)
- ไม่มีตัวเลือกในการกู้คืนข้อความอีเมลในกรณีที่ข้อความอีเมลนั้นเป็นข้อความอีเมลที่ถูกต้องตามกฎหมาย
ตัวเลือก 4 - เพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบต่อต้นทางและผู้รับปลายทาง
คำอธิบาย
“การกระทำ” นี้จะถูกนำไปใช้ในกรณีส่วนใหญ่เป็นส่วนเพิ่มเติมจากการกระทำเฉพาะ เช่น - ลบอีเมลพร้อมไฟล์แนบ
ตัวอย่างเช่น - ในกรณีที่ข้อความอีเมลมีไฟล์แนบที่ปฏิบัติการได้ ให้ลบข้อความอีเมล + ส่งการตอบกลับไปยังองค์ประกอบ\ผู้รับที่ส่งอีเมลแจ้งเขาว่าข้อความอีเมลของเขาถูกบล็อกหรือลบและใน ขณะเดียวกันส่งข้อความแจ้งเตือนไปยังผู้รับปลายทาง (ผู้ใช้องค์กรของเรา) แจ้งว่าข้อความอีเมลที่ควรส่งถึงเขาถูกบล็อกเนื่องจากข้อความอีเมลมีไฟล์แนบที่ไม่ร้องเรียนไปยัง นโยบาย บริษัท.
ข้อได้เปรียบ:
- ข้อดีคือองค์กรผู้รับ "ตระหนัก" ว่าข้อความอีเมลที่ควรส่งถึงเขาถูกบล็อก ในกรณีที่ไฟล์แนบข้อความอีเมลเป็น "เอกสารแนบที่ถูกต้อง" ผู้ใช้องค์กรสามารถระบุถึงผู้รับภายนอกที่ส่งอีเมลและขอให้เขาจัดเตรียมไฟล์โดยใช้วิธีอื่นแทนข้อความอีเมล
ข้อเสีย:
- ฉันไม่สามารถคิดถึงข้อเสียที่สำคัญได้
บทความถัดไป
ในบทความถัดไป เราจะตรวจสอบวิธีการสร้างกฎการขนส่ง Exchange Online ที่จะบังคับใช้นโยบายสิ่งที่แนบมากับอีเมลในข้อความอีเมลโดยการ "หยุด" ข้อความอีเมลที่มีเนื้อหาที่ปฏิบัติการได้